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對(duì)以文件為單位組織室藏的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)
畢業(yè)論文
以文件為單位組織室藏，是由少數(shù)單位檔案部門發(fā)起并已產(chǎn)生了1定的管理方式。對(duì)于這種管理方式，檔案界各說(shuō)不1，筆者以此文參與對(duì)這個(gè)的討論。
1、以文件為單位組織室藏消除了傳統(tǒng)的檔案觀念
傳統(tǒng)的檔案觀念，案卷是基本單元。案卷是構(gòu)成全宗的基本單位，案卷特征揭示了卷內(nèi)文件某1共性。它是由卷內(nèi)若干文件、卷內(nèi)文件目錄和備考表組成，以卷（或盒、袋、冊(cè)）構(gòu)成保管單位。該保管單位還應(yīng)具有案卷標(biāo)題、案卷編號(hào)、案卷分類號(hào)、作者、時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)文件份數(shù)等若干標(biāo)識(shí)，形成1個(gè)完整的案卷概念。
而以文件為單位組織室藏，則使?檔案"或"案卷"的基本特征不復(fù)存在。單份歸檔文件作為室藏的基本保管單位，首先使"檔案"這1概念發(fā)生了嬗變。檔案，是"機(jī)關(guān)或等分類保存的文件和材料。"①"是按1定集中保存而形成文件材料的組合…。相對(duì)的系統(tǒng)化、文件的有機(jī)體系才是檔案區(qū)別于文件的本質(zhì)屬性之1。"②這里給檔案所下的定義是：１?檔案是由若干份文件按照1定規(guī)律形成的組合體，是文件集合的概念。２?檔案與文件相互區(qū)別的本質(zhì)屬性，是文件的系統(tǒng)化和有機(jī)聯(lián)系，而所謂的文件系統(tǒng)化和有機(jī)聯(lián)系，1般是指文件按類別特征、問(wèn)題特征、職能特征等構(gòu)成的相互之間的關(guān)系。沒(méi)有這些特征和相互關(guān)系，只靠文號(hào)聯(lián)系，顯然就是缺乏文件形成規(guī)律的有機(jī)聯(lián)系，也就是從根本上抹煞了檔案與文件的本質(zhì)區(qū)另別。這樣，以單份文件為保管單位，則使"檔案"的概念蕩然無(wú)存。那么，檔案室、檔案管理、檔案管理人員、檔案全宗以及《檔案法》中所述1些基本術(shù)語(yǔ)的概念都失去了本質(zhì)上的意義。皮之不存，毛之焉附﹖
2、以文件為單位組織室藏不適用于、聲像等門類檔案管理
以單份文件組織室藏，從狀況，僅僅適用于原來(lái)意義上的文書檔案。文書檔案中的單份文件，相對(duì)獨(dú)立性很強(qiáng)，或者說(shuō)本來(lái)就是互相獨(dú)立的案卷單元。以其為基本單位組織室藏，只要考慮好如何過(guò)渡，如何檢索即可。而科技檔案則與此相反。某1工程項(xiàng)目、某1產(chǎn)品或某1臺(tái)設(shè)備的檔案，不管是僅有幾份科技文件或幾張圖紙，還是若干案卷，卷內(nèi)文件或圖紙的聯(lián)系是不容分割的。它的各種文件、圖紙，仿佛人的肌體，合則生命存在，失則生命喪失。檔案、人事檔案和聲像檔案都存在諸如此類的問(wèn)題。會(huì)計(jì)憑證是由若干份憑證以旬或月為單位合訂，組成保管單位的。如果以單份憑證為單位保管，則會(huì)給管理和查找利用帶來(lái)不少的麻煩。人事檔案往往以某個(gè)人為單位組成案卷，如果將某1個(gè)人案卷中的各種材料打亂，單份保管，也是不合情理的。聲像檔案是由某1盤錄相帶或某1片磁盤組成自然保管單位的，其上面記述了若干份文件或若干項(xiàng)活動(dòng)，也無(wú)法將它們硬性分開單獨(dú)保存。光盤檔案更是以數(shù)千乃至上萬(wàn)份的文件組成1個(gè)自然保管單位，更是無(wú)法將其中的某1份文件分開管理。
