電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制措施與方法

摘　要：隨著計算機在會計領域的應用與普及，會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計信息系統(tǒng)。由此，加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當前企業(yè)要解決的首要問題。
　　關鍵詞：會計信息系統(tǒng)；控制措施；方法
　　隨著計算機在會計領域的應用與普及，會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計信息系統(tǒng)，傳統(tǒng)的會計核算手段、操作技能、信息傳輸及應用環(huán)境、內(nèi)部會計監(jiān)督對象等都發(fā)生重大變化，這使在與之相應的會計理論基礎上形成的會計核算的內(nèi)容、方法、程序和對象發(fā)生了重大變化，電算化會計信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計工作帶來了全新的變革。因此，加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當前企業(yè)要解決的首要問題。
　　一、電算化環(huán)境下內(nèi)部控制系統(tǒng)風險分析
　�。ㄒ唬┸浖�開發(fā)和設計中存在的風險
　　現(xiàn)有的通用財務軟件中，由于財務信息軟件開發(fā)人員考慮問題不夠全面，在財務軟件開發(fā)過程中，難以與實際工作中的一些情況相吻合，開發(fā)的軟件存在微小漏洞，給犯罪分子以可乘之機，正是這一空隙，犯罪分子運用技術化、智能化等高科技手段進行犯罪活動。
　�。ǘ�）人為風險
　　雖然企業(yè)應用現(xiàn)代化管理工具替代了陳舊落后、繁瑣的手工核算，減輕了會計人員的重復勞動，但企業(yè)管理者在思想觀念上沒能及時轉(zhuǎn)變，嚴格而科學管理往往只停留在形式上。犯罪分子利用內(nèi)部防范制度的薄弱環(huán)節(jié)，不惜以身試法，利用合法身份，濫用或盜用操作密碼進行越權操作，從而達到侵吞企業(yè)財產(chǎn)的目的。例如密碼過于簡單、電算主管授權沒有嚴格按照要求辦理、財務系統(tǒng)中的初始數(shù)據(jù)和記賬憑證的修改沒能按規(guī)定進行等。
　　（三）計算機安全風險
　　在財務信息化高速發(fā)展的時代，會計核算，貨幣資金，信息存儲與傳遞等都采用電子文件形式存于計算機內(nèi)，通過網(wǎng)絡進行傳輸。由于在電算化系統(tǒng)下會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡，往往使應用人員和維護人員疏忽潛在危險的存在。另外，不正常的程序結(jié)束操作也會造成存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)（如硬盤）部分或全部遭到破壞。蓄意的計算機病毒侵入并惡意攻擊，也會干擾和破壞系統(tǒng)的設置，破壞程度正常執(zhí)行及數(shù)據(jù)的完整。
　　二、電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施與方法
　�。ㄒ唬�從控制的形式上看
　　1制度控制，即完備有效的內(nèi)部控制制度是電算化內(nèi)部控制的基本保證。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。每一事物的產(chǎn)生，都有其內(nèi)在的運行規(guī)則，會計電算化代替手工也同樣有自己獨特運行規(guī)則，需要一套完備的制度來約束。
　　2組織機構(gòu)控制。隨著會計電算化的快速發(fā)展，會計機構(gòu)也應作相應的調(diào)整，如人員崗位責任制：人員崗位包括基本會計崗位和電算化崗位，其中基本會計崗位分為會計主管、出納、核算、稽核和檔案人員等。而電算化會計崗位則是操作員、電算維護員、電算主管。以上兩種工作崗位不得兼任，還要明確軟件開發(fā)人員、維護人員不能兼任操作員。建立各崗位人員的崗位責任制度，分工合理，責任明確。各崗位都得到一定的授權，并用密碼控制，防止非法操作，越權操作。這樣各崗位人員互相制約和互相牽制，從而防止違法行為的發(fā)生和及時發(fā)現(xiàn)錯誤。
　　3程序的設計和操作控制。軟件的研制、開發(fā)一定要規(guī)范，開發(fā)、研制的軟件必須進行全面、深入的調(diào)查，科學系統(tǒng)地分析和設計，必須符合財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。開發(fā)、研制出的軟件在投入運行前必須經(jīng)上級有關部門的評審、鑒定，軟件的有關文檔資料必須齊全。會計電算化操作應嚴格遵循會計業(yè)務和處理流程進行，在會計軟件中設置防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。
　　4數(shù)據(jù)的輸入、輸出和安全控制。會計電算化系統(tǒng)主要是由數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)通訊、數(shù)據(jù)保存，數(shù)據(jù)輸出幾個部分構(gòu)成。在這些環(huán)節(jié)中分析出現(xiàn)風險的可能性，分析系統(tǒng)設計過程中是否在實現(xiàn)各個功能時嵌入相應的內(nèi)部控制措施，嵌入的內(nèi)部控制措施是否發(fā)揮作用，對于一些潛在的可預見風險是否在系統(tǒng)中采取預防措施，是否對不可預見風險的處理留有系統(tǒng)空間等等。由此保證各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準確、有效和全過程會計電算化的安全完整。在會計電算化工作中，電腦原始數(shù)據(jù)是由人工事先進行審核和確認后輸入計算機內(nèi)的，因而自動處理數(shù)據(jù)的準確性完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入時的準確性。會計資料是單位的絕對機密，一旦泄露將給單位帶來不應有的損失，而磁性介質(zhì)的可復制性又使會計資料極易泄露而不易發(fā)現(xiàn)。故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應立即受到嚴格管理，以防被人竊取和篡改。存載數(shù)據(jù)介質(zhì)本身可能存在安全性能以及蓄意的計算機病毒的侵害是危害數(shù)據(jù)安全的兩大重要隱患。
　　5會計處理控制。要健全企業(yè)內(nèi)部定期檢查制度，對會計資料定期檢查，主要檢查全計電算化賬務處理正確與否，看是否遵照會計法規(guī)行事，審核費用簽字是不是符合本單位的內(nèi)控制度要求，憑證附件是否完整等。審核計算機內(nèi)部數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如輸出的工資單與職工花名冊進行對照檢查，防止錯發(fā)工資等。
　�。ǘ�）從電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制內(nèi)容來看
　　1加強制度建設，增強制度意識。純粹的制度建設，如果沒有有效的執(zhí)行，也就等于沒有了制度。我們一方面在加強制度建設的同時，應該進一步增強財務人員的制度意識，保證執(zhí)行力。當然，建立健全的會計電算化制度，是電算化正常運行的首要任務，包括建立會計電算化操作基本要求、會計電算化數(shù)據(jù)備份及軟盤管理制度、網(wǎng)絡維護和計算機病毒防治制度、電算化微機檔案管理制度等。加強領導、組織和規(guī)劃，加強財務人員有關制度意識的教育，不僅僅是企業(yè)會計信息化發(fā)展的要求，更是企業(yè)會計電算化安全、有效運行的保證。
　　2加強程序操作記錄。單位應建立日常操作記錄制度，記錄操作時間，操作人員姓名，操作內(nèi)容等。另外，軟件的修改是難以避免的，對會計軟件進行修改應經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應有書面形式的報告，經(jīng)批準后才能實施修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。

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