知識共享方式及影響因素分析

摘要　知識共享成為企業(yè)知識管理、獲取持續(xù)競爭優(yōu)勢的重要因素。但是，知識共享具有兩面性，既可以帶來收益，也會產(chǎn)生共享過程中的組織成本和雇員成本。因此，企業(yè)正確的知識共享方式的選擇決定了知識共享效率的高低和效果的好壞。本文在對知識共享的相關(guān)研究進(jìn)行回顧的基礎(chǔ)上，概括了兩類知識共享方式。通過對影響企業(yè)主導(dǎo)共享方式的幾種重要因素的分析，指出企業(yè)應(yīng)選擇適宜的主導(dǎo)知識共享方式，并建立支持性和互補性的知識共享機(jī)制。
　　關(guān)鍵詞　知識共享；共享方式；影響因素
　　
　　企業(yè)知識基礎(chǔ)理論認(rèn)為員工的知識是企業(yè)價值的第一來源。員工知識共享是組織知識形成的關(guān)鍵，沒有它，公司就不能利用其最有價值的資產(chǎn)。通過知識共享，可以創(chuàng)造知識的指數(shù)級數(shù)增長，提高組織成員正確識別組織環(huán)境及快速適應(yīng)的能力，而組織通過整合員工的互補性知識可以實現(xiàn)知識創(chuàng)新。但是，組織內(nèi)員工知識共享的方式不同，且不同方式的效率高低和效果好壞對不同的組織來說也不相同。所以，組織應(yīng)考慮自己的具體環(huán)境和特點，選擇適宜的知識共享方式。
　　
　　一、知識共享的兩類方式及比較分析
　　
　　學(xué)者們從不同角度對知識共享進(jìn)行了描述和界定，包括信息技術(shù)角度、溝通學(xué)習(xí)角度等等。概括而言，信息技術(shù)角度的研究主要是建立在信息技術(shù)理論的基礎(chǔ)上，通過建立知識庫，利用知識庫進(jìn)行知識交流和促進(jìn)知識共享。這種觀點實際上是通過知識發(fā)送者的主動發(fā)送和知識接收者的主動尋找，使得知識從知識源流向接受者的單向傳遞方式。溝通、學(xué)習(xí)等角度的研究主要是基于組織行為學(xué)、心理學(xué)等理論，強(qiáng)調(diào)知識共享過程中的知識發(fā)出方和接收方的行為互動過程，強(qiáng)調(diào)互動行為的動機(jī)、機(jī)會和能力的研究，本文將這類觀點歸納為雙方互動的知識共享方式。
　　1、單向式知識共享方式
　　單向式知識共享方式包括基于信息技術(shù)的知識庫的建立和使用、各種正式的會議、電子方式的信息傳遞等。通過知識源對知識接收者的知識發(fā)送或者接收者的主動獲取，實現(xiàn)知識從知識源到接收者的轉(zhuǎn)移過程。在知識共享研究中，很多學(xué)者強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)在知識共享過程中的重要作用，形成了單向方式中的知識庫主導(dǎo)模式。例如，Watson等(2006)認(rèn)為，知識轉(zhuǎn)移與共享包括知識的編碼化和將現(xiàn)有知識存入知識庫或數(shù)據(jù)庫，以便能夠被組織中的個人獲取或重復(fù)使用。Newell(1982)等認(rèn)為：知識共享是將個人所擁有的信息或知識傳播給其他人，使對方也擁有相同的信息或知識，人們可以通過建立知識庫，在計算機(jī)的知識庫中利用特定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來表示知識。可以說，基于信息技術(shù)的知識分享，特別強(qiáng)調(diào)知識的可編碼化、符號化以及知識庫的建立，通過將知識編碼、符號化等方法將知識存儲在計算機(jī)的知識庫中。單向方式可簡單表示為圖1。
