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淺談?dòng)?jì)算機(jī)系統(tǒng)集成項(xiàng)目的問題總結(jié)與分析
論文關(guān)鍵詞：系統(tǒng)集成 項(xiàng)目管理 問題
論文摘要：信息技術(shù)在飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目也變得越來越復(fù)雜，規(guī)模變得越來越龐大，傳統(tǒng)管理的落后，不適應(yīng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目發(fā)展的需要，科學(xué)規(guī)范的項(xiàng)目管理在系統(tǒng)集成行業(yè)變得愈加需要，當(dāng)務(wù)之急是要引入項(xiàng)目管理成為系統(tǒng)集成公司。本文結(jié)合實(shí)例介紹了系統(tǒng)集成項(xiàng)目中常見問題及總結(jié)的重要性。
現(xiàn)代企業(yè)中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理變得越來越重要，成為企業(yè)制度管理的一個(gè)非常重要的部分。IT企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度必須進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理，只有搞好計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理才能夠完善現(xiàn)代企業(yè)制度，使之管理科學(xué)化。
一、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理的內(nèi)容和特點(diǎn)
研究如何以高效益地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)為目的是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容，以項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制為基礎(chǔ)，對(duì)項(xiàng)目按照其內(nèi)在邏輯規(guī)律進(jìn)行有效地計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，以適應(yīng)內(nèi)部及外部環(huán)境并組織高效益的實(shí)施，使各項(xiàng)目要素優(yōu)化組合、合理配置，保證實(shí)施的均衡性，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)和使企業(yè)獲得良好的綜合效益。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理是為使項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)所要求的質(zhì)量、所規(guī)定的時(shí)限、所批準(zhǔn)的費(fèi)用預(yù)算所進(jìn)行的全過程、全方位的規(guī)劃、組織、控制與協(xié)調(diào)。項(xiàng)目管理的對(duì)象是項(xiàng)目，由于項(xiàng)目是一次性的，故項(xiàng)目管理需要用系統(tǒng)工程的觀念、理論和方法進(jìn)行管理，具有全面性、科學(xué)性和程序性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理管理就是在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專門的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)或超過項(xiàng)目干系人的需要和期望。
具體執(zhí)行要包含以下三要素：首先是必須在一定的時(shí)間、費(fèi)用和資源的限制條件下保證質(zhì)量完成目標(biāo);其次是必須確保計(jì)劃得以執(zhí)行，并監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)展，根據(jù)需要及時(shí)調(diào)整計(jì)劃;最后是項(xiàng)目管理必須根據(jù)項(xiàng)目的具體情況，制定計(jì)劃。
這里拿本人參與的項(xiàng)目“浙江玉環(huán)人民醫(yī)院機(jī)房改造及防雷接地項(xiàng)目”為例說明一下這三要素：因?yàn)獒t(yī)院早已投入使用，不能隨便斷電和斷網(wǎng)絡(luò)，故造成機(jī)房內(nèi)部施工實(shí)施時(shí)間非常有限，只能利用晚上醫(yī)院下班后的時(shí)間進(jìn)行施工，所以如何在有限的時(shí)間內(nèi)，充分利用有限的資源保證質(zhì)量完成目標(biāo)，制定一個(gè)周全可行的計(jì)劃是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。當(dāng)時(shí)我們制定的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃是每天兩組進(jìn)行施工，白天A施工隊(duì)進(jìn)行外部防雷接地挖坑埋接地裝置，夜里B施工隊(duì)進(jìn)行內(nèi)部機(jī)房新設(shè)備安裝接線，避免浪費(fèi)時(shí)間。