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知識(shí)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)檔案管理工作研究論文
摘要：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)擁有著新的發(fā)展機(jī)遇，在發(fā)展中，管理是不容忽視的，特別是檔案管理。本文主要分析目前企業(yè)檔案管理中存在的一些問(wèn)題，把檔案管理當(dāng)作知識(shí)資源管理的一部分，借鑒知識(shí)管理的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，定位新知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下企業(yè)檔案管理的價(jià)值和作用。
關(guān)鍵詞：知識(shí)經(jīng)濟(jì)；檔案管理；知識(shí)管理
一、主要特征
知識(shí)信息化時(shí)代，企業(yè)的生產(chǎn)的最大要素是知識(shí)，而知識(shí)的來(lái)源不再由單一的書本來(lái)獲得，其來(lái)源變得多樣化和全球化。以前，企業(yè)的知識(shí)來(lái)源不夠豐富和直接，但知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，世界的知識(shí)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全球化，方便企業(yè)的選取和應(yīng)用，豐富性和方便性得到更大的發(fā)展。在計(jì)算機(jī)還沒(méi)有得到普及的時(shí)代，知識(shí)主要是從書報(bào)或文稿等方面獲取，而現(xiàn)在，知識(shí)的表現(xiàn)形式變得更多，我們可以從文字、圖像、語(yǔ)音、圖形等方面獲取，也可以從紙質(zhì)等形式獲得。過(guò)去企業(yè)知識(shí)的獲得主要是通過(guò)面對(duì)面的培訓(xùn)。而現(xiàn)在，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)成為企業(yè)獲取知識(shí)的重要途徑。此外，知識(shí)的產(chǎn)權(quán)化。大量的知識(shí)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)共享但不可忽視的是企業(yè)的核心知識(shí)需要一定的產(chǎn)權(quán)化，這樣才能保證企業(yè)的核心創(chuàng)新力，使企業(yè)利用自身的創(chuàng)新知識(shí)去獲取最大的利潤(rùn)。因而，企業(yè)的知識(shí)管理是目前重要的工作之一，同時(shí)也是企業(yè)核心管理的一部分。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的管理重心發(fā)生了變化，已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理工作上，企業(yè)只有掌握了別的企業(yè)不具備的知識(shí)（產(chǎn)品技術(shù)知識(shí)、商業(yè)推廣知識(shí)等），才能獲取企業(yè)利潤(rùn)的增長(zhǎng)，而在獲取知識(shí)的過(guò)程，則需要加強(qiáng)知識(shí)管理。
二、檔案與知識(shí)管理的關(guān)系
知識(shí)管理，實(shí)際上是運(yùn)用手段，對(duì)企業(yè)所需要的知識(shí)進(jìn)行收集、沉淀、規(guī)范，進(jìn)而達(dá)到應(yīng)用和創(chuàng)新的目的。在知識(shí)管理過(guò)程中，企業(yè)要讓員工迅速掌握技術(shù)知識(shí)，加強(qiáng)他們的工作能力，進(jìn)而提高工作的效率和質(zhì)量，獲取最大的利潤(rùn)。企業(yè)的知識(shí)是其核心的競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)也是利潤(rùn)的核心來(lái)源，企業(yè)對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理，實(shí)際上對(duì)自身核心利潤(rùn)的管理。知識(shí)管理工作中，管理者需要具備一定的知識(shí)，這樣才能順利并高效地開(kāi)展管理工作。所以說(shuō)，企業(yè)的知識(shí)管理，是提升管理者知識(shí)水平的契機(jī)，同時(shí)也是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。
1.知識(shí)管理是核心
