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淺談學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)
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摘要：本文從檔案信息化的內(nèi)涵、檔案信息化建設(shè)策略、當(dāng)前學(xué)校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法三個(gè)方面進(jìn)行闡述，力圖進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息化。
關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案管理 信息化
中圖分類號：G6 5 7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學(xué)校檔案不僅具備一般檔案的特點(diǎn)，同時(shí)也有一些其它檔案不具備的特性——專業(yè)性、周期性和分散性。而信息化技術(shù)恰以其方便、快捷、開放，為學(xué)校的檔案管理開啟了新的窗口。在當(dāng)前形勢下，大力推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價(jià)值以服務(wù)廣大師生、推動學(xué)校發(fā)展的必由之路。
1檔案信息化的內(nèi)涵
所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現(xiàn)實(shí)開發(fā)價(jià)值的檔案內(nèi)容數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。依據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要*提出的全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，在學(xué)校信息化改革中要本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動檔案管理的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面人手促進(jìn)信息化建設(shè)。
2檔案信息化建設(shè)策略
2-．1提高檔案工作者的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)檔案人員不應(yīng)單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者。一個(gè)檔案管理者必須有較好的基礎(chǔ)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識素養(yǎng)。只有具備一定的適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)。因此，必須大力加強(qiáng)對檔案工作者的培訓(xùn)和再教育，普遍提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴(kuò)大知識面，及時(shí)調(diào)整和完善自己的知識結(jié)構(gòu)。同時(shí)在熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要注意教育管理知識、公文寫作知識和教育科研方法知識的學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，為檔案深層次研發(fā)奠定基礎(chǔ)。
2．2 著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。首先，要有統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息是一個(gè)內(nèi)容十分豐富，形式極其復(fù)雜的信息源。要保證檔案管理的規(guī)范性和人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔，就必須遵循一定標(biāo)準(zhǔn)。否則，就會影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。其次，建立規(guī)章制度。學(xué)校檔案具有保密性。結(jié)合中等職業(yè)學(xué)校校的實(shí)際情況，必須建立一個(gè)涵蓋檔案信息資源、計(jì)算機(jī)全部管理活動的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系，如系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所(如機(jī)房、庫房等)的出入規(guī)則等，充分體現(xiàn)檔案信息化管理的管理規(guī)劃、管理方法和質(zhì)量要求。
2．3 抓好學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。
2．4 搭建學(xué)校檔案信息化建設(shè)平臺提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強(qiáng)學(xué)校全體師生對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時(shí)，學(xué)校在人才使用上要把好關(guān)，引進(jìn)一些檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)管理方面的專業(yè)人員，也要往重檔案人員的培訓(xùn)和深造，鼓勵(lì)他們繼續(xù)學(xué)習(xí)，提供機(jī)會讓他們參加上級檔案部門舉辦的各種培訓(xùn)。
2．5加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享學(xué)校部門多，人員復(fù)雜，學(xué)生流動性強(qiáng)。
因此，檔案管理的復(fù)雜多樣。建立一個(gè)完整的校園信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。
3當(dāng)前學(xué)校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法3．1存在的問題(1)檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)繁重，導(dǎo)致各部門不能及時(shí)地提交各類檔案材料，從而導(dǎo)致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；另一方面，在學(xué)校教學(xué)過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
(2)檔案管理手段落后、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。目前，大多數(shù)學(xué)校，尤其是中小學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。
3．2解決辦法
(1)加強(qiáng)檔案部門網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置，加快檔案信息化建設(shè)。檔案管理信息化，需要購入設(shè)施設(shè)備。我們要爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的學(xué)校教育工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。
(2)加強(qiáng)信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對檔案信息進(jìn)行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚(yáng)檔案信息文化。在推進(jìn)檔案信息社會化中，應(yīng)當(dāng)重視相應(yīng)的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的流動性、共享性和價(jià)值性是不可想象的，只靠信息技術(shù)是難以實(shí)現(xiàn)檔案信息社會化的目的的。
(3)采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。加強(qiáng)使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。
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