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淺論ERP系統(tǒng)與治理
摘要:治理是治理者為有效地達(dá)到組織目標(biāo),對組織資源和組織活動(dòng)有儀式、有組織、不斷地進(jìn)行的協(xié)調(diào)活動(dòng)[1]。ERP系統(tǒng)是對企業(yè)物流、資金流、信息流進(jìn)行一體化治理的軟件系統(tǒng),其核心治理思想就是實(shí)現(xiàn)對“供給鏈(Supply Chain)”的治理。公道的使用ERP系統(tǒng),能為企業(yè)競爭力得到大幅度提升,企業(yè)面對市場的響應(yīng)速度大大加快。關(guān)鍵詞:治理;ERP系統(tǒng);影響
一、ERP系統(tǒng)的應(yīng)用
企業(yè)應(yīng)用ERP(Enterprise Resource Planning,企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)的目的之一就是加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)外部資源的計(jì)劃與控制[2]。ERP的投進(jìn)是一個(gè)系統(tǒng)工程,與其他固定資產(chǎn)設(shè)備的投進(jìn)和產(chǎn)出比較,并不那么直觀、淺顯和明了,投進(jìn)不可能馬上得到回報(bào),見到效益。它所貫徹的主要是治理思想,這是企業(yè)治理中的一條紅線。它長期起作用、創(chuàng)效益,在不斷深化中向治理要效益。此外,實(shí)施ERP還必須因地制宜,因企業(yè)而別,具體題目具體分析。首先,要根據(jù)企業(yè)的具體需求上相應(yīng)的系統(tǒng),而不是籠統(tǒng)地都上小型機(jī),或者不顧企業(yè)的規(guī)模上 WindowsNT,這樣長期運(yùn)作,對企業(yè)危害性極大。其次,這種投進(jìn)不是一勞永逸的,由于技術(shù)的發(fā)展很快,隨著工作的深進(jìn),企業(yè)會(huì)越來越感到資源的緊缺,因此,每年應(yīng)有相應(yīng)的投進(jìn),才能保證系統(tǒng)健康地運(yùn)轉(zhuǎn)。中國ERP系統(tǒng)應(yīng)用的效果并不理想。ERP是一個(gè)應(yīng)用軟件系統(tǒng),是在MRPII軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上擴(kuò)展了治理范圍、基本思想。是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看做是一個(gè)緊密連接的供給鏈,并將企業(yè)內(nèi)部劃分成幾個(gè)相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng),如財(cái)務(wù)、市場營銷、生產(chǎn)制造、服務(wù)維護(hù)、工程技術(shù)等,可對企業(yè)內(nèi)部供給鏈上的所有環(huán)節(jié)。中國ERP系統(tǒng)發(fā)展的主要基礎(chǔ)是其一個(gè)子系統(tǒng):財(cái)務(wù)系統(tǒng),例如,國內(nèi)ERP系統(tǒng)的生產(chǎn)廠家用友軟件就是從做財(cái)務(wù)軟件起家的。因此,國內(nèi)的ERP系統(tǒng)帶有明顯的財(cái)務(wù)軟件特色。如何有效發(fā)揮ERP系統(tǒng)的強(qiáng)大信息處理、存儲能力,使之為加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部治理、進(jìn)步微觀經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)是企業(yè)所關(guān)心的題目的之一。對于企業(yè)治理者而言,企業(yè)要在復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中生存并繁榮下往,需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)工作的治理職能,要將其進(jìn)步到一定的戰(zhàn)略高度。但是,ERP系統(tǒng)的實(shí)施對企業(yè)治理會(huì)造成什么樣的影響?這種影響有多大?這是企業(yè)治理者在決策是否進(jìn)行ERP系統(tǒng)時(shí)所困惑的題目。
