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淺談房地產(chǎn)檔案管理
在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，數(shù)字化的信息管理技術(shù)受到越來越多企業(yè)的青睞，使用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理成為了企業(yè)發(fā)展的一大趨勢。對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)這一信息量檔案量巨大的行業(yè)而言選擇方便的數(shù)字化技術(shù)工作會(huì)大大提升工作效率，所以對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)而言數(shù)字化技術(shù)研究及應(yīng)用顯的意義重大。
在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的當(dāng)下，房地產(chǎn)行業(yè)增長迅速，在增長過程中帶來的大量檔案也成為相關(guān)企業(yè)所面臨的一大難題。但是隨著相關(guān)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展相關(guān)檔案管理工作得到了一個(gè)滿意的解決方案，現(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)大量使用漸漸取代了傳統(tǒng)的手工處理方式，并且數(shù)字化技術(shù)同傳統(tǒng)的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數(shù)字化技術(shù)還具有一定的智能化特點(diǎn)，可以以較高的效率處理相關(guān)數(shù)據(jù)文檔，基于網(wǎng)絡(luò)還可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)有關(guān)方面的信息交流，進(jìn)一步提升管理效率，提升房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理工作的水平，滿足企業(yè)以及社會(huì)發(fā)展的需求。
1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)
用所注意的事項(xiàng)目前房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量的運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息通過電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中必須按照一定的原則對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給我們帶來了很多的便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護(hù)措施相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)的做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問，進(jìn)一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關(guān)檔案的真實(shí)性也是檔案管理的重要組成部分，對(duì)于檔案而言其本身最基本的特征就是真實(shí)性。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強(qiáng)，防止有關(guān)人員借檔案管理數(shù)字化之便，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行更改，進(jìn)一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強(qiáng)在該方面的監(jiān)管力度要堅(jiān)決杜止此類行為。檔案數(shù)字化管理的根本目的在于提升數(shù)據(jù)管理的便捷程度，在檔案數(shù)據(jù)化管理的過程中相關(guān)管理者要注意不斷提升數(shù)據(jù)使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)管理者的使用需求，還要進(jìn)一步滿足普通用戶的使用需求。數(shù)據(jù)的處理不能局限于管理，還要不斷提升數(shù)據(jù)內(nèi)容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感。
2房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理目前所面臨的問題
當(dāng)前我國有關(guān)檔案數(shù)字化管理發(fā)展速度迅猛，這一進(jìn)步推動(dòng)了檔案管理智能化，增強(qiáng)了相關(guān)檔案管理的安全性和便捷度。但是一個(gè)事物的發(fā)展是長期的，在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中漸漸的也出現(xiàn)了很多問題需要我們解決。首先在檔案數(shù)字化管理的過程中相關(guān)檔案的搜集存儲(chǔ)還存在不少問題，在相關(guān)信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導(dǎo)致相關(guān)資料的錯(cuò)誤性，這會(huì)讓信息的真實(shí)性降低，進(jìn)一步降低數(shù)字化管理的可信賴程度。此外相關(guān)的檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用缺乏足夠的創(chuàng)新意識(shí)，服務(wù)單一，很難滿足消費(fèi)者漸漸增長的需求，這讓房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關(guān)管理工作的進(jìn)行，還將令相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)受損導(dǎo)致很多服務(wù)的開展能力低，進(jìn)一步限制相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化開展的同時(shí)企業(yè)的相關(guān)人才結(jié)構(gòu)很難滿足企業(yè)數(shù)字化發(fā)展的需要，相關(guān)技術(shù)能力還有待提升。相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際，積極培養(yǎng)相關(guān)人才，增強(qiáng)管理者的管理能力和技術(shù)水平，進(jìn)一步促使相關(guān)管理人員能夠更好的進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過程中還將面臨如何處理傳統(tǒng)的信息錄入同現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)檔案處理的關(guān)系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進(jìn)行檔案錄入和信息化處理。