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中小型企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施研究
對于中小企業(yè)會計(jì)電算化存在問題的歸納有以下的幾點(diǎn)：一是對會計(jì)電算化重要性的認(rèn)識不到位;二是選擇不適合的計(jì)算機(jī)硬件和財(cái)務(wù)軟件;三是會計(jì)電算化信息存在較大的安全隱患;四是會計(jì)電算化相關(guān)制度不夠完善;五是中小企業(yè)會計(jì)人員素質(zhì)不高，難以滿足信息時代電算化處理的要求。
一是對會計(jì)電算化重要性的認(rèn)識不到位(會計(jì)電算化和傳統(tǒng)會計(jì)的區(qū)別及重要作用)。隨著計(jì)算機(jī)在會計(jì)的廣泛應(yīng)用，這一切都將成為歷史，電算化會計(jì)檔案都存放在電腦硬盤等設(shè)備中，這些設(shè)備的存儲密度，是以往任何一種會計(jì)檔案所不能比擬的，查詢速度快、檢索能力強(qiáng)，可以快速傳遞會計(jì)信息。會計(jì)核算工作數(shù)據(jù)是非常大的，對準(zhǔn)確性要求又非常很高，要求提供會計(jì)信息的時間性較強(qiáng)。而電子計(jì)算機(jī)具有高速度、高效率和高容量的特點(diǎn)，對于數(shù)據(jù)的記錄、 匯總排列、查詢和對和存貯分析等方面，比手工操作的速度能夠提高成千上萬倍，并可隨時從計(jì)算機(jī)中獲取有關(guān)會計(jì)數(shù)據(jù)，能夠大大提高會計(jì)數(shù)據(jù)處理的實(shí)效性和準(zhǔn)確 性、提高會計(jì)核算的水平和質(zhì)量、減輕會計(jì)人員的勞動強(qiáng)度，提供會計(jì)信息的及時性也能夠得到充分保證。其次，數(shù)據(jù)處理程序具有新的特點(diǎn)。電算化會計(jì)數(shù)據(jù)處理程序與傳統(tǒng)會計(jì)不同。在傳統(tǒng)會計(jì)中，針對企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理方式形成的特征，必須采用與之適應(yīng)的不同的賬簿組織形式、記賬程序和記賬方法。而在電算化會計(jì)中，由于數(shù)據(jù)處理的精度高和速度快，可以采用一種統(tǒng)一的核算形式。而且由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)差錯的概率小，沒必要像傳統(tǒng)會計(jì)那樣，在數(shù)據(jù)處理過程中，進(jìn)行各種核對，如賬賬核對、賬證核對、賬表核對�，F(xiàn)在的會計(jì)人員應(yīng)該有過這種體驗(yàn)：到了月底對賬時，為了幾分錢的差額而必須翻遍所有的憑證、賬冊。傳統(tǒng)手工會計(jì)由于各人、各企業(yè)習(xí)慣不同，形式多樣，有很大的人為因素，無法做到全行業(yè)的同一。而利用電子計(jì)算機(jī)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理，能夠?yàn)槿袠I(yè)提供一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，是會計(jì)核算工作更加規(guī)范化，有助于進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的經(jīng)營管理，完善對經(jīng)營管理的要求，提高會計(jì)核算工作的質(zhì)量和經(jīng)營管理的水平。
二是選擇不適合的計(jì)算機(jī)硬件和財(cái)務(wù)軟件。目前，大多數(shù)企業(yè)用的是用友、安易的軟件，對各類企業(yè)提供通用版本難免產(chǎn)生問題，還有不少中小企業(yè)片面追求功能強(qiáng)大、界面華麗，結(jié)果導(dǎo)致了很高的購買成本，即花費(fèi)高額的費(fèi)用在這些根本用不上的功能上。再者這些通用軟件不僅帶來了安裝調(diào)試上的冗長和復(fù)雜，更帶來了日常操作中不必要的煩瑣和延誤。另一方面，由于中小企業(yè)人力資源相對不足，也無法順利使用會計(jì)點(diǎn)算化軟件提供的一些復(fù)雜功能，這些都影響了軟件應(yīng)有功能的有效發(fā)揮。
三是會計(jì)電算化信息存在較大的安全隱患。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)的秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。在會計(jì)電算化環(huán)境下，電子符號代替了會計(jì)數(shù)據(jù)，磁介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，財(cái)務(wù)信息面臨安全風(fēng)險。目前，我國的財(cái)務(wù)軟件生產(chǎn)還處于模仿和加工階段，沒有形成一定的產(chǎn)業(yè)規(guī)模，多數(shù)財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)都是把重點(diǎn)放在理財(cái)和提供多功能管理和決策上，很少放在數(shù)據(jù)的安全保密上。隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時代的到來，在給企業(yè)帶來無限商機(jī)的同時，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)面臨的最突出問題就是安全問題。
