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地方文獻采訪工作諏議
地方文獻的采訪工作是地方文獻工作中最重要的環(huán)節(jié)之一，它與圖書館一般工作相比地方文獻采訪工作具有最明顯的獨特之處。
一、地方文獻的基本概念
什么是地方文獻？根據(jù)首都圖書館北京地方文獻部采訪條例的規(guī)定，地方文獻是指在內(nèi)容上具有地方性，同時又具有重復(fù)使用價值的文獻。
地方文獻是特定區(qū)域內(nèi)歷史資料和現(xiàn)實資料的總合，它反映了特定區(qū)域內(nèi)自然環(huán)境與社會環(huán)境的沿革、發(fā)展及其現(xiàn)狀。在自然環(huán)境方面，它應(yīng)全面反映一個地區(qū)所能觀察到的天文現(xiàn)象、地質(zhì)水文結(jié)構(gòu)、地形地貌、氣候與氣象、物種資源等等；而在社會環(huán)境方面，它則應(yīng)反映該地區(qū)的人文地理、歷史、社會經(jīng)濟、地方政治、社會結(jié)構(gòu)、民俗、地方文化、教育、衛(wèi)生、體育，以及宗教、方言等各個方面�？梢娖渥畲蟮奶攸c，在于文獻內(nèi)容所體現(xiàn)出的鮮明的地域性。只要具備這一特點，文獻就具備了被確認為地方文獻的基本條件。至于文獻形式、文獻載體、出版地、出版者乃至文種等等，都不是鑒別地方文獻的重要標準。
地方出版物（或稱地方著述）和地方文獻是兩個局部交叉的不同概念，其主要內(nèi)容未曾涉及到本區(qū)域的地方出版物不能視為地方文獻。需要在地方文獻系統(tǒng)中反映地方出版事業(yè)時，可采用地方出版目錄的形式。同樣，在表現(xiàn)地方文化事業(yè)水平的時候，地方人士著述也不必一概收入，而應(yīng)通過地方人士著述書錄的形式予以反映。
地方文獻中“地方”的概念基本上以現(xiàn)行的行政區(qū)劃為準，其中地質(zhì)、水文、氣象、資源等個別類目可適當放寬界限。
地方文獻采訪人員必須清晰地了解地方文獻的不同類型。
首先應(yīng)著眼于文獻內(nèi)容中所含地方信息的密度以及文獻價值。專門記述地方事物的文獻、我們稱之為核心文獻。如地方志、地方史、地方人物傳記以及各種專門的地方史料。這類文獻中所含地方信息的密度最大，使用效益也相對好一些。另一類文獻，其內(nèi)容在某種程度上涉及到地方事物，稱為輔助文獻，有兩種表現(xiàn)形式，一種是行政區(qū)劃上的包容關(guān)系，如省志之對于市縣級地方文獻；一種是專業(yè)內(nèi)容上的包容關(guān)系，如《物侯學(xué)》或《地方病學(xué)》中所涉及到的地方資料。這類文獻中所含地方信息的密度相對下降，但由于文獻總量大，或是專指性較強，對于使用者來說，其文獻價值是不容忽視的。第三類文獻，是進行地方研究不可缺少的背景文獻（或稱基礎(chǔ)文獻）。如野史和筆記，以及廣義的史料匯編等等。這類文獻中地方信息的密度更小，但卻包含了一些其他文獻中不具有的重要內(nèi)容。并且，將對于地方的研究置之于更廣大的領(lǐng)域，開拓了研究者的視野。在組織地方文獻藏書建設(shè)的時候，核心文獻、輔助文獻和背景文獻各占多大比例為宜？各地情況不同。根據(jù)北京地方文獻工作的實踐來看，在歷史悠久，文化事業(yè)比較發(fā)達的地區(qū)，這三類文獻所占比例似應(yīng)以4：4：2或3：5：2較為適宜。
當代圖書館地方文獻形式，包括專著、報紙、期刊、會議錄、文件匯編、學(xué)位論文、科技報告、輿圖（含氣象圖、地質(zhì)圖等專業(yè)圖紙）、影片、照片、幻燈片、錄音帶、錄象帶、圖冊、印譜、拓片、樂譜、譜牒、簿記、日記、書信、證券、商標、戲劇說明書以及專用的參考檢索工具書等等。檢索工具包括具有地方內(nèi)容的專業(yè)詞典、書目索引、年鑒手冊、表譜名錄，以及反映本地各收藏單位的藏書目錄或聯(lián)合書目。
