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探析企業(yè)銷售與收款的內(nèi)部控制
摘要：會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，對(duì)內(nèi)部控制制度提出了新的要求，手工會(huì)計(jì)下所采用的內(nèi)部控制制度已不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)的需要。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，大大提高了會(huì)計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性，能為用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，是會(huì)計(jì)事業(yè)發(fā)展史無(wú)前例的飛躍。但這個(gè)飛躍也給審計(jì)工作帶來(lái)很大的影響。
關(guān)鍵詞：電算化；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制；控制活動(dòng)
當(dāng)企業(yè)產(chǎn)品在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的條件下，要實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，銷售業(yè)務(wù)的關(guān)鍵作用越來(lái)越明顯。擴(kuò)大市場(chǎng)占有率、提高銷售額是降低成本的主要途徑。所有的投資戰(zhàn)略分析以及企業(yè)的年度財(cái)務(wù)計(jì)劃無(wú)不從確定市場(chǎng)銷售預(yù)測(cè)開始。企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理者都非常清楚，沒有銷售就沒有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，銷售是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的龍頭。因此，所有企業(yè)無(wú)不對(duì)銷售和市場(chǎng)開發(fā)給予極大的關(guān)注。當(dāng)然，挑戰(zhàn)、機(jī)遇和風(fēng)險(xiǎn)并存，銷售與收款已經(jīng)成為企業(yè)管理中非常復(fù)雜而且比較難控制的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的幾率也在不斷增加。
一、企業(yè)銷售與收款的風(fēng)險(xiǎn)
在制造行業(yè)中，銷售與收款是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)非常重要的工作，其基本包括6個(gè)環(huán)節(jié)——市場(chǎng)推廣、銷售合同談判和簽訂、客戶服務(wù)、發(fā)貨、開具發(fā)票確認(rèn)應(yīng)收賬款、收款。銷售與收款環(huán)節(jié)中，收款是最后一個(gè)環(huán)節(jié)，體現(xiàn)前面環(huán)節(jié)的成果，如果前面各環(huán)節(jié)出現(xiàn)舞弊風(fēng)險(xiǎn)，將會(huì)給收款環(huán)節(jié)留下很大的財(cái)產(chǎn)損失風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)銷售業(yè)務(wù)質(zhì)量的高低完全可以體現(xiàn)在應(yīng)收賬款的變化上，從財(cái)務(wù)上看，會(huì)計(jì)科目應(yīng)收賬款的借方反映銷售額的多少，貸方反映貨款回收的多少，余額則反映沒回收的貨款還有多少，所以如果銷售與收款的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生了，最終會(huì)體現(xiàn)為企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中贏得主動(dòng)，抓住商機(jī)，除了要提高產(chǎn)品質(zhì)量、改善售后服務(wù)外，還要運(yùn)用賒銷方式來(lái)擴(kuò)大銷售，只要有賒銷就必定有應(yīng)收賬款。在當(dāng)今中國(guó)，商品與勞務(wù)的賒銷、賒供已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的一個(gè)基本特征。而商品、勞務(wù)賒銷的結(jié)果，一方面擴(kuò)大了企業(yè)產(chǎn)品的銷路，增加了產(chǎn)品銷售收入，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力和經(jīng)濟(jì)效益，另一方面又形成了一定的應(yīng)收賬款，增加了企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。隨著這一銷售方式的普遍運(yùn)用，不少企業(yè)應(yīng)收賬款占總資產(chǎn)及流動(dòng)資產(chǎn)的比重居高不下，嚴(yán)重影響了資金周轉(zhuǎn)，甚至產(chǎn)生大量的呆壞賬，給企業(yè)帶來(lái)極大的財(cái)產(chǎn)損失。因此，企業(yè)必須采取措施，制定合理有效的管理辦法，加強(qiáng)銷售與收款中各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管理，特別是做好應(yīng)收賬款的事先預(yù)防、事中監(jiān)督和事后回收等管理工作，以保證應(yīng)收賬款的合理占用水平和收款安全，降低財(cái)產(chǎn)損失帶來(lái)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)的重要工作，筆者在某公司了解到，年銷售3億多元，應(yīng)收賬款平均余額在1.4億元，已經(jīng)核銷的壞死賬累計(jì)2200萬(wàn)元，賬面還有呆賬2100萬(wàn)元，2年以上賬齡的應(yīng)收賬款占總應(yīng)收的16％。企業(yè)在市場(chǎng)擴(kuò)張過程中，怎樣控制收款風(fēng)險(xiǎn)，怎樣平衡占領(lǐng)市場(chǎng)和賒銷風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)系是應(yīng)該考慮的問題。
二、銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)控制的方法探討
1、職能分離法
