會計電算化替換手工賬及試運行

一、試運行　　電算化信息系統(tǒng)正式使用之前，必須與手工并行運行一段時間，以檢驗其是否達到預定目標，軟件是否有缺陷或錯誤，以及系統(tǒng)的正當性、安全性、可靠性等。這一階段稱為試運行階段。　　1、試運行的目的　　會計核算軟件，無論是自己研制或是購買的，一般在開發(fā)時已對軟件的功能及有關性能進行了測試和鑒定。但是，首先，這些測試一般是采用數(shù)據(jù)模擬方式，與單位實際會計業(yè)務相差很遠；其次，對一些通用軟件，大量的初始化定義工作如本錢核算、報表編制等，都由用戶定義，也難免出現(xiàn)差錯；此外，會計軟件是一種待殊軟件，使用時要確保萬無一失。因此，會計核算軟件必須經(jīng)過試運行才能投進正式作用。　�。�1）會計核算軟件的功能檢查。通過試運行，檢查核算軟件所能完成的功能是否達到了原設計的要求，每一功能模塊是否按規(guī)定的處理程序及完成核算業(yè)務�！　。�2）正確性檢查。通過試運行，并與手工比較，檢驗會計核算軟件在記帳、編制報表、本錢核算、工資等業(yè)務處理的正確與否�！　。�3）正當性檢查。檢查會計核算軟件是否符合財政部關于會計核算軟件的幾項規(guī)定的有關要求，是否符合財政部分制定的財務會計制度�！　。�4）可靠性、安全性檢查。檢查整個系統(tǒng)在運行過程中是否安全可靠，能否保證會計核算工作的正常進行，能否防止一些意外事故等等。　�。�5）及時性。系統(tǒng)運轉(zhuǎn)，能否保證及時提供、上報有關會計信息，包括帳、表等。　�。�6）例外情況檢查。通過試運行，及時發(fā)現(xiàn)一些原先設計時未加考慮的例外事件，并及時采取措施，改進完善軟件。　　總之，通過試運行，及時發(fā)現(xiàn)設計中的一些錯誤、，排除一些隱患，完善功能，保證會計核算軟件在投進使用后盡量不發(fā)生或少發(fā)生題目。　　2、試運行階段的主要工作　　財政部規(guī)定，會計核算軟件要經(jīng)過三個月以上的試運行。對于由財政部主持評審的商品化會計核算軟件，要求在四個以上用戶跨年度運行半年以上。　　在試運行階段，一方面手工核算工作仍要繼續(xù)，另一方面要花氣力組織并輸進計算機會計核算所需確當月數(shù)據(jù)，包括記帳憑證、本錢核算數(shù)據(jù)、職工考勤等，操縱計算機完成有關會計核算業(yè)務，并輸出所有總帳、明細帳、報表和有關核算中間結果。計算機輸出結果與手工帳表數(shù)據(jù)比較，查找差異原因，若屬軟件設計原因，就必須由有關職員修改程序，改正缺陷。　　3、試運行階段應留意的題目：　　（1）試運行階段，手工和計算機兩套系統(tǒng)同時運轉(zhuǎn)。這勢必增加財會職員的工作量。　　一般會計職員除了需多編制憑證外，還負責輸進或復核和結果分析比較等任務，工作量十分大，因此，一定要加強治理，做好思想工作，領導要大力支持，全力以赴，協(xié)調(diào)好各方面的關系，贏得有關職員特別是財會職員的理解和支持，保證試運行工作順利進行�！　。�2）試運行要取得預期效果，除了軟件性能外，還要依靠慎密的組織、嚴格的治理和較好的職員素質(zhì)。因此在此階段，要按照有關要求，有計劃有步驟開展工作，并嚴格遵照系統(tǒng)使用操縱說明書和有關治理制度。并必須配備熟悉本單位會計核算業(yè)務和計算機知識、系統(tǒng)開發(fā)知識的系統(tǒng)治理職員。，很多單位試運行時間拖得很長，有的超過幾年，甚至最后失敗，往往不是軟件本身設計題目，而是部分在這些方面跟上不，最后不得不甩掉計算機，回得手工核算狀態(tài)。　�。�3）輸進的數(shù)據(jù)尤其是憑證數(shù)據(jù)正確與否是保證手工與計算機輸出結果一致的關鍵�！　∮泿�憑證編制必須嚴格按照系統(tǒng)有關規(guī)定，不得省略有關項目、，科目必須明細到規(guī)定的最低級數(shù)，保證憑證輸進的質(zhì)量，所有記帳憑證在記帳前必須復檢，杜盡憑證重輸、漏輸�！　。�4）電算化會計信息系統(tǒng)可能在某些方面改變了原手工處理習慣和方法，因此，必須敦促會計職員按新的要求、新的方法處理，以保證核算結果的可比性�！　。�5）手工核算與計算機核算結果的一致性題目。一般情況下，這兩者結果應該一致�！　