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食品行業(yè)采購內(nèi)部控制的實施途徑探討
內(nèi)容摘要:食品行業(yè)是關(guān)系國計民生、百姓安居樂業(yè)的重要行業(yè),食品行業(yè)有效的管理和運營能夠促進國民經(jīng)濟的健康發(fā)展。本文分析了食品行業(yè)采購流程特點及內(nèi)部控制難點,并探討了我國食品行業(yè)采購內(nèi)部控制的實施方法與途徑。關(guān)鍵詞:食品行業(yè) 采購 內(nèi)部控制
食品行業(yè)采購流程特點及內(nèi)部控制難點
(一)食品行業(yè)采購業(yè)務(wù)流程特點
采購周期的時間性要求較高。采購績效評價關(guān)鍵的一項就是采購周期的控制,因為采購周期影響著企業(yè)所需采購物資供應(yīng)的及時性,也影響著企業(yè)采購資金的周轉(zhuǎn)。在食品行業(yè)采購中,除了以上原因強調(diào)采購的時間性外,所采購物資特別是食品原料的儲存時間較短也是重要原因。所以要求企業(yè)一方面保證所采購物資有效地滿足企業(yè)經(jīng)營管理需要,一方面也要努力降低企業(yè)的營運成本。
采購流程對原材料的供給要求較高。原材料采購是采購環(huán)節(jié)中一個重要的方面,采購量的選擇是一個復(fù)雜的問題。原材料采購過多會導(dǎo)致原材料積壓,而采購量少則會造成原材料供應(yīng)的短缺。對食品加工企業(yè)來說,原材料的積壓和短缺都將帶來嚴(yán)重的問題。食品加工企業(yè)的原材料大都是農(nóng)產(chǎn)品,保存時間過長可能會導(dǎo)致變質(zhì),也可能會導(dǎo)致其營養(yǎng)成分的流失。原材料采購量過大,食品加工企業(yè)將面臨巨大的資金周轉(zhuǎn)和庫存的壓力;原材料短缺也將導(dǎo)致企業(yè)無法進行正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動, 丟失市場份額。
采購流程對產(chǎn)品的質(zhì)量要求較高。采購流程節(jié)點控制的嚴(yán)格與否與采購材料的質(zhì)量緊密相關(guān)。一般情況下,食品加工企業(yè)的原材料大都是農(nóng)產(chǎn)品,如糧食、食用油、水果、蔬菜等, 如果采購環(huán)節(jié)缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督,這些原材料質(zhì)量不合格,將直接導(dǎo)致加工出的產(chǎn)品質(zhì)量不合格。
采購流程對產(chǎn)品的成本影響較大。食品加工企業(yè)采購的原材料種類繁多,供應(yīng)商參差不齊,若對供應(yīng)商缺少嚴(yán)格的篩選,缺少信息的溝通,容易造成部分原材料價格過高,導(dǎo)致產(chǎn)品成本上升。若是原材料短期內(nèi)采購的數(shù)量過大,可能會引起原材料的變質(zhì)過期,從而導(dǎo)致庫存資金積壓甚至損失,增加庫存成本,這些都是采購過程控制不合理的表現(xiàn)。
(二)食品行業(yè)采購流程內(nèi)部控制難點
1.采購控制活動的環(huán)節(jié)較多、關(guān)系復(fù)雜。COSO 委員會(全國虛假財務(wù)報告委員會下屬的發(fā)起人委員會)指出:企業(yè)必須制定控制的政策及程序,并予以執(zhí)行,以幫助管理層“為保證其控制目標(biāo)的實現(xiàn),其用以辨認并用以處理風(fēng)險所必須采取的行動業(yè)已有效落實”。食品行業(yè)不僅采購對象復(fù)雜豐富,而且采購的完成還牽涉到多個部門。由各部門提出采購申請,由供應(yīng)保障部對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力進行評定,簽訂合同,此階段需要公司管理者進行審核簽字,并且由質(zhì)檢部對樣品進行質(zhì)量檢驗,最終收到貨物由倉庫保管。這就要求做好控制環(huán)節(jié)的識別工作,整合控制流程,以實現(xiàn)效率與控制的有機協(xié)調(diào)。
2.采購監(jiān)督活動頻率要求較高。食品企業(yè)整個采購內(nèi)部控制的過程必須施以恰當(dāng)?shù)谋O(jiān)督,通過監(jiān)督活動在必要時對其加以修正。監(jiān)督可分為業(yè)務(wù)監(jiān)督、內(nèi)部審計監(jiān)督、外部審計監(jiān)督三方面。采購控制活動貫穿于采購過程的每一個環(huán)節(jié),對于食品業(yè)頻繁的采購活動更是如此,因而對其的監(jiān)督尤其是業(yè)務(wù)監(jiān)督頻率要求也較高。
3.采購的內(nèi)部控制環(huán)境要求較高。采購涉及人財物的相互關(guān)系,又是專門性較強的業(yè)務(wù),采購內(nèi)部控制環(huán)境的如何直接決定著采購業(yè)務(wù)的成敗。任何企業(yè)的核心是企業(yè)中的人及其活動。人的活動在環(huán)境中進行,人的品性包括操守、價值觀和能力等,它們既是構(gòu)成環(huán)境的重要要素之一,又與環(huán)境相互影響、相互作用。環(huán)境要素是推動企業(yè)發(fā)展的引擎,也是其他一切要素的核心。食品行業(yè)采購部門的員工職業(yè)道德操守如何、企業(yè)是否建有既有利于采購工作開展又有利于監(jiān)督考評采購工作的機制、企業(yè)管理者是否重視采購工作并帶頭在企業(yè)內(nèi)部形成良好的采購控制氛圍等等內(nèi)部控制的環(huán)境因素決定著采購工作的質(zhì)量。這樣,必然對食品行業(yè)采購的內(nèi)部控制環(huán)境提出了較高的要求。
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