企業(yè)擁有的知識(shí)，主要有顯性和隱性兩類。顯性知識(shí)是指能夠記載，通過(guò)看聽(tīng)或讀等方式可以獲取。隱性知識(shí)存在于我們的腦袋、行為或者數(shù)據(jù)當(dāng)中，也沒(méi)有記載下來(lái)的知識(shí)。而我們說(shuō)的知識(shí)，即是指顯性知識(shí)。但我要明確的是，顯性知識(shí)和隱性知識(shí)密不可分，顯性由隱性轉(zhuǎn)化而來(lái)。企業(yè)對(duì)擁有的知識(shí)資源，要進(jìn)行管理，這也是企業(yè)知識(shí)管理的一部分，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，管理好自身的知識(shí)資源，就是對(duì)自身經(jīng)營(yíng)成果的重視，是對(duì)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)的維護(hù)，搞好知識(shí)資源管理，有利于提升企業(yè)整體的知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)力。
2.知識(shí)管理特點(diǎn)
企業(yè)的知識(shí)管理的特點(diǎn)有五個(gè)，一是管理的知識(shí)的產(chǎn)生者是企業(yè)各個(gè)崗位上的員工。二是知識(shí)是在企業(yè)沉淀下產(chǎn)生的，企業(yè)知識(shí)是所有員工都可以共享的。三是企業(yè)知識(shí)的優(yōu)化管理是全體企業(yè)員工共同的事，需要全體達(dá)成一致，再通過(guò)知識(shí)管理專家進(jìn)行確認(rèn)，才能開(kāi)展。四是對(duì)企業(yè)知識(shí)的管理不是封閉的，要將企業(yè)所擁有的知識(shí)運(yùn)用到工作中，使員工能夠利用知識(shí)提高工作質(zhì)量和效率。五是企業(yè)知識(shí)管理不是一成不變的，管理者要通過(guò)將知識(shí)運(yùn)用到工作中，激發(fā)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，將原有知識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，以便改變?cè)新浜蟮墓ぷ鞣绞椒椒�，使企業(yè)的工作開(kāi)展進(jìn)行一個(gè)新的階段。
3.檔案管理上升為知識(shí)管理
企業(yè)的檔案知識(shí)，是其擁有的顯性知識(shí)，這類知識(shí)要經(jīng)過(guò)規(guī)范的處理，才能保存下來(lái)的知識(shí)資源。當(dāng)我們明白檔案知識(shí)屬于企業(yè)的知識(shí)資源，就需要從知識(shí)管理的角度去看待它，對(duì)它進(jìn)行管理。企業(yè)檔案管理是一種顯性知識(shí)的管理，因而也可以將檔案管理納入知識(shí)資源的管理當(dāng)中，并且檔案也是一種知識(shí)資源，是通過(guò)一定手段規(guī)范化處理的知識(shí)資源。企業(yè)的知識(shí)資源管理，是需要將其運(yùn)用到具體的工作當(dāng)中的，進(jìn)而創(chuàng)新原有知識(shí)和技術(shù)，這也是檔案知識(shí)管理的目標(biāo)，因而檔案管理要作為知識(shí)資源管理工作，這樣才能繼續(xù)生存下去。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的檔案管理工作必將發(fā)生變化，上升為知識(shí)資源管理已經(jīng)是必然趨勢(shì)。通過(guò)管理類型的變化，檔案不再作為信息，則不需要按照信息管理的規(guī)律進(jìn)行管理，這一定程度上避免了檔案管理存在的問(wèn)題。一是檔案管理需要企業(yè)全體員工的參與，形成規(guī)范的知識(shí)資源處理方法，使每一個(gè)員工都能參與檔案管理，而不是收集整理信息只是檔案管理者的工作。二是檔案知識(shí)要支持實(shí)際工作，在實(shí)際中進(jìn)行應(yīng)用，才能明確檔案的具體分類，方便員工對(duì)檔案知識(shí)的運(yùn)用。三是按照知識(shí)管理方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣知識(shí)類檔案管理就不會(huì)應(yīng)用信息類檔案的錯(cuò)誤方式。由此可見(jiàn)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理作為知識(shí)管理的一部分已經(jīng)是必然趨勢(shì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的知識(shí)資源管理是其新價(jià)值的來(lái)源。傳統(tǒng)的檔案管理的價(jià)值是記載企業(yè)的歷史，而信息時(shí)代，其價(jià)值發(fā)生了改變，其價(jià)值是使企業(yè)歷史數(shù)字化。檔案管理的主要目的是促進(jìn)企業(yè)工作的效益，但以前的檔案管理，沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)條件，使得其目標(biāo)得不到實(shí)現(xiàn)。
三、存在的問(wèn)題
1.用人多，耗時(shí)長(zhǎng)
