- 相關(guān)推薦
綜合性檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定探討
【正文】近年來,隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,一些檔案館開始實(shí)施數(shù)字檔案館計(jì)劃,或開始對部分館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,以便為今后實(shí)現(xiàn)檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)化查閱作準(zhǔn)備,但館藏?cái)?shù)量較大的單位很快都遇到了一個(gè)棘手問題:挑選什么檔案進(jìn)行數(shù)字化?在確定將某一全宗檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí),又面臨是否將所有檔案部進(jìn)行數(shù)字化的難題?在對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí),面對著龐雜紛繁甚至“魚龍混雜”的檔案,大家不約而同地感覺到面臨一個(gè)新的課題:檔案在進(jìn)行數(shù)字化前的鑒定。當(dāng)今之際,檔案數(shù)字化,雖同高科技、高投入相伴隨,但一旦形成共識(shí),擺上日程,其經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等問題似不難解決,然數(shù)字化鑒定,卻不那么容易,它政策性強(qiáng),又是勞動(dòng)和知識(shí)密集型工作,至今尚缺乏明確的指導(dǎo)理念,弄得不好即成為數(shù)字化的“瓶頸”,拖了檔案數(shù)字化進(jìn)程的后腿。因此,從某種意義上來說,檔案數(shù)字化鑒定能否順利開展,關(guān)系到檔案數(shù)字化的進(jìn)程,并最終影響檔案信息社會(huì)化的實(shí)現(xiàn),F(xiàn)筆者根據(jù)近來對此問題的研究和思考。提出一些管見,與檔案界同行探討。
一、數(shù)字化鑒定的目的
館藏檔案數(shù)字化,是近年來隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,檔案界為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和建立數(shù)字檔案館而提出,主要在館藏檔案數(shù)量具有一定規(guī)模,其檔案利用具有較大發(fā)展空間,物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件又較好的省、市一級國家綜合檔案館,以及一些發(fā)達(dá)地區(qū)區(qū)、縣一級檔案館進(jìn)行。這是一部分國家綜合性檔案館順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢,在實(shí)行檔案資源信息化過程中采取的一項(xiàng)有力措施,其意義十分深遠(yuǎn),它不僅能使通過計(jì)算機(jī)終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實(shí),也將使檔案館在不久的將來通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向不同層次的和利用者提供遠(yuǎn)程檔案信息查閱服務(wù)成為可能,由此根本性地改變傳統(tǒng)的檔案查閱方式,為檔案信息資源廣泛方便地為社會(huì)所用開辟一個(gè)十分廣闊的空間。由于數(shù)字化檔案從實(shí)體檔案經(jīng)過數(shù)字化處理到能夠以數(shù)字方式提供利用,特別是遠(yuǎn)程利用,其中包含較高的制作和運(yùn)營成本,因此要求提供利用的數(shù)字化檔案具有相當(dāng)?shù)摹百|(zhì)量”,也就是說被提供的數(shù)字化檔案不能停留在原始和粗框狀態(tài)。為了解決提供利用的數(shù)字化檔案的“質(zhì)量”問題,檔案在進(jìn)行數(shù)字化之前需要進(jìn)行鑒定的問題很自然地被提上議事日程。與此同時(shí),公開和通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程提供利用的數(shù)字化檔案,要求其內(nèi)容必須是適合向社會(huì)公開的,因此在檔案進(jìn)行數(shù)字化前進(jìn)行劃控鑒定也是必然之題(已經(jīng)經(jīng)過開放鑒定的例外)。一般來說,國家綜合檔案館館藏檔案的基礎(chǔ)狀況,包括每個(gè)全宗內(nèi)檔案構(gòu)成的合理程度,每個(gè)案卷的組合質(zhì)量,參差不齊,有一部分檔案組卷質(zhì)量很高,十分精練簡潔,卷內(nèi)每份文件都具有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容,很說明問題,如果從中剔除任何一份文件,都會(huì)感到整個(gè)案卷會(huì)產(chǎn)生缺陷,對于具有這樣質(zhì)量的檔案,除了是否適合向社會(huì)開放的因素需要考慮外,顯然對其進(jìn)行數(shù)字化是無需再進(jìn)行鑒定的,但實(shí)際上在館藏檔案中能夠達(dá)到這種標(biāo)準(zhǔn)的檔案很少,特別是上個(gè)世紀(jì)70年代以前形成的檔案,由于歷史的原因,這些檔案的基礎(chǔ)狀況多數(shù)很不理想,常常是“魚龍混雜”,有價(jià)值的文件和毫無價(jià)值的文件夾雜在一起,對于這樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化,必須在事前進(jìn)行鑒定,通過鑒定,剔除那些無關(guān)緊要或毫無價(jià)值的文件,留下反映歷史過程本質(zhì)的材料,從而使數(shù)字化的檔案是“貨真價(jià)實(shí)”,真正具有參考和研究價(jià)值,能夠派用處的檔案,
