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淺析我國物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀及改進措施
【摘要】物業(yè)管理是一個新興的服務(wù)行業(yè)，近三十年來，在我國取得了長足的發(fā)展。物業(yè)管理企業(yè)實行內(nèi)部會計控制的目的是為確保物業(yè)經(jīng)營管理活動有序進行，堵塞漏洞、防范風(fēng)險，保護資產(chǎn)的安全和完整，提高會計信息的真實性和準(zhǔn)確性，提高資金的使用效率，以及保證國家法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，保障物業(yè)管理企業(yè)持續(xù)經(jīng)營。我國的物業(yè)管理企業(yè)受自身資金和資質(zhì)的限制，往往更為重視短期收益、缺乏長遠(yuǎn)目標(biāo)。內(nèi)部會計控制是一項需要企業(yè)全員參與的長期工作，其具體經(jīng)濟效益很難在短期內(nèi)確定，這就導(dǎo)致其往往被追求短期收益的物業(yè)管理企業(yè)所忽視。我國的物業(yè)管理企業(yè)大多規(guī)模小，人員少。物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營管理權(quán)力相對集中在少數(shù)管理人員手中，人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接影響到內(nèi)部會計控制的執(zhí)行效率。在對我國物業(yè)管理企業(yè)的研究過程中，筆者發(fā)現(xiàn)物業(yè)管理企業(yè)普遍存在忽視內(nèi)部會計控制和內(nèi)部會計控制缺乏執(zhí)行力的現(xiàn)象。筆者對我國物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀進行深入分析，并提出了物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制具體改進措施。
【關(guān)鍵詞】物業(yè)管理;現(xiàn)狀;改進措施;內(nèi)部會計控制
物業(yè)管理企業(yè)是隨著我國房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展而出現(xiàn)并迅速發(fā)展起來的第三產(chǎn)業(yè)之一。物業(yè)管理企業(yè)實行內(nèi)部會計控制的目的是為確保物業(yè)經(jīng)營管理活動有序進行，堵塞漏洞、防范風(fēng)險，保護資產(chǎn)的安全和完整，提高會計信息的真實性和準(zhǔn)確性，提高資金的使用效率，以及保證國家法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，保障物業(yè)管理企業(yè)持續(xù)經(jīng)營。由于我國物業(yè)管理企業(yè)發(fā)展的歷史較短，加之我國物業(yè)管理相關(guān)內(nèi)部會計控制制度還很不完善，物業(yè)管理企業(yè)普遍忽視內(nèi)部會計控制，從而導(dǎo)致了物管企業(yè)經(jīng)營微利甚至面臨破產(chǎn)的命運。因此，通過分析我國目前物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀，找出改進內(nèi)部會計控制的途徑，是大多數(shù)物管企業(yè)面臨的重要問題。
一、相關(guān)理論概述
1、物業(yè)管理企業(yè)概念界定
物業(yè)管理就是指物業(yè)管理企業(yè)接受業(yè)主委托，依照合同約定對物業(yè)和相關(guān)附屬設(shè)施進行維修養(yǎng)護，對它周圍的環(huán)境和公共秩序進行管理，并且對業(yè)主提供一系列相關(guān)服務(wù)。物業(yè)管理不僅能延長物業(yè)的使用壽命，使其保值增值，而且在城市建設(shè)進程中也起到了重要的作用。
2、內(nèi)部會計控制概念界定
內(nèi)部控制分為內(nèi)部會計控制(Internal Accounting Control)和內(nèi)部管理控制(Internal Administrative Control)兩類，其中內(nèi)部會計控制是指單位為加強對會計工作的有效管理而制訂的各種組織、分工、程序、方法、標(biāo)準(zhǔn)、守則和規(guī)程等。它由一系列具體的控制環(huán)節(jié)和控制措施組成，其基本目的在于保證會計信息的真實可靠性，保護企業(yè)財產(chǎn)的安全完整性。物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制方法主要包括：不相容職務(wù)相互分離控制、授權(quán)批準(zhǔn)制度、會計系統(tǒng)控制、預(yù)算控制、財產(chǎn)保全控制、風(fēng)險控制、內(nèi)部報告控制和電子信息技術(shù)控制。
3、物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制特點
首先，物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制很難形成統(tǒng)一模式。因為不同物業(yè)往往類型、大小、新舊、特點不同;業(yè)主的要求、收費模式、收費標(biāo)準(zhǔn)也不同;面臨的市場環(huán)境、社會環(huán)境差異很大，再加上我國物業(yè)管理企業(yè)發(fā)展歷史較短，缺乏國家從政策、制度上的完善的指導(dǎo)、監(jiān)督和支持。由于上述內(nèi)在和外在的因素影響，我國的物業(yè)管理企業(yè)很難形成統(tǒng)一的內(nèi)部會計控制模式。
