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論歷史聯(lián)系與檔案的形態(tài)
摘 要：本文論述了檔案是由檔案內的文件、案卷、全宗、全宗群這些具體的形態(tài)構成的，具有層次性和結構性。重點闡述了檔案的不同形態(tài)與歷史聯(lián)系結構的一一對應關系，關鍵詞：檔案 歷史聯(lián)系形態(tài)
1 歷史聯(lián)系
1．1 檔案歷史聯(lián)系的記錄
在二元檔案實踐體系下，檔案是由“文件實體集合”與“檔案歷史聯(lián)系的記錄”兩種物質實體構成的。二者其一以單獨形式存在時是不能構成檔案的。只有在這兩種物質實體有機結合和相互依存的狀態(tài)下，檔案才能形成。“文件實體集合”是一種看得見、摸得著的物質，這是毋庸置疑的。同樣，“檔案歷史聯(lián)系的記錄”也必須轉化為物質性存在——記錄性文件，同時與“文件實體集合”相配合，才能顯示出其存在的意義。
在這兩種物質的比較中，對于檔案工作而言，歷史聯(lián)系的記錄是更為本質的物質。因為檔案物質實體的構成成分之一——文件實體，在其轉化為檔案之前就已經存在，是文件管理階段的產物。檔案部門是在文件進入檔案管理階段后才介入，對文件實體進行處理。但是這種處理旨在將隱含在文件內容之中、客觀存在的文件之間的歷史關系加以抽象、固化、顯現(xiàn)為歷史聯(lián)系，并創(chuàng)建具有記錄歷史功能的歷史聯(lián)系的記錄�？蓹n案工作并不涉及對文件內容本身的變更。如果僅靠文件材料就能獨立、完整地記錄歷史，檔案工作就失去了其存在的意義。我們應該明確，文件本身不能記錄歷史聯(lián)系，檔案歷史聯(lián)系的記錄是檔案人員工作物化的結果，檔案一旦失去了歷史聯(lián)系的記錄，就等于割斷了歷史的鏈條，呈現(xiàn)在我們面前的就只是一堆雜亂無章的文件材料，人類社會記憶的延續(xù)將無從談起。
1．2 文件與社會實踐活動之間的對應關系、文件之間的歷史關系、檔案的歷史聯(lián)系以及檔案歷史聯(lián)系的記錄四者之間的關系
同一項社會實踐活動，可以被看作一個完整的系統(tǒng)，是由若干相互聯(lián)系、相互作用的事件組成的具有特定功能和運動規(guī)律的整體。系統(tǒng)的整體性決定了社會實踐活動的每一個環(huán)節(jié)之間必然具有千絲萬縷的聯(lián)系，那么作為社會實踐活動過程與內容記錄的文件之間也必定承載著與形成它的那項社會實踐活動一脈相承而又一一對應的關系。但是單份文件卻不具有系統(tǒng)性，只能記錄和反映孤立的事件和局部的片段，只有在反映該項社會活動原貌的文件整體中才能顯示其價值。因為，文件“都是活動的產物，它的意義在很大程度上要依它與活動過程的關系而定。”可見，檔案之所以成為檔案，是由于它載運了單份文件不具有的、與社會實踐活動的整體過程和發(fā)展脈絡相對應的、自然形成的內在聯(lián)系。其實，檔案歷史聯(lián)系的記錄所承擔的功能就是將文件按照其內在聯(lián)系串聯(lián)成歷史，記錄一個歷史事件的全過程。正如懷特所說，“檔案的實質在于：它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過程�！�
在檔案實踐中，文件實體整理與檔案歷史聯(lián)系的記錄是完全分離開的兩個實踐體系�！皺n案的歷史聯(lián)系”是對文件之間客觀歷史關系的反映，文件之間的歷史關系根源于文件與產生這些文件的社會實踐之間的內在聯(lián)系。檔案歷史聯(lián)系的記錄是對檔案歷史聯(lián)系固化的結果。但檔案學家不可能進入客觀的歷史事實，因為檔案的歷史聯(lián)系是對文件之間歷史關系的一種抽象認識和主觀再現(xiàn)，是對歷史原貌的無限逼近，而不是絕對還原。所以，檔案學家在重構歷史信息體系的過程中，應當發(fā)現(xiàn)其所構建歷史的內在邏輯。所謂歷史邏輯就是指檔案的歷史聯(lián)系，由來源聯(lián)系、事由聯(lián)系和時間聯(lián)系組成。那么，歷史聯(lián)系的記錄是如何體現(xiàn)歷史邏輯的呢?
