論會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算形式的影響

摘　要：將機(jī)為主的信息技術(shù)于工作，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，對(duì)傳統(tǒng)以賬簿體系為核心的會(huì)計(jì)核算形式產(chǎn)生了深刻，主要表現(xiàn)在為賬簿體系虛擬化、記賬過(guò)程虛擬化、對(duì)賬環(huán)節(jié)不復(fù)存在、賬務(wù)處理流程一體化。 　　會(huì)計(jì)核算形式，又稱為賬務(wù)處理程序，是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和賬務(wù)處理流程相互結(jié)合的方式，它規(guī)定了憑證、賬簿、報(bào)表之間的關(guān)系，采用適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)核算形式，是進(jìn)步會(huì)計(jì)核算工作質(zhì)量和效率的重要條件。手工會(huì)計(jì)采用的會(huì)計(jì)核算形式主要有：記賬憑證核算形式、匯總記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、多欄式日記賬核算形式、日記總賬核算形式和通用日記賬核算形式等�？筛鶕�(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的繁簡(jiǎn)和治理上的需要來(lái)選用其中一種。這些會(huì)計(jì)核算形式的不同點(diǎn)，集中體現(xiàn)在如何登記總賬這個(gè)上。其共同點(diǎn)主要表現(xiàn)在：第一，處理環(huán)節(jié)多，處理分散；第二，處理流程重復(fù)，數(shù)據(jù)核對(duì)工作復(fù)雜；第三，處理周期長(zhǎng)，信息傳遞、反饋慢，財(cái)務(wù)報(bào)告的時(shí)效性差。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的電算化后是否還有必要完全照搬手工會(huì)計(jì)下的會(huì)計(jì)核算形式呢？答案是否定的。由于在手工會(huì)計(jì)條件下，不同會(huì)計(jì)核算形式的劃分并不是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理本身所要求的，而是手工處理手段的局限性所致�，F(xiàn)代信息技術(shù)的引進(jìn)，使得產(chǎn)生上述這些具體會(huì)計(jì)核算形式的客觀限制條件不復(fù)存在了。　　一、賬簿體系虛擬化　　1.賬簿的本質(zhì)。賬簿，作為存放經(jīng)分類匯總的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的載體，是一個(gè)承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶，手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的中心題目就是賬簿題目。手工會(huì)計(jì)離開(kāi)賬簿，其會(huì)計(jì)報(bào)表的編制便成無(wú)本之木、無(wú)水之魚(yú)。簿籍只是賬簿的外表形式，賬簿的內(nèi)容則是賬戶記錄。賬戶就是對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、回集而設(shè)置的單元。在電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)信息的天生仍然離不開(kāi)賬戶這樣最基本的存儲(chǔ)單元，但賬戶的存儲(chǔ)并不一定要借助于賬簿來(lái)完成�，F(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，使賬戶記錄與紙介質(zhì)呈現(xiàn)出分離的趨勢(shì)，紙介質(zhì)不再作為賬戶分類和匯總數(shù)據(jù)的唯一載體。實(shí)踐已經(jīng)證實(shí)，在磁、電、光等介質(zhì)保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性得以保證的條件下，人們需要的各種核算資料盡可通過(guò)調(diào)用這些介質(zhì)上的數(shù)據(jù)庫(kù)文件并加以顯示，完全不必使用紙張作為賬戶記錄的載體。