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論機關(guān)文秘人員修養(yǎng)與文檔管理論文參考
論機關(guān)文秘人員修養(yǎng)與文檔管理
文字秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫;二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等，詳細(xì)內(nèi)容請看下文論機關(guān)文秘人員修養(yǎng)與文檔管理。
抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是文字秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書合作進(jìn)行的。有時，是領(lǐng)導(dǎo)親自動手，秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實;有時，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理;有時則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。
要達(dá)到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個文字秘書稱職不稱職的問題;品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強這四個方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)�、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。因此，較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。
由于人員編制和機構(gòu)設(shè)置的局限，許多機關(guān)、企事業(yè)單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書應(yīng)在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。
文字秘書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是文書檔案工作人員的根本任務(wù)。
作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為機關(guān)工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。由于機關(guān)文書檔案管理工作是通過機關(guān)辦公部門的內(nèi)設(shè)機構(gòu)即文檔室進(jìn)行的，而這類文檔室對于較小機關(guān)而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統(tǒng)管了諸如人事、科技、會計等檔案，門類更多，內(nèi)容更豐富，工作更復(fù)雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機關(guān)中心工作的利用創(chuàng)造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準(zhǔn)確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書在加強秘書工作修養(yǎng)的同時，又必須具有文書檔案工作人員的有關(guān)理論、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、技能等方面的修養(yǎng)，做一名合格的文書檔案管理工作者。
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