如果在1個(gè)檔案全宗內(nèi)實(shí)行以單份文件為單位組織室藏，其它門類歸檔材料以案卷為單位組織室藏，必然給檔案的分類、編號(hào)、編目、統(tǒng)計(jì)、保管等項(xiàng)工作帶來(lái)明顯的差別，這種差別是否會(huì)給管理帶來(lái)諸多的不便呢﹖
3、以文件為單位組織室藏不適用于手工管理
歸檔文件的最初登錄形式，是發(fā)文簿或收文簿。根據(jù)手工管理檔案的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)收發(fā)文簿查找歸檔文件，1般是萬(wàn)不得已而為之的事情。這主要是由于這種檢索途徑幾乎是漫無(wú)邊際的查找。文件的6大特征，其中僅有文號(hào)這1線索?1般單位的各種收文由于采取按時(shí)間順序混編的，此線索則無(wú)?。而按發(fā)文文號(hào)查找，只是在所查文件的文號(hào)準(zhǔn)確無(wú)誤的情況下才可以順利查到。如果不清楚所查文件的文號(hào)及準(zhǔn)確的發(fā)文日期?時(shí)間長(zhǎng)了，多數(shù)檔案利用者難以提供出這1查找線索?，同時(shí)沒(méi)有其它檢索途徑或標(biāo)識(shí)加以配合，那么，只能從文件標(biāo)題中查找，這往往會(huì)將發(fā)文簿從頭翻到尾，其效率極低。在1個(gè)年收文數(shù)千份的機(jī)關(guān)，用此方法查找某1份收文，更如同大海撈針。由于收發(fā)文登記中摻雜了若干不歸檔文件，須有明確標(biāo)識(shí)才可以辨別歸檔和不歸檔文件。如果將歸檔文件加以逐份標(biāo)識(shí)，則增大了管理上的工作量。但是，手工檢索單份歸檔文件，確實(shí)需要重新編制1份歸檔文件目錄。對(duì)于身兼多職的基層檔案管理人員來(lái)說(shuō)，手工編制數(shù)千份歸檔文件目錄，又是1件令人頭痛的煩事，而編制完畢的這份歸檔文件目錄，究竟能提供幾種檢索途徑，能否實(shí)現(xiàn)有效、快速的檢索，都是有待解決的問(wèn)題。
單份文件保管，不甚適宜裝盒。其理由之1是：某1年度若干份文件，是按月裝盒，還是按形成部門裝盒﹖按月裝盒，可以不打亂文號(hào)，可保持按文號(hào)順序檢索文件這1途徑。但由于每月發(fā)文數(shù)量不均，有的２棧掣鱸路⑽目勺奧?緩校?械囊桓鱸碌姆⑽囊?埃矖３盒。這種裝盒的文件失去了月份特征而無(wú)助于檢索。按發(fā)文部門將文件裝盒，由于各部門發(fā)文數(shù)量懸殊較大，也存在著按月份裝盒文件數(shù)量不均引起的問(wèn)題。
此外，按發(fā)文部門裝盒，打亂了原有的發(fā)文文號(hào)次序，而企業(yè)改革時(shí)期，機(jī)構(gòu)名稱不統(tǒng)1、不規(guī)范、常變動(dòng)，機(jī)構(gòu)重疊或過(guò)度精簡(jiǎn)造成職能界限不清，形成亂發(fā)文現(xiàn)象，在打亂了文號(hào)排序之后，按部門檢索文件，可能使某些文件極難找到。另外，本單位文件按部門裝盒可以，相當(dāng)數(shù)量的收文又如何裝盒、如何查找呢﹖理由之2是：沒(méi)有1定特征的文件裝盒，基本上是1種簡(jiǎn)單的文件數(shù)量上的匹配，而任何1種打亂文號(hào)排序的匹配，如果失去了文件間有機(jī)聯(lián)系，都必然會(huì)增加檢索難度。所以，以單份文件組織室藏，1般只適用于文件打捆這1種形式。從便于檢索方面考慮，不如分成發(fā)文、收文，發(fā)文按文號(hào)排序，收文按原發(fā)文單位的文號(hào)由小到大各自排序，然后只做簡(jiǎn)單捆扎放入檔案柜內(nèi)。但是，這1種方法由于不存在文件間有機(jī)聯(lián)系，同樣使檢索變得繁瑣。而繁瑣的檢索方式，在成年累月、來(lái)回倒去的翻找中，必然加大文件的磨損程度，不利于文件的保護(hù)。采用木架保存的文件，失去卷盒的保護(hù)，使得灰塵和不相適宜的溫濕度、光照，毫無(wú)障礙地穿透文件，必定引起文件過(guò)早老化。
