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管理型會計軟件與現(xiàn)代審計的要求
我國現(xiàn)有軟件的設計對于適應要求的考慮一般都不夠充分,這不僅有軟件設計的問題,同時也受囿于會計軟件的自身功能。型軟件的出現(xiàn)在功能上突破了原有的會計軟件局限于會計核算的狀況,應在更大程度上考慮到現(xiàn)代審計的要求。通常,審計活動可分為三個階段:查詢審核過程、證實存在過程和系統(tǒng)分析過程。查詢審核過程
在化程度較高的發(fā)達國家,軟件是否具有充分的保留和提供審計線索的功能,是評價管理型軟件最重要的標準之一。顯然,一個理想的管理型軟件必須具有充分的保留和提供審計線索的功能。在這方面,我國的商品化管理型軟件設計與開發(fā)似乎尚未給予足夠的重視,在未來的管理型軟件的設計中這將是一個新的課題。
關于審計線索提供的總體要求可歸納為以下幾條:
1.雙向性
管理型軟件應允許審計人員按照原始憑證-明細帳(日記帳)-總帳-報表的順序進行雙向查詢,同時還應允許分別對日記帳、明細帳、總帳的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額進行雙向查詢。目前,我國絕大多數(shù)管理型軟件的查詢設計都是單向的,可以實現(xiàn)由總帳查明細帳,由明細帳查憑證等過程,但當需要反向查詢時則往往會遇到困難。
我國通用軟件的設計一般是將帳務處理系統(tǒng)與報表處理系統(tǒng)作為兩個獨立的模塊進行設計。報表處理模塊雖然能根據(jù)一定的公式在帳簿中取數(shù)據(jù),但是報表與帳簿之間并未建立起直接的關聯(lián),由報表到帳簿,或由帳簿到報表的追查不能實現(xiàn)。即使是在帳務處理模塊中,如總帳、明細帳與憑證之間的順次查詢也并非各種軟件均能實現(xiàn)。
2.二維性
二維性是指管理型軟件所提供的審計線索查找路徑應是可以交錯的。即不僅可以按憑證到明細帳(日記帳)到總帳到報表進行雙向查詢,而且在查詢帳簿的同時可以隨時查找某一帳戶對應的某筆交易額或期初、期末數(shù)額。二維性的實現(xiàn)受雙向性的影響與限制。在我國,有的軟件連順序查詢都實現(xiàn)不了,更談不上二維查詢了。但是,如果單就查詢帳簿時可以隨時對相應的帳戶進行"期初余額到本期發(fā)生額到期末余額"雙向查詢而言,一般的財務軟件基本上都能實現(xiàn)。這是由于我國的財務軟件在顯示被查詢的帳簿時,往往按照手工處理中帳簿的格式予以表現(xiàn),只要在軟件帳簿格式設置時注意包括期初余額、本期發(fā)生額和期末余額三個項目,則隨時可以方便地對此進行雙向查詢。
3.確定性
審計人員在工作中,一旦對某些業(yè)務產(chǎn)生疑問,往往需要對與該業(yè)務有關的一切內(nèi)容進行查詢或追查。此時,管理型軟件應能為審計人員提供足夠的資料,并能在各數(shù)據(jù)庫之間根據(jù)審計人員的設定建立起關聯(lián)關系,從而保證審計人員在查找資料時能方便地對相關資料進行定位。如果審計人員需要對客戶的應收帳款進行審計,軟件應可根據(jù)審計人員的設定在顧客訂貨單、銷售通知書、發(fā)貨單、銷售發(fā)票、銷售匯總表、銷售明細帳及總帳、應收帳款明細帳和總帳、現(xiàn)金和存款日記帳,以及總帳數(shù)據(jù)庫之間有選擇地建立起關聯(lián)。一旦某項具體業(yè)務被選定,與之相應的上述資料即可調出。這是計算機應用為審計工作帶來的一大便利,可以省去審計人員大量的手工查找工作。但是客觀地講,這一功能在我國現(xiàn)有的財務軟件上并未得到實現(xiàn)。一方面,是由于在企業(yè)中的應用范圍還比較小,有的企業(yè)盡管已實現(xiàn)財會電算化,但是并未在企業(yè)全范圍實現(xiàn)計算機管理與控制。
另一方面,是由于我國現(xiàn)有的成套企業(yè)MIS系統(tǒng)還很少,有的企業(yè)雖已廣泛地運用計算機進行信息管理,但是這些信息管理模塊往往獨立于財務模塊,且與財務模塊之間缺乏配套的接口,造成信息交換困難。因此,要解決財務軟件中審計線索提供的確定性問題,首先應在企業(yè)推廣運用管理型軟件。只有真正讓計算機總管企業(yè)管理的各類信息,才有可能利用計算機技術方便地為審計人員提供審計線索。
證實過程