四是會計(jì)電算化相關(guān)制度不夠完善。許多會計(jì)電算化單位沒有嚴(yán)密的基礎(chǔ)管理工作制度。首先，在人員分工上，企業(yè)對會計(jì)電算化操作人員與系統(tǒng)維護(hù)人員等崗位沒有嚴(yán)格權(quán)限限制措施，操作員密碼公開或不設(shè)密碼，為越權(quán)使用和篡改數(shù)據(jù)留下隱患。特別是中小企業(yè)內(nèi)部控制十分不完善，使得會計(jì)電算化不能正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)。
五是中小企業(yè)會計(jì)人員素質(zhì)不高，難以滿足信息時代電算化處理的要求。缺乏進(jìn)行會計(jì)電算化操作的專業(yè)人才成為中小企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的障礙，作為一個綜合性的財(cái)會專業(yè)人才，需要具備計(jì)算機(jī)、會計(jì)、管理等多方面的專業(yè)知識，實(shí)現(xiàn)從滿足手工會計(jì)的需要到適應(yīng)會計(jì)電算化普及的過渡。目前，中小企業(yè)會計(jì)人員素質(zhì)偏低，難以滿足信息時代電算化處理的要求。許多單位的電算化人員是由過去的手工會計(jì)、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來，他們在使用微機(jī)處理業(yè)務(wù)的過程中大多數(shù)是除了開機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外，對微機(jī)的軟硬件知識了解不多，不能靈活運(yùn)用軟件處理的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工處理。當(dāng)計(jì)算機(jī)運(yùn)行出現(xiàn)問題時，計(jì)算機(jī)維護(hù)人員又大多是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，對財(cái)務(wù)知識又不甚了解，所以不能夠把計(jì)算機(jī)知識和會計(jì)等財(cái)務(wù)知識融合在一起。
中小企業(yè)規(guī)模跨度大，生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)千差萬別，經(jīng)濟(jì)實(shí)力大相徑庭。中小企業(yè)在實(shí)施電算化的時候，要根據(jù)本企業(yè)自身的實(shí)際情況，選擇合適的電算化模式。目前有3種模式可供中小企業(yè)選擇：一是企業(yè)自己構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)模式，二是在線租用財(cái)務(wù)軟件模式，三是代理記賬模式。
(一)構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)模式
構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)，是指企業(yè)購買實(shí)施會計(jì)電算化所需的各種軟、硬件系統(tǒng)，建立健全會計(jì)電算化各項(xiàng)管理制度，組織實(shí)施人員培訓(xùn)，自己負(fù)責(zé)會計(jì)電算化系統(tǒng)日常運(yùn)行、系統(tǒng)維護(hù)等工作。該種模式要求企業(yè)有較充足的資金，對實(shí)施會計(jì)電算化有正確認(rèn)識，能夠正確構(gòu)建計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，有健全的會計(jì)電算化內(nèi)部管理制度，更重要的是要求企業(yè)具備較高水平的會計(jì)電算化管理人才，能夠解決會計(jì)電算化系統(tǒng)日常運(yùn)行中出現(xiàn)的各種問題，能夠進(jìn)行電算化系統(tǒng)分析，充分利用會計(jì)電算化系統(tǒng)幫助企業(yè)預(yù)測、決策。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是能夠充分滿足企業(yè)需要、數(shù)據(jù)安全可靠。缺點(diǎn)是資金投入較高，要求具有較高水平的財(cái)會人員以及健全的企業(yè)管理制度。
(二)在線租用財(cái)務(wù)軟件模式