不同期限的文件混存在1起，不利于永久保存的文件得到1個(gè)適宜的環(huán)境，而按"3條鞭"分開期限保存文件，使1年的若干種類、若干份文件分成3捆，查找難度倍增。
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4、應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理改革采取正確的態(tài)度
以單份文件為保管單位組織室藏，無(wú)疑是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式的重大改革。而檔案工作改革，又是自身的要求。從發(fā)展的觀念看，這1改革方式還是有著1定生命力的。它表現(xiàn)為：在傳統(tǒng)的文書檔案中推行以單份文件組織室藏，適用于機(jī)管理。使用計(jì)算機(jī)管理歸檔文件?最好是全文錄入、全文檢索?，文件的檢索、利用、復(fù)制1般地可脫離原件，原件采用何種管理方式，對(duì)于檢索便利與否甚微。
由于單份文件存在著的相對(duì)獨(dú)立性，可以允許我們將傳統(tǒng)的文書檔案管理方式進(jìn)行改革，推廣計(jì)算機(jī)單份歸檔文件的管理，還可以與文件中心的管理體制改革相呼應(yīng)，以化的文件管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。而其它門類檔案能否適用于單份文件保管，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)查和反復(fù)論證，不宜在推行單份文件為保管單位這1方式中搞"1刀切"，而應(yīng)視具體條件具備與否適時(shí)酌情而定。
以單份文件組織室藏與以案卷為單位組織室藏，是帶有根本性區(qū)別的兩種不同保管方式。傳統(tǒng)的檔案保管方式被另外1種全新的文件保管方式所取代，人們的傳統(tǒng)檔案管理觀念為新的文件管理觀念所取代，不僅僅是檔案管理方式上的革新，也是管理觀念上的重大變革。如何在實(shí)現(xiàn)某種管理方式變革的同時(shí)，成功地實(shí)現(xiàn)人們思想觀念上的轉(zhuǎn)變，同樣是應(yīng)當(dāng)予以充分考慮的問(wèn)題。
筆者是以滿腔的熱忱支持檔案管理方式改革的，但拙文中所論并不是無(wú)中生有，也不是杞人憂天，更不能理解為對(duì)檔案工作改革的保守與抵觸。如果在全國(guó)范圍內(nèi)推行某1種新的檔案管理方式，不僅要考慮到現(xiàn)實(shí)狀況，更需考慮到未來(lái)的變化；不僅要考慮到在傳統(tǒng)的文書檔案管理中進(jìn)行改革的必要性，更需要考慮到其它各門類檔案管理改革的可行性；不僅要考慮到在某些地區(qū)、某些行業(yè)推行新標(biāo)準(zhǔn)的條件性，更需要考慮到在全國(guó)范圍內(nèi)推廣新標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜性。我們既需要熱烈而勇敢的改革開拓精神，更需要冷靜和周密的態(tài)度，這樣才可使在傳統(tǒng)的蘭臺(tái)土壤中新生的事物能夠步入科學(xué)的和符合某種的發(fā)展軌道，健康地成長(zhǎng)與發(fā)育起來(lái)。
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