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小企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施探討

時(shí)間:2024-10-20 18:37:22 會計(jì)畢業(yè)論文 我要投稿
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小企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施探討

[摘 要]在我國當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,領(lǐng)導(dǎo)重視是小企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)的關(guān)鍵。小企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化有3種模式可以選擇,分別是構(gòu)建會計(jì)電算化模式、在線租用模式、代理記賬模式,小企業(yè)要選擇與自身?xiàng)l件相適應(yīng)的會計(jì)電算化模式。配備較高素質(zhì)的會計(jì)電算化人才能最大限度地保證會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施成功,選擇公道的軟硬件系統(tǒng)能最大程度地發(fā)揮會計(jì)電算化的作用。   [關(guān)鍵詞]小企業(yè);會計(jì)電算化;會計(jì)電算化模式  本文所指小企業(yè),是指按照國家經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會、原國家發(fā)展計(jì)劃委員會、財(cái)政部、國家統(tǒng)計(jì)局2003年制定的《中小企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)暫行規(guī)定》(國經(jīng)貿(mào)中小企[2003]143號)中界定的小企業(yè)為標(biāo)準(zhǔn),此處不再贅述! ⌒∑髽I(yè)是我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的一支重要?dú)饬Γ诖龠M(jìn)國民經(jīng)濟(jì)健康快速發(fā)展、保持社會安定團(tuán)結(jié)、豐富人民群眾  一、領(lǐng)導(dǎo)重視  領(lǐng)導(dǎo)重視與否是小企業(yè)能否實(shí)施會計(jì)電算化的關(guān)鍵。在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制下,國家宏觀調(diào)控與治理的重點(diǎn)是大中型企業(yè),小企業(yè)處于從屬地位,其生產(chǎn)經(jīng)營活動基本上是由市場調(diào)節(jié),領(lǐng)導(dǎo)具有很大的經(jīng)營自主權(quán);大量的小企業(yè)屬于私營企業(yè),在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的方方面面,基本上是領(lǐng)導(dǎo)一言堂,領(lǐng)導(dǎo)具有說一不二的權(quán)力;小企業(yè)的經(jīng)營資金一般都比較緊張;小企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較少,手工會計(jì)環(huán)境沒有對企業(yè)經(jīng)營治理產(chǎn)生太大沖擊。在這種情況下,領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)電算化工作的認(rèn)可與否,直接影響企業(yè)能否實(shí)施會計(jì)電算化。筆者以為,要促進(jìn)小企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化,首先要讓領(lǐng)導(dǎo)從思想上重視起來,熟悉到實(shí)施會計(jì)電算化給企業(yè)帶來的方方面面的好處,徹底轉(zhuǎn)變其思想,使其成為實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)的動力而非阻力。進(jìn)步領(lǐng)導(dǎo)重視程度可以采取組織講習(xí)班的形式實(shí)現(xiàn)。企業(yè)主管部分可以會同財(cái)政部分、軟件公司組織面向企業(yè)治理層的講習(xí)班,先容實(shí)施會計(jì)電算化對企業(yè)的重要影響,結(jié)合成功企業(yè)的案例分析,使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)明白會計(jì)電算化并不僅僅是會計(jì)工作的現(xiàn)代化,更是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、治理工作的現(xiàn)代化,是信息手段的現(xiàn)代化,通過會計(jì)電算化,能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化治理,最大限度提升企業(yè)的治理水平和市場競爭力。在全球經(jīng)濟(jì)一體化、市場競爭非常激烈的今天,落后和封閉就意味著惡性循環(huán),意味著被淘汰! 二、選擇合適的會計(jì)電算化模式  小企業(yè)規(guī)模跨度大,生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)千差萬別,經(jīng)濟(jì)實(shí)力大相徑庭。小企業(yè)在實(shí)施電算化的時(shí)候,要根據(jù)本企業(yè)自身的實(shí)際情況,選擇合適的電算化模式。目前有3種模式可供小企業(yè)選擇:一是企業(yè)自己構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)模式,二是在線租用財(cái)務(wù)軟件模式,三是代理記賬模式! 