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會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理員崗位設(shè)置問(wèn)題分析和解決辦法
電算化系統(tǒng)是一個(gè)較為復(fù)雜的人機(jī)系統(tǒng),它的應(yīng)用與維護(hù)需要運(yùn)用較為復(fù)雜的信息技術(shù)、會(huì)計(jì)知識(shí)。它首先需要有一支既熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù),又精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的隊(duì)伍,在這支隊(duì)伍中,最重要的組成人員是保證系統(tǒng)正常運(yùn)行、解決系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)這樣或那樣問(wèn)題的系統(tǒng)維護(hù)與人員,即系統(tǒng)管理員。其次,由于信息技術(shù)發(fā)展異常迅速,會(huì)計(jì)工作規(guī)范化進(jìn)程的不斷發(fā)展與完善,無(wú)論方面的新技術(shù),還是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的新要求,都對(duì)化工作不斷地提出更高要求,這就需要系統(tǒng)管理員首先掌握、理解會(huì)計(jì)電算化的各項(xiàng)新要求,及時(shí)地調(diào)整、更新系統(tǒng),從而更好地服務(wù)于會(huì)計(jì)電算化工作。系統(tǒng)管理員的工作內(nèi)容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行,如系統(tǒng)軟件、硬件的維護(hù),系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存,網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)的口令等等�？蓮囊欢ǔ潭壬险f(shuō),基層單位會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的效果好壞,決定于系統(tǒng)管理員的工作水平高低。一、系統(tǒng)管理員現(xiàn)狀分析與基本要求
1.現(xiàn)狀分析。在新疆林區(qū),會(huì)計(jì)電算化推廣過(guò)程中,突出問(wèn)題首先就是:系統(tǒng)管理員一般由部門(mén)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管擔(dān)任,他們通常缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù),不能履行系統(tǒng)管理員的職能。一旦出現(xiàn)問(wèn)題,只有請(qǐng)外單位的人員來(lái)解決,偏遠(yuǎn)的地方往往要耽誤工作好幾天。其次,雖然經(jīng)過(guò)幾年對(duì)會(huì)計(jì)人員的電算化培訓(xùn),情況有所好轉(zhuǎn),有些單位已經(jīng)有了一些可以擔(dān)任系統(tǒng)管理員的人員,但是崗位設(shè)置上將系統(tǒng)管理員與會(huì)計(jì)主管、數(shù)據(jù)管理員和網(wǎng)絡(luò)管理員混為一談,造成工作中職責(zé)不明、權(quán)限不清。表現(xiàn)最為突出的問(wèn)題是系統(tǒng)管理員的權(quán)力過(guò)大,相當(dāng)多的單位在賦予系統(tǒng)管理員權(quán)限時(shí),都能夠調(diào)用系統(tǒng)的所有功能,有時(shí)甚至完全超過(guò)了會(huì)計(jì)主管的權(quán)限。究其原因,主要在于以下兩個(gè)方面:①一些會(huì)計(jì)軟件本身就允許賦予系統(tǒng)管理員全部工作權(quán)限,支持系統(tǒng)管理員享有所謂的“超級(jí)用戶(hù)”權(quán)力;②一些單位對(duì)系統(tǒng)管理員的崗位職責(zé)認(rèn)識(shí)不清楚,混淆了會(huì)計(jì)主管與系統(tǒng)管理員的崗位界限,往往將二者混為一談。前者需要軟件開(kāi)發(fā)商依照《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》,加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)管理員權(quán)限的約束,摒棄只圖用戶(hù)使用“方便”,而不顧會(huì)計(jì)制度要求的不嚴(yán)肅商業(yè)行為。后者則需要會(huì)計(jì)人員,進(jìn)一步學(xué)習(xí)體會(huì)在會(huì)計(jì)電算化條件下的崗位分工,澄清概念、明確職責(zé)。
2.基本要求。系統(tǒng)管理員工作壓力大、責(zé)任重,會(huì)計(jì)人員對(duì)系統(tǒng)管理員的要求是:事事必會(huì),出現(xiàn)問(wèn)題能夠徹底解決;當(dāng)應(yīng)用程序出現(xiàn)不干活、報(bào)表數(shù)據(jù)計(jì)算錯(cuò)誤或者系統(tǒng)死機(jī)了,會(huì)計(jì)人員首先想到的是找系統(tǒng)管理員,而不是去問(wèn)其他技術(shù)人員,因?yàn)樗麄冋J(rèn)為系統(tǒng)管理員應(yīng)該能夠解決一切問(wèn)題,究其原因在于他們不能判斷是系統(tǒng)方面的原因,還是計(jì)算機(jī)硬件或網(wǎng)絡(luò)方面的原因。這無(wú)形中提高了對(duì)系統(tǒng)管理員工作的要求。這就要求系統(tǒng)管理員首先應(yīng)該掌握基本的會(huì)計(jì)知識(shí),熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),了解會(huì)計(jì)軟件的各項(xiàng)功能及其結(jié)構(gòu)、聯(lián)系,尤其是網(wǎng)絡(luò)版軟件的功能設(shè)置。其次,要求系統(tǒng)管理員掌握會(huì)計(jì)法、會(huì)計(jì)制度及財(cái)經(jīng)紀(jì)律的各項(xiàng)規(guī)定。