　　基于信息技術(shù)的單向式共享對組織有重要意義。首先，知識庫不僅提高了共享行為的效率，為員工的共享行為搭建了平臺，而且還可以將知識永久保存，不會因為員工的流失而丟失；其次，基于IT的知識庫不僅可以通過知識庫、知識詞典等形式將知識保留，而且還通過建立虛擬知識團(tuán)隊等實現(xiàn)不同空間的知識共享，通過學(xué)習(xí)地圖的形式提供社會翻譯幫助；第三，根據(jù)激勵理論，基于信息技術(shù)的知識庫提供激勵的保健因素。但是，基于信息技術(shù)的知識庫的建立并不能解決所有問題：它不能導(dǎo)致必然的知識交換，不能保證共享行為真正發(fā)生，因為個體是否產(chǎn)生行為取決于個體的價值觀、態(tài)度、動機(jī)等因素；它只能將編碼化、符號化的知識進(jìn)行轉(zhuǎn)移和共享，對于不能編碼的、大量存在且對競爭優(yōu)勢起關(guān)鍵作用的隱性知識的共享問題無法解決；知識庫的建立還會帶來知識作為“公共物品”出現(xiàn)，從而導(dǎo)致搭便車行為和兩難困境問題出現(xiàn)。另外，單向方式下的知識源無法了解接收者對知識的理解情況和使用效果，如果接收者的學(xué)習(xí)動機(jī)不強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力有限。那么，即使知識源提供了大量的高質(zhì)量的有用知識，也很難達(dá)到期望的效果。
　　
　　2、互動式知識共享方式
　　互動式知識共享包括面對面溝通、非正式會議。以及一些促進(jìn)知識共享的培訓(xùn)等。人們一般從溝通、學(xué)習(xí)的角度對其進(jìn)行闡釋。Senge(1997)認(rèn)為，知識共享不僅僅是一方將信息傳給另一方，還包含愿意幫助另一方了解信息的內(nèi)涵并從中學(xué)習(xí)，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為另一方的信息內(nèi)容，并發(fā)展個體的行動能力。Ipe(2003)認(rèn)為，個人的知識通過共享、交換、評價與接納同任務(wù)相關(guān)的思想、信息與建議，轉(zhuǎn)化為共識性和整合性的知識，知識共享是個體間相互交換他們的(顯性和隱性)知識、被他人理解、吸收并聯(lián)合創(chuàng)造新知識的過程。互動式知識共享更強(qiáng)調(diào)意愿、能力和效果�；�動的方式可簡單表示為圖2。 　　可以說，基于雙方互動的知識共享體現(xiàn)了共享行為的更多要素和更深刻內(nèi)涵。共享行為的產(chǎn)生與行為的效果取決于多種因素乃至人們的心理活動過程，互動式共享可以解決分享行為中的許多心理因素及社會影響。例如，互動方式提供了更多的解釋和修正機(jī)會，員工可以詢問同事而獲得建議和信息，可以有更多致力于共享行為的機(jī)會和環(huán)境；互動過程有助于互惠和信任的建立，特別有助于隱性知識的共享；而且，對于許多難以編碼和說明的隱性知識，可以通過互動過程中的身教與言傳實現(xiàn)知識共享的目的。因此，鼓勵成員面對面開會、參與社會活動、反饋、指導(dǎo)可以導(dǎo)致更有效的知識共享。非正式會議如面對面交談、工作后的社會活動，被認(rèn)為是豐富的溝通媒介，可以給組織成員提供跨越組織邊界的機(jī)會，建立成員間的社會網(wǎng)絡(luò)關(guān)系。大量網(wǎng)絡(luò)研究的成果證明了社會網(wǎng)絡(luò)關(guān)系對知識共享機(jī)會、動機(jī)和能力的影響，尤其提高異質(zhì)性組織成員轉(zhuǎn)移復(fù)雜知識的能力。但是，互動式知識共享對組織和共享雙方提出了更高要求，例如個體必須有足夠的時間和意愿、組織有保證避免機(jī)會主義行為產(chǎn)生的環(huán)境等。
　　
　　二、影響知識共享方式選擇的因素分析
　　