。ㄒ唬(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)模式  構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng),是指企業(yè)購買實(shí)施會計(jì)電算化所需的各種軟、硬件系統(tǒng),建立健全會計(jì)電算化各項(xiàng)治理制度,組織實(shí)施職員培訓(xùn),自己負(fù)責(zé)會計(jì)電算化系統(tǒng)日常運(yùn)行、系統(tǒng)維護(hù)等工作。該種模式要求企業(yè)有較充足的資金,對實(shí)施會計(jì)電算化有正確熟悉,能夠正確構(gòu)建計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng),有健全的會計(jì)電算化內(nèi)部治理制度,更重要的是要求企業(yè)具備較高水平的會計(jì)電算化治理人才,能夠解決會計(jì)電算化系統(tǒng)日常運(yùn)行中出現(xiàn)的各種題目,能夠進(jìn)行電算化系統(tǒng)分析,充分利用會計(jì)電算化系統(tǒng)幫助企業(yè)猜測、決策。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是能夠充分滿足企業(yè)需要、數(shù)據(jù)安全可靠。缺點(diǎn)是資金投進(jìn)較高,要求具有較高水平的財(cái)會職員以及健全的企業(yè)治理制度。構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)模式對小企業(yè)的綜合要求是比較高的,因此該模式一般適用于規(guī)模較大、業(yè)務(wù)類型比較復(fù)雜、治理制度健全,會計(jì)電算化知識儲備較多的小企業(yè),而對于規(guī)模較小、業(yè)務(wù)種類較少,財(cái)會職員電算化知識較匱乏的小企業(yè),則不適用于該種模式! 。ǘ┰诰租用財(cái)務(wù)軟件模式  在線租用財(cái)務(wù)軟件模式,是指用戶通過網(wǎng)絡(luò)租用財(cái)務(wù)軟件,直接在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件來完成會計(jì)核算以及其他財(cái)務(wù)治理工作,這種應(yīng)用軟件服務(wù)模式被稱為在線租用財(cái)務(wù)軟件方式,也叫ASP(Application Service Provider,應(yīng)用服務(wù)供給商)模式。在這種模式下用戶不購買安裝復(fù)雜的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng),只需一臺能夠上網(wǎng)的計(jì)算機(jī),調(diào)用租用的該站點(diǎn)上的財(cái)務(wù)軟件,就能進(jìn)行填制憑證、記賬等各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作。我國ASP模式開展較晚,據(jù)2000年12月19日《上海證券報(bào)》的不完全統(tǒng)計(jì),采用在線租用財(cái)務(wù)軟件模式注冊的中小企業(yè)有3000多家,處于剛剛起步階段。2005年初,深圳電信推出基于ASP模式的“藍(lán)色魅力”商務(wù)平臺,在深圳企業(yè)界掀起了一股信息化***。短短3個多月時(shí)間便有l(wèi)萬多家企業(yè)申請使用,各類業(yè)務(wù)達(dá)3萬多個。估計(jì)2005年內(nèi)可能覆蓋4萬家企業(yè),2006使用該平臺的企業(yè)將達(dá)12萬家。  在線租用財(cái)務(wù)軟件模式的優(yōu)點(diǎn):一是節(jié)約資金投進(jìn)。如租用財(cái)務(wù)治理模塊,月租金一般在100元左右,進(jìn)銷存模塊的租金一般在每月300元左右。二是降低了企業(yè)治理標(biāo)準(zhǔn)。在ASP模式下,軟、硬件系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)升級等工作都由ASP服務(wù)商負(fù)責(zé),這樣用戶就避免了大量的會計(jì)電算化系統(tǒng)的治理工作。三是通過網(wǎng)絡(luò)接進(jìn)服務(wù),突破地域限制,真正實(shí)現(xiàn)客戶的移動辦公夢想! ≡撃J降娜秉c(diǎn):一是財(cái)務(wù)信息的安全性可能較差。企業(yè)財(cái)務(wù)信息是以電子數(shù)據(jù)的形式保存在ASP服務(wù)平臺上,由ASP服務(wù)商同一負(fù)責(zé)安全保管,可能會產(chǎn)生信息泄密的情況。二是網(wǎng)絡(luò)響應(yīng)速度可能較慢。在ASP模式下,很多用戶通過撥號方式訪問ASP服務(wù)平臺,過多的用戶同時(shí)登錄系統(tǒng)可能會使服務(wù)器響應(yīng)速度較慢而造成網(wǎng)絡(luò)阻塞,導(dǎo)致信息處理速度較慢,影響企業(yè)的業(yè)務(wù)處理進(jìn)度。不過隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和寬帶接進(jìn)本錢的降低,這個缺點(diǎn)可能會很快克服。從適用范圍來講,任何類型、規(guī)模的企業(yè)都可以采用ASP模式,但通過幾種模式的比較,筆者更傾向于規(guī)模較小,資金實(shí)力較差,業(yè)務(wù)類型比較單一,會計(jì)電算化知識儲備較少的小企業(yè)采用。 。ㄈ┐碛涃~模式  代理記賬模式,是指小企業(yè)自己不進(jìn)行會計(jì)電算化業(yè)務(wù)處理,而將相關(guān)工作交給有代理記賬權(quán)限的代理機(jī)構(gòu)完成,小企業(yè)定期支付代理用度。