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淺析檔案管理的信息化建設(shè)
[摘 要]工作業(yè)績和資料整理歸納都是通過檔案管理體現(xiàn)出的，是日常工作的重點之一。檔案管理需要建立良好的管理規(guī)章制度，采用書寫、影像以及電子書的形式進行規(guī)范管理。隨著社會信息化不斷進步，信息技術(shù)在不斷促進檔案管理的深化改革，想要將檔案管理更加信息化，就必須要提高工作人員積極自主信息化管理學習的新方法，努力提升積累學習知識，也要求相應(yīng)的工作單位增加所需要的硬件設(shè)施，提升檔案管理信息建設(shè)水平，有助于形成全新的檔案管理觀念和水平。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;硬件設(shè)施;信息化建設(shè)
伴隨著網(wǎng)絡(luò)的愈加普及化，信息技術(shù)不斷發(fā)展，中國正式進入信息化社會。檔案是相應(yīng)工作單位最重要的組成部分，而檔案管理則是每個工作單位最為重要的內(nèi)容，以前傳統(tǒng)式的人工書寫管理已經(jīng)不再能夠適應(yīng)社會發(fā)展的步伐。就如今而言，信息化檔案管理是通過利用當代信息技術(shù)對資料進行管理、儲存以及開發(fā)，在此過程中對電子檔案加強管理和使用，這是信息化檔案建設(shè)重點任務(wù)。在信息社會發(fā)展同時，檔案管理信息化建設(shè)對我國經(jīng)濟發(fā)展起到了很大作用。在信息化發(fā)展背景下，檔案管理對學校、企事業(yè)單位管理起到了很大的作用，是學校、企事業(yè)單位工作中不可缺少的一部分。
一、在信息化下檔案管理內(nèi)涵及分類
在信息化下的檔案管理主要是利用以電腦為主的智能工具進行加強資料的整理、采集、運用和開發(fā)研究。檔案信息創(chuàng)建主要包含了：網(wǎng)絡(luò)運用、數(shù)字儲存以及標注化建設(shè)。中國現(xiàn)如今正處在信息化迅速發(fā)展的當下，加強檔案管理建設(shè)對中國經(jīng)濟社會發(fā)展起到了關(guān)鍵性作用。
二、檔案信息管理具有哪些意義及作用
(1)檔案信息管理能體現(xiàn)資源共享
在全球經(jīng)濟一體化的今天，檔案資料信息化創(chuàng)建也被提上了日程，這是實踐檔案資料共享的實際需求。檔案信息創(chuàng)建可以打破信息用戶之間堵塞的通道，快速促進信息資源的運用、儲存、傳遞及開發(fā)，真正實現(xiàn)信息資源之間的共享。
(2)檔案信息是發(fā)展檔案工作新標志
過去傳統(tǒng)檔案管理的方法是用手書寫，而這種方法已經(jīng)無法滿足當今信息快速發(fā)展需求，現(xiàn)在無論是檔案管理事業(yè)從內(nèi)在需要或者是外觀條件全都在發(fā)生著巨大轉(zhuǎn)變，要改變“管檔案，收檔案”這種傳統(tǒng)做法已經(jīng)勢在必行。工作人員應(yīng)當在工作中，主動減少對檔案信息化發(fā)展負面影響的弊端，采用對檔案管理適用的工作方式，促使社會發(fā)展和檔案信息管理工作相結(jié)合的一體發(fā)展。
(3)檔案信息是信息改革的新需求
過去傳統(tǒng)的檔案管理事業(yè)，重點是在于需要工作人員對檔案進行人工書寫、采集、整理、保存及應(yīng)用，人力投入比較大，但是效率欠佳，然而在檔案信息化管理之后，具有明顯的優(yōu)勢。不僅提升了檔案存儲數(shù)量，并且可以減少對人力注入，可以更加節(jié)約資源，提升工作人員的工作效率，這一改革更加適合于對信息建設(shè)迅速發(fā)展的當下。
在中國經(jīng)濟快速發(fā)展，科技多種多樣的環(huán)境下，發(fā)展檔案管理工作這一重點事業(yè)，能夠使企業(yè)單位在社會經(jīng)濟發(fā)展中起到積極作用。而檔案管理的特點是：檔案是一些單位進行管理及業(yè)務(wù)工作時的考察依據(jù);是單位進行生產(chǎn)研究的參考憑據(jù);是進行科學探究的條件基礎(chǔ);是進行宣講教育的鮮明材料。
三、新時代時期對檔案信息管理有哪些要求
網(wǎng)絡(luò)信息迅速發(fā)展的現(xiàn)在，檔案相關(guān)工作人員應(yīng)當充分認識到檔案信息創(chuàng)建具有著重大作用，更應(yīng)當著重加強信息化檔案意識，提升對檔案管理的工作效率，全面開展信息化管理的各項事業(yè)，可以促進檔案管理信息化創(chuàng)建迅速有效地開展。就現(xiàn)在而言要提升檔案信息創(chuàng)建技術(shù)水準，應(yīng)當遵守這樣幾點：1、需要配置完善的信息硬件設(shè)備，例如，電腦、掃描機、打印機、交換器以及服務(wù)器等等之類，使用研究開發(fā)出的系統(tǒng)軟件，將檔案管理工作人員進行集體培訓，使工作人員對新系統(tǒng)軟件熟悉之后，從實際點出發(fā)為完善軟件提供合理且寶貴意見。2、將檔案內(nèi)容及目錄進行有效地數(shù)字管理，這是最基礎(chǔ)的電子檔案管理工作，對各個部門移交的資料進行匯總并整理，從信息資料源頭開始，創(chuàng)建統(tǒng)一一體的數(shù)據(jù)資料，避免出現(xiàn)重復性，提升工作者的工作效率。3、對可能在網(wǎng)上可以查詢到的檔案資料進行加密設(shè)定，以公開，內(nèi)部，秘密，機密以及絕密區(qū)分開來，這樣有助于公司的重要資料不被泄露。并且對查詢者的信息進行網(wǎng)上實名登記，根據(jù)不同的人提供不同程度的資料查詢權(quán)限，以此來保證上網(wǎng)查詢的安全性。4、檔案工作者及管理人員要培訓全面的各項技能。管理檔案工作者應(yīng)當明確自身的工作職責及責任，要對檔案工作這份事業(yè)非常重視，要調(diào)節(jié)自身，努力提升自己專業(yè)知識，更加適應(yīng)以后檔案管理工作信息化的不斷創(chuàng)新。檔案工作者不僅可以自學更可以利用業(yè)余時間去參加相關(guān)的專業(yè)培訓，充分利用各種方式，用較短時間快速全方位掌握和自身工作相關(guān)的技能與知識，為以后自己自身發(fā)展創(chuàng)造有利條件。
四、結(jié)束語
綜上所述，就如今社會不斷發(fā)展進步，信息化也愈加普遍，檔案管理也更應(yīng)該要由傳統(tǒng)的管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾怼Ｈ耸沦Y料檔案管理信息也愈加繁瑣和復雜，但是卻具有重大意義，因此必須要加強對于檔案管理的信息化創(chuàng)建。在檔案管理概念基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)型的同時，更需要建立完善的管理檔案信息化制度規(guī)范，提升工作人員的工作效率，提高檔案管理的安全性，更充分的利用檔案管理的信息化作用和實效性，真正達到檔案信息化管理的目標。
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