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企業(yè)會計電算化若干問題的探討
【摘要】會計電算化在我國已得到基本普及，但在應用過程中與以往的手工記賬相比，存在一定的問題，本文擬就此略作探討，以求改進電算化工作質量，防止差錯，保障財務數(shù)據(jù)的安全性。由于計算機的運算速度快、計算精度高、提供信息全面，因而大大提高了會計工作的質量，改變了會計工作的面貌，會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。會計電算化以其高效、自動、方便、準確和及時等優(yōu)點正日益受到廣大會計人員的歡迎。目前，我國會計電算化的普及及發(fā)展很快，但隨著會計電算化的飛速發(fā)展，相應地產(chǎn)生了許多新問題。筆者就這些問題作些探討，以求共勉。
一、會計處理錯誤的隱蔽性
在手工操作中，操作人員要進行證證，賬證，賬賬，賬表的核對才能報送報表。因此一般非人為性錯誤比較容易發(fā)現(xiàn)并糾正。而計算機操作中，只有憑證的錄入需要核對，而賬證，賬賬，賬表不再需要核對，由計算機自動生成。對一些串錄或非金額性錯誤只有在對賬時或再次檢查時才能發(fā)現(xiàn)，因此，應加強對憑證錄入工作的審核，不僅要對原始憑證與記賬憑證進行核對審核，而且要在計算機上結合明細賬進行審核，以防串錄現(xiàn)象。
二、數(shù)據(jù)備份隱患多
在會計電算化法規(guī)中曾明確規(guī)定，實現(xiàn)會計電算化的單位應堅持每天備份，且要雙重備份，并分處分人保管。但在實際工作中往往出現(xiàn)以下幾種情況：
1.部分單位不能堅持每天備份，致使機器一旦出故障，部分賬務數(shù)據(jù)丟失。
2.備份的數(shù)據(jù)盤沒有定期檢查，一旦發(fā)生問題沒有相應補救措施。
3.數(shù)據(jù)備份沒有符合要求的存放場所，容易導致軟盤被磁化，發(fā)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。
三、財務數(shù)據(jù)的安全性難以保障
目前市場上有數(shù)百種會計軟件，有些單位還使用自己開發(fā)的軟件，各軟件的水平參差不齊。一些企業(yè)使用的軟件安全性與保密性存在著諸多問題和不足，使得舞弊者有機可乘；許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對操作人、操作時間和操作內容沒有具體記錄，出現(xiàn)問題不便于追究責任；另外，數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施，可以很方便地從外部打開和修改，特別是一些商業(yè)軟件為了占領市楊，為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都為舞弊提供了便利。
因此，企業(yè)要完善和健全電算化內部控制制度。鑒于采用電算化，原有手工操作下的內部控制制度部分喪失作用，同時計算機數(shù)據(jù)處理易于篡改、舞弊等問題，必須采取嚴密有效的措施。如：健全管理制度，授權控制制度，建立操作時序控制制度及操作日志記錄控制制度等措施。
四、沿用傳統(tǒng)的會計分工模式不利于會計電算化的內部控制和分工協(xié)作
目前，大部分單位實現(xiàn)會計電算化后，會計人員的分工仍按照原來的手工模式進行崗位設置，這種分工模式不利于會計工作的內部控制和電算化的有效發(fā)展。因此，應建立職能分工制度。系統(tǒng)維護員、操作員和數(shù)據(jù)管理員應合理分工，相互制約，相互監(jiān)督。
根據(jù)會計電算化工作要求，企業(yè)應配備以下人員：操作員及檔案管理員各一名，系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護員及審核員各一名。
五、會計電算化歸檔工作沒有引起足夠重視，資料保管期限受到限制
按《會計電算化管理辦法》規(guī)定，電子計算機替代手工記賬后，其會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案要打印輸出，而且要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但目前一般實現(xiàn)會計電算化的單位，其會計檔案都是通過針式打印機打印出來的，經(jīng)過一段時間后，字跡往往會褪色，到不了規(guī)定的保存期限，字跡就難以辨清。為了保證財務數(shù)據(jù)的安全性，應明確要求所有財務資料全部用激光打印機打印，并裝訂成冊，隨同電算化備份資料一并保存。
對電算化資料保管應提出明確的存放要求和定期檢查要求。明確要求企業(yè)配備必要的場所保管軟件。檔案管理員應熟悉這些條款，并按規(guī)定保管。財政部門可加以研究并對原有規(guī)章作必要的修改。單位應當建立計算機檔案管理制度。為了防止非法改動數(shù)據(jù)，必要時可把計算機文件定義為可讀文件、專用文件或保密文件，重要的文件予以加密，以加強文件數(shù)據(jù)的保護。
六、有些單位對會計電算化工作重視程度不夠
目前，有些單位會計電算化開展的程度非常低，其中一個重要因素是部門單位領導和會計人員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分會計人員認為實行會計電算化要從頭學起，以至于有些單位花錢買了計算機和軟件，卻沒有真正使用。
因此，企業(yè)應加強會計電算化人才培養(yǎng)。由于會計電算化是一門融計算機學、管理學、會計學、信息學于一體的應用技術，雖然大多數(shù)會計人員已接受計算機等級培訓，但與實際應用能力要求還有較大差距。具體表現(xiàn)在以下兩方面：
一是缺乏既懂會計又熟悉計算機的人員，這勢必會影響我國會計電算化的進程，因此單位一方面要引進人才，另一方面是對現(xiàn)有的會計人員加緊培訓。
二是會計電算化培訓內容滯后，實用性較差。目前的會計電算化培訓教材一般落后于會計核算對電算化的要求，會計人員通過培訓所學的知識回去后難以適應工作需要。
七、同一行業(yè)內部財務軟件的使用情況混雜
部分行業(yè)在開展會計電算化的過程中，沒有從整個行業(yè)角度考慮。下屬各單位使用的財務軟件品種多，各種財務軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法不一樣，導致報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖�。對此，財政主管部門可以規(guī)定某些特殊行業(yè)必須使用指定的財務軟件，這樣國家可以方便地通過網(wǎng)絡進行財務檢查、專用資金使用情況分析，單位也可以利用網(wǎng)絡及時地進行財務報告的傳送。
八、會計軟件的開發(fā)和應用不太成熟
目前我企業(yè)應用的財務軟件在使用過程中存在問題較多，難以適應會計處理過程中的各種情況。主要有資產(chǎn)重組調賬難，業(yè)務調整不能隨經(jīng)濟業(yè)務的變化隨時調整等，制約了會計電算化的應用。會計軟件應用過程缺乏系統(tǒng)的培訓，導致財務人員應用軟件時出現(xiàn)一知半解的情況。因此，有關部門應盡快地制定出一些具體法規(guī)加強對財務軟件銷售公司的管理，進一步規(guī)范會計電算化市場。
九、會計電算化市場有待進一步規(guī)范
財務軟件產(chǎn)品與其他硬件產(chǎn)品不一樣，它存在著服務期限長、服務量大、技術要求高等特點。而目前部分從事財務軟件銷售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟效益，追求量的突破，而沒有真正做好售后服務，致使部分單位購買軟件后出了問題無處問，沒人管，從而極大地挫傷了會計人員電算化的積極性。
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