財(cái)務(wù)電算化的內(nèi)部控制
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摘要：針對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)不完善、授權(quán)安全、數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)、會(huì)計(jì)人員操作失誤等內(nèi)部控制問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制制度也提出了新的要求，原手工會(huì)計(jì)所采用的內(nèi)部控制制度已不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)的要求。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)自身的問(wèn)題及會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)水平和個(gè)人素質(zhì)等原因，會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的應(yīng)用也存在許多問(wèn)題。因此，必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制以保證財(cái)務(wù)實(shí)行電算化后的系統(tǒng)正常、安全、有效地運(yùn)行。
1 會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制是會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的特殊形式。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)將向著更加深廣的方向發(fā)展，也將給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)將是一種必然趨勢(shì)，但會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在我國(guó)還是新生事物，與傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比還存在許多問(wèn)題具體表現(xiàn)在：
1.1會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)不夠完善
有些企業(yè)，特別是大型企業(yè)具有的行業(yè)特殊性無(wú)法直接使用通用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，只能自己開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)。由于在軟件研發(fā)之前對(duì)需求分析和可行性評(píng)價(jià)進(jìn)行得不夠全面、充分、細(xì)致，對(duì)未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的前瞻不足，考慮基層單位的實(shí)際情況不夠深入，不夠貼切實(shí)際，不能滿足千變?nèi)f化的業(yè)務(wù)需要，結(jié)果造成與企業(yè)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)不能完全接口需要手工處理。
1.2會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)授權(quán)存在安全隱患
傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)授權(quán)下，對(duì)于每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)工作人員的簽名和印章。簽名和印章或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，從而給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。
1.3會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)運(yùn)行中一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能處理，會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行。一旦程序染上病毒，也將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全，若不能及肘排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)或者外在軟盤(pán)、光盤(pán)中，一旦磁介質(zhì)因受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損失，保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失，如果沒(méi)有及時(shí)相關(guān)備份的話，將給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失，嚴(yán)重地影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。
1.4會(huì)計(jì)電算化中會(huì)計(jì)人員操作失誤存在安全隱患
由于會(huì)計(jì)人員專(zhuān)業(yè)水平和電腦水平參差不齊，對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)理解、使用、掌握等存在問(wèn)題，也有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、信息失真。
1.5會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)分散管理存在安全隱患
目前，有的大型集團(tuán)企業(yè)存在將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)分散在各分支企業(yè)管理的情況。作為大型集團(tuán)企業(yè)若數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分散進(jìn)行，一個(gè)基層企業(yè)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，上級(jí)企業(yè)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)必然導(dǎo)致整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)失真。
2 加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的若干對(duì)策
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制是內(nèi)部審計(jì)工作的一部分，也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制的好壞將決定著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的成敗。世界上凡是經(jīng)營(yíng)管理成果出眾的企業(yè)，一定擁有出色一流的電算化會(huì)計(jì)信息內(nèi)部控制系統(tǒng)。在我國(guó)，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)尚處于初級(jí)階段，加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)將是十分重要和必要的。
2.1加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員組織控制
在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下，要對(duì)手工系統(tǒng)環(huán)境下的組織結(jié)構(gòu)做出調(diào)整，對(duì)各類(lèi)會(huì)計(jì)崗位進(jìn)行重新劃分，在授權(quán)過(guò)程中運(yùn)用內(nèi)部審計(jì)，按照權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合原則建立崗位責(zé)任制。對(duì)財(cái)務(wù)軟件的開(kāi)發(fā)人員、維護(hù)人員和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作員、出納員進(jìn)行合理的崗位分工，形成三類(lèi)工作崗位：系統(tǒng)設(shè)計(jì)與維護(hù)崗位、財(cái)務(wù)處理崗位和專(zhuān)業(yè)核算崗位，必須堅(jiān)持不相容崗位相分離的原則。
