完善電算化會計信息系統(tǒng)下的內(nèi)部控制

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng) 電算化 內(nèi)部控制
摘要：在知識，會計實行電算化成為必然趨勢。但隨著會計電算化的，原有的內(nèi)部控制已無法適應(yīng)會計電算化信息系統(tǒng)的要求，迫切需要進(jìn)行改進(jìn)和完善。本文在電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上，提出了完善會計電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的對策。
隨著全球信息一體化，會計全面實行電算化已成為必然趨勢。國家財政部根據(jù)國民經(jīng)濟(jì)的和信息化速度的需求提出，到2010年要使我國80%的基層單位實現(xiàn)會計電算化。但隨著電算化工作的普及和深入，有關(guān)電腦系統(tǒng)的舞弊案件時有發(fā)生，而且涉及的金額及造成的損失往往比手工系統(tǒng)大得多。這主要是由于電算化對傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來了一系列影響，內(nèi)部控制由人工控制變?yōu)槿撕蜋C(jī)共同控制，原有的內(nèi)部控制已無法適應(yīng)會計電算化信息系統(tǒng)的要求。這就迫切要求我們適應(yīng)電算化會計信息系統(tǒng)的特點，建立和加強(qiáng)電算化下的內(nèi)部控制體系。
一、會計信息系統(tǒng)概述
會計信息系統(tǒng)是一個以提供財務(wù)信息為主的經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)。具體由憑證單元、賬簿組織、報表體系、記賬和賬務(wù)處理程序等組成，主要按照規(guī)定的會計制度、法規(guī)、方法和程序，完成對價值運動中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的收集、加工、存儲、傳輸，形成有助于決策的會計信息 [1]。
會計信息系統(tǒng)根據(jù)對會計數(shù)據(jù)加工處理的手段的不同可以分為手工會計信息系統(tǒng)和電算化會計信息系統(tǒng)。電算化會計信息系統(tǒng)是以計算機(jī)為主要數(shù)據(jù)處理工具的信息系統(tǒng)，主要具有如下特點：會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、集中化和自動化；會計信息處理過程的高質(zhì)高效化；會計資料檔案管理簡潔化；內(nèi)部控制程序化。
二、電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響
內(nèi)部控制是對生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行整體全面管理的一系列規(guī)章、制度、手段、方法等的集合。內(nèi)部控制包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制。電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會計控制的特殊形式。計算機(jī)技術(shù)在會計領(lǐng)域的應(yīng)用，一方面帶來了巨大的效益，同時也給內(nèi)部控制帶來了新的和挑戰(zhàn)。電算化給會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制主要帶來了以下幾點影響：
（一）內(nèi)部控制的重點發(fā)生變化
實現(xiàn)會計電算化后，會計數(shù)據(jù)一般都集中由計算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門進(jìn)行處理，而財務(wù)部門人員往往只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼，并對計算機(jī)輸出的各種會計報表進(jìn)行分析。這樣，會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的重點就由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ�、機(jī)控制為主。
（二）控制的實現(xiàn)方式變化
手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制以人工控制實現(xiàn)。電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制則具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能。這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序。如程序發(fā)生差錯，由于人們對程序的依賴性以及程序運行的重復(fù)性，增加了差錯反復(fù)發(fā)生的可能性，使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性加大。
（三）交易授權(quán)、執(zhí)行與手工會計系統(tǒng)存在差異
授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制，在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，但在電算化會計信息系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)人員可利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。由此引起失控而造成損失的案例數(shù)不勝數(shù)。
（四）交易處理痕跡變化
手工會計系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度，保留了交易處理的痕跡;但在電算化會計系統(tǒng)中它起到的控制功能弱化，部分交易幾乎沒有“痕跡”，給控制帶來一定的難度。
（五）控制的范圍擴(kuò)大
傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對交易處理，而電算化會計系統(tǒng)下，由于系統(tǒng)建立和運行的復(fù)雜性，內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，包含了傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)沒有的，如系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制。
（六）網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展帶來了許多新問題
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是IT發(fā)展的方向，電算化會計信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠(yuǎn)的影響。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程審計、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而為電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來新問題。
三、完善會計電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的對策
我國的會計電算化起步于上世紀(jì)80年代初， 90年代后才逐漸推廣和發(fā)展起來, 應(yīng)用十分短暫, 還存在許多問題需要改善。內(nèi)部控制是任何企業(yè)進(jìn)行有效管理和經(jīng)營的基礎(chǔ)，無論該企業(yè)的會計資料是手工處理還是計算機(jī)處理，內(nèi)部控制都是必不可少的。會計電算化以后，更需要加強(qiáng)內(nèi)部控制。
會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,從計算機(jī)會計系統(tǒng)的建立和運行過程來看,可分為對系統(tǒng)開發(fā)和實施的系統(tǒng)發(fā)展控制、對計算機(jī)會計系統(tǒng)各個部門的管理控制、對計算機(jī)會計系統(tǒng)日常運行過程的日常控制。
（一）、系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制
計算機(jī)會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性、資本預(yù)算、經(jīng)濟(jì)效益評估等工作,開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施等工作,以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求,系統(tǒng)更新的可行性研究,更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。
1、系統(tǒng)開發(fā)符合法定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目,不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件,都必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前我國已經(jīng)頒布的有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要由財政部頒布執(zhí)行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。
2、系統(tǒng)開發(fā)需經(jīng)過審批
