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企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理芻議
檔案是記錄和反映自身業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，具有重要的經(jīng)濟(jì)意義和意義。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案的、載體、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，這需要我們不斷深入與。一、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容
１．機(jī)制會(huì)計(jì)檔案。包括從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等其他類檔案。
２．機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案。包括以機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的、只能以數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式與計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫。
３．計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案。包括計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)型號(hào)、存儲(chǔ)空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及操作系統(tǒng)型號(hào)；會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào)，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料。
二、機(jī)制會(huì)計(jì)檔案生成的控制
１．機(jī)制會(huì)計(jì)憑證類生成的控制。會(huì)計(jì)電算化操作員向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應(yīng)認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時(shí)做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無誤。審核記賬員（由復(fù)核人員兼任）應(yīng)在計(jì)算機(jī)屏幕上直接對(duì)系統(tǒng)內(nèi)記賬憑證一張一張進(jìn)行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時(shí)，復(fù)核機(jī)制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿，而機(jī)制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管（兼任會(huì)計(jì)電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會(huì)計(jì)檔案保管。
機(jī)制記賬憑證的編號(hào)應(yīng)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號(hào)間斷時(shí)，應(yīng)在斷號(hào)后第一張憑證上說明斷號(hào)原因，并由有關(guān)人員簽章。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊(cè)科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。
２．機(jī)制會(huì)計(jì)賬簿類生成的控制�，F(xiàn)金日記賬每天在計(jì)算機(jī)內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫存，核對(duì)無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊(cè)，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應(yīng)每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管簽章后，與銀行對(duì)賬單一起保管。
總賬、其他明細(xì)賬定期打印輸出，連續(xù)編號(hào)，經(jīng)審核后裝訂成冊(cè)，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管在賬冊(cè)封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年１月末應(yīng)全部完成此項(xiàng)工作。當(dāng)然，也要根據(jù)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿。
３．機(jī)制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類生成的控制。企業(yè)的會(huì)計(jì)報(bào)表和部分財(cái)務(wù)結(jié)果由會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，但要求向有關(guān)各方提供的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)符合《企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告條例》的規(guī)定。企業(yè)在有必要向有關(guān)各方同時(shí)提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告時(shí)，兩者數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)完全一致。此外，由會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)資料發(fā)生缺損時(shí)，應(yīng)補(bǔ)充打印，并同樣要有關(guān)會(huì)計(jì)人員簽章。
三、機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案生成的控制
機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，而通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但方向是以方便、可靠而經(jīng)濟(jì)的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)。《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》已經(jīng)允許在征得同級(jí)財(cái)政部門同意后，企業(yè)采用磁性介質(zhì)等存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿（總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第１２條也規(guī)定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案”。
，大多數(shù)會(huì)計(jì)電算化軟件主要支持計(jì)算機(jī)硬盤及軟盤備份。備份次數(shù)應(yīng)視企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。每次除在本機(jī)硬盤備份外，同時(shí)還應(yīng)制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環(huán)。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結(jié)賬前做第二次備份時(shí)要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。
系統(tǒng)管理員以及會(huì)計(jì)電算化操作員應(yīng)及時(shí)制作數(shù)據(jù)備份。各種備份軟盤均要標(biāo)明類型、備份期間、備份時(shí)間和備份人員等有關(guān)標(biāo)識(shí)，以便查找。備份軟盤必須寫保護(hù)、裝入盤套、放進(jìn)硬盒，存放在安全、防磁、防火、防潮、防高低溫的場(chǎng)所，且至少存放在兩處不同的建筑物內(nèi)。當(dāng)需要對(duì)備份磁盤進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤的完整性時(shí)，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。
對(duì)使用中的會(huì)計(jì)電算化軟件進(jìn)行修改、版本升級(jí)或計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備更換時(shí)，為保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，也應(yīng)事前制作軟盤備份，因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不僅存有當(dāng)期的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且存有以前年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，硬盤數(shù)據(jù)備份也保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)。系統(tǒng)管理員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)全程監(jiān)督，事后還應(yīng)核查確認(rèn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和完整。升級(jí)前的舊版本會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)不應(yīng)刪除，而應(yīng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)。
盡管軟盤在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份中廣為使用，但是并非最佳選擇。《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中建議，“大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案”�，F(xiàn)在很多企業(yè)使用存儲(chǔ)量大、價(jià)格逐步下調(diào)的光盤備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而龐大的、關(guān)鍵性的企業(yè)則有必要利用信息技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)備份與傳輸系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)異地實(shí)時(shí)備份，以確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不會(huì)丟失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份有一個(gè)致命的缺陷：按規(guī)定，會(huì)計(jì)資料經(jīng)有關(guān)人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標(biāo)簽上手工簽章根本不能保證會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)不被人為刪改，也就不能保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完善以及使用該備份進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)后會(huì)計(jì)信息的正確性。因此，采取加密碼的“數(shù)字簽名”才是有效的解決。
四、電算化檔案的保管
負(fù)責(zé)人對(duì)本企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)最終責(zé)任。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管對(duì)未移交本企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的電算化會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)直接責(zé)任。電算化會(huì)計(jì)檔案管理作為企業(yè)一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，應(yīng)由電算化會(huì)計(jì)檔案管理員專人具體負(fù)責(zé)，且不能由出納人員兼管。其崗位職責(zé)有：①按規(guī)定期限，向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)各類有關(guān)人員催收會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫存檔清單；②負(fù)責(zé)保管存檔的機(jī)制會(huì)計(jì)檔案、機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案和機(jī)系統(tǒng)檔案；③負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的安全保密，不能擅自借出。經(jīng)會(huì)計(jì)電算化主管和企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)允許借閱、復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，并注意避免調(diào)用者越權(quán)使用或改動(dòng)數(shù)據(jù)；存儲(chǔ)于磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案調(diào)用后歸還時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檢查、殺毒工作。
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求“我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境”，但企業(yè)外部人員尤其是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手可以通過企業(yè)外聯(lián)網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)竊密，給企業(yè)造成難以估量的損失。為了對(duì)付此類威脅，可采取的措施包括：在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置防火墻；安裝信息網(wǎng)關(guān)和安全路由器；設(shè)計(jì)授權(quán)和身份認(rèn)證系統(tǒng)；進(jìn)行信息加密；加強(qiáng)安全監(jiān)測(cè)預(yù)警系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控等。
至于電算化會(huì)計(jì)檔案的保管期限，機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的相應(yīng)的機(jī)制會(huì)計(jì)檔案保管期限一致。值得注意的是，根據(jù)規(guī)定，機(jī)制會(huì)計(jì)憑證類和會(huì)計(jì)賬簿類檔案應(yīng)當(dāng)保管１５年，但相應(yīng)的機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案即會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份（尤其是軟盤備份）的磁介質(zhì)壽命有限，因此需要定期轉(zhuǎn)儲(chǔ)數(shù)據(jù)，以防磁介質(zhì)損壞而丟失會(huì)計(jì)檔案，一般可每年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次。此外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案的保管期限是截至計(jì)算機(jī)軟件或者硬件停止使用或者有重大更改之后的５年。
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