2.2加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制主要是通過(guò)制定一套完整而嚴(yán)格的操作與維護(hù)規(guī)程來(lái)實(shí)現(xiàn)的。規(guī)程應(yīng)包括操作的具體流程、各環(huán)節(jié)的主要分工和職責(zé)、注意事項(xiàng)、維護(hù)的時(shí)間和內(nèi)容、維護(hù)的程序等。通過(guò)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作與維護(hù)控制，保證財(cái)務(wù)軟件操作的規(guī)范化，保證財(cái)務(wù)軟件正確安全地運(yùn)轉(zhuǎn)，防止軟件被非法修改、刪除。
2.3加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理
會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤(pán)及其他存儲(chǔ)介質(zhì)。會(huì)計(jì)的電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專(zhuān)人管理，并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時(shí)進(jìn)行備份，并做好防止計(jì)算機(jī)病毒侵襲的工作。所有財(cái)務(wù)檔案均應(yīng)做好防火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤(pán)點(diǎn)整理。磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。
2.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)工作人員的職業(yè)道德建
設(shè)和專(zhuān)業(yè)水平培訓(xùn)如果作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意的修改軟件程序、修改數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)、非法取得口令，最終則達(dá)不到內(nèi)部控制的目的。因此，道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的內(nèi)容。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)財(cái)務(wù)工作人員的選用與培養(yǎng)，增強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員的職業(yè)道德水平和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的主體誠(chéng)信。
2.5加強(qiáng)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的研發(fā)和維護(hù)
對(duì)于財(cái)務(wù)軟件的研發(fā)管理尤為重要。在軟件研發(fā)之前要進(jìn)行需求分析和可行性評(píng)估，以達(dá)到滿足企業(yè)會(huì)計(jì)核算的目標(biāo)。同時(shí)對(duì)在用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行定期維護(hù)、以保證軟件安全、平穩(wěn)、高效運(yùn)行，并不斷完善財(cái)務(wù)軟件的功能。
2.6加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)財(cái)務(wù)辦公地點(diǎn)管理
工作人員不得在財(cái)務(wù)專(zhuān)用計(jì)算機(jī)上上網(wǎng)、插入外來(lái)軟盤(pán)、光盤(pán)，以防止病毒侵入計(jì)算機(jī)破壞計(jì)算機(jī)軟件、硬件。定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行查毒、殺毒等工作，保護(hù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件環(huán)境的安全。財(cái)務(wù)工作地點(diǎn)應(yīng)實(shí)行“閑人免進(jìn)”制度，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，實(shí)行工作日制和來(lái)訪登記制度，實(shí)行專(zhuān)機(jī)、專(zhuān)用、專(zhuān)人制度。
2.7加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過(guò)程的控制是保證會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。對(duì)審核通過(guò)的數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)人員經(jīng)過(guò)正確的輸入，進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\(yùn)行，并及時(shí)輸出，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)自身的目標(biāo)。
2.8實(shí)行會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中控制管理
以數(shù)據(jù)集中為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)為支撐，將原多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)集中到省級(jí)或區(qū)域的中心庫(kù)進(jìn)行集中運(yùn)行管理，并按管理工作制度和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一工作流程，開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的各項(xiàng)日常工作。這樣在中心庫(kù)就能及時(shí)掌握各項(xiàng)第一手資料，從而進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)各基層公司的監(jiān)管力度，有效防范和化解經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，降低經(jīng)營(yíng)成本。
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，將使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不斷更新和完善。目前，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)已在各個(gè)企業(yè)廣泛應(yīng)用。WTO后，中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入快車(chē)道，與世界經(jīng)濟(jì)融為一體；中國(guó)的企業(yè)正在國(guó)際國(guó)內(nèi)兩個(gè)市場(chǎng)上抓住機(jī)遇與接受挑戰(zhàn)，并積極參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)和國(guó)際分工。因此，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的好壞直接影響到企業(yè)的管理和效益。為了提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作中甚至在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中要切實(shí)加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制。
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