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會(huì)計(jì)畢業(yè)論文-采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的一些經(jīng)驗(yàn)體會(huì)

時(shí)間:2023-03-03 06:52:54 會(huì)計(jì)畢業(yè)論文 我要投稿
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會(huì)計(jì)畢業(yè)論文-采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的一些經(jīng)驗(yàn)體會(huì)

   

  我們?cè)邮苣骋还I(yè)企業(yè)的委托,為該企業(yè)提供采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的咨詢服務(wù),并對(duì)其內(nèi)部控制制度重新進(jìn)行了設(shè)計(jì),F(xiàn)將其中采購(gòu)業(yè)務(wù)部分的一些設(shè)計(jì)心得介紹給大家。

會(huì)計(jì)畢業(yè)論文-采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的一些經(jīng)驗(yàn)體會(huì)

該單位采購(gòu)業(yè)務(wù)情況

該公司的采購(gòu)物資主要有原材料、五金配件、包裝材料等。其采購(gòu)業(yè)務(wù)分別由供應(yīng)科、生產(chǎn)科、包裝車間三個(gè)不同的部門負(fù)責(zé),三個(gè)部門各自負(fù)責(zé)自己采購(gòu)物資的保管。我們分別對(duì)以上三個(gè)部門的內(nèi)部控制制度進(jìn)行了請(qǐng)購(gòu)單制度的測(cè)試、定貨控制制度的測(cè)試、貨物驗(yàn)收制度的測(cè)試、退貨和折讓控制制度的測(cè)試,并與各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)人員進(jìn)行訪談。從表面上看,三個(gè)單位本身的內(nèi)部控制較好:能依據(jù)公司下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu);根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)研市場(chǎng),在此基礎(chǔ)上書寫調(diào)研報(bào)告并將調(diào)研報(bào)告交給主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù);采購(gòu)、過(guò)磅或驗(yàn)點(diǎn)入庫(kù)、質(zhì)檢、統(tǒng)計(jì)等崗位已分開且相互牽制;大型設(shè)備的采購(gòu)也在事先作到了可行性分析和招投標(biāo)。但是經(jīng)過(guò)細(xì)心分析判斷和進(jìn)一步的訪談后,我們發(fā)現(xiàn)內(nèi)控設(shè)計(jì)方面還存在著很多缺陷:

1.機(jī)構(gòu)設(shè)置和主管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)劃分

采購(gòu)分別由三個(gè)部門進(jìn)行,多頭采購(gòu)現(xiàn)象嚴(yán)重,增加了設(shè)立機(jī)構(gòu)和人員的重置成本,也增加了內(nèi)控對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制難度和在采購(gòu)中存在舞弊行為的可能性;采購(gòu)物資的質(zhì)檢分別由三個(gè)采購(gòu)部門為主來(lái)驗(yàn)收,使采購(gòu)物資的質(zhì)量高低難有保證;三個(gè)采購(gòu)部門分別將采購(gòu)物資存放在自己的倉(cāng)庫(kù)內(nèi),可能失去采購(gòu)和倉(cāng)儲(chǔ)的相互制約,如盤盈、盤虧時(shí)若兩者合二為一會(huì)增加舞弊的可能性;包裝車間領(lǐng)用本車間保管的包裝物,而包裝過(guò)程中具體的損耗又由自己核算,這樣領(lǐng)用多少、生產(chǎn)損耗多少就無(wú)相應(yīng)的制約和牽制。

2.具體內(nèi)控環(huán)節(jié)方面

生產(chǎn)計(jì)劃制定的參與部門只包括經(jīng)理、生產(chǎn)部門和銷售部門的主管領(lǐng)導(dǎo),無(wú)廣泛的參與性和民主性,這樣制定的生產(chǎn)計(jì)劃難免缺少科學(xué)性;雖有市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告,但由采購(gòu)部門自己書寫,內(nèi)容簡(jiǎn)單且無(wú)外部證據(jù)來(lái)證明其公證性;長(zhǎng)期由幾個(gè)老客戶供應(yīng)包裝物,可能會(huì)失去應(yīng)有的競(jìng)爭(zhēng),如價(jià)格和質(zhì)量;對(duì)于大型設(shè)備的采購(gòu)內(nèi)控設(shè)計(jì)和執(zhí)行都較好,但對(duì)于日常五金配件的采購(gòu)則由生產(chǎn)經(jīng)理隨意指派生產(chǎn)部門、設(shè)備管理部門甚至個(gè)人進(jìn)行采購(gòu),存在多頭采購(gòu)現(xiàn)象,對(duì)于少量和日常五金配件的采購(gòu)存在內(nèi)控上的空白。