二、ERP系統(tǒng)對企業(yè)治理的影響
一般來說,假如ERP系統(tǒng)僅在財(cái)務(wù)部分應(yīng)用,只能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)治理規(guī)范化、改善應(yīng)收賬款和資金治理;僅在銷售部分應(yīng)用,只能加強(qiáng)和改善營銷治理;僅在庫存治理部分應(yīng)用,只能幫助把握存貨信息;僅在生產(chǎn)部分應(yīng)用只能輔助制定生產(chǎn)計(jì)劃和物資需求計(jì)劃。只有集成一體化運(yùn)行起來,才有可能達(dá)到:降低庫存,進(jìn)步資金利用率和控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn);控制產(chǎn)品生產(chǎn)本錢,縮短產(chǎn)品生產(chǎn)周期;進(jìn)步產(chǎn)品質(zhì)量和合格率;減少財(cái)務(wù)壞賬、呆賬金額等。這些目標(biāo)能否真正達(dá)到,還要取決于企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組的實(shí)施效果。一個(gè)ERP系統(tǒng)是對企業(yè)物流、資金流、信息流進(jìn)行一體化治理的軟件系統(tǒng),其核心治理思想就是實(shí)現(xiàn)對“供給鏈(Supply Chain)”的治理。軟件的應(yīng)用將跨越多個(gè)部分甚至多個(gè)企業(yè)。為了達(dá)到預(yù)期設(shè)定的應(yīng)用目標(biāo),最基本的要求是系統(tǒng)能夠運(yùn)行起來,實(shí)現(xiàn)集成化應(yīng)用,建立企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機(jī)制。這種集成的系統(tǒng)意味著數(shù)據(jù)一旦進(jìn)進(jìn)系統(tǒng),就能夠在系統(tǒng)各個(gè)部分使用,減少了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)中的多次數(shù)據(jù)錄進(jìn)。這樣有可能改變傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的工作流程,也就是說ERP系統(tǒng)的使用通常意味著業(yè)務(wù)流程再造。已有研究表明,ERP系統(tǒng)成為了業(yè)務(wù)流程和企業(yè)結(jié)構(gòu)再造的最大動(dòng)力而不僅僅是業(yè)務(wù)功能的變革動(dòng)力[3]。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使得企業(yè)各部分間信息共享程度進(jìn)步、團(tuán)隊(duì)工作協(xié)調(diào)性進(jìn)步。從而,企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)更加扁平化。國外學(xué)者的研究表明ERP系統(tǒng)在企業(yè)中大量采用使得企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)職員和治理會(huì)計(jì)職員有減少的趨勢,作用有所下降[3]。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使治理者們能夠及時(shí)得到企業(yè)作業(yè)多元化信息,將更多的精力投進(jìn)企業(yè)本錢和預(yù)算中往。已有的研究通過對報(bào)表和會(huì)計(jì)工作的關(guān)系比較,發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用和治理信息系統(tǒng)的應(yīng)用意味著治理者可以更加快捷、及時(shí)的獲取本錢、作業(yè)信息[4]。因此,治理者不用為了得到財(cái)務(wù)職員提供的報(bào)表而等待,進(jìn)步了決策的效率。
