如何運用EXCEL分析應(yīng)收賬款回收情況

［關(guān)鍵詞］運用EXCEL 應(yīng)收賬款回收
［摘 要］應(yīng)收賬款回收情況的監(jiān)督主要通過編制賬齡分析表進行，對于客戶眾多、業(yè)務(wù)頻繁的來說，運用EXCEL快速、準確編制賬齡分析表，并據(jù)此制定有效的收賬政策，對于加強應(yīng)收賬款管理，提高資金回籠速度，降低經(jīng)營風險具有非常重要的意義。
應(yīng)收賬款回收情況的監(jiān)督主要通過編制賬齡分析表進行，一般來講，應(yīng)收賬款拖欠時間越長，款項收回的可能性越小，形成壞賬的可能性就越大。通過賬齡分析可以揭示每個客戶的風險性和每筆應(yīng)收賬款產(chǎn)生壞賬的可能性，并以此作為提取壞賬準備的依據(jù)，因此對于客戶眾多、業(yè)務(wù)頻繁的企業(yè)來說，運用EXCEL快速、準確編制賬齡分析表，并據(jù)此制定有效的收賬政策，對于加強應(yīng)收賬款管理，提高資金回籠速度，降低經(jīng)營風險具有非常重要的意義。
一、賬齡的確定
賬齡的時間段一般根據(jù)客戶的信用期，結(jié)合準則對計提壞賬準備標準劃分。劃分賬齡的時間段越細、間隔越短，壞賬估計就越精確。通常情況下，對1年以內(nèi)應(yīng)收賬款賬齡劃分較細，而對1年以上的應(yīng)收賬款則不能做太多區(qū)分。
二、回收情況表的制作
為數(shù)據(jù)提取階段，主要提取應(yīng)收賬款明細賬的“科目名稱”、“年初余額”、“借方發(fā)生數(shù)”、“貸方發(fā)生數(shù)”，將以上數(shù)據(jù)分別復制到回收情況表的“客戶名稱”、“年初欠款余額”、“本月發(fā)生應(yīng)收賬款”、“本月收回賬款”等，然后制作成表格。要求每月單獨制作一個工作表
三、賬齡分析表的制作
為數(shù)據(jù)分析階段，先從回收情況表提取有關(guān)數(shù)據(jù)，由于每月都有可能增加或減少應(yīng)收賬款客戶，導致每月客戶的順序都不一樣，所以要用較為復雜的EXCEL函數(shù)嵌套搜索同樣的客戶名并返回相應(yīng)的數(shù)值，對于賬齡和金額部分我們假設(shè)客戶歸還賬款時按照應(yīng)收賬款發(fā)生的先后順序收回賬款，即歸還的賬款先沖銷時間較長的應(yīng)收賬款。
下面通過實例來說明運用EXCEL分析應(yīng)收賬款收回情況的和步驟。
［例］某企業(yè)2005年1－6月的應(yīng)收賬款明細賬如下，請根據(jù)明細賬對應(yīng)收賬款回收情況進行分析。
某單位2005年1-6月應(yīng)收賬款明細賬
單位:元
科目名稱 年初余額 1月份 2月份 3月份 4月份 5月份 6月份
借方 貸方 借方 貸方 借方 貸方 借方 貸方 借方 貸方 借方 貸方
東方公司 10000 　 3000 3000 3000 5000 6000 3000 　 7000 　 　 8000
南方公司 20000 4000 　 5000 　 　 8000 2000 　 3000 5000 　 7000
西方公司 30000 　 5000 　 　 　 1000 3000 　 　 2000 　 　
北方公司 　 　 　 1000 　 4000 　 　 2000 6000 　 3000 2000
合 計 60000 4000 8000 9000 3000 9000 15000 8000 2000 16000 7000 3000 17000
（1）確定賬齡時間段劃分標準
可以將賬齡時間段劃分為0～30天、31～60天、61～90天、91～120天、121～180天、180天以上。
（2）制作應(yīng)收賬款回收情況表
第一步：數(shù)據(jù)提取
將應(yīng)收賬款明細賬轉(zhuǎn)化為EXCEL文件，便于復制，如果財務(wù)軟件不具備該功能，可以用數(shù)據(jù)庫運用程序打開存放應(yīng)收賬款明細賬數(shù)據(jù)庫文件，如擴展名為DBF文件，可用FOXPRO程序打開，然后導出EXCEL格式文件。以利于應(yīng)收賬款回收情況表提取相關(guān)數(shù)據(jù)。
第二步：編制應(yīng)收賬款回收情況表
根據(jù)2005年1－6月明細賬編制一個回收情況表，該表為賬齡的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表格。首先，制作一個“應(yīng)收賬款回收2005 .xls”，在該文件中每月設(shè)一個工作表，工作表格分別為“05.01”、“05.02”、“05.03”、“05.04”、“05.05”和“05.06”。分別存放2005年1－6月應(yīng)收賬款回收情況表的數(shù)據(jù)，將應(yīng)收賬款明細賬的“客戶名”、“年初余額”、“借方”、“貸方”等列分別復制到“05.01”工作表的“客戶名稱”、“上年余額”、“本期應(yīng)收賬款”、“本期回收款”等列。如下表