　　不同企業(yè)的技術(shù)、組織結(jié)構(gòu)、知識特點等諸多因素的不同，決定了企業(yè)應(yīng)該選擇其主導(dǎo)的知識共享方式，而不是追求時髦或流行的方式。主導(dǎo)方式的選擇一方面可以降低企業(yè)內(nèi)部知識共享的成本，另一方面可以實現(xiàn)恰當(dāng)環(huán)境下更好的共享效果。
　　1、企業(yè)技術(shù)知識的特點
　　知識可以有多種不同的分類方式，比如將之分為個體知識、組織知識、社會知識、內(nèi)部知識和外部知識、技術(shù)知識、系統(tǒng)知識、戰(zhàn)略知識、隱性知識和顯性知識，等等。鑒于知識共享的重要性，實踐和理論中對顯性知識和隱性知識的劃分給予了較多的重視。顯性知識是指能夠編碼，可用文字、語言表達(dá)的知識，他們便于交流和分享；隱性知識則是難以編碼化、難以觀察、難以模仿的知識，尤其是嵌入性知識，如組織文化、氛圍、行為路徑、行為方式等，很難用語言表達(dá)出來，也不易覺察。隱性知識相對于顯性知識來說，共享和轉(zhuǎn)化變得更為困難。但是，隱性知識對于組織競爭優(yōu)勢的獲得卻非常重要。Philip(2001)認(rèn)為隱性知識的重要性在于其包含了對問題出現(xiàn)及問題探求的許多感知與直覺，包含許多豐富的判斷和探索。如果能夠激發(fā)這種知識，并通過某種機(jī)制使之在不同的主體之間更好地流動、傳遞與共享，那么隱性知識就能指導(dǎo)問題的解決，繼而轉(zhuǎn)化為顯性知識或者形成創(chuàng)新的知識。所以，組織選擇知識分享方式，必須考慮分享知識的特點。不同企業(yè)的生產(chǎn)性質(zhì)不同，導(dǎo)致使用的技術(shù)不同，因此，技術(shù)知識的性質(zhì)不同。伍德沃德從任務(wù)的多變性和問題的可分析性兩個方面，將企業(yè)使用的技術(shù)分為常規(guī)技術(shù)、工程技術(shù)、工藝技術(shù)和非常規(guī)技術(shù)。對于常規(guī)技術(shù)，由于任務(wù)比較確定，問題的可分析性強(qiáng)。因此，技術(shù)知識的可編碼程度高，容易文字化和格式化，利用知識庫便可以進(jìn)行大量的技術(shù)知識分享。但是，對于工藝技術(shù)和非常規(guī)技術(shù)，技術(shù)知識的可編碼程度差、難以用語言文字表達(dá)。因此，互動式的知識共享方式更為有效。
　　2、接收者的學(xué)習(xí)定位
　　知識共享過程包括知識發(fā)出者、接收者、所處的環(huán)境等要素。Gray等(2004)將知識的接收者分成學(xué)習(xí)傾向型和績效傾向型兩類。學(xué)習(xí)傾向型接收者相信他們的能力可以提高，更愿意將注意力指向?qū)W習(xí)行為，在障礙和阻力面前保持較高的自我效能評價。他們更愿意為了提高自己的知識、技能、能力，與同事進(jìn)行協(xié)商，致力于對知識源的搜尋行為和主動學(xué)習(xí)行為。而績效傾向型接收者認(rèn)為他們的能力不可能改變，對于知識搜尋行為缺乏動力，不愿意主動搜尋知識和學(xué)習(xí)知識。因此，對于前者，不論哪種類型知識共享方式都是有效的，知識的接收者都會主動學(xué)習(xí)，而且隨著學(xué)習(xí)行為的不斷增加，學(xué)習(xí)能力和效果也在不斷提高。但對于后者，個體的事先自我定位導(dǎo)致了他們?nèi)狈�學(xué)習(xí)和主動尋找知識的內(nèi)在動機(jī)，以至于難以產(chǎn)生學(xué)習(xí)行為。根據(jù)計劃行為理論(TPB)，個體的行為動機(jī)和行為產(chǎn)生受外界環(huán)境刺激的影響，在外界環(huán)境的正向刺激下，行為的動機(jī)會產(chǎn)生并會增強(qiáng)。