三、應(yīng)用ERP與企業(yè)的關(guān)系
對于現(xiàn)在的企業(yè)治理者而言,任何的投進(jìn)必須產(chǎn)生回報(bào),否則就是利潤的損失。因此對于信息化的投進(jìn),到底能給企業(yè)帶來什么回報(bào),這是所有企業(yè)經(jīng)營決策者在作出決定時(shí)最關(guān)心的事,我想這也是這些年圍繞著企業(yè)實(shí)施ERP的是是非非的根本所在。信息化的投進(jìn),特別是ERP項(xiàng)目的投進(jìn),是一項(xiàng)特殊的投資。首先,這種投資不是一個(gè)一次性的投進(jìn)過程,企業(yè)一旦選擇信息化之后,可能產(chǎn)生一次性的購買硬件和軟件的用度,但隨之而來的相應(yīng)的維護(hù)和服務(wù)確是一項(xiàng)常年的投進(jìn),特別是由信息化而引發(fā)的對企業(yè)整體職員基本素質(zhì)的進(jìn)步的需求,更是需要一個(gè)長期的培訓(xùn)投資過程,因此一般評估信息化的投進(jìn),我們采用的是總擁有本錢(TCO)這樣一種說法,它包括有資源的本錢、治理的本錢、技術(shù)支持的本錢和終極使用的本錢。其次,治理信息化是一個(gè)綜合性的項(xiàng)目,它涉及的是一個(gè)企業(yè)的方方面面,因此很難有一個(gè)盡對化的指標(biāo)來說明它所產(chǎn)生的回報(bào),所以給人們造成的感覺是在信息化中只有投進(jìn),沒有產(chǎn)出,從而使治理者不能明確其要害,要么盲目投進(jìn),要么不愿意投進(jìn)。第三,信息化的建設(shè)需要一個(gè)較長的周期,在這一過程中,企業(yè)治理將經(jīng)歷一個(gè)痛苦的轉(zhuǎn)變過程。由于企業(yè)的經(jīng)營是一個(gè)連續(xù)的過程,舊的治理模式不可以在一夜之中被打破,新的治理模式也不可能在一夜之間被確立,雙方的磨合和逐步的替換,使得人們的治理工作量在某一時(shí)期將大大的增加,其間很多沒有預(yù)計(jì)的本錢將不斷產(chǎn)生。由于這種投資的特殊性,很多治理者在投資之初并沒有作好充分的預(yù)備,因此往往會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目的拖延,甚至中途而廢,其結(jié)果是產(chǎn)生了更多的投進(jìn),往彌補(bǔ)他們以為的失敗,造成花了很多錢,卻造就了一個(gè)吃錢的系統(tǒng)。那么如何避免這些不良結(jié)果的發(fā)生呢?實(shí)在很簡單,就是在決定投進(jìn)的時(shí)候,就明確的知道我們需要產(chǎn)生什么樣的信息回報(bào),也就是要建立一個(gè)項(xiàng)目的評價(jià)體系,以明確的、量化的基準(zhǔn)來判定應(yīng)該做什么樣的計(jì)劃,應(yīng)該做什么樣的投進(jìn),應(yīng)該得到一個(gè)什么樣的結(jié)果。隨著企業(yè)市場化、治理自主化程度的進(jìn)步,企業(yè)的經(jīng)營者需要的評價(jià)體系的根本點(diǎn),已經(jīng)從對業(yè)務(wù)過程的評價(jià),提升到對企業(yè)價(jià)值的評價(jià)的要求,除了對“庫存量”、“資金周轉(zhuǎn)期”的要求外,更要求對“企業(yè)投資回報(bào)率”、“市場價(jià)值”、“股東投資增值率”等的評價(jià)。因此對于一個(gè)ERP項(xiàng)目而言,更需要一個(gè)全面的評價(jià)手段,來明確地反映它的項(xiàng)目效果,也就是要了解信息的回報(bào)到底有多大。相當(dāng)多的企業(yè)畏于ERP系統(tǒng)的高失敗率和ERP系統(tǒng)可能給治理帶來的影響而出于觀看狀態(tài)。
四、國外研究對中國的啟示
從國外發(fā)達(dá)地區(qū)的研究成果來看,我們可以總結(jié)出對中國企業(yè)的幾點(diǎn)啟示。