而傳統(tǒng)的信息管理模式較現(xiàn)代化的數(shù)字管理模式而言所受的約束條件相對(duì)較少，但是錄入方式相對(duì)較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數(shù)字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失，而面對(duì)房地產(chǎn)之一信息量和數(shù)據(jù)量都很巨大的行業(yè)而言一些存在的錯(cuò)誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環(huán)境的影響這些內(nèi)容的真實(shí)性極有可能得不到保證。所以相關(guān)管理者在進(jìn)行相關(guān)數(shù)字化管理的過程中還應(yīng)當(dāng)注意保留相關(guān)的原始文件，以便于相關(guān)管理人員更好的進(jìn)行檔案管理工作。
3房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用策略和方法
在房地產(chǎn)管理數(shù)字化日漸興起的當(dāng)下，做好管理工作不應(yīng)僅僅停留在房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關(guān)公司應(yīng)當(dāng)借助檔案管理數(shù)字化的契機(jī)，進(jìn)一步改革公司管理制度。培養(yǎng)大量的數(shù)字化、信息化人才，積極吸收相關(guān)專業(yè)人才滿足企業(yè)在信息化時(shí)代發(fā)展的需求。在檔案管理方面，相關(guān)部門要依據(jù)信息的內(nèi)容作出合理的劃分，依據(jù)信息內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案信息保存處理方案，進(jìn)一步保證相關(guān)信息的安全程度，防止相關(guān)信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)營造良好的信息安全環(huán)境，建立相應(yīng)的安全保護(hù)制度和應(yīng)急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時(shí)在企業(yè)信息遭到破壞時(shí)可以將損失降到最低。對(duì)于檔案管理數(shù)字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對(duì)于公司的全局包括人員、設(shè)備、以及硬件的運(yùn)用都應(yīng)當(dāng)作出具體的規(guī)定。建立行之有效的檔案管理制度，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的安全管理制度。系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理主要是指基于信息保護(hù)外部環(huán)境的安全的保護(hù)，包括相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災(zāi)害、防護(hù)措施的管理等方面。應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理是一項(xiàng)很大的工程，包括操作安全管理、操作權(quán)限管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、應(yīng)用系統(tǒng)備份管理、應(yīng)用軟件維護(hù)安全管理等。進(jìn)一步從技術(shù)上防止相關(guān)數(shù)字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數(shù)據(jù)化管理的同時(shí)，相關(guān)管理者還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)相關(guān)信息原件的保護(hù)，建立相應(yīng)的檔案室，配備專門人員保護(hù)這些信息。嚴(yán)格限制有關(guān)人員對(duì)檔案的獲取，防止相關(guān)檔案被篡改，進(jìn)一步保證相關(guān)檔案的真實(shí)性。與此同時(shí)，建立相應(yīng)的檔案室保護(hù)相應(yīng)的檔案原件也是防止數(shù)字化檔案出錯(cuò)的有效方法，方便在有關(guān)數(shù)字化數(shù)據(jù)出錯(cuò)時(shí)可以找到相關(guān)原件進(jìn)行更改和查詢。
4結(jié)束語
總而言之，建立一個(gè)完善并且安全程度高的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)是一個(gè)漫長的過程，在這個(gè)過程當(dāng)中會(huì)遇到各式各樣的問題，還將會(huì)有越來越多的挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)的經(jīng)營管理者要做好充分的打算面對(duì)這一過程中的困難。要不斷積累自身經(jīng)驗(yàn)同時(shí)加強(qiáng)與同行業(yè)企業(yè)的相關(guān)合作，積極探索同相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)企業(yè)的合作，不斷壯大發(fā)展。要積極面對(duì)在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的挑戰(zhàn)，積極采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)調(diào)控，最大限度的降低存在的風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)，保障企業(yè)及用戶的信息安全。科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶給了房地產(chǎn)業(yè)管理現(xiàn)代化的機(jī)會(huì)，相關(guān)部門要利用好這一機(jī)會(huì)加快內(nèi)部系統(tǒng)檔案管理的升級(jí)，加快檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部升級(jí)，加強(qiáng)房地產(chǎn)行業(yè)的內(nèi)部監(jiān)管制度和外部環(huán)境監(jiān)管制度，建立健全相關(guān)制度設(shè)施，建立有利于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的長效機(jī)制，將數(shù)字化的有效成果充分運(yùn)用在房地產(chǎn)管理上來，將科技成果真正運(yùn)用社會(huì)發(fā)展中。
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