其次，物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制受“資金”因素的影響更為徹底，很難形成完整的內(nèi)部會計控制體系。物業(yè)管理企業(yè)設(shè)立“門檻”較低，它不需要擁有資產(chǎn)的所有權(quán)，僅是代替業(yè)主對資產(chǎn)進行管理。市場準(zhǔn)入對企業(yè)人員和資產(chǎn)限制較低，大多物業(yè)管理企業(yè)都面臨資金和資質(zhì)限制，面對激烈的市場經(jīng)營競爭，企業(yè)必然更為重視短期收益、缺乏長遠(yuǎn)目標(biāo)，而內(nèi)部會計控制帶來的具體經(jīng)濟效益卻很難在短期內(nèi)確定，這必然導(dǎo)致物業(yè)管理企業(yè)對內(nèi)部會計控制的忽視。資金短缺是物業(yè)管理行業(yè)的硬傷，任何管理行為都要受其制約，很難形成完整的管理體系。
第三，物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制受“人員”因素的影響更為徹底，企業(yè)內(nèi)部會計控制風(fēng)險加大。物業(yè)管理企業(yè)大多規(guī)模小，人員少。普遍存在一人多職現(xiàn)象，權(quán)力相對集中在少數(shù)管理人員手中，人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接影響到內(nèi)部會計控制的執(zhí)行效率，加大了物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部會計控制風(fēng)險。
二、我國物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀
1、管理者認(rèn)識不足
有些物業(yè)管理企業(yè)的管理者對內(nèi)部會計控制缺乏正確認(rèn)識，片面認(rèn)為內(nèi)部會計控制就是一堆文件、表格、手冊和制度，只是形式上的控制，因而導(dǎo)致內(nèi)部會計控制形同虛設(shè);有些管理者片面認(rèn)為內(nèi)部會計控制就是會計人員的事情，僅在會計部門范圍內(nèi)，部分的制定和執(zhí)行內(nèi)部會計控制，降低了控制效率;有些管理者認(rèn)為內(nèi)部會計控制會把自己也納入體系中控制，約束了自己的管理權(quán)力，降低了管理效力，徹底忽視內(nèi)部會計控制;有些管理者認(rèn)為內(nèi)部會計控制投入大，受益不確定，是一種人力、物力、財力的浪費，弱化了內(nèi)部會計控制。
2、內(nèi)部會計控制體系不完善
內(nèi)部會計控制不僅僅是某個人或者某個部門的控制行為，而是物業(yè)管理企業(yè)全員參與、全員受控的控制活動。它從控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息和溝通、監(jiān)督五個方面，強化風(fēng)險評估和管理，確保物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行。
3、機構(gòu)設(shè)置不合理、職責(zé)不明確
我國物業(yè)管理企業(yè)尚未形成一套具有自己特色的企業(yè)設(shè)置，往往是借鑒成功企業(yè)的經(jīng)驗進行企業(yè)設(shè)置，而忽略了結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)自身的具體情況，充分考慮物業(yè)管理企業(yè)管理人員的工作習(xí)慣、管理理念，建立一套反映自身特點的組織結(jié)構(gòu)模式。為了節(jié)約成本，物業(yè)管理企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置往往趨于簡化，從而出現(xiàn)一人多職，分工不明確，職責(zé)不明晰的現(xiàn)象。
4、信息化程度低、管理效率不高
物業(yè)管理企業(yè)的產(chǎn)、供、銷、人、財、物等幾乎全部的經(jīng)營行為，都會經(jīng)過會計這個中間環(huán)節(jié)，轉(zhuǎn)化為會計信息體現(xiàn)出來。會計信息的生成和傳遞是一個極為重要的過程。會計信息失真，必然導(dǎo)致經(jīng)營決策失誤，從而給物業(yè)管理企業(yè)帶來經(jīng)營風(fēng)險。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)該從企業(yè)自身特點出發(fā)，選擇使用適合自身的財務(wù)核算管理軟件，使企業(yè)內(nèi)部會計信息生成和傳遞系統(tǒng)形成一套嚴(yán)格的信息系統(tǒng)，避免會計信息失真并保證會計信息快速傳遞。
5、缺乏有效的監(jiān)督機制
對于我國的物業(yè)管理企業(yè)來說，內(nèi)部會計控制的監(jiān)督機制效果不盡人意。我國的物業(yè)管理企業(yè)由于受到資金和規(guī)模的限制，考慮成本收益原則，往往不會設(shè)立專門的內(nèi)部監(jiān)督部門，也沒有專門的監(jiān)督工作人員。少數(shù)物業(yè)管理企業(yè)設(shè)立了內(nèi)審機構(gòu)或是專門設(shè)置了監(jiān)督人員，但是監(jiān)督機構(gòu)的工作缺乏獨立性，監(jiān)督人員的專業(yè)水平較低，導(dǎo)致內(nèi)部監(jiān)督機制效力低下。