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后,企業(yè)將原始憑證交給代理機(jī)構(gòu),由代理機(jī)構(gòu)在會計(jì)電算化系統(tǒng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)。代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全運(yùn)行和維護(hù)升級等工作,由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)信息的備份、檔案治理等工作。小企業(yè)可以根據(jù)自己的需要在代理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)上查詢財(cái)務(wù)信息,甚至由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析等。   該模式優(yōu)點(diǎn):一是節(jié)約資金投進(jìn)。在代理記賬模式下,小企業(yè)和代理機(jī)構(gòu)簽訂代理合同,小企業(yè)只需根據(jù)合同規(guī)定支付代理用度,一般一個月300~1000元。二是降低企業(yè)治理標(biāo)準(zhǔn)。在代理記賬模式下,會計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)等工作由代理商負(fù)責(zé),企業(yè)在此方面不需制定任何治理制度。企業(yè)的納稅申報(bào)等工作均由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé),如發(fā)生延遲納稅而罰款等事項(xiàng),可由代理機(jī)構(gòu)承擔(dān),小企業(yè)可以將精力完全放在業(yè)務(wù)經(jīng)營治理上。三是業(yè)務(wù)處理規(guī)范。代理機(jī)構(gòu)經(jīng)過財(cái)政部分審批,業(yè)務(wù)處理能夠按照會計(jì)制度規(guī)定規(guī)范進(jìn)行,能夠最大限度地避免小企業(yè)由于財(cái)會職員素質(zhì)較低而產(chǎn)生的會計(jì)信息失真現(xiàn)象,有利于企業(yè)利用財(cái)務(wù)信息加強(qiáng)企業(yè)治理,進(jìn)行猜測決策! ≡撃J降娜秉c(diǎn):一是財(cái)務(wù)信息的安全性可能較差。和采用ASP模式相似,企業(yè)的財(cái)務(wù)信息存放在代理機(jī)構(gòu)的會計(jì)電算化系統(tǒng)上,信息的安全性可能較差。另外,小企業(yè)對電算化業(yè)務(wù)的處理知識知之甚少,也不便于監(jiān)視代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)處理。二是信息使用不太靈活。小企業(yè)的會計(jì)業(yè)務(wù)處理交由代理機(jī)構(gòu)完成,代理機(jī)構(gòu)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成記賬工作,相對于企業(yè)自己記賬而言,記賬周期是比較長的;另外代理機(jī)構(gòu)有規(guī)定的工作時(shí)間,工作時(shí)間之內(nèi)查詢業(yè)務(wù)比較方便,但工作時(shí)間之外則有些不太方便。代理記賬模式適用于規(guī)模很小的貿(mào)易、服務(wù)業(yè)企業(yè),抑或規(guī)模較小的各種類型初創(chuàng)公司,這類企業(yè)業(yè)務(wù)比較簡單,經(jīng)濟(jì)技術(shù)實(shí)力較弱,職員素質(zhì)不能滿足會計(jì)電算化需要,短時(shí)間內(nèi)不能改變會計(jì)電算化工作現(xiàn)狀! 三、配備合適的電算化人才  假如說企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是決定企業(yè)能否實(shí)施會計(jì)電算化系統(tǒng)的決定要素的話,那么配備的會計(jì)電算化人才素質(zhì)高低則是決定會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵。在構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)模式下,會計(jì)電算化職員負(fù)責(zé)會計(jì)業(yè)務(wù)的日常處理,如憑證錄進(jìn)、審核、記賬結(jié)賬、報(bào)表編制,以及財(cái)務(wù)分析等工作,工作強(qiáng)度雖較手工方式有了降低,但工作內(nèi)容卻有了很大擴(kuò)展,除了傳統(tǒng)的核算工作外,大量的治理工作也納進(jìn)到丁會計(jì)工作范疇,這對財(cái)會職員來講是一個很大的挑戰(zhàn)。筆者以為,要做到配備合適的電算化人才,可以有兩條途徑來解決:一是引進(jìn)高素質(zhì)電算化人才。目前我國高等教育正向大眾化教育過渡,每年有大量的高校畢業(yè)生走向人才市場,人才供給較前幾年有了很大改善,企業(yè)完全可以從市場招聘大學(xué)畢業(yè)生從事會計(jì)電算化工作;二是做好老會計(jì)的電算化培訓(xùn)。受多種因素的影響,小企業(yè)會計(jì)職員業(yè)務(wù)素質(zhì)一般偏低。要使其勝任會計(jì)電算化工作,一定要做好充分的培訓(xùn)工作。目前我國固然正實(shí)施財(cái)會職員的電算化培訓(xùn),做到持證上崗,但實(shí)際培訓(xùn)效果不理想,存在培訓(xùn)內(nèi)容單一和培訓(xùn)時(shí)間較短的現(xiàn)象。對小企業(yè)會計(jì)的培訓(xùn),財(cái)政部分應(yīng)和企業(yè)做好溝通,單獨(dú)制訂培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)時(shí)間。