2 檔案的形態(tài)
從理論上講，檔案歷史聯(lián)系的記錄是一個抽象的概念，并非對應單一的物質實體。而在實踐中，檔案是有多種形態(tài)的，由檔案內的文件、案卷、全宗、全宗群構成，具有層次性和結構性�？梢哉f，這些具體的檔案實體形態(tài)是檔案歷史聯(lián)系記錄的外在表現(xiàn)形式，與歷史聯(lián)系的結構一一對應。
2．1 案卷層次
案卷是檔案管理中一個重要的概念，它既是檔案的最小保管單位，也是檔案數量統(tǒng)計和一般檢索的基本單位之一�！逗喢鳈n案學詞典》是這樣定義它的：“案卷是把處理一件事情或屬于一個問題、一項活動的文件組合在一個卷夾或卷皮中的有機文件單元。”可見，卷內文件的相互關聯(lián)性，是案卷概念產生和存在的真正內涵和意義。當然，這個定義是對案卷內涵的準確描述，不過是站在檔案工作的角度上詮釋它的。果我們側重于案卷在歷史聯(lián)系中所起的作用對其進行定義，就可以更加洞穿其本質。簡而言之，案卷就是對同一具體事由的文件按其形成過程排列而產生的具有密切聯(lián)系的文件組合體。
當然，這里的事由指的是一件具體的事，一個具體的問題，一項具體的活動，一項具體的工作等。它是一個具體的概念，囊括的都是單項的事情，具有相對獨立性。從記錄歷史的角度分析，事件是構成歷史的最基本的元素，不可拆分。從檔案記錄歷史的角度講，檔案的最小元素是案卷。文件轉化為案卷必須也只有通過事由，才能完成對事件的記錄。因為，同一事由必然賦予在該事件發(fā)展過程中形成的文件以最緊密的聯(lián)系，這種聯(lián)系是自然形成的、客觀的、反映事物本質的。那么來源于同一事由的文件就自然地構成了一個有機整體，具有天然的歷史聯(lián)系，不可分割。在檔案的整理過程中，只有將同一事由形成的文件排列在一起，再按照事由內的發(fā)展過程組成案卷，才能對該事件的過程及內容完整地進行記錄，反映出文件在形成時的客觀規(guī)律和有機聯(lián)系：才能比較具體地反映該事件的來龍去脈，最大限度地恢復歷史原貌。這種“一事一卷”的立卷原則要求文書立卷時必須完整保存文件實體，并最大限度地保持同一具體事由過程下文件的歷史關系。它可操作性強。沒有太多的靈活性，克服了以往組卷時需要考慮文件的六個特征帶來的不便，也更符合文件形成的客觀規(guī)律，便于保管和利用。 我們說，案卷具有便于保管和利用的功能，這是順理成章的。然而，其更為本質的作用在于使檔案之間的歷史聯(lián)系在微觀層次得以保持。正如何嘉蓀教授指出的：“立卷在文件和檔案管理中還有另外一個極端重要、卻又易于受到忽視的功能——它是使文件之間的有機聯(lián)系在微觀層次也能得到保持的有效手段(只要我們能夠堅持一件事情形成的文件，基本上組織在一個案卷中)”。因為一項具體的事務往往需多份文件來完成，我們只有把同一項具體事物過程中產生的文件聯(lián)系在一起，才能真實完整地反映該具體事件的歷史原貌。
誠然，近年來隨著電子文件的大量涌現(xiàn)，檔案界出現(xiàn)了電子文件是否仍需立卷的學術爭論，甚至提出了取消立卷的設想。有