所以，如果構(gòu)建能夠刺激績效型接收者動機(jī)產(chǎn)生的外部環(huán)境，提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，使他們認(rèn)識到通過學(xué)習(xí)不僅可以提高績效，而且通過學(xué)習(xí)實現(xiàn)績效后組織還可以滿足他們的需要，那么績效傾向型的知識接收者會產(chǎn)生搜尋知識和主動學(xué)習(xí)的動機(jī)和行為。而互動式的面對面的接觸直接影響接收方的意向和動機(jī)，減少他們的行為成本，提高他們對行為結(jié)果的預(yù)期，從而達(dá)到刺激動機(jī)和行為產(chǎn)生的目的。
　　3、組織結(jié)構(gòu)形式
　　組織結(jié)構(gòu)是重要的影響個體溝通方式的組織因素，結(jié)構(gòu)代表了組織歷史的角色模式，反映和儲存了組織對于環(huán)境感知的知識，影響溝通過程，與解決問題的行為密切相關(guān)。影響組織結(jié)構(gòu)形式選擇的因素很多，包括組織使用的技術(shù)、組織規(guī)模、組織環(huán)境、組織戰(zhàn)略等。在這眾多的因素作用下，組織選擇了某種結(jié)構(gòu)形式后，其知識分享的方式可以說是已經(jīng)確定。扁平式結(jié)構(gòu)由于減少了中間管理層次，使得上下級之間的溝通機(jī)會增加，面對面的交流溝通成為可能，參與管理成為現(xiàn)實。所以，扁平式結(jié)構(gòu)中的上下級之間的知識分享，或互動式的知識分享方式成本低、效果好。但是，對于高聳式的組織結(jié)構(gòu)形式，組織內(nèi)部管理層次增加，上下級之間的直接溝通變得相對困難，而且過長的溝通渠道不僅浪費時間，還造成信息的失真與變異。因此，在這種情況下，知識庫的建設(shè)和其他單向溝通方式，比如正式的開會、電視會議等變得非常重要。Walton(1985)將組織分為控制基礎(chǔ)導(dǎo)向型和承諾基礎(chǔ)導(dǎo)向型�？刂苹�礎(chǔ)導(dǎo)向的組織在組織的管理和架構(gòu)方面專注于控制，組織任務(wù)設(shè)計傾向于書面化、細(xì)分化，正式的規(guī)則和明確的指揮系統(tǒng)，通過正式渠道進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)，決策權(quán)和資源配置權(quán)集中在高層，所以其知識的可編碼化程度高，通過知識庫等單向方式進(jìn)行知識分享的可行性非常大。而承諾基礎(chǔ)型則專注于創(chuàng)造員工承諾的文化，鼓勵創(chuàng)新，任務(wù)設(shè)計傾向于組織化，比如團(tuán)隊式工作設(shè)計，管理人員的職能在于協(xié)調(diào)而不是命令，所以，該種組織形式中互動的效果更好，更適合隱性知識和復(fù)雜知識的共享。
　　4、組織所處的生命周期階段
　　每一個組織都會經(jīng)過形成、成長、成熟和衰退幾個階段，不同的是有的組織在某個階段經(jīng)歷的時間長，有的組織經(jīng)歷的時間短而已。組織處在不同的生命周期階段，其目標(biāo)、資源和市場的穩(wěn)定程度不同。在組織的形成期和成長期，組織的目標(biāo)、資源和市場是不穩(wěn)定的，組織無法設(shè)計穩(wěn)定的組織制度和組織規(guī)范，組織需要成員的創(chuàng)新與合作行為，以便應(yīng)對不穩(wěn)定的環(huán)境狀態(tài)，需要成員間的及時互動，解決不穩(wěn)定狀態(tài)下的突發(fā)問題，互動成為重要的組織成員行為。因此，在組織的形成期和成長期，知識共享應(yīng)以互動式為主。組織應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造利于互動共享的內(nèi)外環(huán)境，以促進(jìn)組織內(nèi)部的知識流動和組織與外部的知識流動。