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淺談商務(wù)交際中英文書信的寫法
[摘要] 在商務(wù)交際中英語書信的格式、結(jié)構(gòu)和寫作原則都是有固定的原則可循的,不能任意變更。熟練掌握商務(wù)英語書信的格式與結(jié)構(gòu)是從事對(duì)外貿(mào)易工作的高職生必備的技能之一。[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英語書信 格式 結(jié)構(gòu)
隨著各國之間貿(mào)易交流的加深, 尤其是在我國加入WTO后,國際貿(mào)易活動(dòng)日益頻繁，作為對(duì)外貿(mào)易中的一種基本的交際方式,商務(wù)英語書信也得到廣泛應(yīng)用。然而，有些信件冗長而結(jié)構(gòu)不嚴(yán)謹(jǐn);有些措辭粗略無禮，空洞無物;有些累贅而模棱兩可，充滿著陳詞濫調(diào)，晦澀的行話和難懂的專業(yè)術(shù)語;有的甚至還有拼寫和語法錯(cuò)誤,這都會(huì)阻礙有效的交流。對(duì)于國貿(mào)專業(yè)的學(xué)生,以及從事對(duì)外貿(mào)易的工作者來說,熟練掌握商務(wù)英語書信的格式與結(jié)構(gòu)并加以應(yīng)用,是不可或缺的一項(xiàng)技能。
一、商務(wù)英文書信的格式
一般來說,現(xiàn)在使用的商務(wù)英語書信的格式主要有兩種:傳統(tǒng)的縮頭式和現(xiàn)代的齊頭式。根據(jù)英國傳統(tǒng)做法,縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間,有時(shí)可能會(huì)縮進(jìn)更多�，F(xiàn)在,齊頭式在商務(wù)英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點(diǎn)就是所有信的內(nèi)容都從信紙的左邊開始,段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行,以便于區(qū)分。這種格式被稱作齊頭式。但是,有時(shí)把日期放在信紙的左邊會(huì)給查找?guī)聿槐?所以,人們使用了一種改良的齊頭式,即把日期放在右邊,而把其他內(nèi)容放在左邊。一般來說,我們通常使用單行距來布局一封信,這會(huì)使信函有一種緊湊感。根據(jù)個(gè)人或公司的喜好,可以選擇使用齊頭式或縮頭式。
二、商務(wù)英文書信的結(jié)構(gòu)
不論傳統(tǒng)的縮頭式,還是現(xiàn)代的齊頭式,一般商務(wù)英語書信的結(jié)構(gòu)都包括十三部分內(nèi)容,前七部分是每一封商務(wù)英語信件所必需包含的內(nèi)容。在商務(wù)英語書信中,每一部分內(nèi)容都有自己固定的位置,包含自己獨(dú)特的內(nèi)容,是不能隨意互換的。
1.信頭。信頭所包含的是寫信人的基本情況,包括姓名、地址、電話號(hào)碼、電傳號(hào)碼，以及傳真號(hào)碼甚至E-mail 地址。信頭在信紙的最上方,有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質(zhì)量優(yōu)良的信紙,以及一個(gè)整潔、勻稱的信頭,可以展示一個(gè)公司的風(fēng)采,增強(qiáng)公司的信譽(yù)。
2.案號(hào)和日期。
案號(hào)是寫信時(shí)所給的、以便查詢的字母或數(shù)字。經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來區(qū)分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行,不管是齊頭式還是縮頭式,一般把日期放在右端,這可起到行尾的作用,使信看上去更整齊。在商務(wù)英語書信中,日期一定要寫全,不能用數(shù)字的形式,因?yàn)槊绹陀娜掌跇?biāo)示法是不同的。月、日的后面用逗號(hào),年份后面不用標(biāo)點(diǎn)。
3.封內(nèi)名稱和地址和開頭稱呼語。封內(nèi)名稱和地址要用齊頭式,緊靠信紙的左邊,這樣會(huì)使信看上去整齊。開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語,在英文書信中要使用敬語,在稱呼方面,商業(yè)上最普遍的有Gentlemen(美國式)與Dear Sirs(英國式)二種,相當(dāng)于我國的“敬啟者”或“謹(jǐn)啟者”。如果信是寫給某個(gè)公司單位的,美語用Gentlemen(復(fù)數(shù)形式),英語用Dear Sirs。稱呼后一般要使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),英國式采用逗號(hào),美國式用分號(hào)。
4.信文。信文是實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容,信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確,切中要點(diǎn);段落劃分明確,每段集中于一個(gè)話題;打印準(zhǔn)確,布局要有藝術(shù)性,使信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄,它是信文的框架。信文多用單行距,有些短信可用雙行距。
5.結(jié)尾敬語。結(jié)尾敬語是信件結(jié)束時(shí)的一種禮貌用語。最為典型的美國式寫法是Sincerely和Best regards，典型的英國式表達(dá)有Yours sincerely（熟人或知道對(duì)方姓名），Best wishes,kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。結(jié)尾敬語必須和信文緊連一起,不能分開,更不能把它單獨(dú)放到另一頁。如遇此種情況,則信件必須重新安排、打印。
6.寫信人簽名或簽署。簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標(biāo)記。公司名稱可以打印,而主管人簽名則必須是手寫,兩者都不可用印章代替。這部分在結(jié)尾敬語以下三行,大約留出五行或更多的空間。
7.注意事項(xiàng)。注意事項(xiàng)的習(xí)慣用語是:For the attention of或簡單的Attention,下面一般要加上橫線。當(dāng)信件是寫給特定的人或主辦部門時(shí),則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外,可放在信文以上中間。
8.事由、標(biāo)題。事由或標(biāo)題在開頭稱呼語以下兩行,下加橫線,除齊頭式外,一般放在信文以上中間。經(jīng)常是用一詞或簡單的幾個(gè)詞來表示信文的主題,讓收信人先對(duì)所談內(nèi)容有所了解。9.經(jīng)辦人代號(hào)和附件。經(jīng)辦人代號(hào)在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫,可用小寫,也可用大寫。附件在經(jīng)辦人代號(hào)以下兩行。寫信人可標(biāo)示出一個(gè)或多個(gè)信中所提到的附件。經(jīng)常使用的形式有:Enclosure,Enclosures,Encl.Enc等。
10.抄送。抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標(biāo)記為cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和復(fù)印件上。暗示的標(biāo)記為bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在復(fù)印件上,并且只有寫信人和收信人知道。
11.附言。附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內(nèi)容,可用此方式,但應(yīng)盡量避免使用。因?yàn)樗赡軙?huì)給人一種錯(cuò)覺,即在寫信前,你未能很好地安排你的信件,這可能會(huì)影響到你的信譽(yù)。
總之,當(dāng)書寫商務(wù)英語書信的時(shí)候,必須謹(jǐn)記:選定一種格式,堅(jiān)持使用,不能變來變?nèi)?結(jié)構(gòu)中的內(nèi)容要安排合理得當(dāng)。布局好的信件是雙方交易的好的開始。一封布局優(yōu)雅、端莊勻稱的信件,會(huì)留給人一種良好的印象,促進(jìn)雙方的進(jìn)一步往來,直至交易的達(dá)成。
參考文獻(xiàn)：
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