本文原文人提出：“在電子文件從文書轉化為檔案的過程中，人們無需費心去分類、組合、檢索，可以盡情地表現(xiàn)文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系，……”不可否認，紙質文件時代的傳統(tǒng)案卷原有的保管功能和一般信息檢索功能，對于計算機而言可謂是駕輕就熟，已被電子文件時代強大的信息管理功能所替代。但是，由于計算機無法模擬人腦的邏輯思維能力，它無法自動判斷隱含在文件材料字里行間的歷史聯(lián)系。只要檔案記錄和體現(xiàn)歷史聯(lián)系的本質屬性沒有變，無論其載體形式幾經變遷，案卷保持文件形成過程和文件間歷史聯(lián)系的作用就無可替代�！叭∠妇淼母拍�，使同一件事情的若干份文件相分離，指望用主題詞、文件標題或沒有案卷號的所謂檔號(全宗號、類號、年號和件號)等，來反映、表現(xiàn)文件之間的互有聯(lián)系，是有許多難以想象的困難的�！币虼耍妇碓陔娮游募䲡r代仍然應該保留，而且更加重要，因為電子文件的特點要求檔案工作者更多地關注文件背后的形成過程和歷史聯(lián)系。
2．2 全宗層次
全宗的概念是由法國第一次提出的。按照法國尊重全宗的原則，來源于一個團體，一個機關，一個家庭或一個人的所有文件的集合體就稱為全宗。荷蘭檔案學家繆勒、斐斯和福羅英合著的《檔案整理編目手冊》中定義全宗為“一個檔案全宗是下列各種文件的整體，這些文件便是一個行政單位或它的一個行政人員所正式受理或產生的，并經指定由該單位或該行政人員保管的書寫文件、圖片和印刷品�！痹谔K聯(lián)早期檔案學中，全宗的概念是“在機關或個人的活動過程中有機形成的檔案材料的總和，稱為機關或個人的檔案全宗�！蔽覈鴤鹘y(tǒng)經典檔案學理論將全宗定義為：“全宗是一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機體。
通過對不同國家、不同時期全宗的定義進行分析對比后，我們不難發(fā)現(xiàn)，盡管具體的表述方式和側重點不盡相同，但所有定義中都存在著一類相似的概念，如團體、機關、個人、家庭、行政單位等等�！斑@些形形色色的具體概念在檔案學中，被抽象表達為全宗構成者。在檔案實踐中，全宗構成者的具體形式決不僅限于所羅列的這幾種具體形式�！�
如果說在傳統(tǒng)紙質文件時代還確實存在著眾多全宗構成者的具體形式，只是我們難以一一列舉，那么進入電子文件時代，由于電子文件形成的方式和特點與紙質文件有很大區(qū)別，使得傳統(tǒng)的實體來源概念受到了挑戰(zhàn)，單一來源的概念發(fā)生了變化。這就要求我們檔案工作者認識全宗時不能在全宗構成者具體表現(xiàn)形式的取舍間徘徊。而應擴大視野，將全宗置于其記錄與反映的檔案歷史聯(lián)系的大背景下，對眾多的表現(xiàn)形式進行概括和邏輯加工，抽象出各檔案有機群體共同的本質特征，使用抽象的詞匯來闡述更為深刻的客觀規(guī)律。筆者認為，我們不妨將全宗定義為：同一來源及其機構在社會實踐活動中形成的檔案有機體。首先，全宗是一個有機整體。不容分割。其次，全宗是在一定的歷史活動中形成的，是歷史的記錄。第三，全宗是同一來源及其機構形成文件的集合體，這是對來源要素的高度概括，對來源原則的充分尊重，
