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企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的工作要點(diǎn)探析
論文關(guān)鍵詞:電算化 實(shí)施 風(fēng)險(xiǎn)
論文摘要:本文詳細(xì)介紹了會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方法的主要內(nèi)容,闡明了實(shí)施方法中四個(gè)循環(huán)漸進(jìn)的實(shí)施階段,在各個(gè)階段中要分別完成、達(dá)到不同的工作任務(wù)來(lái)開(kāi)展實(shí)施工作,以達(dá)到企業(yè)預(yù)期的效果。
目前,很多優(yōu)秀的會(huì)計(jì)核算軟件都提供了相當(dāng)多的功能供用戶選擇。因此企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化,在建賬之初,會(huì)計(jì)人員應(yīng)遵循會(huì)計(jì)制度的要求,選擇好適合本企業(yè)的會(huì)計(jì)核算方法及核算體系,充分考慮可能發(fā)生的問(wèn)題和可能產(chǎn)生的各種要求,作好詳盡、細(xì)致的準(zhǔn)備工作,能夠有效處理實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的種種問(wèn)題,避免 “出錯(cuò)—改正”的實(shí)施途徑。
1企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的四個(gè)工作階段
實(shí)施方法的四個(gè)主要內(nèi)容實(shí)際上是四個(gè)循環(huán)漸進(jìn)的實(shí)施階段,在各個(gè)階段中要分別完成、達(dá)到不同的工作任務(wù),來(lái)開(kāi)展實(shí)施工作,以達(dá)到企業(yè)預(yù)期的效果。
1.1項(xiàng)目準(zhǔn)備階段
項(xiàng)目分析,顧問(wèn)收集企業(yè)資料,包括:、項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告項(xiàng)目解決方案等,做到心中有數(shù);建立雙方項(xiàng)目組織(通常包括項(xiàng)目實(shí)施委員會(huì)、項(xiàng)目實(shí)施小組、業(yè)務(wù)職能實(shí)施小組等);項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施調(diào)研;明確和具體化項(xiàng)目實(shí)施需求后,確定實(shí)施方案;確定項(xiàng)目實(shí)施整體計(jì)劃。
1.2在藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段
�、龠x派合適的老師擔(dān)任不同級(jí)別的培訓(xùn)任務(wù)。對(duì)管理層的培訓(xùn)必須選派熟悉業(yè)務(wù)和管理的顧問(wèn);對(duì)操作員的培訓(xùn)則必須由熟悉產(chǎn)品的顧問(wèn)來(lái)做,系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)教師則必須熟悉系統(tǒng)配置方法。
�、陬檰�(wèn)組織以企業(yè)負(fù)責(zé)人、中層管理干部、業(yè)務(wù)骨干等熟知業(yè)務(wù)的人員為組織隊(duì)伍,指導(dǎo)該隊(duì)伍準(zhǔn)備業(yè)務(wù)仿真系統(tǒng)的靜態(tài)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及仿真運(yùn)行的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程,并按業(yè)務(wù)流程解決方案進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的原型測(cè)試。在每一個(gè)步驟中都要由測(cè)試人員進(jìn)行原型測(cè)試和確認(rèn),不符合的流程要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,修改業(yè)務(wù)解決方案。
�、劢⑵鹦孪到y(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)程、制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案、系統(tǒng)上線方案。同時(shí),就系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用制定最終用戶培訓(xùn)方案,對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、方式、范圍、人員以及培訓(xùn)結(jié)果的考核等都做出相關(guān)的指定。
1.3系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段
①顧問(wèn)依據(jù)企業(yè)內(nèi)的應(yīng)用范圍及涉及的部門(mén)跨度,讓企業(yè)內(nèi)相應(yīng)的人員參與進(jìn)來(lái),共同討論并協(xié)商解決靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況;最終確定企業(yè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則;指導(dǎo)企業(yè)組織安排相關(guān)人員進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準(zhǔn)備工作。
�、趯�(shí)施顧問(wèn)給企業(yè)準(zhǔn)備必要的培訓(xùn)資料,包括培訓(xùn)的標(biāo)準(zhǔn)課件和新業(yè)務(wù)操作規(guī)程。但最終用戶的操作培訓(xùn)一定要由企業(yè)項(xiàng)目組成員來(lái)完成;最終用戶培訓(xùn)后,應(yīng)組織嚴(yán)格的考試,確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng)。
�、郯从�(jì)劃正確、及時(shí)完成系統(tǒng)相關(guān)的設(shè)置工作,指導(dǎo)企業(yè)系統(tǒng)上線工作。
1.4驗(yàn)收交付階段
項(xiàng)目,完成項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。報(bào)告包括幾個(gè)方面:項(xiàng)目實(shí)施背景、項(xiàng)目實(shí)施的主要目標(biāo)、系統(tǒng)應(yīng)用的產(chǎn)品和模塊、項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)用范圍和項(xiàng)目實(shí)施成果概述。