首先,應(yīng)該努力把會(huì)計(jì)工作重點(diǎn)放在治理學(xué)方面,向戰(zhàn)略方向轉(zhuǎn)移。企業(yè)對會(huì)計(jì)的需求仍然是不可或缺的,把它放在治理學(xué)這個(gè)大環(huán)境下也是至關(guān)重要的。由于會(huì)計(jì)的具體細(xì)節(jié)對有效的治理極為重要。我們需要的是一個(gè)條理化、規(guī)范化的方法,由同一個(gè)信息來源,提供企業(yè)經(jīng)營、戰(zhàn)術(shù)和戰(zhàn)略所需要的信息。這才是有效的會(huì)計(jì)工作的核心所在! ∑浯危珽RP系統(tǒng)對于企業(yè)治理者得到經(jīng)營方面的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)具有強(qiáng)大的能力。我們可以結(jié)合ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)采集和治理能力與傳統(tǒng)的本錢分配方法和作業(yè)本錢法來共同為企業(yè)服務(wù)[5]。
1996年,美國著名的標(biāo)準(zhǔn)化研究機(jī)構(gòu)Benchmarking Partners提出了一套ERP項(xiàng)目評價(jià)體系。在這套評價(jià)體系中,包括項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)因素、事務(wù)處理指標(biāo)和關(guān)鍵成功因素等三個(gè)方面的評估內(nèi)容。項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)因素:通過對不同行業(yè)的研究,現(xiàn)實(shí)的ERP項(xiàng)目主要有三種驅(qū)動(dòng)因素。對于那些市場較成熟、產(chǎn)品變化相對穩(wěn)定的行業(yè),比如化工、半成品加產(chǎn)業(yè)等,驅(qū)動(dòng)他們實(shí)施ERP的因素是:關(guān)注業(yè)務(wù)本錢的降低。對于產(chǎn)品急劇變化、市場高速增長的行業(yè),比如高新技術(shù)行業(yè)、電子行業(yè)等,這些項(xiàng)目關(guān)注的是:進(jìn)步響應(yīng)市場和技術(shù)的能力。對于綜合性的團(tuán)體型企業(yè),他們關(guān)注的是:全面、高速和標(biāo)準(zhǔn)化的治理流程。通過對項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)因素的評估,實(shí)際上是為整個(gè)項(xiàng)目尋找到一個(gè)基點(diǎn),和一個(gè)總體目標(biāo)。事務(wù)處理指標(biāo):對于事務(wù)處理的評估,可以分為戰(zhàn)略性收益和經(jīng)濟(jì)收益,戰(zhàn)略性收益是從企業(yè)戰(zhàn)略的角度來考慮項(xiàng)目的收益,比如業(yè)務(wù)處理的集成性、信息利用度、對客戶的響應(yīng)度和靈活度、本錢和業(yè)務(wù)活動(dòng)以及對新的應(yīng)用的基礎(chǔ)架構(gòu)等;經(jīng)濟(jì)性收益是用價(jià)值來評估項(xiàng)目引起的業(yè)務(wù)流程變化而產(chǎn)生的效益,它包括對財(cái)務(wù)治理、職員治理、IT本錢、庫存治理、訂單治理和供給治理等。關(guān)鍵成功因素:根據(jù)ERP項(xiàng)目實(shí)施的過程,對關(guān)鍵成功因素的評估,是從項(xiàng)目治理、高層支持、培訓(xùn)、治理改革、合作伙伴治理和流程重組等方面進(jìn)行的,在這里又對每個(gè)因素進(jìn)行具體化的衡量,比如項(xiàng)目治理的衡量就包括有資源、團(tuán)隊(duì)、技能和治理,高層支持包含有目標(biāo)、活動(dòng)等參與度指標(biāo),培訓(xùn)則包含用度、內(nèi)容和時(shí)間,治理改革包含有交流度、期看度、阻力和可見度等,合作伙伴治理包含有角色、價(jià)格和經(jīng)驗(yàn)等,流程重組則包含用度和時(shí)間。ERP對企業(yè)來講是一個(gè)至關(guān)重要的組成部分,對于任何一個(gè)不斷發(fā)展的企業(yè)而言,現(xiàn)在不是討論上不上的題目,而是應(yīng)該討論怎么上,如何盡快實(shí)現(xiàn)的題目。而對于產(chǎn)品的供給商和咨詢服務(wù)的提供者而言,現(xiàn)在更為重要的是提供給使用。
參考文獻(xiàn):
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