檔案管理中，需要大量的人力和時(shí)間進(jìn)行整理，耗時(shí)長(zhǎng)，使得檔案知識(shí)得不到及時(shí)有效的運(yùn)用。等檔案管理工作者將檔案整理并編號(hào)之后，這些檔案就已經(jīng)成為歷史，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。更嚴(yán)重的是，企業(yè)在檔案管理的不重視，工作人員整理能力差，檔案規(guī)范化管理得不到有效實(shí)現(xiàn)。
2.分類方法陳舊
檔案管理的分類方法不科學(xué)，只是加入信息管理的一些規(guī)則，和實(shí)際工作習(xí)慣不相符合，使得需要檔案時(shí)找不到檔案，或很難找到需要的檔案信息。因而檔案利用者不是檔案管理者，他們不知道檔案的編號(hào)，找起來(lái)很麻煩，多次找不到之后，他們就會(huì)放棄這一部分的信息。事實(shí)上，這是檔案信息化后的主要問(wèn)題，這使得檔案管理系統(tǒng)只是管理者自身的系統(tǒng)，企業(yè)員工得不到運(yùn)用。3.資料種類區(qū)分不清知識(shí)類檔案，它需要不斷的更新和修改，收集到的一些工藝方法，它是知識(shí)，到隨著時(shí)間的變化，它需要運(yùn)用到實(shí)踐中，進(jìn)行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新。通過(guò)實(shí)踐，檢驗(yàn)、修正原有檔案知識(shí)，再保存到檔案當(dāng)中，循環(huán)往復(fù)，不斷優(yōu)化工藝。而這一系列過(guò)程，不是信息管理能夠做到的。
四、提升管理的策略
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的檔案管理需要進(jìn)行一定的改革，要加強(qiáng)檔案管理工作人員與時(shí)俱進(jìn)的素質(zhì)。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)落后，不再適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。我們?cè)跈n案管理人才引入的同時(shí)，也要注重后期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其具有應(yīng)對(duì)不斷發(fā)展的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。企業(yè)還需要提高檔案管理人員的責(zé)任感，促進(jìn)自身與其他部門的溝通交流，了解各種信息，為管理工作服務(wù)。企業(yè)的檔案管理，必須建立一定的檔案管理制度。對(duì)于一些不適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理制度，要進(jìn)行一定的修改，及時(shí)建立更為科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理工作更加規(guī)范，適應(yīng)檔案管理發(fā)展的形式。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的檔案管理要科學(xué)化和現(xiàn)代化。近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)影響下，企業(yè)的檔案材料增多，傳統(tǒng)的檔案管理，想要查找檔案是不方便的，不僅效率不高，還容易出錯(cuò)。新時(shí)代下，就需要運(yùn)用到現(xiàn)代化的檔案管理模式，例如在企業(yè)的內(nèi)部建立檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索和查詢，并及時(shí)在計(jì)算機(jī)終端更新企業(yè)的檔案信息，以便更好的為企業(yè)工作提供檔案信息支持。五、結(jié)論知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的檔案管理需要進(jìn)行變革，將檔案管理納入知識(shí)資源管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的工作目標(biāo)，還能給企業(yè)帶來(lái)新的價(jià)值。利用檔案知識(shí)資源提高企業(yè)決策的質(zhì)量和效率。將檔案管理作為知識(shí)資源管理，能夠穩(wěn)固企業(yè)的管理素質(zhì)，強(qiáng)化企業(yè)的知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)力。目前，知識(shí)作為企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不僅是擁有知識(shí)這么簡(jiǎn)單，還需要將收集整理的知識(shí)被利用，應(yīng)用于企業(yè)工作的各個(gè)方面。將知識(shí)資源管理方式運(yùn)用于檔案管理中，能夠沉淀、規(guī)范檔案知識(shí)，通過(guò)具體運(yùn)用，也能夠是檔案知識(shí)得以創(chuàng)新，加強(qiáng)企業(yè)知識(shí)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
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