淺議電子檔案的整理與保護
畢業(yè)論文
1、檔案的整理
，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。
１、文書電子檔案整理
1是內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。第1按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤；第2將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同1歸檔部門的文件集中在同1盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)1規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)1的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于機對盤內(nèi)文件查找。2是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。
２、電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
Ａ．基建檔案�；n案的形成1般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每1張圖紙資料。
Ｂ．設(shè)備檔案。引進技術(shù)和購置各種設(shè)備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向，國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了ＣＡＤ設(shè)計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件說明和注意事項。
３電子文件整理
Ａ．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的.每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。
Ｂ．賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
$False$
2、檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是，刻錄儀1時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
１、軟磁盤的保護
Ａ、統(tǒng)1軟盤的規(guī)格，使用３．５寸高密盤保存。
Ｂ、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近１０年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關(guān)。
Ｃ、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在４０％1５０％，溫度控制在１４-２４℃。
Ｄ、加強病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。
Ｆ、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
Ｇ、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
２、光盤的保護
Ａ．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
Ｂ．保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在１４－２４℃，相對濕度４０％-６５％。
Ｃ．注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要10分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復(fù)制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每２年，光盤每５年轉(zhuǎn)儲1次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。
【淺議電子檔案的整理與保護】相關(guān)文章：
5.檔案整理的意義
6.檔案整理的概念
8.電子文件與紙質(zhì)檔案在保護技術(shù)上的差異論文
9.人事檔案整理