既然賬戶記錄可以完全與紙張分離，那么手工會(huì)計(jì)中關(guān)于賬簿的定義也就不存在了�！　�2.電算化系統(tǒng)中的賬簿實(shí)際是“虛”的。所謂“虛”，是指磁盤上一般并不存在賬，更不是一個(gè)手工賬對(duì)應(yīng)一個(gè)磁盤文件。賬簿上反映的數(shù)據(jù)不過(guò)有兩類，一類是發(fā)生額，另一類是余額。作為記賬對(duì)象的發(fā)生額數(shù)據(jù)，來(lái)自于記賬憑證，而作為記賬結(jié)果的期末（或期初）余額數(shù)據(jù)，則是在賬簿被登記之后形成的。所以，賬簿記錄只不過(guò)是記賬憑證上賬戶記錄的分類、匯總罷了。由于計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大、快速的數(shù)據(jù)處理功能，它對(duì)記賬憑證庫(kù)文件的分類、匯總不過(guò)是舉手之勞。而對(duì)于賬戶余額，只要保證系統(tǒng)初始化時(shí)輸進(jìn)的初始余額數(shù)據(jù)正確無(wú)誤，以后各個(gè)會(huì)計(jì)期的期末余額也就唾手可得了。因此，電算化系統(tǒng)中的“賬”是憑證庫(kù)文件及相關(guān)數(shù)據(jù)（主要是各會(huì)計(jì)賬戶的期初余額數(shù)據(jù)）自動(dòng)地正確無(wú)誤地派生出來(lái)的。上說(shuō)，保存了憑證庫(kù)文件及相關(guān)數(shù)據(jù)，也就保證了賬簿的存在�？梢�(jiàn)， 在電算化系統(tǒng)中，“賬簿”僅僅是沿襲了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的概念而已，其本質(zhì)是虛擬化的。　　二、記賬過(guò)程虛擬化　　記賬，是手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程的核心環(huán)節(jié)。自會(huì)計(jì)產(chǎn)生以來(lái)，就一直與記賬、算賬、報(bào)賬時(shí)刻相伴、密不可分，從填制憑證、登記賬簿到編制報(bào)表等會(huì)計(jì)處理和程序，處處映射和打上了“記賬”的烙印。所以，在傳統(tǒng)觀念上，“記賬”似乎成了會(huì)計(jì)的代名詞。然而，在電算化系統(tǒng)中，記賬過(guò)程卻是一個(gè)虛過(guò)程，由于并沒(méi)有天生實(shí)際的賬。這里所謂的“記賬”就是將賬前憑證庫(kù)文件中審核通過(guò)的記賬憑證做上過(guò)賬標(biāo)識(shí)或者另外形成一個(gè)賬后憑證庫(kù)文件，表明該記賬憑證已進(jìn)賬，不答應(yīng)再對(duì)其進(jìn)行無(wú)痕跡修改或作廢、刪除操縱。假如有錯(cuò)誤，只能采用類似于手工會(huì)計(jì)下的紅字沖銷法，通過(guò)輸進(jìn)“更正憑證”予以糾正。所以，在電算化系統(tǒng)中，記賬環(huán)節(jié)完全可以取消，即平時(shí)不登記日記賬、明細(xì)賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時(shí)再采用瞬間成賬的做法：根據(jù)科目余額庫(kù)文件的期初余額數(shù)據(jù)和記賬憑證庫(kù)文件的科目發(fā)生額數(shù)據(jù)，立即形成所需的“賬簿”并予以輸出。同時(shí)，這種瞬間成賬的方式也使會(huì)計(jì)報(bào)表瞬間形成成為可能。至于很多財(cái)務(wù)軟件所提供的記賬模塊功能，主要是為了滿足會(huì)計(jì)職員的賬務(wù)處理習(xí)慣，即只有先記賬才能查詢和打印。　　三、對(duì)賬環(huán)節(jié)不復(fù)存在　　在手工中，分類賬分為總分類賬（總賬）和明細(xì)分類賬（明細(xì)賬）。其登記的原則是“平行登記”，即把來(lái)源于記賬憑證的信息一方面記進(jìn)有關(guān)總賬賬戶，同時(shí)還要記進(jìn)該總賬所屬的有關(guān)明細(xì)賬賬戶，并通過(guò)定期對(duì)賬來(lái)檢查和糾正總賬或明細(xì)賬中可能出現(xiàn)的記錄錯(cuò)誤。這種通過(guò)低效率的多重反映和相互稽核來(lái)?yè)Q取數(shù)據(jù)處理的正確性與可靠性是手工會(huì)計(jì)核算形式的一個(gè)重要特征。然而，對(duì)賬是設(shè)置賬簿的產(chǎn)物。假如沒(méi)有設(shè)置賬簿，也就無(wú)所謂賬證、賬賬、賬表之間的核對(duì)了。