淺談?dòng)?jì)算機(jī)檔案信息化管理

　　【摘要】計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器的內(nèi)存是非常大的，并且它還具有超級(jí)強(qiáng)大的記憶性的功能，存儲(chǔ)器能夠有比較大的內(nèi)存，是檔案信息化管理非常有利的條件。因此，本文主要針對(duì)了檔案信息化管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)為重要研究對(duì)象，并且利用了檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的相關(guān)的優(yōu)勢(shì)，從而通過(guò)在檔案信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，對(duì)使用計(jì)算機(jī)中存在的問(wèn)題以及在檔案信息化管理中使用的計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性。并且提出了相應(yīng)的解決的措施以及合理的建議，僅供參考。

　　【關(guān)鍵詞】檔案信息化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；重要性

　　對(duì)于檔案進(jìn)行管理的方式有很多種，如果只是一直限制在一些簡(jiǎn)單類(lèi)別的存儲(chǔ)的方法，不僅要要求會(huì)有很大的空間，必須還要對(duì)索引進(jìn)行相應(yīng)的明確，盡管是這樣，如果想要把一些檔案材料調(diào)出來(lái)，就必須要耗費(fèi)很多的時(shí)間和精力。但是在計(jì)算機(jī)中有很多個(gè)存儲(chǔ)的單元，其中主要的作用就是對(duì)信息進(jìn)行全方面的記憶。對(duì)于計(jì)算機(jī)自身內(nèi)部的記憶功能，也是一個(gè)非常大的優(yōu)勢(shì)。計(jì)算機(jī)如果有對(duì)內(nèi)部信息進(jìn)行記憶的功能，在實(shí)際計(jì)算的時(shí)候，就不需要對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)的信息進(jìn)行獲取，這種功能只需要把數(shù)據(jù)信息提前輸入到內(nèi)部進(jìn)行存儲(chǔ)的單元里面，因此，在計(jì)算的時(shí)候，就可以從存儲(chǔ)的單元里面，很方便的找到相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，從而就可以不斷的提高計(jì)算的效率。

　　一、檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

　　檔案信息化在實(shí)際管理中，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)使用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的內(nèi)存足夠大。隨著人們?nèi)粘��?duì)休閑娛樂(lè)活動(dòng)的項(xiàng)目逐漸增加，就會(huì)不斷產(chǎn)生大量行政方面的資料和文件，并且后期檔案的管理數(shù)量也就會(huì)相應(yīng)的增加，但是一張光盤(pán)就能儲(chǔ)存上億的信息數(shù)據(jù)，這就最大程度降低對(duì)檔案空間利用。另外還可以對(duì)存儲(chǔ)成本的投入逐漸進(jìn)行減少。第二，利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，使檔案在進(jìn)行查找的時(shí)候更簡(jiǎn)單和方便。現(xiàn)階段，檔案使用率不斷提高，并且每一個(gè)職能的部門(mén)通常會(huì)運(yùn)用一些檔案來(lái)作為借鑒，不同的需求就必須要求檔案管理的部門(mén)必須要及時(shí)和高效的提出有關(guān)檔案的資料。如果利用傳統(tǒng)的方法來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，在檔案實(shí)際查找的過(guò)程中，也會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)浪費(fèi)更多時(shí)間而對(duì)檔案查找不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，但是在檔案信息化實(shí)際管理過(guò)程當(dāng)中，要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理的利用，對(duì)檔案的信息深入加工的功能進(jìn)行全方面的改善，最終可以達(dá)到對(duì)檔案信息深入開(kāi)發(fā)的目的。第三，要利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，是為了能夠讓檔案在進(jìn)行修改并且做出合理的補(bǔ)充，對(duì)于復(fù)制和傳輸?shù)雀鱾�(gè)方面都比較便捷。目前在檔案信息化管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中進(jìn)行了廣泛的推廣和應(yīng)用。檔案在進(jìn)行儲(chǔ)存的時(shí)候，主要是由幾個(gè)部分進(jìn)行，例如文字的信息、照片和設(shè)計(jì)的圖紙以及錄像帶等等。但是對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理方法的管理，就會(huì)對(duì)其中的質(zhì)量造成非常嚴(yán)重的影響，例如天氣的情況和自然災(zāi)害等等，這些原因都會(huì)給檔案的管理帶來(lái)非常嚴(yán)重的安全隱患。