但是，當(dāng)組織發(fā)展到成熟階段，組織的內(nèi)外環(huán)境相對穩(wěn)定，組織的生產(chǎn)、管理等使用的技術(shù)基本成熟，許多技術(shù)性知識和制度性知識的編碼化、文字化水平相對提高，組織需要將對未來發(fā)展有用的各種知識保留下來，因此，知識庫的建立非常重要。De Long等(2000)認(rèn)為，傳統(tǒng)的企業(yè)可能依賴已經(jīng)設(shè)計的正式的溝通過程和會議將大家集合在一起，而創(chuàng)新型企業(yè)則期望經(jīng)常的、非計劃好的、非結(jié)構(gòu)化的成員關(guān)系。在這些組織中，對正式和非正式互動的價值認(rèn)可不同，所以，導(dǎo)致不同模式的知識共享和知識創(chuàng)新。
　　5、組織文化的影響
　　組織文化是組織在長期的歷史發(fā)展過程中建立起來的特有價值觀念、組織信念、制度規(guī)范和行為方式。組織文化具有剛性，價值觀念具有一元性，對于已經(jīng)形成的精神文化、物質(zhì)文化或制度文化進(jìn)行變革，往往存在非常大的阻力。不同文化決定了組織內(nèi)部員工對物質(zhì)獎勵和精神榮譽的認(rèn)識不同。有的組織特別注重榮譽、地位，而有的組織特別注重物質(zhì)獎勵�；�于人性理論和社會交換理論，知識的發(fā)出者并不是純粹的經(jīng)濟(jì)人，交換過程中更注重長期的互惠，不僅考慮物質(zhì)所得，更注重未來的榮譽和非金錢的獲得。長期互惠需要建立在成員之間、成員與組織之間信任的基礎(chǔ)上。所以，基于這種假設(shè)和組織環(huán)境下的知識共享，應(yīng)以互動式為主，因為互動方式下，知識的發(fā)出者可以直接感知到接收者對他們的尊重和敬仰，利于雙方信任關(guān)系的建立。如果組織是注重物質(zhì)報酬的文化氛圍，以物質(zhì)作為最重要的獎勵形式，那么單向式的知識共享方式更為有效。因為在單向模式下，知識共享行為特別容易模式化、結(jié)構(gòu)化，行為特別容易量化，并且可以根據(jù)量化的結(jié)果對知識發(fā)出者進(jìn)行獎勵，因此，個體更容易感知到共享行為帶來的收益。尤其是在知識庫環(huán)境下，收益可以更加顯性化和正式化，更容易刺激員工的知識共享動機(jī)和行為。
　　
　　三、構(gòu)建以主導(dǎo)方式為主的互補性知識共享機(jī)制
　　
　　本文根據(jù)文獻(xiàn)研究視角的不同，對知識共享方式作了大致的類型劃分。實際上，上述兩類方式是互相支持而不是絕對分離的。信息技術(shù)的建立和有效使用，需要相應(yīng)的制度以及融洽的組織文化、組織氣氛和社會關(guān)系給予支持。否則，難以保證知識貢獻(xiàn)者的知識共享行為和知識接收者的知識接收意愿。融洽的文化和氣氛可以促進(jìn)組織內(nèi)建立有效的社會關(guān)系。有效的社會關(guān)系可以促進(jìn)組織和成員學(xué)習(xí)，幫助成員了解別人所知并何時求助于他們，雙方致力于解決問題而不是單純，提高知識共享的動機(jī)、機(jī)會和能力。當(dāng)然，互動共享的行為頻率和行為效率，也需要較高效率的信息平臺的支持。這一平臺不僅縮短了知識共享行為的時間及空間距離，還可以防止知識共享動機(jī)的減弱。所以，對于組織來說，這兩種類型的知識共享方式都非常重要。但是，鑒于共享過程所產(chǎn)生的組織成本和雇員成本，組織必須根據(jù)自己的實際情況考慮主導(dǎo)共享方式的建立，然后考慮對主導(dǎo)方式建立互補和促進(jìn)的次要共享方式和補充機(jī)制，從而保證知識共享效率更高、效果更好。
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