職能分離法適用于預(yù)防企業(yè)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的舞弊風(fēng)險(xiǎn)，銷售一收款循環(huán)也不例外。很多企業(yè)中，銷售一收款循環(huán)過程一直由銷售部獨(dú)立負(fù)責(zé)，這種獨(dú)家控制銷售一收款業(yè)務(wù)的好處是能夠提高工作效率。但是，同時(shí)也增加了潛在的風(fēng)險(xiǎn)。比如銷售人員出賣企業(yè)信息資料，侵吞市場(chǎng)推廣費(fèi)，自己開公司銷售本企業(yè)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品，參與制造仿冒本企業(yè)產(chǎn)品，貪腐挪用銷售貨款以及濫用公關(guān)交際費(fèi)用等等。為了預(yù)防這些問題，企業(yè)可將銷售一收款業(yè)務(wù)循環(huán)中的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行拆分。例如，將前期的市場(chǎng)拓展和銷售合同簽訂、客戶信用評(píng)估以及售后服務(wù)進(jìn)行分割；銷售人員的業(yè)務(wù)主要集中在市場(chǎng)拓展和銷售合同簽訂；客戶服務(wù)由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)；信用評(píng)估則由獨(dú)立的信用管理部或財(cái)務(wù)部信用管理人員負(fù)責(zé)；銷售發(fā)貨則由物流部組織安排；銷售人員催款，而貨款回收則由財(cái)務(wù)部為主負(fù)責(zé)辦理。
2、建立客戶信用評(píng)估和控制機(jī)制
在簽訂銷售合同以及辦理銷售發(fā)貨的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，一個(gè)非常重要的控制環(huán)節(jié)就是客戶信用評(píng)估。過去由于企業(yè)對(duì)客戶信用評(píng)估不重視，為了占領(lǐng)市場(chǎng)盲目擴(kuò)大客戶源，為日后銷售收款埋下了巨大的隱患。一些銷售業(yè)務(wù)人員更是利用企業(yè)信用管理的漏洞，冒險(xiǎn)向不該發(fā)貨的“特殊客戶”大量發(fā)貨，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)巨額的壞賬損失。這就是業(yè)務(wù)人員舞弊活動(dòng)的后果。為此，規(guī)模到了一定程度的成熟企業(yè)紛紛建立了客戶信用評(píng)估控制程序，并建立了獨(dú)立于銷售部門的信用管理部。當(dāng)銷售業(yè)務(wù)人員和客戶談判簽訂銷售合同前，必須事先經(jīng)過信用管理部門的調(diào)查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。銷售部門提出的賒銷額度，事先也必須獲得信用管理部門的審核并經(jīng)過主管副總或總經(jīng)理的批準(zhǔn)。當(dāng)銷售業(yè)務(wù)人員向物流部提出發(fā)貨申請(qǐng)前，必須經(jīng)過信用管理部的核查，確保發(fā)貨額度控制在已經(jīng)批準(zhǔn)的賒銷限額之內(nèi)。信用管理部門有權(quán)根據(jù)客戶的資信情況和過去的付款情況拒絕或批準(zhǔn)銷售發(fā)貨申請(qǐng)。
信用評(píng)估部門須了解客戶信息，建立客戶檔案，對(duì)客戶資料實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新，為評(píng)定客戶的信用等級(jí)提供依據(jù)，依此確定采用不同的銷售方式。
國(guó)際大公司實(shí)踐證明，有效的信用控制可以極大地預(yù)防銷售業(yè)務(wù)中應(yīng)收賬款的安全風(fēng)險(xiǎn)。
3、建立客戶訪問和應(yīng)收賬款對(duì)賬制度
作為控制和預(yù)防銷售舞弊風(fēng)險(xiǎn)的重要政策，企業(yè)可以制定內(nèi)控和內(nèi)審人員對(duì)客戶進(jìn)行訪問的制度。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)可定期或不定期訪問客戶，內(nèi)控人員也應(yīng)當(dāng)在對(duì)被審計(jì)單位的客戶進(jìn)行隨機(jī)抽查訪問，可以直接了解客戶對(duì)被審計(jì)企業(yè)銷售業(yè)務(wù)人員的看法，以及對(duì)公司客戶服務(wù)水平的反饋意見；企業(yè)的財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款主管人員以及信用部人員也應(yīng)當(dāng)對(duì)客戶定期進(jìn)行對(duì)賬。達(dá)到對(duì)本企業(yè)銷售業(yè)務(wù)人員遵守企業(yè)規(guī)定起到監(jiān)督作用。
4、制定嚴(yán)格的銷售收款政策
保證銷售貨款安全、及時(shí)足額返回企業(yè)是一項(xiàng)重要工作。財(cái)務(wù)部是應(yīng)收賬款和收款業(yè)務(wù)的主體。企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定禁止銷售業(yè)務(wù)人員收取現(xiàn)金貨款，同時(shí)盡可能要求客戶直接向公司指定賬戶匯款支付銷售貨款。對(duì)于一些臨時(shí)需要支付現(xiàn)金或承兌匯票的客戶，則應(yīng)當(dāng)制定程序要求客戶或銷售業(yè)務(wù)人員提前向公司財(cái)務(wù)部主管和其銷售主管報(bào)告具體的付款時(shí)間、付款數(shù)額、付款方式以及攜帶轉(zhuǎn)賬的安全措施。預(yù)防相關(guān)業(yè)務(wù)人員內(nèi)外勾結(jié)實(shí)施貪腐、挪用、截留等舞弊行為。企業(yè)內(nèi)控人員、財(cái)務(wù)主管以及銷售業(yè)務(wù)主管應(yīng)當(dāng)定期對(duì)銷售回款進(jìn)行監(jiān)督檢查，抽查核對(duì)與客戶的往來(lái)賬務(wù)，預(yù)防舞弊行為的發(fā)生。
5、建立應(yīng)收賬款分析、催收和預(yù)警制度
企業(yè)要建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷售部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，財(cái)務(wù)部門有權(quán)督促銷售部門加緊催收。應(yīng)收賬款超過2年會(huì)失去訴訟時(shí)效，企業(yè)應(yīng)按季度分析賬齡，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警程序，向貨款清收部門預(yù)警接近訴訟時(shí)效的應(yīng)收賬款，以及時(shí)采取財(cái)產(chǎn)保全、法律訴訟等措施，對(duì)催收無(wú)效的逾期應(yīng)收賬款通過法律程序予以解決，最低程度降低應(yīng)收賬款形成壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。
6、建立確認(rèn)制度
建立確認(rèn)制度。要求銷售人員做到，及時(shí)取得客戶的收貨確認(rèn)函和收到發(fā)票確認(rèn)函，銷售部門負(fù)責(zé)專門整理和保存，避免對(duì)方惡意拖欠或貨物丟失，造成公司損失。
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