第三,系統(tǒng)管理員必須知道計(jì)算機(jī)硬件方面的基本知識(shí),單機(jī)條件下應(yīng)熟悉基本的計(jì)算機(jī)硬件,如軟驅(qū)、硬盤(pán)等,出現(xiàn)硬件的小問(wèn)題知道錯(cuò)誤在何處及解決辦法;網(wǎng)絡(luò)條件下的系統(tǒng)管理員還必須掌握網(wǎng)絡(luò)方面的基本硬件知識(shí)。結(jié)合目前正在進(jìn)行的會(huì)計(jì)電算化各級(jí)培訓(xùn),有必要全面地加強(qiáng)系統(tǒng)管理員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。第四,系統(tǒng)管理員必須熟悉本單位主要業(yè)務(wù)情況,了解主要工作流程。最后,要求系統(tǒng)管理員具有良好的職業(yè)、個(gè)人品德修養(yǎng)。鑒于系統(tǒng)管理員崗位的重要性、特殊性,其工作涉及整個(gè)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、重要工作口令等,故而要求系統(tǒng)管理員應(yīng)忠于職守、誠(chéng)信自律,具有良好的道德品質(zhì)、職業(yè)信念。
二、系統(tǒng)管理員的職責(zé)與權(quán)限
系統(tǒng)管理員的總體要求是保護(hù)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)的正常運(yùn)行,管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
1.系統(tǒng)管理員的首要任務(wù)是,負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行的建立以及系統(tǒng)建立時(shí)的各項(xiàng)初始化工作。會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行環(huán)境的建立包括系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件的使用,并要結(jié)合本單位實(shí)際情況建立科目體系、憑證類(lèi)型、會(huì)計(jì)核算方式等。值得一提的是,在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建立的過(guò)程中,系統(tǒng)管理員非常有必要積極主動(dòng)地參與系統(tǒng)建賬等初始化工作,盡早熟悉本單位運(yùn)行情況和工作流程,結(jié)合財(cái)務(wù)軟件功能、特點(diǎn)和運(yùn)行要求等等提出適宜的實(shí)施方案。
2.系統(tǒng)管理員要負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)軟件日常運(yùn)行管理工作,監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運(yùn)行。系統(tǒng)自身的安全運(yùn)行主要涉及系統(tǒng)各項(xiàng)運(yùn)行日志的管理維護(hù)、防病毒的措施等。系統(tǒng)運(yùn)行日志主要是指會(huì)計(jì)人員上機(jī)的操作日志管理,包括機(jī)制日志和手工日,志。加強(qiáng)對(duì)操作日志的管理,應(yīng)成為系統(tǒng)管理員日常的一項(xiàng)重要而又必要的工作。計(jì)算機(jī)病毒對(duì)系統(tǒng)攻擊的破壞性比以往任何時(shí)候都嚴(yán)重得多,與清除計(jì)算機(jī)病毒已成為會(huì)計(jì)電算化工作中應(yīng)加以重視的問(wèn)題。系統(tǒng)自身的安全性日益成為首要考慮的問(wèn)題,系統(tǒng)管理員有責(zé)任監(jiān)督檢查系統(tǒng)的抗病毒能力,堅(jiān)決杜絕病毒可能入侵的機(jī)會(huì)。
3.系統(tǒng)管理員應(yīng)負(fù)責(zé)系統(tǒng)定期的正確性、安全性檢測(cè),保證系統(tǒng)軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)的正常運(yùn)行;負(fù)責(zé)在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí),及時(shí)組織有關(guān)人員恢復(fù)系統(tǒng)的正確運(yùn)行,針對(duì)系統(tǒng)事故找到系統(tǒng)事故原因。
4.對(duì)系統(tǒng)各類(lèi)人員進(jìn)行分工、管理操作,協(xié)調(diào)他們之間的工作關(guān)系。對(duì)用戶(hù)的管理,必須及時(shí)掌握新任成員的增加注冊(cè),離崗成員的處理操作,人員分工權(quán)限的授權(quán)管理等。
5.系就管理員應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的安全性負(fù)責(zé),尤其是做好系統(tǒng)災(zāi)難預(yù)防與恢復(fù)工作。災(zāi)難包括數(shù)據(jù)庫(kù)受到嚴(yán)重的意外破壞,由于計(jì)算機(jī)病毒造成系統(tǒng)崩潰或機(jī)器受損,因?yàn)橐馔馇闆r,如火災(zāi)、水災(zāi)、失盜、電源問(wèn)題等造成系統(tǒng)、數(shù)據(jù)受到嚴(yán)重破壞。這里特別將災(zāi)難預(yù)防單獨(dú)說(shuō)明,原因就在于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的重要性、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自身的特點(diǎn)。預(yù)防災(zāi)難的措施中主要包括會(huì)計(jì)軟件、系統(tǒng)軟件和各項(xiàng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)參數(shù)的備份等。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)易受到人為篡改、不正確操作、計(jì)算機(jī)病毒的刪改以及意外情況的破壞,系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),監(jiān)視和發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的一些不正確操作。系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在受到攻擊或破壞后能夠在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)到系統(tǒng)最近狀況,這應(yīng)當(dāng)作為考核系統(tǒng)管理員工作合格與否的一個(gè)重要方面。
