工程項目檔案電子化治理與回檔

工程項目檔案是指在項目建設(shè)活動中直接形成的對國家和社會、企業(yè)有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體文件材料。項目檔案收集的是否齊全、完整，內(nèi)容是否正確，直接影響到工程竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護、改擴建乃至經(jīng)濟效益的產(chǎn)生和進步。而隨著現(xiàn)代計算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通訊技術(shù)的快速發(fā)展，工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢，做好項目檔案的電子化回檔與治理，將成為項目順利開展的必要條件和保障。
　　工程項目檔案的電子化治理與回檔與傳統(tǒng)模式相比，傳統(tǒng)模式具有查詢效率低，勞動強度大。檔案安全性得不到保證，回檔和治理困難。而電子化治理有助于進步工作效率。便于查詢和檢索，進步檔案信息的時效性�？梢淮瓮哆M，多次產(chǎn)出，節(jié)省用度。便于儲存和保管，更可與項目治理軟件等新技術(shù)接軌，為進步項目治理水平和層次提供必要基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)。
　　兩種模式最本質(zhì)的區(qū)別是信息存儲和傳輸?shù)拿浇椴煌�，傳統(tǒng)的檔案治理利用紙張記錄文字、數(shù)據(jù)和圖形，利用照相機或攝象機膠片記錄影象，利用錄音機磁帶記錄聲音。這些都屬于模擬存儲介質(zhì)，難于實現(xiàn)高效率的信息處理、檢索和傳輸，存儲介質(zhì)占用的空間也很大�，F(xiàn)代化的工程項目治理中OA系統(tǒng)、項目治理軟件等先進手段應(yīng)用日益廣泛，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使信息以數(shù)字化的形式在系統(tǒng)中存儲和活動，軟件系統(tǒng)治理各種設(shè)備自動地按照協(xié)議配合工作，使人們能夠高效率地進行信息處理、傳輸和利用。。
　　但由于目前現(xiàn)在存在大量病毒木馬程序、以及惡意軟件的泛濫和知識產(chǎn)權(quán)保護的要求，工程項目檔案的安全治理顯得尤為重要，為確保所使用的項目電子檔案的安全性、適用性和有效性,必須要留意如下幾個方面的題目：
　　
　　一、項目電子檔案的回檔及收集
　　
　　對電子文件的形成、積累、鑒定、回檔及電子檔案的保管實行全過程治理，應(yīng)當由工程項目領(lǐng)導(dǎo)同一協(xié)調(diào)，指定專門職員負責，保證治理工作的連續(xù)性。電子資料的回檔范圍及編號，應(yīng)與傳統(tǒng)檔案治理相同，并接口一致，保證檔案的連續(xù)和完整，避免產(chǎn)生重復(fù)回檔和遺漏的現(xiàn)象，最大程度的發(fā)揮電子檔案的功用和上風�；貦n電子資料同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立正確、可靠的標識關(guān)系。
　　由于目前信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速，各種軟件眾多，升級頻繁，所以對信息的共享造成一定困難，為保證信息為相關(guān)各方能夠順利共享，也為檔案的檢索和查詢提供必要條件，應(yīng)盡量采用使用廣泛的通用軟件，同時盡量采用標準格式的儲存方式。
　　通用軟件產(chǎn)生的電子資料，收集時應(yīng)留意收集其軟件版本型號和相關(guān)參數(shù)。并留意相關(guān)軟件的版本適用性。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成為通用格式，如不能轉(zhuǎn)換，應(yīng)注明專業(yè)軟件的名稱和版本，如條件許可，收集時必須連同專用軟件一并收集。圖像、音頻、視頻、計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形等電子文件應(yīng)采用標準通用格式，采用非標準通用格式時應(yīng)加以注明文件屬性和使用軟件。假如采用EPC項目治理軟件系統(tǒng)或其他大型軟件系統(tǒng)，運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、治理數(shù)據(jù)等應(yīng)留意與電子資料一同收集。
　　
　　二、項目電子檔案的安全治理
　　
　　項目電子檔案的安全治理是整個工作的重中之重，也是順利開展電子化的必要條件和保障，假如安全治理沒有到位，造成檔案的損耗必將給整個項目治理造成巨大損失。同時目前網(wǎng)絡(luò)使用日益廣泛，項目治理中又存在經(jīng)常大量的與相關(guān)方進行數(shù)據(jù)交換和傳遞，為防止病毒傳播，已經(jīng)木馬程序和惡意方竊取檔案資料，做好項目電子檔案的安全治理將應(yīng)留意如下方面的題目：
　　1. 電子資料發(fā)放傳遞
　　一般電子資料傳遞發(fā)放至相關(guān)方，如采用Microsoft office辦公軟件的電子資料應(yīng)設(shè)置禁止編輯權(quán)限，以避免造成無授權(quán)權(quán)限相關(guān)方進行修改編輯。重要及有版權(quán)要求電子資料發(fā)放及傳遞應(yīng)報請有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)進行審批，同意后方可進行發(fā)放傳遞，文件形式應(yīng)采用pdf格式。PDF格式文件目前已成為數(shù)字化信息事實上的一個產(chǎn)業(yè)標準。它的優(yōu)點在于跨平臺、能保存文件原有格式（Layout）、開放標準，能免版稅（Royalty-free）自由開發(fā)PDF相容軟件。PDF文件格式可以將文字、字型、格式、顏色及獨立于設(shè)備和分辨率的圖形圖像等封裝在一個文件中。該格式文件還可以包含超文本鏈接、聲音和動態(tài)影像等電子信息，支持特長文件，集成度和安全可靠性都較高。
　　傳遞時應(yīng)使用許可證形式進行加密，以限制無授權(quán)權(quán)限相關(guān)方進行編輯、復(fù)制及打印文件內(nèi)容。重要電子資料發(fā)放至相關(guān)方應(yīng)進行紙張文件進行簽收確認，條件許可情況下逐步開展電子簽名進行簽收確認。特殊軟件產(chǎn)生的非通用格式文檔傳統(tǒng)時應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成為通用格式，以避免相關(guān)方無法使用的現(xiàn)象。
　　2.項目電子檔案的使用及備份
　　保存項目電子檔案的計算機應(yīng)專人使用和治理，并應(yīng)設(shè)置登錄密碼，以限制無權(quán)限職員和單位使用，并根據(jù)需要定期不定期修改登錄密碼。
　　項目電子檔案應(yīng)放置在計算機硬盤的非主引導(dǎo)分區(qū)，并設(shè)置專門文件夾進行分類儲存。計算機均應(yīng)安裝殺毒軟件，并及時更新。
　　項目電子檔案應(yīng)最好每周一次備份至專用移動硬盤，每月刻錄光盤進行備份，當收錄大量資料和根據(jù)工作需要，應(yīng)及時進行備份。備份應(yīng)由專門治理職員負責，相關(guān)負責領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對備份情況進行抽查。
　　已經(jīng)回檔及備份電子資料進行銷毀及刪除應(yīng)報請有權(quán)限的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批，同意后方可進行銷毀或刪除�！�
　　
　　參考文獻：
　　Adobe Acrobat 7.0 Classroom in a Book （美）Adobe公司 翻譯李佩乾 人民郵電出版社
　　Microsoft Office Project 2007 Step by Step (美)Carl Chatfield;Timothy Johnson 翻譯湯涌濤 清華大學(xué)出版社
　　建設(shè)工程信息治理 機械產(chǎn)業(yè)出版社 李曉東 張德群

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