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談檔案工作中的保密工作
摘要:隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化交流與合作的日益發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,檔案保密工作正面臨著一系列新題目和新挑戰(zhàn)。如何迎難而上,增強(qiáng)法制意識(shí),建立健全各項(xiàng)檔案治理制度,既做好檔案保密工作又能使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展提供服務(wù),本文將對(duì)此予以探討。關(guān)鍵詞:檔案保管;保密
一、談檔案保管過程中的保密工作
(一)檔案庫(kù)房治理中的保密工作
檔案的庫(kù)房治理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講,檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)留意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的,從檔案保密的角度來看,不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層,庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固,以防失盜失竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開,庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)治理,制定嚴(yán)格的庫(kù)房治理制度,無關(guān)職員一律禁止進(jìn)內(nèi)。實(shí)踐證實(shí),檔案庫(kù)房的科學(xué)治理,是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。
(二)盡密檔案的治理和保密
盡密檔案是黨和國(guó)家的核心秘密,它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全,關(guān)系到國(guó)家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗,關(guān)系到四化建設(shè)的進(jìn)程。因此,為確保國(guó)家核心秘密的安全,必須治理好盡密檔案。
1、盡密檔案應(yīng)與非盡密檔案分別保管。2、進(jìn)步盡密檔案治理職員的素質(zhì)。3、加強(qiáng)盡密檔案的日常治理。
(三)檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作
確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要,全面確定檔案的保存價(jià)值,正確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi),如被泄露,將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi),受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù),產(chǎn)生法律效力的時(shí)限。
(四)檔案治理職員的職責(zé)
檔案治理職員的職責(zé),就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、穩(wěn)定。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。檔案保管職員要持之以恒,時(shí)刻警惕,防止檔案的損壞,確保檔案的安全,為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
(五)檔案涉密情況的變化
檔案在保管過程中,其密級(jí)不是一成不變的,而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的�；咀兓巧�、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的,也是暫時(shí)的;大多數(shù)的,總的趨勢(shì)是降密,直至解密。其變化原因有三:一是保密范圍的變化;二是密級(jí)文件作用的變化;三是保密時(shí)限的變化。
(六)做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作
1、要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館躲檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神,在廣泛宣傳、進(jìn)步熟悉、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上,重點(diǎn)解決好兩個(gè)題目:一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),做到有法必依,執(zhí)法必嚴(yán),違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部分對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)視指導(dǎo),齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)利用,哪些還不能提供利用,為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
2、要建立起法制的新秩序。對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整,不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作,還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們,以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全,適應(yīng)不了《保密法》的要求,需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要,應(yīng)建立以下三個(gè)制度:(1)建立規(guī)定密期制度,以便屆滿自行解密;(2)建立調(diào)密通知單制度,對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件,要下發(fā)通知單告知檔案館、室,以便銜接工作,及時(shí)把握,適時(shí)變動(dòng);(3)建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度,加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。
3、要加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)治理。今后對(duì)密級(jí)文件特別是盡密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存,徹底解決密與非密的文件材料混卷題目,堵塞過往那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞,以及涉密檔案文件分散不集中,日后調(diào)密不便的題目。同時(shí),要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片,建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引,為科學(xué)的治理,正確的把握,有效的保密,及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。
二、談檔案利用過程中的保密工作,如何做好檔案利用中的監(jiān)視工作
檔案利用監(jiān)視是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說來,檔案利用監(jiān)視可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施:
1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。
2、隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案治理職員,是利用制度的直接貫徹者,對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,必須具備較高的素質(zhì)。
3、監(jiān)視措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的,把握其心理和思想動(dòng)機(jī),加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。
三、談?wù)_處理好檔案保密與利用的關(guān)系
檔案部分改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí),切實(shí)完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用,保而不用只會(huì)失往保的意義,失往檔案的價(jià)值。當(dāng)然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無窮制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以,對(duì)檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。
四、談進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作
1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作,也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),其主要任務(wù)是科學(xué)而正確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。
2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的,其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為
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