審計人員進行證實測試的主要目的是確定會計報表所揭示內(nèi)容的有效性、正確性,其一般目的包括:存在和發(fā)生、完整性、權利和義務、估價與分配,以及說明和披露五個方面。由于一般財務軟件的設計都能遵循有關會計制度的要求,核算的準確性是有保證的。同時資產(chǎn)的存在性與完整性也并非由財務軟件的設計所決定。因此,筆者認為,證實測試過程對管理型軟件設計的要求比較簡單,主要體現(xiàn)在以下兩條:
1.帳務處理過程確定可查
我國現(xiàn)行的會計制度在很多具體會計處理方法方面具有可選擇性,如高新技術企業(yè)固定資產(chǎn)折舊,國家規(guī)定可以選用加速折舊方法。當然,企業(yè)也可選擇常規(guī)折舊方法,這就使會計具體業(yè)務的處理具有不確定性。審計人員在進行審計時,必須充分了解企業(yè)對各項業(yè)務的具體處理方法,才有可能對所選處理方法的適當性和核算的正確性提出意見。與此同時,作為通用管理型軟件,軟件設計一方面應充分考慮不同企業(yè)對各種不同會計處理方法的需要,在軟件中預置選擇菜單;另一方面,也應注意在用戶選定某一處理方法后,對這一信息予以披露與保存,以便審計人員在需要時隨時調用。
2.為審計測試預留通道
在管理型軟件中,僅保留處理方法的名稱、過程、公式還遠遠不夠。審計人員為證實業(yè)務處理的實際過程、方法,往往需要進行測試,即虛擬一次業(yè)務運作過程,檢查其結果與預期結果是否相符。這種方法可以有效地驗證核算過程是否與設計一致, 但是,如果審計人員不能及時消除這些測試的影響,這種方法也有可能導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的混亂。恰當?shù)慕鉀Q方案是在軟件設計時即為以后的審計測試留下通道,既方便審計人員的隨時測試,也不會造成對整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的影響。
系統(tǒng)分析過程
會計電算化系統(tǒng)是一個比手工會計系統(tǒng)更為高級、復雜的信息處理系統(tǒng),美國協(xié)會在第3號《審計準則公告》中將會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)容控制分為一般控制和應用控制兩類,這代表了西方審計界普遍接受的見解。我國的一些學者則主張將內(nèi)部控制分為程序控制與制度控制兩類。其中,制度控制與軟件設計無關,在此著重討論滿足程序控制對相關軟件設計要求。
1.輸入控制
在會計電算化系統(tǒng)中,系統(tǒng)依據(jù)錄入或系統(tǒng)自身采集的原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生各類信息。因此,這些原始數(shù)據(jù)的質量至關重要。管理型軟件應具備的數(shù)據(jù)輸入控制大致有:
設立科目對照檢查：當輸入會計科目號碼時,系統(tǒng)首先在參照文件中查找。如查找不到,或查找到的科目在屏幕上顯示后表明不是要輸入的科目,則提示糾正措施。如輸入的科目名稱不規(guī)范,則廢棄已輸入的科目;若確認為新增科目,則將該科目追加到科目對照文件中。
合理性檢查：對輸入的數(shù)據(jù)根據(jù)其意義設置一個合理性區(qū)間。如果輸入的數(shù)值超出區(qū)間范圍,系統(tǒng)應發(fā)出提示信息,要求檢查輸入數(shù)據(jù)。
信息類型檢查：對輸入的數(shù)據(jù)或摘要等信息確定輸入的合理類型。當應輸入數(shù)據(jù)時,不能有字母、符號、漢字等非數(shù)值型信息;當應輸入摘要時,則限制數(shù)字的輸入。
試算平衡檢查：對輸入的每筆交易都應進行試算平衡檢查,查其借方金額之和是否等于貸方金額之和。在某一會計期間所有輸入結束后,還應對總額進行試算平衡。
2.處理過程控制
處理過程控制設計的目的是保證處理步驟的適當性。在手工核算系統(tǒng)中,這一功能是靠復核工作完成。在會計電算化系統(tǒng)中,由于操作員并不能觀察到有關數(shù)據(jù)的處理過程,所以審計人員對此應予以足夠的關注。
管理型軟件的設計要力圖能維持手工核算下的合理處理過程。但是,我國原有財務軟件在這方面的設計并不盡如人意。如在存在未過帳業(yè)務時均能結帳,且無特別提示等。值得一提的是,軟件在打印含有未過帳業(yè)務的報表時,在所打印的報表上應作出特別的說明,以防與最終的正式報表產(chǎn)生混淆。