該項(xiàng)目另外一個(gè)重要的環(huán)節(jié)就是要合理分工，因?yàn)樵卺t(yī)院是一個(gè)非常特殊的環(huán)境，施工一是不能破壞現(xiàn)有設(shè)施，影響醫(yī)院的日常運(yùn)行;二是要求安靜，不能影響到病人和醫(yī)生;三是機(jī)房接地和防雷接地要做成綜合接地，對(duì)地電阻要求很高;四是這個(gè)醫(yī)院的房子是老房子了，和新式建筑有區(qū)別，沒有現(xiàn)成的鋼柱做引下線，要重新做接地井，而且機(jī)房地板都是水泥，對(duì)鋪設(shè)機(jī)房接地網(wǎng)造成了很大的難度。從這個(gè)項(xiàng)目我們就不能看出，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理必須要理論與實(shí)際相結(jié)合，不能一味的按書本上的理論制定計(jì)劃，必須結(jié)合現(xiàn)場實(shí)際情況進(jìn)行指定計(jì)劃、合理選用和安排人員施工，才能使項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)的完成。
二、項(xiàng)目管理問題略析
(一)問題的出現(xiàn)
在這個(gè)項(xiàng)目上當(dāng)然不是一帆風(fēng)順的，我是從項(xiàng)目招投標(biāo)開始接收組織項(xiàng)目進(jìn)展的，當(dāng)時(shí)接到項(xiàng)目任務(wù)后，隨后立即召集了商務(wù)部、售前技術(shù)部、銷售部、客服部和質(zhì)量部等相關(guān)部門，進(jìn)行了一次項(xiàng)目內(nèi)部啟動(dòng)說明會(huì)，并把各自的分工和進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行了部署。
然而，在投標(biāo)前三天進(jìn)行投標(biāo)文件評(píng)審時(shí)，發(fā)現(xiàn)技術(shù)方案中所配置的設(shè)備在以前項(xiàng)目使用中是有問題的，必須更換。我和方案編制人員經(jīng)過加班加點(diǎn)，終于修改完成。到了正式評(píng)標(biāo)會(huì)上，又遇到了一點(diǎn)麻煩，原來授權(quán)代表聲明和投標(biāo)方案中寫的不一致，影響了評(píng)標(biāo)分?jǐn)?shù)。不過還好，項(xiàng)目最終拿了下來，并和用戶確定了合同。根據(jù)公司流程，我把項(xiàng)目移交給了售后實(shí)施部門，由他們具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目的執(zhí)行和驗(yàn)收。
實(shí)施部門接手項(xiàng)目后，另外一個(gè)工程人員被任命為實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的實(shí)施和驗(yàn)收工作。他由于項(xiàng)目前期自己沒有盡早介入，許多項(xiàng)目前期的事情都不很清楚，而導(dǎo)致后續(xù)跟進(jìn)速度較慢，影響項(xiàng)目的進(jìn)度。同時(shí)，設(shè)計(jì)方案時(shí)，售前工程師沒有很好地了解用戶需求，也沒有書面的需求分析調(diào)研報(bào)告。在接手項(xiàng)目后，必須重新開始了解用戶需求，編制實(shí)施方案，這樣無形中增加了實(shí)施難度和實(shí)施成本。
等到這一切理出了頭緒，在商務(wù)下單訂貨過程中，又發(fā)現(xiàn)由于商務(wù)人員的工作失誤，導(dǎo)致少采購了幾臺(tái)設(shè)備，并且設(shè)備模塊配置功能錯(cuò)誤而不能符合要求。
而在我們公司中，由于售后和售前是兩個(gè)獨(dú)立的部門，在項(xiàng)目執(zhí)行中，特別是項(xiàng)目執(zhí)行完畢后，沒有一套明確而完善的項(xiàng)目總結(jié)和閉環(huán)的問題分析和關(guān)閉流程，導(dǎo)致許多項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)相同或類似的錯(cuò)誤或失誤，進(jìn)而導(dǎo)致投標(biāo)失敗、項(xiàng)目成本較高、項(xiàng)目執(zhí)行中困難重重、用戶滿意度較低等諸多風(fēng)險(xiǎn)。
(二)項(xiàng)目總結(jié)
經(jīng)過這個(gè)項(xiàng)目完整結(jié)束后，我認(rèn)識(shí)到了做好項(xiàng)目總結(jié)工作是其中的關(guān)鍵之處。與項(xiàng)目成員溝通后，我發(fā)現(xiàn)要做好項(xiàng)目總結(jié)的工作，首先就應(yīng)該在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)將其加以明確規(guī)定，比如項(xiàng)目評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)、總結(jié)的方式以及參加人員(如項(xiàng)目辦公室、商務(wù)部、售前部、市場部、儲(chǔ)運(yùn)部等)等。
