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會計軟件中設計反記帳功能探討
摘要：反記帳功能在電算化會計信息系統(tǒng)經(jīng)濟業(yè)務處理發(fā)生錯誤等情況下有著無可替代的作用。當然，作為會計軟件的一個非常用功能，對其使用必須設置嚴格的限制條件。反記帳過程的數(shù)據(jù)處理設計一般可以采用在未記帳憑證庫中保留已記帳憑證記錄，或者將未記帳憑證庫與帳薄數(shù)據(jù)庫合而為一 ，只設置一個統(tǒng)一的記帳憑證庫兩種方法。
關鍵詞：會計軟件、反記帳、使用限制條件、數(shù)據(jù)處理
無論在手工會計還是在電算化會計中，都要根據(jù)已審核的記帳憑證登記帳薄，稱之為記帳，而反記帳則是將已經(jīng)登記入帳的會計數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復到記帳前的狀態(tài)，它是記帳的逆操作，也是電算化會計系統(tǒng)中才有的一個概念。會計軟件中要不要設有反記帳功能，一直存在激烈的爭論。因此即使會計軟件界在功能設計上借鑒成風的今天，反記帳功能卻遭遇迥異，金蝶第一個吃了螃蟹，在其“會計風暴”中加上了反記帳功能，而用友、安易等老牌會計軟件商則不以為然，拒絕反記帳功能在其軟件上“安家”。他們認為會計數(shù)據(jù)記帳后就不能修改，唯其如此，才能保證會計信息的質量和可信度，在人們對電子會計數(shù)據(jù)能否作為審計依據(jù)還存在種種爭議的情況下，反記帳功能將更加給人以一種不安全感。筆者認為，反記帳功能是電算化會計系統(tǒng)經(jīng)濟業(yè)務處理結果發(fā)生錯誤時予以修正的理想方式，只要在設計時能充分考慮到其各種不足，對其使用設置嚴格的限制條件，就完全可以使其成會計軟件功能的一部分。
—、反記帳功能的作用
反記帳功能在下述情況發(fā)生時，有著無可替代的作用：
1、大量的錯誤憑證被登記入帳 這種情況在電算化會計系統(tǒng)投入使用初期，尤其在試運行期間，非常容易發(fā)生。如果沒有反記帳功能，則只能編制大量的錯帳更正憑證予以更正，從而導致帳薄中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用；也不利于審計工作的進行----當審計人員查到一筆又一筆的錯帳時，它們也許在后續(xù)的憑證中進行了更正，這種情況大量出現(xiàn)時，會使審計人員對錯弊產生麻痹思想，影響審計工作的效率和查錯能力。如果有反記帳功能就可以先取消記帳，把錯誤憑證全部修正后再重新記帳，帳薄中的冗余信息就可以大大減少，帳薄信息就會簡潔明了，便于利用。
2、帳證不符 手工會計中由于會計人員的粗心，常常發(fā)生過帳錯誤，導致帳證不符，這時一般利用劃線更正法予以更正。在電算化會計信息系統(tǒng)中，記帳實質是將記帳憑證庫的有關數(shù)據(jù)轉入帳簿數(shù)據(jù)庫中，而且正式過帳前要先對所記帳憑證進行平衡校驗，以保證其正確性，所以帳證一般是相符的。但是當電算化會計系統(tǒng)遭受計算機病毒的侵襲，或者存放會計帳簿數(shù)據(jù)的計算機硬盤扇區(qū)遭受物理損害，或者帳簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動電算化會計軟件的情況下被人為非法篡改，這就完全可能導致帳證不符。無論是帳簿錯誤還是憑證錯誤，或者帳證都有錯誤，都無法象手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或赤字沖消法來更正，最好的辦法就是反記帳。如果憑證數(shù)據(jù)正確，僅僅是帳簿記錄有誤，取消錯誤的帳簿后將正確的憑證轉入過來即可；如果是憑證有誤，則不管帳簿記錄是否正確均應先取消帳簿記錄數(shù)據(jù)，再對錯誤憑證一一進行修改，審核無誤后重新登記入帳。
3、記帳過程意外中斷 在手工會計中，這也許不成為一個問題，記帳人員只須隨后續(xù)接下去登記就可以了。但在電算化會計系統(tǒng)中，記帳是由計算機自動進行的，當意外斷電、病毒侵襲等非常事件導致記帳過程被意外中斷時，財會人員無法了解計算機到底已經(jīng)登錄了多少張憑證，因而也就無法在系統(tǒng)恢復正常后續(xù)接下去記帳了。也許從理論上說，對計算機和會計軟件精通的人能通過查詢帳簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法，獲知記帳過程中斷時已登記的憑證，但對普通的電算化會計人員來說，這是不現(xiàn)實的。而且即使獲知意外中斷時已登記的憑證數(shù)，會計軟件也不允許續(xù)接記帳，唯一的辦法就是設置反記帳功能。對此，《會計核算基本功能規(guī)范》也規(guī)定，會計軟件“應當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關機及其他原因引起內部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)的功能”。這里的最近狀態(tài)就是對最后一次記帳進行反記帳后的狀態(tài)。
二、反記帳功能使用條件設計
反記帳功能顯然不是一個常用的功能，它只有在前述特殊情況下才能使用。如果濫用反記帳功能，則不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此為反對在會計軟件中設計反記帳功能的理由。因此，對其使用必須嚴格限制。其限制條件至少必須包括：
1、操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權的原記帳人 在電算化會計系統(tǒng)中，記帳人員應對帳簿的正確性負完全責任，誰記帳有誤就只能由誰負責修正。反記帳功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤帳簿記錄以后重新正確記帳，從本質上講，它也是對錯帳的一種更正行為。為了保證記帳操作的嚴肅性，避免濫用反記帳功能，操作者必須同時得到系統(tǒng)管理員授權才能實施反記帳。
２、只能在結帳前進行 結帳就是在本期經(jīng)濟業(yè)務全部處理完畢，并被認為正確后予以封帳，使本期的經(jīng)濟業(yè)務固定下來。進行結帳操作就意味著本期已經(jīng)沒有經(jīng)濟業(yè)務需要處理，因而不但不允許輸入本期的記帳憑證，也不允許對本期經(jīng)濟業(yè)務進行記帳和反記帳。
3、只能按憑證號或日期逆序連續(xù)進行 記帳是按日期和憑證號順序進行的，只有按其逆序連續(xù)取消帳簿數(shù)據(jù)庫的記錄，才能保證重新記帳的正常進行。這就意味著，反記帳的范圍應該以帳簿數(shù)據(jù)庫的最后一條記錄或者說是最后一張已記帳憑證為起點，依逆序前溯定位，來確定反記帳的記錄數(shù)，而不能允許從帳簿數(shù)據(jù)庫中間任意抽取幾條記錄（不管是否是連續(xù)）作為反記帳的范圍。
三、反記帳過程的數(shù)據(jù)處理
反記帳是記帳的逆操作，從某種意義上說，它也是記帳的一
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