機(jī)本身是不會(huì)發(fā)生遺漏、重復(fù)及計(jì)算錯(cuò)誤的。只要會(huì)計(jì)軟件的程序正確且運(yùn)行正常，賬證、賬賬一定是相符的；只要報(bào)表公式定義正確，賬表也一定相符。這樣，就使手工會(huì)計(jì)下的對(duì)賬環(huán)節(jié)不復(fù)存在了。事實(shí)上，作為手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理重要特征的平行登記已沒(méi)有存在的理由，計(jì)算機(jī)對(duì)來(lái)源于會(huì)計(jì)憑證的原始數(shù)據(jù)并不需要重復(fù)處理，而分類賬也沒(méi)有必要明確地區(qū)分為總賬和明細(xì)賬。當(dāng)然，這并不排除會(huì)計(jì)軟件中設(shè)置類似于總賬和明細(xì)賬的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，但這樣的總賬和明細(xì)賬之間并不存在統(tǒng)馭與被統(tǒng)馭的關(guān)系，其目的只是為了加快信息檢索的速度。　　四、賬務(wù)處理流程呈現(xiàn)一體化趨勢(shì)　　手工會(huì)計(jì)的賬務(wù)處理流程，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是：憑證一賬簿一報(bào)表，會(huì)計(jì)職員的工作重點(diǎn)是在填制憑證以后的階段。要形成會(huì)計(jì)報(bào)表，必須經(jīng)過(guò)填制憑證、過(guò)賬、結(jié)賬、試算平衡、對(duì)賬等諸多程序。在電算化系統(tǒng)中，整個(gè)賬務(wù)處理流程分為輸進(jìn)、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié)，首先將分散于手工會(huì)計(jì)各個(gè)核算崗位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)同一收集后集中輸進(jìn)計(jì)算機(jī)，此后的各種數(shù)據(jù)處理工作都由計(jì)算機(jī)按照會(huì)計(jì)軟件的要求自動(dòng)完成，不受人工干預(yù)。從輸進(jìn)會(huì)計(jì)憑證到輸出會(huì)計(jì)報(bào)表，一氣呵成，一切中間環(huán)節(jié)都在機(jī)內(nèi)自動(dòng)處理，而需要的任何中間資料都可以通過(guò)系統(tǒng)提供的查詢功能得到，真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)出一門（都從憑證上來(lái)），數(shù)據(jù)共享（同時(shí)產(chǎn)生所需賬表）。整個(gè)賬務(wù)處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴(yán)密性，呈現(xiàn)出一體化趨勢(shì)，極大地進(jìn)步了財(cái)務(wù)報(bào)告的時(shí)效性。這樣，在手工會(huì)計(jì)中非常費(fèi)時(shí)、費(fèi)力和繁瑣的工作，變成了電算化系統(tǒng)中一個(gè)簡(jiǎn)單的指令或動(dòng)作。過(guò)往需要眾多職員從事的填制憑證、記賬、編表等工作，現(xiàn)在只需要少量的錄進(jìn)職員進(jìn)行操縱就可以了。因此，手工會(huì)計(jì)條件下不同會(huì)計(jì)核算形式的劃分已沒(méi)有必要，可以采用一種同一的會(huì)計(jì)核算形式，這就為實(shí)現(xiàn)電算化系統(tǒng)中會(huì)計(jì)核算形式的通用化提供了條件�！　【C上所述，會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算形式的是深刻的，我們必須突破傳統(tǒng)觀念的束縛，會(huì)計(jì)核算工作所要達(dá)到的目標(biāo)出發(fā)，重新構(gòu)造會(huì)計(jì)模式，設(shè)計(jì)出適合計(jì)算機(jī)處理的，效率更高、數(shù)據(jù)處理流程更加公道的會(huì)計(jì)核算形式，以充分發(fā)揮信息技術(shù)的上風(fēng)，進(jìn)一步滿足會(huì)計(jì)核算與治理的需求。

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