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從業(yè)務流程再造的角度談如何解決高校報賬難問題
近年來，我國高等教育事業(yè)得到飛速發(fā)展，高等教育不斷擴招，在校師生人數(shù)均呈現(xiàn)上升勢頭，導致高校的辦學模式、資金來源等方面趨于多樣化，作為高校管理重要組成部分的財務管理同樣面臨新的挑戰(zhàn)。高校各類經(jīng)費的來源、種類不同，適用于各種不同的管理辦法，牽涉到不同的部門領(lǐng)導簽字等問題，而依據(jù)傳統(tǒng)財務報銷流程，不能滿足師生大量而頻繁的業(yè)務需求，從而使報賬難成為高校財務部門普遍面臨的問題。要解決這個問題，必須根據(jù)實際，從流程的優(yōu)化著手。
一、高校財務報賬現(xiàn)狀分析
財務報賬是高校財務最基礎(chǔ)的工作之一，它是指經(jīng)辦人從相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務活動中獲取真實、合法的票據(jù)，通過具有審批權(quán)限人的審批后，到財務部門辦理報銷手續(xù)的行為。財務報賬是會計信息準確的基礎(chǔ)，影響財務管理職能的發(fā)揮，是學校相關(guān)經(jīng)濟決策的重要依據(jù)。
現(xiàn)有的高校報賬的流程一般包括以下四個步驟：
第一，原始報銷單據(jù)的整理和簽批。它包括報銷人根據(jù)經(jīng)濟活動產(chǎn)生的原始票據(jù)填單、再交由經(jīng)費負責領(lǐng)導審核簽字之后整理、匯總的一系列活動。
第二，財務人員的會計核算過程。它包括報銷人將簽批好的原始單據(jù)交由財務部門，由財務人員對票據(jù)的真實性、合理性、合規(guī)性進行審核，并對票據(jù)金額和最終報銷金額進行核算的一系列活動。
第三，會計憑證的錄入過程。它是指財務人員將核算好后的會計原始憑證真實完整地錄入財務系統(tǒng)的過程。
第四，出納向報銷人員支付款項的過程。它是指財務出納人員根據(jù)復核后的財務憑證，向報銷人員支付報銷款項的過程，包括現(xiàn)金支付和銀行轉(zhuǎn)賬支付兩種方式。
近年來，高校獲得的資金來源越來越廣，高校師生的逐年增加，國內(nèi)高校普遍產(chǎn)生報賬難問題。首先，在財務業(yè)務量和新業(yè)務大量增加的同時，財務人員配備不足，現(xiàn)有的財務報銷流程使得財務人員的日常核算量不僅越來越多，難度還越來越大，前臺財務服務人員和服務對象數(shù)量的嚴重不匹配，產(chǎn)生“報賬難”問題。其次，財務報銷相關(guān)的規(guī)章制度、程序以及票據(jù)的填制方法等等由于宣傳不及時或是不細致，直接導致報賬人員因為手續(xù)不全、票據(jù)不正確等多次往返財務部門咨詢，既增加了財務人員解釋和重復檢查票據(jù)的時間，也影響了報賬的速度，導致了“報賬難”�？偠灾獙で蠼鉀Q高�，F(xiàn)有普遍存在的報賬難問題，必須透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從減少財務人員不必要的工作，優(yōu)化作業(yè)流程，充分利用現(xiàn)代化信息手段等方面對整個財務報銷流程進行審視和思考，構(gòu)建起更具效率的操作流程，才能徹底解決高校報賬難問題。
二、業(yè)務流程再造的含義及背景
業(yè)務流程再造(business process reengineering，BPR)，又稱業(yè)務流程重組，是指一種從根本上考慮和徹底地設(shè)計企業(yè)的流程，使其在成本、質(zhì)量、服務和速度等關(guān)鍵指標上取得顯著的提高的工作設(shè)計模式。業(yè)務流程再造(BPR)最早是由美國的哈默和錢皮于20世紀90年代提出，并將之引入西方企業(yè)管理領(lǐng)域。它強調(diào)以業(yè)務流程為改造對象和中心、以關(guān)心客戶的需求和滿意度為目標、對現(xiàn)有的業(yè)務流程進行根本的再思考和徹底的再設(shè)計，利用先進的制造技術(shù)、信息技術(shù)以及現(xiàn)代化的管理手段，最大限度地實現(xiàn)技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成，以打破傳統(tǒng)的職能型組織結(jié)構(gòu)，建立全新的過程型組織結(jié)構(gòu)，從而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營在成本、質(zhì)量、服務和速度等方面的巨大改善。這種做法既適用于單一流程，也適用于整個組織。