在線租用財(cái)務(wù)軟件模式，是指用戶通過網(wǎng)絡(luò)租用財(cái)務(wù)軟件，直接在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件來完成會計(jì)核算以及其他財(cái)務(wù)管理工作，這種應(yīng)用軟件服務(wù)模式被稱為在線租用財(cái)務(wù)軟件方式，也叫ASP(Application Service Provider，應(yīng)用服務(wù)供應(yīng)商)模式。在這種模式下用戶不購買安裝復(fù)雜的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，只需一臺能夠上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，調(diào)用租用的該站點(diǎn)上的財(cái)務(wù)軟件，就能進(jìn)行填制憑證、記賬等各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作。
在線租用財(cái)務(wù)軟件模式的優(yōu)點(diǎn)：一是節(jié)約資金投入。如租用財(cái)務(wù)管理模塊，月租金一般在 100元左右，進(jìn)銷存模塊的租金一般在每月300元左右。二是降低了企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)。在ASP模式下，軟、硬件系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)升級等工作都由ASP服務(wù)商負(fù)責(zé)，這樣用戶就避免了大量的會計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作。三是通過網(wǎng)絡(luò)接入服務(wù)，突破地域限制，真正實(shí)現(xiàn)客戶的移動辦公夢想。
該模式的缺點(diǎn)：一是財(cái)務(wù)信息的安全性可能較差。企業(yè)財(cái)務(wù)信息是以電子數(shù)據(jù)的形式保存在ASP服務(wù)平臺上，由ASP服務(wù)商統(tǒng)一負(fù)責(zé)安全保管，可能會產(chǎn)生信息泄密的情況。二是網(wǎng)絡(luò)響應(yīng)速度可能較慢。在ASP模式下，很多用戶通過撥號方式訪問ASP服務(wù)平臺，過多的用戶同時登錄系統(tǒng)可能會使服務(wù)器響應(yīng)速度較慢而造成網(wǎng)絡(luò)阻塞，導(dǎo)致信息處理速度較慢，影響企業(yè)的業(yè)務(wù)處理進(jìn)度。不過隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和寬帶接入成本的降低，這個缺點(diǎn)可能會很快克服。
(三)代理記賬模式
代理記賬模式，是指中小企業(yè)自己不進(jìn)行會計(jì)電算化業(yè)務(wù)處理，而將相關(guān)工作交給有代理記賬權(quán)限的代理機(jī)構(gòu)完成，中小企業(yè)按期支付代理費(fèi)用。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，企業(yè)將原始憑證交給代理機(jī)構(gòu)，由代理機(jī)構(gòu)在會計(jì)電算化系統(tǒng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)。代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全運(yùn)行和維護(hù)升級等工作，由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)信息的備份、檔案管理等工作。中小企業(yè)可以根據(jù)自己的需要在代理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)上查詢財(cái)務(wù)信息，甚至由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等。
該模式優(yōu)點(diǎn)：一是節(jié)約資金投入。在代理記賬模式下，中小企業(yè)和代理機(jī)構(gòu)簽訂代理合同，中小企業(yè)只需根據(jù)合同規(guī)定支付代理費(fèi)用，一般一個月 300～1000元。二是降低企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)。在代理記賬模式下，會計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)等工作由代理商負(fù)責(zé)，企業(yè)在此方面不需制定任何管理制度。企業(yè)的納稅申報(bào)等工作均由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，如發(fā)生延遲納稅而罰款等事項(xiàng)，可由代理機(jī)構(gòu)承擔(dān)，中小企業(yè)可以將精力完全放在業(yè)務(wù)經(jīng)營管理上。三是業(yè)務(wù)處理規(guī)范。代理機(jī)構(gòu)經(jīng)過財(cái)政部門審批，業(yè)務(wù)處理能夠按照會計(jì)制度規(guī)定規(guī)范進(jìn)行，能夠最大限度地避免中小企業(yè)由于財(cái)會人員素質(zhì)較低而產(chǎn)生的會計(jì)信息失真現(xiàn)象，有利于企業(yè)利用財(cái)務(wù)信息加強(qiáng)企業(yè)管理，進(jìn)行預(yù)測決策。
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