事實(shí)上，項(xiàng)目總結(jié)工作應(yīng)作為現(xiàn)有項(xiàng)目或?qū)眄?xiàng)目持續(xù)改進(jìn)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)也可以作為對(duì)項(xiàng)目合同、設(shè)計(jì)方案內(nèi)容與目標(biāo)的確認(rèn)和驗(yàn)證。項(xiàng)目總結(jié)的目的和意義在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、防止犯同樣的錯(cuò)誤、評(píng)估項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、為績效考核積累數(shù)據(jù)以及考察是否達(dá)到階段性目標(biāo)等。總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，也會(huì)對(duì)其他項(xiàng)目和公司的項(xiàng)目管理體系建設(shè)和項(xiàng)目文化起到不可或缺的作用。完善的項(xiàng)目匯報(bào)和總結(jié)體系對(duì)項(xiàng)目的延續(xù)性是很重要的，例如項(xiàng)目完成后項(xiàng)目的售后維護(hù)、設(shè)備保修等。特別是項(xiàng)目收尾時(shí)的項(xiàng)目總結(jié)，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束前對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行正式評(píng)審，其重點(diǎn)是確保能夠?yàn)槠渌?xiàng)目提供可利用的經(jīng)驗(yàn)，另外還有可能引申出用戶新的需求而進(jìn)一步拓展市場。
(三)項(xiàng)目總結(jié)的內(nèi)容及分析
總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)所需的信息應(yīng)來自哪些方面呢?以前項(xiàng)目中的總結(jié)信息很零散，每個(gè)部門只從本部門出發(fā)，總結(jié)自己的問題，而沒有其他部門或人員的參加。而實(shí)際上，它應(yīng)該來自項(xiàng)目的各個(gè)方面，其中包括來自項(xiàng)目組、客戶及其它項(xiàng)目干系人的反饋及項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)(PMIS)。同時(shí)，使用這些信息以前，應(yīng)確保收集這些信息的系統(tǒng)、組織和流程能夠正常運(yùn)行，并且應(yīng)建立項(xiàng)目信息的收集、發(fā)布、存貯、更新及檢索系統(tǒng)，確保有效地利用項(xiàng)目中的各種信息資源。
從管理的觀點(diǎn)來說，項(xiàng)目生命周期的每個(gè)階段或者稱之為里程碑，都應(yīng)該進(jìn)行評(píng)估總結(jié)，以確定是否實(shí)現(xiàn)了此階段的目標(biāo)，項(xiàng)目是否可以正式開展下一個(gè)階段工作�？傊�，項(xiàng)目的不同階段都應(yīng)該有完善的項(xiàng)目總結(jié)，只不過總結(jié)的形式、內(nèi)容、編寫者和閱讀對(duì)象等側(cè)重點(diǎn)不同而已。
在編寫項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告時(shí)，應(yīng)該首先明確編寫的目的，同時(shí)也應(yīng)簡述項(xiàng)目概況、項(xiàng)目背景和項(xiàng)目進(jìn)展情況。因?yàn)榧热唤许?xiàng)目，就有其獨(dú)有性、時(shí)間性。這樣，項(xiàng)目總結(jié)的內(nèi)容才能夠更具有針對(duì)性、時(shí)效性和持續(xù)改進(jìn)的意義。
1.項(xiàng)目進(jìn)度。
按照項(xiàng)目整體計(jì)劃或項(xiàng)目滾動(dòng)計(jì)劃編寫的計(jì)劃工期與實(shí)際工期之間差距和原因分析。其間有哪些變化?對(duì)工作量的估計(jì)如何?以便為項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)庫提供相應(yīng)數(shù)據(jù)，提高下次計(jì)劃的準(zhǔn)確性。
2.項(xiàng)目質(zhì)量。
項(xiàng)目的最終交付物與客戶實(shí)際需求的符合度。需要注意的是“客戶”，他可以是一般意義上的外部客戶，也可以指內(nèi)部的客戶。項(xiàng)目質(zhì)量管理不但包括對(duì)項(xiàng)目本身的質(zhì)量管理，也包括對(duì)項(xiàng)目生產(chǎn)的產(chǎn)品進(jìn)行的質(zhì)量管理。具體可以從質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證入手，以保證項(xiàng)目質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。具體可以采用ISO9000質(zhì)量保證體系，加上完善的質(zhì)量管理工具、圖表等輔助工具加以統(tǒng)計(jì)分析，得出改進(jìn)建議。
3.項(xiàng)目成本。
就計(jì)劃成本、實(shí)際成本對(duì)比成本構(gòu)成明細(xì)的差距和原因分析及建議，也包括項(xiàng)目合同款執(zhí)行情況的分析總結(jié)。IT項(xiàng)目經(jīng)理一般可控制的成本主要是人工費(fèi)，對(duì)于未建立項(xiàng)目級(jí)核算的組織，可以用加權(quán)人天數(shù)表示，對(duì)不同級(jí)別的人員(項(xiàng)目經(jīng)理、高級(jí)工程師、一般工程師)賦予不同的權(quán)重。
