電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)用印制度
隨著化進(jìn)程的加快，銀行前臺(tái)操縱職員的工作方式發(fā)生了革命性的變化。幾乎所有的內(nèi)部憑證及外部憑證的部分要素均實(shí)現(xiàn)了微機(jī)處理，經(jīng)辦職員處理業(yè)務(wù)由印章標(biāo)志逐漸為機(jī)自動(dòng)識(shí)別、標(biāo)注操縱員代碼，傳統(tǒng)的依靠人工逐一加蓋的印章的做法逐漸失往原有的意義。因此，對(duì)會(huì)計(jì)職員使用個(gè)人印章進(jìn)行相應(yīng)的改革，才能適應(yīng)金融業(yè)務(wù)發(fā)展和進(jìn)步金融服務(wù)水平的需要。一、會(huì)計(jì)印章的地位和作用
根據(jù)我國(guó)《會(huì)計(jì)法》、《票據(jù)法》有關(guān)會(huì)計(jì)印章的表述以及在傳統(tǒng)條件下的實(shí)踐，銀行會(huì)計(jì)職員個(gè)人印章在具體業(yè)務(wù)工作中主要有以下作用：
(一)明確責(zé)任。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦職員處理業(yè)務(wù)過(guò)程中在自己經(jīng)辦的憑證、賬簿指定欄目加蓋個(gè)人名章后，即明確了自己的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并按有關(guān)規(guī)定，承擔(dān)審核與處理此項(xiàng)業(yè)務(wù)真實(shí)性、合規(guī)性的責(zé)任。
(二)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。通過(guò)印章在憑證、賬簿上各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)示，明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)從進(jìn)進(jìn)操縱領(lǐng)域到過(guò)程結(jié)束的各個(gè)過(guò)程，一旦該項(xiàng)業(yè)務(wù)事后出現(xiàn)或需要說(shuō)明，治理職員可根據(jù)經(jīng)辦職員印章信息進(jìn)行責(zé)任追溯和事實(shí)認(rèn)定，以便于治理職員有針對(duì)性地加強(qiáng)監(jiān)視與防范，強(qiáng)化內(nèi)部控制。
二、電算化條件下會(huì)計(jì)印章作用變化的特征
在電算化條件下，盡管會(huì)計(jì)職員印章的作用沒(méi)有發(fā)生變化，但由于進(jìn)步和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的改變，使會(huì)計(jì)印章的應(yīng)用環(huán)境、應(yīng)用形式發(fā)生了以下變化：
(一)內(nèi)部會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)由“印章控制”向“密碼控制”轉(zhuǎn)變
會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)電算化以后，會(huì)計(jì)職員由手工填制憑證逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椴倏v職員按應(yīng)用系統(tǒng)菜單提示進(jìn)行每一環(huán)節(jié)的操縱。在具體工作中，操縱員使用各自獨(dú)立的操縱代號(hào)(此操縱代號(hào)是唯一的，別人嚴(yán)禁使用)，相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證、賬簿通過(guò)計(jì)算機(jī)打印出來(lái)之后，特定位置上已標(biāo)示了操縱代碼和操縱職員姓名，客觀上起到了明確責(zé)任的作用，勿需再用手工印章進(jìn)行補(bǔ)充標(biāo)注。
在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)電算化條件下，每個(gè)營(yíng)業(yè)柜員除自己獨(dú)立的操縱代碼之外，還有自己特定的、保密使用的“操縱密碼”。在處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過(guò)程中，只有操縱職員輸進(jìn)自己的密碼才能登錄應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)行各步驟的業(yè)務(wù)操縱。從這一點(diǎn)上說(shuō)，操縱密碼在很大程度上已起到內(nèi)部控制，防范操縱風(fēng)險(xiǎn)的作用。因此，假如再要求操縱職員在有關(guān)會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表上逐一加蓋經(jīng)辦人印章，既無(wú)實(shí)際效果，又有可能因印章治理使用不當(dāng)造成責(zé)任混淆，產(chǎn)生操縱風(fēng)險(xiǎn)。
(二)票據(jù)防偽已由印章主導(dǎo)型向技術(shù)控制型轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)條件下，銀行對(duì)外出具的票據(jù)(如支票、本票、貿(mào)易匯票等)防偽主要依靠于對(duì)印章真實(shí)性的甄別。而現(xiàn)代電子技術(shù)的發(fā)展，使印章“克隆”變得輕而易舉，金融票據(jù)詐騙也多以仿冒印章為手段。因此，依靠傳統(tǒng)的肉眼鑒別印章真?zhèn)蔚淖龇�，已不能有效防范票�?jù)風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前票據(jù)防偽工作，主要依據(jù)票面防偽技術(shù)和密押(壓)使用，結(jié)合印章甄別技術(shù)綜合判定。盡管從盡對(duì)意義上講，密押有失密的可能，壓數(shù)機(jī)、票據(jù)防偽標(biāo)記也可被仿造或偽造，但比起傳統(tǒng)的鑒別方式，其防偽精確度有著質(zhì)的改變，大大減小了票據(jù)被偽造(仿造)的可能性。加之銀行間查詢查復(fù)(尤其是傳真查詢、電子證書)制度的推行，使銀行票據(jù)防偽性能有了很大的進(jìn)步。因此，會(huì)計(jì)職員個(gè)人印章已成為“象征”意義上的票據(jù)要素，其防偽功能逐步弱化。
三、改進(jìn)用印方式，強(qiáng)化內(nèi)部控制