6.系統(tǒng)管理員的權(quán)限應(yīng)當(dāng)局限于系統(tǒng)的管理和維護(hù)。系統(tǒng)管理員的權(quán)限,一般來(lái)說(shuō)主要有:網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的管理(口令)、數(shù)據(jù)庫(kù)的操作(口令)、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)備份(數(shù)據(jù)和當(dāng)期數(shù)據(jù))、系統(tǒng)運(yùn)行及維護(hù)的記錄管理、基層單位系統(tǒng)管理員的授權(quán)和管理、依照主管會(huì)計(jì)的人員崗位分工分配會(huì)計(jì)人員工作權(quán)限、新舊會(huì)計(jì)人員的注冊(cè)與注銷(xiāo)等。還有一點(diǎn)需要著重提出的是:對(duì)于自主開(kāi)發(fā)的專(zhuān)用軟件,系統(tǒng)管理員是不允許由軟件開(kāi)發(fā)人員擔(dān)任或兼任的。
三、系統(tǒng)管理員與電算化條件下會(huì)計(jì)主管的關(guān)系
電算化條件下的會(huì)計(jì)主管主要負(fù)責(zé)組織和管理本單位會(huì)計(jì)電算化工作,確定會(huì)計(jì)人員的崗位安排、分工權(quán)限,總體負(fù)責(zé)單位會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)安全、保密工作,本部門(mén)工作進(jìn)度,系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠,數(shù)據(jù)的安全,協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)運(yùn)行工作。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)單位會(huì)計(jì)電算化的具體技術(shù)管理工作,包括會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)所涉及到的軟件、硬件的使用、管理、維護(hù)等。在一般情況下,會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員應(yīng)由兩人分別擔(dān)當(dāng),尤其是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)條件的會(huì)計(jì)軟件,從軟件的規(guī)模、電算化工作的強(qiáng)度與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的工作量上都要求由專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。當(dāng)然,在單位會(huì)計(jì)人員不多、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量不大、會(huì)計(jì)軟件為單機(jī)運(yùn)行時(shí),會(huì)計(jì)主管與系統(tǒng)管理員是一個(gè)人的情況也是允許的。無(wú)論從會(huì)計(jì)工作的分工、工作的內(nèi)容、所負(fù)責(zé)任等方面來(lái)講,會(huì)計(jì)主管都是本單位的業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人,系統(tǒng)管理員應(yīng)服從會(huì)計(jì)主管的工作安排,系統(tǒng)管理員的權(quán)限并不是“無(wú)限大”的,其所做各項(xiàng)工作都應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)。
四、如何解決目前新疆林區(qū)會(huì)計(jì)電算化工作中系統(tǒng)管理員崗位設(shè)置上存在的問(wèn)題
1.選擇使用通過(guò)部審驗(yàn)的,對(duì)系統(tǒng)管理員職權(quán)設(shè)置符合分工要求的商品化軟件,選擇信用好,有技術(shù)能力,售后服務(wù)好的公司購(gòu)買(mǎi)財(cái)務(wù)軟件。
2.進(jìn)一步加強(qiáng)新疆林區(qū)財(cái)務(wù)人員的電算化培訓(xùn),尤其要花大力氣對(duì)一批有潛能的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的高層次的系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)。
3.有效利用現(xiàn)有人才資源,對(duì)一些非財(cái)務(wù)的具有計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員,進(jìn)行基本的財(cái)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),兼任系統(tǒng)管理員,完成系統(tǒng)管理員最主要的職能一一保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全、穩(wěn)定工作。
4.充分利用服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的會(huì)計(jì)電算化服務(wù)。我區(qū)多數(shù)單位所在地一般都有經(jīng)營(yíng)電腦和財(cái)務(wù)軟件的公司,對(duì)他們充分考察試用確認(rèn)誠(chéng)信可靠之后,可以聘請(qǐng)擔(dān)任本單位的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)管理員。
5.劃分系統(tǒng)管理員與會(huì)計(jì)主管的崗位,有條件的單位應(yīng)設(shè)置專(zhuān)職人員擔(dān)任系統(tǒng)管理員,系統(tǒng)管理員不能進(jìn)行具體的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理。
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