4.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
就風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，包括項(xiàng)目中事先識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)和沒有預(yù)料到而發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)等風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施的分析和總結(jié)。也可以包括項(xiàng)目中發(fā)生的變更和項(xiàng)目中發(fā)生問題的分析統(tǒng)計(jì)的總結(jié)。
5.項(xiàng)目資源。
項(xiàng)目資源不但包括人力資源情況，而且還包括設(shè)備、材料等其它資源的合理使用、開發(fā)情況。特別是項(xiàng)目成員的績效統(tǒng)計(jì)分析和評(píng)價(jià)，以便更加有效地開發(fā)和利用人力資源。通常，可以采用直觀的圖表形式來反映項(xiàng)目的資源情況。
6.項(xiàng)目范圍。
項(xiàng)目范圍包括產(chǎn)品范圍和項(xiàng)目范圍。其中，產(chǎn)品范圍定義了產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特性和功能;項(xiàng)目范圍定義了為交付具有規(guī)定特性和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。合同中所規(guī)定的產(chǎn)品范圍和項(xiàng)目范圍以及用戶確認(rèn)的計(jì)劃等都屬于項(xiàng)目中要控制的范疇，另外還包括實(shí)際執(zhí)行情況的差距和原因分析。
7.項(xiàng)目溝通。
溝通是人員、技術(shù)、信息之間的關(guān)鍵紐帶，是項(xiàng)目成功所必須的。在國內(nèi)，不少項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)溝通不夠重視，或者不知如何做好項(xiàng)目中的溝通工作，這都需要各級(jí)項(xiàng)目管理人員對(duì)其加以重視。在項(xiàng)目總結(jié)時(shí)，可以就項(xiàng)目過程中的內(nèi)部、外部溝通交流是否充分，以及因?yàn)闇贤ǘ鴮?duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的影響等方面進(jìn)行總結(jié)。
8.項(xiàng)目采購。
國內(nèi)IT項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理一般對(duì)項(xiàng)目采購接觸不多或接觸不到，多由商務(wù)和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。如果是項(xiàng)目級(jí)的核算，采購管理是很重要的組成部分，否則可能因采購過程中的成本、風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度、技術(shù)和資源等方面引起很多問題。
9.項(xiàng)目評(píng)價(jià)。
項(xiàng)目評(píng)價(jià)是對(duì)項(xiàng)目交付物的生產(chǎn)率，產(chǎn)品質(zhì)量，采用的新技術(shù)、新方法、項(xiàng)目特點(diǎn)等的總結(jié)。另外還應(yīng)該包括項(xiàng)目客戶滿意度收集統(tǒng)計(jì)和分析�？蛻魸M意度調(diào)查內(nèi)容不但包括項(xiàng)目管理或流程層面，也應(yīng)包括技術(shù)層面。同時(shí)，有必要說明本項(xiàng)目與以往項(xiàng)目相比的特別之處。例如：特殊的需求、特殊的環(huán)境、資源供應(yīng)、新技術(shù)新工藝等，總之是具有挑戰(zhàn)性的、獨(dú)特的事件以及關(guān)鍵的解決方案和實(shí)施過程。
10.遺留亟待解決問題。
說明項(xiàng)目有無遺留亟待解決問題。如果有，必須針對(duì)這些問題進(jìn)行深入分析，明確責(zé)任，提出解決方案。
11.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及建議。
不斷將實(shí)施過的項(xiàng)目中的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)以及教訓(xùn)等進(jìn)行總結(jié)，積累起來就可以成為公司的財(cái)富。
需要強(qiáng)調(diào)的是，項(xiàng)目總結(jié)非常重要，不能只報(bào)業(yè)績，不報(bào)失敗，對(duì)于失敗的項(xiàng)目，總結(jié)會(huì)不能變?yōu)榕窌?huì)，要堅(jiān)持對(duì)事不對(duì)人的原則。這樣項(xiàng)目總結(jié)才能夠順利開展，并對(duì)今后工作有指導(dǎo)意義。
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