將BPR引入教育領(lǐng)域，應用于財務審批流程、財務報銷流程等，可理順財務關(guān)系，加強財務監(jiān)督，提高服務效率。因為流程再造的核心是面向顧客滿意度的業(yè)務流程——也就是以滿足高校財務服務的廣大師生的需求為核心來設(shè)計業(yè)務流程，從整體上確認作業(yè)流程，追求全局最優(yōu)，提升服務滿意度。結(jié)合BPR的含義，高校財務報銷流程再造即是指對高校財務報銷工作的程序和規(guī)則進行重新思考和設(shè)計，以期達到簡化報銷流程，減輕時間及空間限制，最終提高報賬效率和質(zhì)量的過程。
三、高校財務報賬流程再造的意義
通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)及網(wǎng)絡平臺，對原有報賬流程進行再造和重組，能使高校財務工作者從大量的會計核算和憑證錄入工作中解放出來，從而專注于業(yè)務處理和財務管理，成為真正的財務管理工作者。同時，經(jīng)過報賬業(yè)務流程再造后，報銷過程中的人員具體分工發(fā)生了變化，有助于解決原有流程中工作量大量、單一地集中于財務人員的現(xiàn)象，把單調(diào)而重復的錄入工作分攤到報賬人身上，利用先進的網(wǎng)絡平臺信息處理技術(shù)核算報銷金額。這樣，使高校財務人員從核算人員成為審核人員，不僅能節(jié)省人力資源和業(yè)務處理時間，還能保證財務工作的準確性，提高財務工作效率，進而消除現(xiàn)有流程的弊端，徹底解決高校報賬難問題。然而，畢竟流程再造需要一定的軟硬件支持，流程再造也需要一定的時間和過程，高�，F(xiàn)有的條件可能無法完全實現(xiàn)，但是堅持從流程再造的角度進行思考，在現(xiàn)有條件下盡可能優(yōu)化財務報賬流程，也不失為解決報賬難問題的重要途徑。
四、高校財務報賬流程再造的整體思路
高校財務報賬流程的四個步驟中最關(guān)鍵的也是最耗時的，然而可以加以改變的是會計核算和會計憑證錄入。根據(jù)現(xiàn)有的一般流程，在會計核算過程中，各類單據(jù)在報賬人員和財務人員之間反復填寫和校核，使雙方均陷入較長時間的等待，不僅產(chǎn)生大量重復勞動，浪費人力資源，還使得雙方的關(guān)系陷入緊張的境地，稍有不慎，容易形成矛盾，破壞同事關(guān)系。高校財務報銷業(yè)務較之企業(yè)相對單一，大量重復的報銷業(yè)務，雖然產(chǎn)生的憑證科目一致，但均需要財務人員逐一錄入財務系統(tǒng)。盡管當今電算化的財會系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)的手工記賬，但整個流程并沒有本質(zhì)上的改變，大量的憑證錄入工作對于財務人員來說仍然是繁重的，也是讓報賬人等待頗久的環(huán)節(jié)。問題癥結(jié)正在于此，傳統(tǒng)的分工要求單據(jù)錄入必須由財務人員完成以及整個報賬流程按部就班的串行性，注定這一過程是低效的，新的理念和思路也就呼之欲出。
高校財務報賬流程再造的整體思路主要是通過搭建公共信息服務平臺，將報銷業(yè)務進行具體化分工，以網(wǎng)絡為依托和載體，實現(xiàn)資源使用的高效和財務業(yè)務的系統(tǒng)化。業(yè)務流程的再造優(yōu)化了原有財務報銷流程，使得原來比較耗時耗力的一些流程由財務部門以外的人員完成。比如，我校讓報銷人員參與部分財務部門的數(shù)據(jù)輸入和輸出(主要是批量打卡發(fā)放的人員費用和學生獎助學金)，共同完成數(shù)據(jù)的簡單處理，不僅增加報銷人員的參與感，使他們加強了對財務工作的認識，還大大減輕了財務人員的工作量。公共信息平臺的建立對于財務流程再造是極為關(guān)鍵的一環(huán)，它能夠?qū)崟r財務信息反饋在業(yè)務處理過程之中，有助于及時跟蹤業(yè)務過程并防御財務風險。業(yè)務流程再造的目的是消除現(xiàn)有流程的低效，使得財務人員在處理日常業(yè)務中既能保證工作結(jié)果的準確性又能實現(xiàn)工作的高效率。因此，加快高校財務信息化進程，以先進的現(xiàn)代信息技術(shù)支撐高校財務的信息處理，提供具體而整合的財務信息，提高高校財務決策的準確性，從而達到較好的高校資金使用效益。通過財務數(shù)據(jù)庫的建立和現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)的應用，不僅能消除各類人員的信息不對稱，實現(xiàn)財務信息共享，還能實現(xiàn)財務業(yè)務的系統(tǒng)化和一體化。