檔案作為社會實踐活動中直接形成的產物，在產生和運轉過程中會形成多方面的歷史聯(lián)系，包括來源聯(lián)系、事由聯(lián)系、時間聯(lián)系，其中，文件之間的來源聯(lián)系是首要聯(lián)系，也是最根本的聯(lián)系。只有首先保持檔案的來源聯(lián)系，將產生于同一來源及其機構的文件集中到一起，使它們和其他來源的文件分開，才能保持同一來源形成的文件之間的本質有機聯(lián)系，全面深刻地反映形成者的活動原貌。實踐也證明，檔案館館藏來源眾多，只有將同一來源的檔案組成一個全宗，才能將檔案與其特定形成者一一對應起來，檔案所記錄和反映的其來源主體的歷史活動全貌才能得以維護。因此，將案卷組合成全宗的過程也就是區(qū)分社會實踐活動中的不同來源主體的過程。事實上，全宗無非是一群產生于同一來源及其機構的文件，它們最大的特點是相互之間聯(lián)系緊密，而與其他來源及機構產生的文件聯(lián)系較為疏松。不同來源及其機構的社會活動過程相對分離，所以產生的文件可以相互分開，各自構成全宗。
2．3 全宗群層次
全宗群是具有某種歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。在一定的時間、地點和條件下進行的社會實踐活動，不可能是完全孤立存在的，不同機構、不同事件之間是互有聯(lián)系的。這種聯(lián)系必然會反映在其形成的檔案之中，使得某些全宗之間具有某種歷史聯(lián)系。這樣就形成了全宗群。全宗群是在全宗理論的基礎上，進一步解決全宗之間的相互關系的一種科學區(qū)分盡管它不是館藏檔案整理的實體單位，卻是在實際上起指導和組織館藏的一種思想原則。這要求我們在整理和管理檔案時，不僅要維護全宗的完整性，還應維護全宗之間的歷史聯(lián)系。
歷史聯(lián)系在全宗群層次所表現(xiàn)出來的是一種最宏觀的聯(lián)系。這種宏觀聯(lián)系同樣表現(xiàn)為三種形式，具體表現(xiàn)就是全宗群里面的來源全宗、事由全宗和年代全宗。這種宏觀聯(lián)系也就在這種不同的全宗與全宗之間的組合中展現(xiàn)出來。
具體來講，記錄同一年代內發(fā)生事件的全宗組合體就是年代全宗，例如大事記。年代全宗易于理解，就是按照時間順序簡要地記載同一年代內發(fā)生的重大事件，揭示重要事件和活動的發(fā)生、發(fā)展過程以及它們彼此之間的聯(lián)系，提供某些事件的歷史梗概，便于人們研究史實的演變及其規(guī)律性。
按照不同來源之間的關系組織的若干全宗的集合體就是來源全宗，例如“黨政機關全宗群”、“天津市高教系統(tǒng)全宗群”。反映不同事由內在聯(lián)系的全宗的群體組成事由全宗，例如“防治非典工作全宗群”。由于社會實踐活動本身的復雜性，導致不同來源以及不同事由之間不可能是完全分離、涇渭分明的，不同機構、職能之間互相滲透、互相交叉、互相影響的現(xiàn)狀也是不言自明的。在這種情況下，孤立的保持各個全宗內部的有機聯(lián)系是不足以維系檔案在宏觀形態(tài)上的歷史聯(lián)系的，也是不足以記錄社會實踐活動在大范圍內的歷史面貌的。將不同來源和不同事由的全宗按其有機聯(lián)系分別組成全宗群，是檔案館內檔案分類的高層次，以許多全宗為基礎，能夠反映全宗之間多維和立體的聯(lián)系。
可見，全宗群并非一個單一物質形態(tài)的概念，是由來源全宗、事由全宗、年代全宗這三種不同的具體形態(tài)構成的，與歷史聯(lián)系中不同表現(xiàn)形式的不同層次一一對應。如果說案卷的作用在于使檔案的歷史聯(lián)系在微觀層次得以保持的話，那么全宗群則具有維護相同類型全宗的不可分散性，保持檔案在更大范圍——宏觀層次的歷史聯(lián)系的作用。
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