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)滿足開展會計(jì)電算化工作的需要,既要進(jìn)行基本的賬務(wù)、報(bào)表操縱的培訓(xùn),又應(yīng)適當(dāng)擴(kuò)大培訓(xùn)范圍,涉及工資、固定資產(chǎn)、采購、銷售、本錢等系統(tǒng),同時(shí)還應(yīng)涉及相關(guān)崗位設(shè)置、職員安排等內(nèi)容。從培訓(xùn)時(shí)間來講,因小企業(yè)會計(jì)職員的基本素質(zhì)較差,因此培訓(xùn)時(shí)應(yīng)單獨(dú)組織,培訓(xùn)時(shí)間應(yīng)盡量較長,給會計(jì)職員一個接受知識、消化知識、鞏固知識的時(shí)間,切忌“速成型”。培訓(xùn)可采用半脫產(chǎn)形式,半天在崗工作,半天離崗培訓(xùn)學(xué)習(xí),在一個較長的時(shí)間內(nèi)(例如2~3個月的時(shí)間)培訓(xùn)會計(jì)職員把握電算化知識。  四、正確配置軟硬件系統(tǒng)  在構(gòu)建會計(jì)電算化系統(tǒng)模式下,正確配置計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng),是保證電算化系統(tǒng)發(fā)揮最大效用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。假如配備方案不公道,則極易導(dǎo)致電算化系統(tǒng)進(jìn)進(jìn)所謂“信息孤島”,不但發(fā)揮不了電算化系統(tǒng)應(yīng)有的功能,還會給企業(yè)的相關(guān)工作帶來極***煩! 。ㄒ唬┡鋫溆(jì)算機(jī)硬件  計(jì)算機(jī)硬件配備有多種方式,如單機(jī)結(jié)構(gòu)、對等網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、國際互聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu)等多種方案。單機(jī)結(jié)構(gòu)由單唯一臺計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的外部設(shè)備組成,具有實(shí)施方案簡單,投資少,操縱簡便的優(yōu)點(diǎn),但公司內(nèi)部數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)自動傳遞是其最大弱點(diǎn)。對等網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)是一種簡單的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),是通過網(wǎng)線將不同的計(jì)算機(jī)簡單地聯(lián)結(jié)在一起,公司內(nèi)部之間能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的自動傳遞;國際互聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu)能夠借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將本地計(jì)算機(jī)和異地計(jì)算機(jī)連接起來,能夠?qū)崿F(xiàn)異地?cái)?shù)據(jù)共享與交換,能夠在全球范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞。可以說不同方案各有優(yōu)缺點(diǎn),小企業(yè)在選擇硬件方案的時(shí)候,一定要慎重。就筆者觀點(diǎn)而言,更傾向于選擇國際互聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu),由于這種方案相對于前兩種方案而言,投資幾乎沒有差別,但信息傳遞范圍更廣泛,輕易實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的外聯(lián),這對于企業(yè)宣傳先容、產(chǎn)品銷售以及未來發(fā)展而言都是非常重要的。 。ǘ┡鋫溆(jì)算機(jī)軟件  軟件系統(tǒng)包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件建議配備Windows系統(tǒng),理由是操縱簡便,和大家日常工作使用貼近,便于小企業(yè)會計(jì)職員把握;這里應(yīng)用軟件主要指財(cái)務(wù)軟件,目前市場上財(cái)務(wù)軟件的品牌比較多,國內(nèi)外品牌都有。筆者建議購買國內(nèi)品牌,理由是價(jià)格低,維護(hù)升級方便。選擇國內(nèi)品牌要留意選擇有一定實(shí)力的公司,這樣售后服務(wù)有保證,而且能在最大程度上保證產(chǎn)品的升級換代。值得留意的是配備的軟件一定要和硬件結(jié)構(gòu)相適合,例如配置國際互聯(lián)網(wǎng)硬件結(jié)構(gòu),一定要選擇網(wǎng)絡(luò)版財(cái)務(wù)軟件,這樣才能最大限度發(fā)揮會計(jì)電算化的作用。至于軟硬件的技術(shù)環(huán)節(jié)設(shè)置,筆者在這里不再贅述! (shí)施會計(jì)電算化除了要留意上述幾點(diǎn)外,還有崗位設(shè)置、建立健全規(guī)章制度、病毒防護(hù)等內(nèi)容,這些內(nèi)容在相關(guān)著作及文獻(xiàn)中先容較多,這里不再多說。相對于大中型企業(yè)而言,小企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化碰到的困難更多。筆者相信,隨著業(yè)內(nèi)外人士的共同努力,我國小企業(yè)的會計(jì)電算化工作肯定會取得成功。

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