某單位2005年1月應(yīng)收帳款回收情況表
單位：元
行號 客戶名稱 上年欠款余額 本月發(fā)生應(yīng)收賬款 本月應(yīng)收賬款
1 東方公司 10000 　 3000
2 南方公司 20000 4000 　
3 西方公司 30000 　 5000
4 北方公司 　 　 　
合 計 60000 4000 8000
（3）制作應(yīng)收賬款賬齡分析表
　 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X
1 某單位2005年6月應(yīng)收賬款賬齡表
2 單位:元
3 行
號 客戶
名稱 年初
欠款
余額 2005年應(yīng)收賬款發(fā)生數(shù) 2005年收回應(yīng)收賬款 累計
欠款
余額 賬齡及金額
4 小計 1月 2月 3月 4月 5月 6月 小計 1月 2月 3月 4月 5月 6月 0～
30天 31～
60天 61～
90天 91～
120天 121～
180天 180天
以上
5 1 東方
公司 10000 18000 0 3000 5000 3000 7000 0 20000 3000 3000 6000 0 0 8000 8000 0 7000 1000 0 0 0
6 2 南方
公司 20000 14000 4000 5000 0 2000 3000 0 20000 0 0 8000 0 5000 7000 14000 0 3000 2000 0 9000 0
7 3 西方
公司 30000 3000 0 0 0 3000 0 0 8000 5000 0 1000 0 2000 0 25000 0 0 3000 0 0 22000
8 4 北方
公司 0 14000 0 1000 4000 0 6000 3000 4000 0 0 0 2000 0 2000 10000 3000 6000 0 1000 0 0
9 合 計 60000 49000 4000 9000 9000 8000 16000 3000 52000 8000 3000 15000 2000 7000 17000 57000 3000 16000 6000 1000 9000 22000
第一步：數(shù)據(jù)提取
應(yīng)收賬款賬齡分析表中的“年初欠款余額”、“應(yīng)收賬款發(fā)生數(shù)”、“收回應(yīng)收賬款”有關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)從“應(yīng)收賬款回收2005”文件中提取，由于各月的客戶有增有減使每個客戶在工作表中的位置可能不一樣，因此在使用取數(shù)公式時，需用“查找與引用”函數(shù)INDEX，具體公式如下，以東方公司“年初欠款余額”C5單元格為例。
=IF(ISERROR(INDEX('應(yīng)收賬款回收2005.xls)05.01'!$A$1:$Z$200,MATCH($B5,' [應(yīng)收賬款回收2005.xls]05.01'!$B$1:$B$200,),3))=TRUE,"",INDEX(' [應(yīng)收賬款回收2005.xls]05.01'!$A$1:$Z$200,MATCH($B5,' [應(yīng)收賬款回收2005.xls]05.01'!$B$1:$B$200,),3))
該公式看似復雜，其實用了一個嵌套，IF（ISERROR(INDEX函數(shù))＝TRUE，“”，INDEX函數(shù)），其含義是如果INDEX函數(shù)出現(xiàn)了錯誤的結(jié)果（如＃NA，＃VALUE），讓本單元格數(shù)據(jù)為空，否則運行INDEX函數(shù)。
INDEX(' [應(yīng)收賬款回收2005.xls]05.01'!$A$1:$Z$200,MATCH($B5,' [應(yīng)收賬款回收2005.xls]05.01'!$B$1:$B$200,),3)的含義是，在“應(yīng)收賬款回收2005”05.01工作表第3列（上年欠款余額）中，查找并引用對應(yīng)于B5單元格的值，即B5單元格內(nèi)容在05.01工作表中的第3列值。運用這個公式的好處是，無論“應(yīng)收賬款賬齡分析表”中的“東方公司”在“應(yīng)收賬款回收2005”05.01工作表B列的第幾行，都可以取得其對應(yīng)的第3列“上年欠款余額”的值。
將該公式復制下去，可得到本列其他各列的值；將該公式橫向復制，并將公式中的相應(yīng)月份（如“05.02”）替換為單元格所對應(yīng)的月份（如“05.01”），可自動得到其他各行的值。
第二步：數(shù)據(jù)分析
我們假設(shè)客戶歸還賬款時按照應(yīng)收賬款發(fā)生的先后順序回款，即歸還的賬款先沖銷時間較長的應(yīng)收賬款
以東方公司為例。其賬齡及金額段公式如下
賬齡 東方公司公式 所在單元格
0～30天 =IF(R5

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