2會(huì)計(jì)電算化實(shí)施方法可以規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)
2.1缺乏控制的風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目實(shí)施范圍界定不清、缺乏控制,造成項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中范圍無(wú)限擴(kuò)大,使項(xiàng)目失控陷入泥潭,無(wú)法收尾;沒(méi)有制訂出有效的項(xiàng)目整體實(shí)施策略與方法,在實(shí)施過(guò)程中缺乏整體的實(shí)施指導(dǎo)思想,造成項(xiàng)目無(wú)法達(dá)成既定目標(biāo)。通過(guò)建立項(xiàng)目組織、制定總體實(shí)施方法、策略等工作內(nèi)容可使上述風(fēng)險(xiǎn)得到避免。
2.2業(yè)務(wù)需求關(guān)注點(diǎn)過(guò)大的風(fēng)險(xiǎn)
業(yè)務(wù)需求關(guān)注點(diǎn)應(yīng)是在項(xiàng)目實(shí)施周期內(nèi)可以解決或基本可以解決的業(yè)務(wù)需求,也就是要突出、確定在項(xiàng)目實(shí)施周期內(nèi)的實(shí)施重點(diǎn),避免關(guān)注業(yè)務(wù)需求的細(xì)節(jié)及軟件功能完美性。
2.3電算化人才缺乏的風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目啟動(dòng)初期,就已經(jīng)物色好相關(guān)人員并做針對(duì)性的培養(yǎng),使其在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中及將來(lái)項(xiàng)目的應(yīng)用中發(fā)揮引領(lǐng)作用。同時(shí),通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)、最終用戶培訓(xùn)等一系列的培訓(xùn),確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng),對(duì)電算化系統(tǒng)上線后的正常運(yùn)用起了很大的作用。
2.4推倒重做的風(fēng)險(xiǎn)
只有對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)和有充分的理解和認(rèn)識(shí),制訂的業(yè)務(wù)解決方案才不會(huì)脫離企業(yè)實(shí)際,避免了達(dá)不到預(yù)期的效果以至實(shí)施工作推倒重做的結(jié)果,并且可以減少上線準(zhǔn)備的工作量、系統(tǒng)上線的難度等等。
3注意事項(xiàng)
3.1實(shí)施方法的原則
�、傩栽瓌t:實(shí)施方法是項(xiàng)目實(shí)施工作的指南,是幫助顧問(wèn)形成良好工作習(xí)慣和風(fēng)格的工具,是確保項(xiàng)目按目標(biāo)、按計(jì)劃順利進(jìn)展的策略和方法。
②計(jì)劃性原則:“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的任何工作都要在計(jì)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行,雙方取得一致意見(jiàn)并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。只有這樣才能分清責(zé)任,保證項(xiàng)目進(jìn)展。
�、垡�(guī)范性原則:“沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓”,嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地按照實(shí)施方法原則的要求進(jìn)行實(shí)施工作,是實(shí)施顧問(wèn)專業(yè)化的前提條件。
3.2確保實(shí)施方法的貫徹執(zhí)行,需要通力合作
項(xiàng)目實(shí)施是一項(xiàng)集體合作進(jìn)行的工程,需要企業(yè)與顧問(wèn)緊密結(jié)合、通力合作。只有這樣,才能有效地做好系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)切換等各項(xiàng)工作,實(shí)現(xiàn)知識(shí)與技能的轉(zhuǎn)移,為企業(yè)培養(yǎng)懂得經(jīng)營(yíng)管理并掌握現(xiàn)代管理手段的骨干人才;才能保證專業(yè)的項(xiàng)目管理服務(wù),確保企業(yè)會(huì)計(jì)電算化項(xiàng)目實(shí)施后系統(tǒng)的成功應(yīng)用。
4結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)在穩(wěn)步推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的同時(shí),還應(yīng)逐步推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化的進(jìn)程。會(huì)計(jì)信息化的未來(lái)發(fā)展方向應(yīng)按照國(guó)家經(jīng)貿(mào)委《國(guó)有大中型企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度和加強(qiáng)管理的基本規(guī)范》中的要求,加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,密切跟蹤信息技術(shù)的發(fā)展,積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段,通過(guò)運(yùn)用企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)等管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理的信息化。企業(yè)資源規(guī)劃是將企業(yè)各部門(mén)包括、會(huì)計(jì)、生產(chǎn)、物料管理、品質(zhì)管理、銷售與分銷、資源管理等利用信息技術(shù)進(jìn)行整合,連接成一個(gè)整體。其管理思想的核心是實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈和企業(yè)內(nèi)部流程的有效管理。依托ERP等信息技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中的不斷應(yīng)用,會(huì)計(jì)電算化包括的內(nèi)容將發(fā)生根本改變,會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用將得到充分的發(fā)揮。
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