從數(shù)字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發(fā),檔案在數(shù)字化之前進(jìn)行的鑒定有別于傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定。也不是單純?yōu)榱私鉀Q開放而進(jìn)行的開放與否的劃控鑒定,它是一種綜合性鑒定,既包含對開放鑒定做拾遺補(bǔ)缺的工作,更承擔(dān)著“去粗取精”、存真留實(shí)的責(zé)任,其目的就是通過鑒定,提供組合精練、內(nèi)容充實(shí)、沒有“水分”的原始檔案進(jìn)行數(shù)字化,從而保證了對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的高投入能夠得到高效率的應(yīng)用。
二、數(shù)字化鑒定的原則
為了確保能夠?qū)⑷萘棵芗、基礎(chǔ)狀況良好、組合科學(xué)的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化,必須對館藏原始檔案進(jìn)行鑒定,在此基礎(chǔ)上篩選出可以和應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化的檔案,根據(jù)目前已經(jīng)開展的數(shù)字化鑒定的實(shí)踐,一般而言,在具體進(jìn)行檔案數(shù)字化鑒定時(shí)應(yīng)該遵循以下幾個(gè)原則:
1.精煉原則 數(shù)字化檔案從檔案的原始狀態(tài)到能夠遠(yuǎn)程提供查閱的數(shù)碼狀態(tài),期間要經(jīng)過數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)整理和相應(yīng)檢索關(guān)系的建立等一系列工作,需要一定的人力物力投入和技術(shù)支撐,在此情況下,為了使這些工作更具有價(jià)值和體現(xiàn)效益,要求提供數(shù)字化的檔案必須有比較密集的容量,精煉原則即從這一目標(biāo)出發(fā),要求鑒定人員在進(jìn)行鑒定時(shí)貫徹精煉思想,剔除重復(fù)件和無價(jià)值的文件,擠掉案卷的水分,特別是對于那些原來臃腫龐雜的案卷,更要舍得下狠心,剔除那些無關(guān)緊要和可有可無的文件,使經(jīng)過鑒定后的檔案組合非常精煉,最集中地反映歷史活動(dòng)的真貌。從擠掉案卷的水分來說,剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當(dāng)然如果從深層次的專題研究需要出發(fā),某些利用者會(huì)認(rèn)為一個(gè)文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發(fā)稿雖然主體內(nèi)容相同,但在細(xì)節(jié)上存在差異,因而都具有重要的價(jià)值,因?yàn)樗鼈儚牟煌膫?cè)面記錄和反映了某份文件的最后形成過程。我們并不完全否認(rèn)這樣的看法,但是認(rèn)為在通常的檔案利用群體中,像這樣很專業(yè)的利用者畢竟是少數(shù),如果都按照這樣的要求來進(jìn)行數(shù)字化,則數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫容量將因此擴(kuò)大幾倍,其制作和運(yùn)營成本也相應(yīng)提高,而在大多數(shù)情況下,僅僅利用正本即能滿足利用者的需要,因?yàn)槲募恼痉从沉俗罨咀钪饕臍v史狀況。從進(jìn)行數(shù)字化投入產(chǎn)出的策略考慮,我們顯然不能為了個(gè)別利用者的特別需求而作幾倍的投入,何況原始實(shí)體檔案依然存在,如果確有需要,利用者還可以專門查閱原始實(shí)體檔案,以解決其特殊的問題。由此可見,精煉原則主要是從減少數(shù)字化成本出發(fā),同時(shí)也是從絕大多數(shù)利用者的利用需求出發(fā),并不包括滿足個(gè)別利用者的特殊需求,
2.存史原則 提出和要求貫徹精煉原則,其目的是為了使經(jīng)過數(shù)字化的檔案消除臃腫,去除水分,構(gòu)成精煉,而并非為了單純地達(dá)到精煉而將一些有價(jià)值的文件也拋棄,為此提出存史原則。這一原則的含義,可以理解為剔除文件時(shí)應(yīng)以是否違背存史作衡量,也就是說,當(dāng)如果剔除某份文件,是在剔除某種重要的歷史記錄,從而使某一重要?dú)v史情況或細(xì)節(jié)由此消失,那么對這種剔除必須作慎重考慮。我們在數(shù)字化鑒定的實(shí)踐中遇到過這樣的情況:在鑒定某一市級機(jī)關(guān)檔案時(shí),有人將區(qū)級機(jī)關(guān)上報(bào)的區(qū)情甚至基層情況的文件認(rèn)為是“水分”,主張將其剔除,其理由一是此類文件在相應(yīng)的區(qū)級機(jī)關(guān)的檔案中會(huì)有保存,二是區(qū)情乃至基層情況不屬于市級機(jī)關(guān)檔案應(yīng)反映的重點(diǎn)。但是按照存史原則,上述文件恰恰十分真實(shí)地記錄和反映了當(dāng)時(shí)特定背景下基層所發(fā)生的一段生動(dòng)的歷史,對于利用者直接了解這一歷史時(shí)期的相關(guān)歷史是很重要的材料,盡管此類文件在區(qū)級機(jī)關(guān)的檔案里很可能也保存著。存史原則要求在進(jìn)行數(shù)字化鑒定時(shí)不能一味地為精煉而精煉,還必須謹(jǐn)慎考慮不能將那些記錄和反映生動(dòng)的歷史過程和歷史真實(shí)的文件作為“水分”擠掉,從某種意義上說,存史原則也是對精煉原則的制約,貫徹存史原則能夠防止因貫徹精煉原則的過頭而把那些確實(shí)反映歷史真實(shí)的文件也精煉掉。
3.利用優(yōu)先原則 這一原則在很大程度上適用于數(shù)字化鑒定的組織實(shí)
【綜合性檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定探討】相關(guān)文章:
對數(shù)字化檔案館的初步研究02-28
檔案數(shù)字化掃描工作問題探討與安全實(shí)施對策12-02
數(shù)字化檔案03-21
檔案館理論與實(shí)踐新探03-18
綜合性券商發(fā)展思路的探討03-20