計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)項目企業(yè)整體管理目標(biāo)的影響比較大,往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的改革,是牽一發(fā)動全身的重大舉措，因此計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展必需經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和授權(quán),而且領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和認(rèn)可也有利于保證系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展的物資和資金的需要。
3、加強(qiáng)軟件操作人員培訓(xùn)
計算機(jī)會計系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。在系統(tǒng)運行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn),不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn),還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運行后新的內(nèi)部控制制度、計算機(jī)會計系統(tǒng)運行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計算機(jī)會計系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。
4、加強(qiáng)程序修改控制
企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化,可能導(dǎo)致使用中的軟件進(jìn)行修改。對會計軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)格記錄,修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制,修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告,經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改,計算機(jī)會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。
此外，為了保證數(shù)據(jù)的安全,企業(yè)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,采用新舊系統(tǒng)并行運行一段時間,以便檢驗新的計算機(jī)會計系統(tǒng)。
（二）、計算機(jī)會計系統(tǒng)各個部門的管理控制
管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強(qiáng)和完善對計算機(jī)會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機(jī)管理、檔案管理、設(shè)備管理等等。
1、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置
實現(xiàn)了電算化后,應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,以適應(yīng)機(jī)會計系統(tǒng)的要求,如按會計崗位和工作職責(zé)劃分為計算機(jī)會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)等崗位。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模,符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)。
2、不相容職務(wù)分離原則
內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點就在于不相容職務(wù)的分離,計算機(jī)會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的業(yè)務(wù),都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。企業(yè)應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度,同時,還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。
3、上機(jī)管理
企業(yè)應(yīng)對計算機(jī)的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。一般來講，企業(yè)對用于計算機(jī)會計系統(tǒng)的計算機(jī)的上機(jī)管理措施應(yīng)包括輪流值班制度、上機(jī)記錄制度、完善的操作手冊、上機(jī)時間安排等，此外，會計軟件也應(yīng)該有完備的操作日志文件。
4、檔案管理
計算機(jī)會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,加強(qiáng)檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外,企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
5、設(shè)備管理
對于用于計算機(jī)會計系統(tǒng)的各種硬件設(shè)備,應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度以保證設(shè)備的完好,保證設(shè)備能夠正常運行。硬件設(shè)備的管理包括對設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制,也包括對人文環(huán)境的控制,如防止無關(guān)人員進(jìn)入計算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。
（三）、對計算機(jī)會計系統(tǒng)運行過程的日�？刂�
日常控制是指企業(yè)計算機(jī)會計系統(tǒng)運行過程中的經(jīng)常性控制。日�？刂瓢�括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲存控制等。
1、業(yè)務(wù)發(fā)生控制
業(yè)務(wù)發(fā)生控制主要目的是采用相應(yīng)的控制程序,甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時,通過計算機(jī)的控制程序，對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制,同時企業(yè)還應(yīng)建立有效的控制制度以保證計算機(jī)的控制程序能正常運行。
2、數(shù)據(jù)輸入控制
由于計算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng),處理速度非�？�,在數(shù)據(jù)輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數(shù)據(jù),一旦輸入計算機(jī)就可能導(dǎo)致錯誤的擴(kuò)大化,整個計算機(jī)會計系統(tǒng)的正常運行。因此,企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。
3、數(shù)據(jù)通訊控制
數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠。
4、數(shù)據(jù)處理控制
數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機(jī)會計系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標(biāo)識、檢查文件是否被感染病毒等。
5、數(shù)據(jù)輸出控制
數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定,要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。
6、數(shù)據(jù)存儲和檢索控制
為了確保計算機(jī)會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被儲存,便于調(diào)用、更新和檢索,對于文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明,對整個修改更新過程都應(yīng)作好登記,計算機(jī)會計系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動記錄能力,以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲嬋藛T查詢或跟蹤檢查。
此外，它的實施也與其他的會計制度環(huán)節(jié)有很大的聯(lián)系, 我們應(yīng)該正確處理好其中的各種關(guān)系,包括控制成本與控制效益的關(guān)系、傳統(tǒng)內(nèi)部控制方式與新型內(nèi)部控制方式的關(guān)系、內(nèi)部控制制度與職業(yè)道德自律的關(guān)系等，發(fā)揮內(nèi)部控制制度的最大效應(yīng)。
綜上所述,加強(qiáng)和完善電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,逐步建立以會計電算化為核心的計算機(jī)管理信息系統(tǒng), 實現(xiàn)信息資源共享, 提高信息質(zhì)量和使用效率, 具有重要的現(xiàn)實意義。
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