我們?yōu)槠涮峁┑耐晟撇少?gòu)內(nèi)控對(duì)策

1.機(jī)構(gòu)重組與主管領(lǐng)導(dǎo)之間職責(zé)的重新劃分

(1)成立單獨(dú)的倉(cāng)儲(chǔ)部門以收回供應(yīng)處、生產(chǎn)科、包裝車間、銷售部門的倉(cāng)庫(kù)保管職能,倉(cāng)庫(kù)保管的人員由新成立的倉(cāng)儲(chǔ)部門來(lái)管理,并對(duì)這些倉(cāng)庫(kù)保管人員進(jìn)行定期的輪流以減少串通舞弊行為。

(2)成立專門的供應(yīng)中心負(fù)責(zé)全公司的物資采購(gòu)收回供應(yīng)處、生產(chǎn)科、包裝車間的采購(gòu)職能,供應(yīng)中心職能只是調(diào)研市場(chǎng)與物資采購(gòu)。

(3)成立價(jià)格委員會(huì)或由一獨(dú)立的部門根據(jù)采購(gòu)部門的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告及自己的核實(shí)情況,由生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門共同參與來(lái)選擇供應(yīng)商。

(4)質(zhì)檢科改為一個(gè)中立部門,并賦予相應(yīng)明確的權(quán)責(zé),如無(wú)質(zhì)檢報(bào)告?zhèn)}儲(chǔ)部門不能收貨入庫(kù),財(cái)務(wù)不能開票、付款。

(5)對(duì)于主管經(jīng)理人員的職責(zé),應(yīng)根據(jù)不相容職務(wù)不能混崗的原則作出的調(diào)整,以達(dá)到相互制約的目的。我們認(rèn)為,倉(cāng)儲(chǔ)部門、質(zhì)檢科、供應(yīng)中心、價(jià)格委員會(huì)應(yīng)當(dāng)歸屬于不同的主管經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。

2.采購(gòu)內(nèi)控環(huán)節(jié)的完善

(1)生產(chǎn)計(jì)劃指定的參與部門應(yīng)包括:請(qǐng)購(gòu)部門、預(yù)算管理部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、供應(yīng)部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門。同時(shí)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度,依據(jù)購(gòu)置物品的類型,確定歸口管理部門,授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán),并明確相關(guān)部門和人員的職責(zé)。公司再根據(jù)請(qǐng)購(gòu)物品的類型和數(shù)量、價(jià)值來(lái)判斷是否由公司集體來(lái)決定。

(2)在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告時(shí)應(yīng)附供應(yīng)商的價(jià)格表、質(zhì)量等級(jí)、供應(yīng)量、電話、地址,并需經(jīng)企管部門審核其真實(shí)性和全面性。企管部門還應(yīng)定期對(duì)目前供應(yīng)商的信譽(yù)、價(jià)格、質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估,并向另外一些有實(shí)力和能力的供應(yīng)商發(fā)出詢證函索要價(jià)格表。企管部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案內(nèi)容包括:地址、電話、價(jià)格、質(zhì)量指標(biāo)、折扣和付款條件、以往采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格等,以便及時(shí)核對(duì)與查找。

(3)將經(jīng)審核后的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告交給某一機(jī)構(gòu)或?qū)iT成立的委員會(huì)(可由采購(gòu)、企管、使用、財(cái)務(wù)等部門參加)來(lái)批復(fù)供應(yīng)商和價(jià)格時(shí),不能由采購(gòu)部門單獨(dú)決定。

(4)通常用的大宗原材料、包裝物和五金配件的采購(gòu)則應(yīng)進(jìn)行招投標(biāo)通過(guò)招標(biāo)委員會(huì)來(lái)選擇供應(yīng)商。并且,每年應(yīng)引入一定的新供應(yīng)商,以增強(qiáng)供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。

(5)質(zhì)檢人員、財(cái)務(wù)人員不準(zhǔn)和客戶見面,以減少舞弊和付款時(shí)的人情付款或者由使用部門、采購(gòu)部門、質(zhì)檢科及指定技術(shù)人員到場(chǎng),按計(jì)劃單、合同書驗(yàn)收,如一項(xiàng)不合格則不予接受。驗(yàn)收時(shí)采購(gòu)人員回避,但驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)通知采購(gòu)人員,便于及時(shí)解決問(wèn)題。

(6)五金配件的使用和采購(gòu)必須經(jīng)過(guò)設(shè)備管理部門的認(rèn)可和主管經(jīng)理審批之后應(yīng)提交給財(cái)務(wù)或預(yù)算部門,如在預(yù)算范圍之內(nèi)則予以批準(zhǔn)。并將批準(zhǔn)文件視情況分交采購(gòu)或倉(cāng)儲(chǔ)部門,之后才能予以采購(gòu)或配件更換。