地方檔案也是地方文獻的一種典型形式。鑒于地方黨政機關(guān)和企事業(yè)機關(guān)團體日常產(chǎn)生的文書檔案都有專業(yè)的檔案機構(gòu)系統(tǒng)收存，因而在地方文獻的采訪工作中可略過那些正式的文書檔案，而專門收集譜錄、簿記、日記、照片和書信等社會檔案和私人檔案。 從文獻載體的類型劃分，圖書館地方文獻包括紙本（含寫本、抄本、手繪本、拓本、印刷品）、磁記錄品（磁帶和磁盤）、照片、縮微品和靜電復(fù)印件，其中，印刷品仍然占有最大的比例，近年來，照片、縮微品和靜電復(fù)印件所占比例正大幅度地增加。
從文獻的生產(chǎn)者或是文獻的出版和發(fā)行方式來劃分，地方文獻中包括公開出版物、非公開出版物和非出版物三個部分。公開出版物內(nèi)容穩(wěn)定性較好。易于獲得。非公開出版物地域性強，針對性強，信息密度大，在全部地方文獻系統(tǒng)中是非常引人矚目的一類文獻，其出版頭緒紛繁，全面掌握這部分文獻的出版信息具有一定的難度。非出版物又稱特種文獻，是指不以出版為目的，而在社會生活、經(jīng)濟生活中自然產(chǎn)生的文獻。如簿記、日記、文稿、書信，以及文契、證券、商標、戲劇說明書和產(chǎn)品說明書等。此類文獻多系原始記錄，內(nèi)容可靠，針對性強，并具有一定的文物價值。但特種文獻的產(chǎn)生、流傳、聚散的脈絡(luò)更難于把握。
二、地方文獻來訪的基本方法
地方文獻藏書系統(tǒng)的建設(shè)，無論是新建還是續(xù)建，都應(yīng)有一份盡可能完整的地方文獻知見書目作為工作的基本依據(jù)， 從而作到心中有數(shù)。這種基本目錄的制定，實際上是對地方文獻源的一個系統(tǒng)調(diào)查。當年杜定友先生在收集廣東地方文獻之初，便先行編制了四種書目索引，即：（1）廣東史料索引；（2）鄉(xiāng)賢著述索引；（3）人名傳目索引；（4）本省刊物索引。北京市昌平縣圖書館在籌建地方文獻專藏之前，也建立了《昌平地方文獻知見書目》和《昌平地方文獻報刊資料索引》。根據(jù)這種基本目錄，采訪人員可以對現(xiàn)存地方文獻的品種及其收藏地點一目了然，并可進一步去分析、研究、掌握地方文獻產(chǎn)生及流傳的特點，亦即地方文獻的源和流。 從而可以制定出科學(xué)、有效的采訪方針和采訪條例。同時，便可按圖索驥，對地方文獻專藏進行最初的，也是最基礎(chǔ)的建設(shè)。并憑目錄對地方文獻進行情報控制。 地方文獻的專職采訪人員，必須了解地方文獻產(chǎn)生的源和流。對于當代地方文獻生產(chǎn)和傳播的方式，尤其要有非常全面的了解，唯其如此，才能夠運籌帷幄，或據(jù)守津要，或朔源而上，既不致發(fā)生重大的漏采現(xiàn)象，又不會盲目行動，造成大量無效勞動。
對于公開出版物，通常是依據(jù)征訂書目，采用定購的方式予以收集，與公共圖書館一般采訪工作相似。不同之處在于，采訪人員首先要判斷某一特定文獻是否屬于地方文獻的范疇。如果征訂書目所提供的信息不足以使采訪人員確認其為地方文獻時，應(yīng)作為存疑問題保留，待文獻正式出版后予以確認。
地方出版物是非常值得重視的一個地方文獻源。由于地方文獻和地方出版物都是地方公共圖書館的收藏重點，應(yīng)爭取在地方政府的支持下，制定有關(guān)地方文獻呈交制度的地方法規(guī)。有了這樣的法規(guī)，除地方出版物可全部納入館藏外，所有地方文獻的收集工作都將成為依法辦事。
對于非公開出版物和出版物的采集，關(guān)鍵在于建立有效的情報控制。在有關(guān)地方文獻呈交制度的地方法規(guī)制定之前，全憑采訪人員去溝通一條條的采訪渠道，以建立地方文獻的采集網(wǎng)絡(luò)。采集的手段可以多種多樣：對于國家機關(guān)團體，多采用無償征集的方式。如需收取工本費，亦可酌情付給。對于個人手中持有的文獻，可采取收購的方式，亦可采用以物易物的交換方式。當然，無償捐獻，政府予以表揚
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