　　二、在檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)存在的問(wèn)題

　　在檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)的過(guò)程中存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，一些檔案信息安全方面的問(wèn)題也非常的明顯，隨著世界信息化以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化不斷的發(fā)展，電子檔案數(shù)據(jù)信息當(dāng)中存在著比較大的安全隱患。有大多數(shù)的病毒不斷的入侵，就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息被損壞和修改以及泄露等相關(guān)的現(xiàn)象。第二，有關(guān)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)也需要進(jìn)行提高，只有對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)理論以及使用的技巧進(jìn)行掌握，并且對(duì)各種使用類(lèi)型的辦公設(shè)備操作的比較熟練，才能夠成為一名比較優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員。除此之外，還必須具備對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和提煉等各方面的能力，還要把一些具有價(jià)值檔案的資料及時(shí)的送到檔案使用人員的手里。第三，檔案在電子管理的方面也比較薄弱，其中主要體現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩個(gè)方面，檔案在電子管理的過(guò)程當(dāng)中，硬件是必須要用的計(jì)算機(jī)設(shè)備。一般來(lái)說(shuō)，如果對(duì)硬件設(shè)備的投入比較大，就會(huì)造成硬件設(shè)備不足的情況。而在檔案管理過(guò)程當(dāng)中，軟件是每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的。

　　三、在檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性

　　在檔案信息化管理當(dāng)中，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，他主要是世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程發(fā)展的速度不斷加快，信息也已經(jīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)高速的發(fā)展和社會(huì)不斷的進(jìn)步以及企業(yè)能否進(jìn)行生存造成了非常嚴(yán)重的影響。第二，他能夠有效的對(duì)工作的效率進(jìn)行不斷的提高，同時(shí)還能對(duì)資源進(jìn)行相應(yīng)的節(jié)約和利用。在傳統(tǒng)的檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，一般都是利用人工來(lái)對(duì)資料進(jìn)行收集、規(guī)整和使用以及存儲(chǔ)，這個(gè)工程當(dāng)中肯定會(huì)對(duì)人力和財(cái)力以及物理造成大量的損失，并且工作進(jìn)展的速度也比較慢，已經(jīng)不能和我國(guó)現(xiàn)階段的工作以及生活的節(jié)奏進(jìn)行適應(yīng)，從而也就不能跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步。第三，他也是企業(yè)檔案管理發(fā)展一個(gè)非常重要的趨勢(shì)。企業(yè)檔案的管理主要是屬于一種基礎(chǔ)性的工作。在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，也有著非常重要的作用，并且他的地位也非常高。

　　綜合上文所述，在檔案信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)方法的使用，已經(jīng)在我國(guó)社會(huì)當(dāng)中進(jìn)行了廣泛的推廣和使用，因?yàn)橛?jì)算機(jī)自身的內(nèi)存是比較大的，不僅能夠?qū)Υ笈�量的信息進(jìn)行容納，還能對(duì)檔案進(jìn)行查找的時(shí)間進(jìn)行了節(jié)約，也能對(duì)人力和物力以及財(cái)力等多個(gè)方面的過(guò)多的損耗進(jìn)行全方面的節(jié)約，并且對(duì)信息資源的保存的時(shí)間也比較長(zhǎng)。目前，這個(gè)技術(shù)的應(yīng)用，也已經(jīng)逐漸的成為了我國(guó)后期對(duì)于檔案管理的一個(gè)必然的趨勢(shì)，因此，我們必須要在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，進(jìn)行相應(yīng)的關(guān)注和重視。

　　參考文獻(xiàn)：

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