3.輸出控制
輸出控制的目的是保證輸出資料的準確、可靠。輸出控制的措施有很多,在此,僅選擇其中最基本的幾種要求來考查各軟件輸出控制的有效程度。
(1)打印預覽功能可讓操作者在實際打印之前對打印輸出的內(nèi)容、格式進行最后的審核。一旦發(fā)現(xiàn)存在錯誤偏差,能立即予以修正。這是一項很有價值的功能,尤其體現(xiàn)在它能減少無效輸出資料的數(shù)量,從而降低了無效輸出資料混入有效輸出資料的可能性。
(2)對各類輸出資料的控制與區(qū)別。不論是手工會計核算還是會計電算化,錯誤的存在總是難免的。在錯誤修改前后的系統(tǒng)輸出資料,如打印的帳簿、報表等,應能予以明確區(qū)分。這就要求在打印輸出資料上標明打印的日期、時間和序號,系統(tǒng)應能對所有的打印輸出進行登記。進一步講,這一功能還有防止私自篡改帳簿、報表等現(xiàn)象的作用。一般而言,財務軟件均能在輸出報表上注明報表所屬的會計期間,但報表打印的具體時間,則不在輸出報表上給出。更為重要的是,系統(tǒng)往往都未對所有的打印輸出進行嚴格控制,未對輸出的報表標明序號。如97年11月資產(chǎn)負債表這是第8次輸出,則應在報表上標注"8"。如果說通過打印日期、時間區(qū)別報表并不十分可信,因為系統(tǒng)日期、時間能被方便地改動。那么,在報表上標注序號,并且在審計時要求將本期所有輸出報表都提供給審計人員,就能夠有效地防止報表混淆或有意改變報表內(nèi)容的情況發(fā)生。我們看到,系統(tǒng)日志是為審計人員提供審計線索的有力工具,但是,有的軟件未能較好地實現(xiàn)這一功能,還有一些軟件竟允許操作人員對其進行刪改!這樣的系統(tǒng)日志不但不能發(fā)揮其應有的作用,反之還可能對審計人員造成誤導。
4.初始化控制
在會計電算化系統(tǒng)中,初始化工作包括設置系統(tǒng)參數(shù)、設置科目、建立各種帳簿文件、錄入各種余額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進行一次,并將在很大程度上影響其后的核算工作。因此,管理型軟件必須重視對初始化工作的控制。如同級編碼的會計科目相同,則可能造成以后會計科目的混淆;初始化不正確仍允許記帳,也會令其后的維護等工作產(chǎn)生困難。
5.系統(tǒng)安全控制
與手工會計核算系統(tǒng)相比,會計電算化下的系統(tǒng)安全控制更為復雜。
(1)口令�？诹畹脑O置一般有用戶口令、任務口令兩種。用戶口令是為每一個合法使用者設置一個口令,允許在其權限內(nèi)操作。任務口令是針對不同功能設置不同口令,用戶執(zhí)行多種功能要記住多個口令。相比之下,用戶口令設置較為合理。我國的大多數(shù)軟件均采用了這一口令形式。此外,口令越長,其被破譯、篡改的可能性越小。
(2)系統(tǒng)操作日志。系統(tǒng)日志能詳細記錄各操作人員的操作、時間,為審計提供全面的資料。但是,系統(tǒng)日志必須具有不可改動性,才能為審計人員提供可信任的證明。
(3)程序接觸控制。這一控制主要是防止操作人員對管理型軟件程序的擅自改動。管理型軟件均以高級編制,并在編譯后保存,這在一定程度上起到了程序接觸控制的作用。
(4)數(shù)據(jù)接觸控制。如果系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接以ASCII碼保存,使用者將很容易對之進行查閱與改動。這就影響了數(shù)據(jù)的安全性。所選的三種軟件都注意到了這一問題,將數(shù)據(jù)文件以其他方式予以儲存,一定程度上保證了數(shù)據(jù)的安全性。
在我國,會計電算化技術的運用越來越普及,但是相應的計算機審計的研究還比較薄弱。許多審計人員在對運用了會計電算化系統(tǒng)的企業(yè)進行審計時,還在沿襲對手工核算系統(tǒng)審計傳統(tǒng)方法;另一方面,原有的財務軟件的設計也并未充分考慮審計人員的特殊要求。會計電算化與審計處于一種"脫節(jié)"的狀態(tài),這將嚴重影響我國會計電算化與審計工作的發(fā)展。
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