三、完善我國物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制的措施
1、加強管理者重視程度
要保證物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制的有效實施，必須加強管理者的重視，使企業(yè)管理者充分認(rèn)識到內(nèi)部會計控制的重要性。內(nèi)部會計控制雖然從一定程度上制約了管理者的管理行為，但更多的還是保障了物業(yè)管理企業(yè)的資金和資產(chǎn)安全，保證了會計信息真實有效，減少了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，保證了管理者做出正確的決策，保證企業(yè)正常的物業(yè)管理經(jīng)營活動。
2、全員參與內(nèi)部會計控制
物業(yè)管理企業(yè)為業(yè)主提供唯一產(chǎn)品的是服務(wù)，企業(yè)增加收入的關(guān)鍵是提升服務(wù)品質(zhì)，創(chuàng)建服務(wù)品牌。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)該有意識的培育自己特有的企業(yè)文化，引導(dǎo)和規(guī)范員工的行為，形成企業(yè)凝聚力和競爭力。加強企業(yè)內(nèi)部會計控制的培訓(xùn)和宣傳工作，注重人才的培養(yǎng)，使防范風(fēng)險和內(nèi)部會計控制成為員工自覺遵守的行為守則的重要組成部分。
3、健全內(nèi)部會計控制體系
健全物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部會計控制體系應(yīng)基于以下幾個原則：一是相互牽制原則。在橫向關(guān)系上，不相容崗位職務(wù)應(yīng)該相互分離。一項工作由兩個以上的人員完成，可以互相牽制，降低舞弊風(fēng)險。在縱向關(guān)系上，建立授權(quán)審批制度。一項工作通過上下級間的互相牽制，共同完成，降低舞弊風(fēng)險。二是相互配合原則。涉及內(nèi)部會計控制的各部門或人員必須相互配合，各崗位和環(huán)節(jié)都應(yīng)互相溝通、積極配合，做到既相互牽制又相互協(xié)調(diào)，要在保證會計控制質(zhì)量，提高工作效率的前提下完成各項經(jīng)營任務(wù)。三是制定內(nèi)部會計控制流程。將各個崗位尤其是關(guān)鍵崗位的工作制定詳盡的流程，規(guī)范崗位實施細(xì)則和崗位職責(zé)。
4、加強信息化程度
物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)軟件的應(yīng)用，提高了財務(wù)人員的工作效率，使原來需要幾個人，或者是幾個部門共同完成的復(fù)雜工作，現(xiàn)在由會計人員一次完成。會計電算化的應(yīng)用，把財務(wù)人員從繁瑣的重復(fù)工作中，解放出來，從而可以進行更為復(fù)雜的管理分析工作，更好的為企業(yè)管理人員提供真實、有效的會計信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使會計信息實現(xiàn)異地共享，增加了會計信息的及時性和共享性，實現(xiàn)了企業(yè)管理者隨時了解物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營情況并及時做出決策。
5、加強內(nèi)部會計控制監(jiān)督
為了防范控制風(fēng)險，確保企業(yè)內(nèi)部財務(wù)控制目標(biāo)的實現(xiàn)，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)該加強企業(yè)內(nèi)部會計控制監(jiān)督工作。內(nèi)部會計控制監(jiān)督，不僅僅是對財務(wù)人員、財務(wù)部門的監(jiān)督，而是應(yīng)該覆蓋物業(yè)管理企業(yè)的全體人員、所有部門。其中要重點加強對物業(yè)管理企業(yè)法人、企業(yè)管理人員和關(guān)鍵崗位管理人員的控制監(jiān)督，建立關(guān)鍵崗位輪崗和定期稽查制度。通過對授權(quán)審批控制、不相容職務(wù)分離設(shè)置、關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)和風(fēng)險點的重點監(jiān)督、預(yù)算控制、會計系統(tǒng)控制、內(nèi)部報告控制、財產(chǎn)保全控制、電子信息系統(tǒng)控制等內(nèi)部會計控制實施有效性的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險、堵塞漏洞，確保物業(yè)管理企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動。
四、結(jié)束語
綜上所述，內(nèi)部會計控制在物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營活動過程中的重要性不言而喻，它直接影響到企業(yè)的興衰成敗、生死存亡。內(nèi)部會計控制是一個企業(yè)全員參與的管理活動，只有不斷強化企業(yè)內(nèi)部會計控制，才能實現(xiàn)物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)，從根本上提升企業(yè)的競爭力。
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