五、高校財務報賬流程再造的實現(xiàn)
目前高校財務報銷是依照自然流程和組織分工進行的，各個環(huán)節(jié)具有串行性，即不能跳過其中任何環(huán)節(jié)到達下一環(huán)節(jié)。由于經(jīng)費負責人具有唯一性，因此在單據(jù)的簽批過程中，經(jīng)費負責人即便因公出差也不能授權(quán)代簽，涉及相關(guān)經(jīng)費的報賬業(yè)務就要暫時中止。
按照業(yè)務流程再造(BPR)的理念，主要通過以下兩個途徑實現(xiàn)高校財務報賬流程的再造：
(一)將目前流程中最耗時的單據(jù)核算及錄入工作進行分解
首先，報銷人需要通過登陸財務平臺，填寫財務報銷的類型、金額等重要信息，上傳單據(jù)掃描件，分擔部分錄入工作。然后，通過建立健全的財務平臺，由平臺計算按照報銷人填錄的信息直接計算出報銷金額，財務人員通過財務平臺進行審核，審核通過后通知報銷人提供原始紙質(zhì)單據(jù)，如無差錯，則系統(tǒng)直接生成憑證，由財務人員修改后保存于財務系統(tǒng)。這樣，不僅能大大減輕財務人員的工作量，還能減少報銷人的現(xiàn)場等待時間，一舉數(shù)得。
(二)單據(jù)簽批流程的網(wǎng)絡平臺化
高校財務報銷流程的重組基于信息技術(shù)，依照原始單據(jù)的簽批流程，可以實現(xiàn)經(jīng)費負責人在校內(nèi)財務平臺簽批的流程再造，具體流程如下：經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，由報銷人員登陸財務平臺預先設(shè)置的各類報銷模板進行經(jīng)濟業(yè)務活動相關(guān)信息的錄入，同時掃描必要的原始單據(jù)上傳平臺。需要預先進行設(shè)置各類報銷模板的經(jīng)費審批人員節(jié)點和審批流程，并賦予相關(guān)人員審批權(quán)限。在錄入的信息進入平臺之后，信息根據(jù)設(shè)置好的簽批流程逐一節(jié)點進行提交，每一環(huán)節(jié)的經(jīng)費負責人通過查閱平臺上報銷人上傳和填寫的信息，進行網(wǎng)上審核簽批，報銷人能隨時登陸平臺跟蹤報賬業(yè)務處理節(jié)點和情況，隨時得到反饋信息。在完成該類費用報銷的最近審批節(jié)點后，經(jīng)費審批過程形成信息，并伴隨報銷人員錄入的所有信息進入財務審核人員的節(jié)點，由財務部門審核合格后，反饋給報銷人員并通知其遞交原始單據(jù)前來辦理報銷款項的支取。財務人員只需根據(jù)報賬人提供的原始單據(jù)對財務平臺上已生成的報銷單和記賬憑證進行修改、確認和打印，由復核人員復核后向報銷人支出款項。
以上兩種途徑均需要以成熟的信息技術(shù)支撐，由計算機和網(wǎng)絡平臺完成大部分的工作，這樣，即使在財務人員與服務對象嚴重不匹配的情況下，也能夠快速、有效地處理業(yè)務，解決報賬難問題。同時，通過平臺對簽批流程的一對一設(shè)定，對報銷中需要的各種資料進行規(guī)定和提醒，能夠有效解決大多數(shù)報銷人因為不熟悉財務規(guī)章制度，遺漏重要報銷步驟的相應問題。
六、結(jié)束語
當前，高校報銷經(jīng)費多，憑證業(yè)務量大，會計人員匱乏，原有的報銷流程，原始報銷單據(jù)的整理和簽批、財務人員的會計核算過程、會計憑證的錄入過程、出納向報銷人員支付款項的過程，已不能適應當前高校財務的形勢，需要我們財務人員發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性開展工作，優(yōu)化報銷流程，對業(yè)務流程進行重組不失為一個好辦法。業(yè)務流程重組依靠先進的信息技術(shù)支撐，依托信息高度共享的信息化平臺，讓報賬人參與到報銷的業(yè)務流程中，突破了傳統(tǒng)的分工格局，將耗時的票據(jù)審核和數(shù)據(jù)分類匯總工作讓報賬人來做，減少了報賬人的等待時間，實現(xiàn)報賬人和財務人員的溝通、交流和合作，提高了財務系統(tǒng)的運行效果，提高辦事效率，減少每筆業(yè)務在財務系統(tǒng)里的流轉(zhuǎn)時間，實現(xiàn)了財務系統(tǒng)內(nèi)外數(shù)據(jù)的有效交換，高度共享，是解決當前高校財務“報賬難”現(xiàn)象的一種有益嘗試。
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