(7)設(shè)備特別是五金配件應(yīng)交給專門采購(gòu)部門或由采購(gòu)部門、設(shè)備管理部門、生產(chǎn)部門共同參與進(jìn)行采購(gòu),對(duì)于金額較大的設(shè)備則應(yīng)成立相應(yīng)的專門采購(gòu)小組負(fù)責(zé)采購(gòu)。

幾點(diǎn)啟示

1.關(guān)于材料采購(gòu)控制點(diǎn)的設(shè)立

目前一般認(rèn)為,在材料采購(gòu)方面一般由五個(gè)控制點(diǎn)進(jìn)行控制,即申請(qǐng)、計(jì)劃、合同、驗(yàn)收、入庫(kù)。設(shè)立這五個(gè)控制點(diǎn)無(wú)疑是正確的。但是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下,各種經(jīng)濟(jì)成分同時(shí)并存和價(jià)格機(jī)制調(diào)節(jié)作用的日益加強(qiáng),采購(gòu)業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況引入市場(chǎng)調(diào)研和招標(biāo)投標(biāo)這一控制點(diǎn)。這樣可以通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的信用、規(guī)模、質(zhì)量、價(jià)格等方面的了解避免上當(dāng)受騙,如期履行合同;可買到物美價(jià)廉的材料設(shè)備;還可杜絕不正之風(fēng)。

引入這一控制點(diǎn),企業(yè)可先將采購(gòu)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購(gòu)原則通過(guò)信函、電話、網(wǎng)絡(luò)等方式告訴供應(yīng)商;供應(yīng)商會(huì)發(fā)函或派人將有關(guān)產(chǎn)品說(shuō)明書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)證明、價(jià)格表等送給企業(yè);企業(yè)再?gòu)闹泻Y選出規(guī)模大的、質(zhì)量好的、價(jià)格低、歷史悠久的供應(yīng)商進(jìn)行考察;而后企業(yè)將了解的信息匯總,擬訂招投標(biāo),并最終選定供應(yīng)商。企業(yè)對(duì)于原材料的采購(gòu)可進(jìn)行每年一次的招投標(biāo),以增強(qiáng)現(xiàn)有供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。這就是許多企業(yè)推崇的揚(yáng)出去、收回來(lái)、走出去、定下來(lái)的采購(gòu)方法。因此,我們認(rèn)為,對(duì)于企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)可增加市場(chǎng)調(diào)研和招標(biāo)投標(biāo)這一控制點(diǎn)。如無(wú)這一環(huán)節(jié),就難以降低材料的高成本和避免采購(gòu)中的不正之風(fēng),即便是后五個(gè)控制點(diǎn)設(shè)計(jì)和執(zhí)行都很好。

2.關(guān)于采購(gòu)的內(nèi)部控制

對(duì)于許多國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō),按照業(yè)務(wù)職能進(jìn)行各主管經(jīng)理的分工是一種十分常見的模式,比如,生產(chǎn)物資的采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、質(zhì)檢、生產(chǎn)屬于生產(chǎn)經(jīng)理負(fù)責(zé);包裝物的采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、質(zhì)檢、運(yùn)輸、營(yíng)銷屬于銷售經(jīng)理負(fù)責(zé);財(cái)務(wù)經(jīng)理和人事經(jīng)理則不管銷售、生產(chǎn)方面的事。這種模式雖可便于企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、銷售等方面的協(xié)調(diào),但是這種模式在目前情況下可能在內(nèi)控方面出現(xiàn)極大缺陷。我們認(rèn)為,對(duì)于采購(gòu)的內(nèi)部控制還應(yīng)該明確采購(gòu)的不同環(huán)節(jié)應(yīng)由不同部門執(zhí)行,這些部門向不同的經(jīng)理負(fù)責(zé),以形成不同部門和經(jīng)理之間的相互制約和牽制,減少采購(gòu)過(guò)程中通常所存在的“貓膩”。

3.在對(duì)該企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控的設(shè)計(jì)方案中,事務(wù)所將三個(gè)部門的采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、質(zhì)檢職能進(jìn)行了合并,并將采購(gòu)環(huán)節(jié)中的一些控制職能如價(jià)格審議由另一部門負(fù)責(zé),重新對(duì)企業(yè)部門之間的職能進(jìn)行了劃分。這樣既可完善內(nèi)控,也可達(dá)到優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、減員增效的目的。我們認(rèn)為,在設(shè)計(jì)內(nèi)部控制的過(guò)程中不應(yīng)將內(nèi)控設(shè)計(jì)只看成內(nèi)控的事,而應(yīng)和企業(yè)管理的其他方面的改革結(jié)合起來(lái)。

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