〉�由于計算機精度高，通過計算機計算出來的一些數(shù)據(jù)，與手工有一定誤差。如本錢核算中的水電汽熱費、材料差異、工資、車間經(jīng)費、治理費等用度分配，可能會出現(xiàn)幾分、幾角的誤差，導致手工與計算機核算對不起來，也到有關總帳、明細帳，最后影響有關報表。這種誤差屬正常的，不應是題目。因此對于手工與計算機核算結果不一致題目，首先應分析差異原因，是正常的還是不正常的，對不正常的，還要看是人工原因還是軟件題目，然后糾正。　　二、替換手工核算程序　　1、替換手工核算的基本條件　　當電算化信息系統(tǒng)經(jīng)過一定時期的試運行，達到有關要求規(guī)定，就應甩掉手工，由機完成會計核算工作。會計電算化的首要目的，就是要使財會職員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報帳工作。但是對通過試運行沒有發(fā)現(xiàn)或發(fā)現(xiàn)題目及時得到改進的會計軟件，不能保證在正式運行中不出題目。要保證正常運轉(zhuǎn)，還需要具備相應的條件，因此，財政部在"會計核算軟件治理的幾項規(guī)定中規(guī)定，替換手工記帳必須具備以下條件：　�。�1）單位獲得“會計工作達標單位”證書。　�。�2）采用的會計核算軟件已通過評審�！　。�3）與手工并行運行三個月以上，保存有完整的與手工核算相一致的數(shù)據(jù)�！　。�4）配有專門或主要用于會計核算工作的計算機可計算機終端，并配有指定的專職或兼職的上機操縱職員�！　。�5）有嚴格的操縱治理制度，包括操縱職員工作職責和工作權限；預防記帳憑證等數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸進計算機的措施；預防已輸進計算機的記帳憑證未經(jīng)復核而登帳的措施；必要的上機操縱記錄制度�！　。�6）有嚴格的硬件、軟件治理制度，包括保證機房設備安全和計算機正常運轉(zhuǎn)的措施；會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施；修改會計核算軟件的審批、監(jiān)視制度�！　。�7）有嚴格的電算化會計檔案治理制度�！　�2、替換手工核算的審批程序和要求　　各單位替換手工記帳的審批，分別由以下單位辦理：　　（1）地方各單位由同級財政部分或其授權單位審批。　�。�2）國務院直屬單位由國務院各業(yè)務主管部分批準，年末一次匯總，報財政部備案�！　。�3）軍隊各單位的審批權限由總后勤部財務部規(guī)定�！　∩暾垎挝粦�提交以下資料：有關會計電算化的內(nèi)部治理資料；計算機會計科目代碼和其它有關代碼及編制說明；試運行簡況及輸出的帳、證、表樣本。　　3、替換手工核算的二種方式　　從試運行向計算機系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，替換手工核算，一般有兩種方式：一種方式是全部核算業(yè)務一次性完成轉(zhuǎn)換；另一種方式是分階段逐步轉(zhuǎn)換，以保證系統(tǒng)可靠，平衡過度。對于會計業(yè)務量大，處理復雜的系統(tǒng)，宜采用分階段轉(zhuǎn)換方式，先易后難。對于那些業(yè)務簡單或單項的核算業(yè)務，可用一次性轉(zhuǎn)換方式。　　三、電算化會計信息系統(tǒng)的使用　　電算化會計信息系統(tǒng)替換手工核算后，大部分會計核算工作就由計算機完成。在這一階段，會計職員的主要工作有：　　（1）安軟件要求在計算機上完成各種帳、表的月、季、年初始化工作；　�。�2）記帳憑證編制及審核工作；　　（3）輸進日常核算數(shù)據(jù)，包括記帳憑證、本錢核算數(shù)據(jù)、職工考勤、新增固定資產(chǎn)卡片等，并復核；　�。�4）操縱計算機完成各項核算業(yè)務；　�。�5）查詢和打印輸出有關會算帳目、憑證、報表及其他有關會計數(shù)據(jù)；　�。�6）保管好會計檔案資料；　�。�7）做好軟件、硬件日常維護工作。　　系統(tǒng)運行過程中，必須嚴格按照操縱治理制度、維護治理制度、會計檔案治理制度和操縱規(guī)程的規(guī)定要求，不得有半點馬虎。

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