綜上所述，伴隨銀行業(yè)務(wù)逐步實(shí)現(xiàn)電算化，銀行會(huì)計(jì)印章的方式、范圍與作用都在發(fā)生明顯變化。因此，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)職員用印方式必須改革，否則，既不利于進(jìn)步工作效率，又不利于有效防范會(huì)計(jì)操縱風(fēng)險(xiǎn)。建議在確保會(huì)計(jì)工作內(nèi)控及做好相關(guān)工作銜接的條件下，在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的某些環(huán)節(jié)有選擇地取消個(gè)人用印。
(一)前臺(tái)業(yè)務(wù)
凡會(huì)計(jì)憑證各要素通過(guò)機(jī)輸進(jìn)輸出，操縱員以特定代碼操縱和特定密碼登錄、處理后已明確標(biāo)示操縱員代碼的憑證，可取消加蓋會(huì)計(jì)職員經(jīng)辦章的做法；對(duì)已實(shí)行綜合柜員制，報(bào)表由計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件自動(dòng)采集和天生，輸出后自動(dòng)標(biāo)識(shí)操縱員姓名的非制式報(bào)表，可取消加蓋制表人名章的做法；對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)已打印出制表單位名稱、機(jī)構(gòu)代碼的非制式報(bào)表，除外部監(jiān)管部分要求必須加蓋公章的以外，也可以取消加蓋制表單位公章的做法。
(二)自助設(shè)備
對(duì)客戶通過(guò)銀行自助服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行操縱，銀行內(nèi)部已實(shí)現(xiàn)機(jī)器自動(dòng)記賬(如自動(dòng)存款機(jī)、自動(dòng)取款機(jī)、銀證轉(zhuǎn)賬設(shè)備、pos機(jī))，憑證自動(dòng)打印功能的業(yè)務(wù)，銀行后臺(tái)柜員可取消再補(bǔ)蓋個(gè)人名章的做法，由于后臺(tái)柜員不是真正的業(yè)務(wù)經(jīng)辦職員，不負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任。
(三)對(duì)外票據(jù)
銀行會(huì)計(jì)職員對(duì)外簽發(fā)的銀行票據(jù)，除在編制過(guò)程中已實(shí)現(xiàn)自動(dòng)標(biāo)識(shí)有關(guān)要素和經(jīng)辦人代號(hào)的以外，按“票、押、印、密”各自分管的原則繼續(xù)進(jìn)行內(nèi)部控制，同時(shí)，還應(yīng)在票據(jù)相應(yīng)欄目加蓋單位和個(gè)人印章，以對(duì)外明確相應(yīng)的責(zé)任，對(duì)內(nèi)防范票據(jù)風(fēng)險(xiǎn)和道德風(fēng)險(xiǎn)。
四、會(huì)計(jì)職員用印制度改革后的配套措施
綜上所述，電算化推動(dòng)會(huì)計(jì)職員用印制度的改革，對(duì)傳統(tǒng)體制下會(huì)計(jì)觀念、治理方式勢(shì)必產(chǎn)生一定的沖擊。但無(wú)論是印章控制型操縱還是電子化條件下的密碼控制技術(shù)的應(yīng)用，都必須以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制為原則，確保會(huì)計(jì)工作的嚴(yán)厲性和嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)用印制度改革必須嚴(yán)格按程序、分階段、謹(jǐn)慎操縱：
(一)進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)職員操縱員密碼治理，嚴(yán)格執(zhí)行前臺(tái)會(huì)計(jì)職員一人一個(gè)特定操縱密碼，定期更換的規(guī)定。銀行治理者要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)操縱職員的治理和，防止失密、泄密的發(fā)生，從源頭上防范操縱風(fēng)險(xiǎn)。
(二)嚴(yán)格實(shí)行會(huì)計(jì)職員交***登記制度。前臺(tái)會(huì)計(jì)職員離開(kāi)崗位，必須退出操縱系統(tǒng)，確保自己的密碼不被使用(或盜用)。正常交***時(shí)，接任柜員必須使用自己的操縱密碼進(jìn)行登錄，業(yè)務(wù)操縱時(shí)間、業(yè)務(wù)區(qū)間必須及時(shí)、認(rèn)真書面登記，由會(huì)計(jì)主管職員簽字確認(rèn)，以備查考。
(三)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部分級(jí)授權(quán)治理規(guī)定。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)超過(guò)操縱員處理權(quán)限的業(yè)務(wù)必須設(shè)置內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，未經(jīng)有權(quán)職員確認(rèn)就不能完成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程。同時(shí)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)在打印出的業(yè)務(wù)報(bào)告上應(yīng)具體標(biāo)注業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程。
(四)積極推行電子驗(yàn)印技術(shù)，解決外來(lái)憑證印章的識(shí)別只能在原印鑒卡保存地銀行核對(duì)的，使客戶票據(jù)在一家銀行的各個(gè)網(wǎng)點(diǎn)都能鑒別，進(jìn)一步進(jìn)步工作效率和服務(wù)水平。
(五)積極推行內(nèi)部會(huì)計(jì)操縱制度、規(guī)程的改革，取消部分環(huán)節(jié)對(duì)個(gè)人印章的應(yīng)用環(huán)境的硬性制約規(guī)定，使會(huì)計(jì)操縱流程和工作制度符合銀行會(huì)計(jì)電算化的需要。
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