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試論檔案工作中的保密
一、做好檔案保管過(guò)程中的保密工作?一?檔案庫(kù)房管理中的保密工作
檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。
從總體上講,檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建,但是有一些不具備條件的單位,往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是,不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的,從檔案保密的角度來(lái)看,不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層,庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)專門(mén)加固,以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi),庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度,無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明,檔案庫(kù)房的管理,是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。
?二?絕密檔案的管理和保密
絕密檔案是黨和國(guó)家的核心秘密,它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全,關(guān)系到國(guó)家的活動(dòng)、軍事活動(dòng)和的成敗,關(guān)系到四化建設(shè)的進(jìn)程。因此,為確保國(guó)家核心秘密的安全,必須管理好絕密檔案。
1、絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器,從保管條件上確保絕密檔案的安全。
2、提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任,因此,檔案保密工作好與壞,檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí),不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),經(jīng)手的事情件件有頭有尾,手續(xù)清楚,而且要防止“無(wú)形”?儲(chǔ)存在頭腦中?秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家大量的秘密,這些秘密隨著主人的活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合,往往一句話,說(shuō)者無(wú)意,聽(tīng)者有心,在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合,都應(yīng)做到守口如瓶,萬(wàn)無(wú)一失,把保守國(guó)家秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
3、加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理,必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批,認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù),任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查,發(fā)現(xiàn)失密、泄密,應(yīng)及時(shí)查明原因,進(jìn)行補(bǔ)救。
?三?做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作
確定保管期限的原則是,正確和鑒別檔案的現(xiàn)實(shí)作用和作用,根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要,全面確定檔案的保存價(jià)值,準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi),如被泄露,將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的,它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi),受國(guó)家有關(guān)保密、法規(guī)的保護(hù),產(chǎn)生法律效力的時(shí)限!秶(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定:除有特殊規(guī)定外,絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年,機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年,秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì),在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng),在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前,其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施,不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。
?四?檔案管理人員的職責(zé)
檔案管理人員的職責(zé),就是要維護(hù)檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無(wú)損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案,要及時(shí)搶救。不丟,就是使檔案絕對(duì)安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實(shí)體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對(duì)集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的,也是光榮的,這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,檔案保管人員要持之以恒,時(shí)刻警惕,防止檔案的損壞,確保檔案的安全,為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
?五?檔案涉密情況的變化
檔案在保管過(guò)程中,其密級(jí)不是一成不變的,而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的,也是暫時(shí)的;大多數(shù)的,總的趨勢(shì)是降密,直至解密。其變化原因有三:一是保密范圍的變化;二是密級(jí)文件作用的變化?原來(lái)的密級(jí)文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng),已失去了指導(dǎo)作用,為此立檔單位廢掉了此類文件,密級(jí)消除了。?;三是保密時(shí)限的變化。原館?室?所存檔案涉密文件,只標(biāo)有密級(jí)而沒(méi)有保密時(shí)限,多數(shù)都是超期服役,例如,50年代的絕密文件大都需要按照《保密法》關(guān)于劃定密級(jí)和保密期限屆滿自行解密的要求去做,這既反映了上劃密工作的不足,也說(shuō)明進(jìn)行檔案解密劃控工作的迫切,因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)防密級(jí)偏高或偏低,密期偏長(zhǎng)或偏短。
?六?做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作
1、要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神,在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上,重點(diǎn)解決好兩個(gè):一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),做到有法必依,執(zhí)法必嚴(yán),違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門(mén)對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo),齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開(kāi)放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)利用,哪些還不能提供利用,為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
2、要建立起法制的新秩序。對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整,不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作,還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們,以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全,適應(yīng)不了《保密法》的要求,需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要,應(yīng)建立以下三個(gè)制度:?1?建立劃定密期制度,以便屆滿自行解密;?2?建立調(diào)密通知單制度,對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件,要下發(fā)通知單告知檔案館?室?,以便銜接工作,及時(shí)掌握,適時(shí)變動(dòng);?3?建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度,加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。
3、要加強(qiáng)涉密檔案的管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn),過(guò)去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供,造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此,可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹國(guó)檔發(fā)28號(hào)文件實(shí)施館?室?藏涉密檔案解密劃控工作為界,對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng),但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容,不提供含涉密文件的原卷;外供卷時(shí),可采取對(duì)與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存,徹底解決密與非密的文件材料混卷問(wèn)題,堵塞過(guò)去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞,以及涉密檔案文件分散不集中,日后調(diào)密不便的問(wèn)題。同時(shí),要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片,建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引,為科學(xué)的管理,準(zhǔn)確的掌握,有效的保密,及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。
二、做好檔案利用過(guò)程中的保密工作一?做好檔案利用中的監(jiān)督工作
檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái),檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施:
1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明,便于執(zhí)行,并在實(shí)踐中認(rèn)真加以,不斷充實(shí)和完善。
2、隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,必須具備較高的素質(zhì)。一是素質(zhì),要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專業(yè)知識(shí),熟悉所保管的檔案,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識(shí),能和利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與,從中掌握利用工作的。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。
3、監(jiān)督措施。在利用中,要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的,掌握其心理和思想動(dòng)機(jī),加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者,要防止偷撕或涂改檔案;對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書(shū)劃線或翻書(shū)沾口水之類習(xí)慣的利用者,要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督,還要做到三勤:一是嘴勤,勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定,勤與利用者交談,掌握其利用目的與動(dòng)機(jī);二是眼勤,勤觀察動(dòng)態(tài),置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中;三是手勤腦勤,勤分析利用者的情況和利用效果,勤檢查被利用的案卷,勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前,仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處,并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為,應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便及時(shí)查處,挽回?fù)p失。
?二?正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系
保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù),更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統(tǒng)的保密觀念下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費(fèi);領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。上述情況表明,檔案部門(mén)改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí),切實(shí)完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用,保而不用只會(huì)失去保的意義,失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然,利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用,無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家的安全和利益造成危害。所以,對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō),保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。
?三?進(jìn)一步做好檔案開(kāi)放中的保密工作
一成不變地看待檔案的秘密性,無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍,是不對(duì)的;但如果缺乏保密觀念,對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性,無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍,也是錯(cuò)誤的。因此,在開(kāi)放檔案為各界所利用的同時(shí),應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。
1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作,也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),其主要任務(wù)是而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行:一是初審,檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查,初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。二是中審,由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志,重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案,以確定其取舍。三是終審,由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),根據(jù)初審和中審的情況,權(quán)衡利弊,進(jìn)行綜合分析、審查,最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。
2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的,其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí),就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的,一旦秘密保管期限屆滿,便失去了它的保密價(jià)值,為此我們就不能按原有的保密文件管理,而應(yīng)該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開(kāi)放的檔案,必須是到了一定時(shí)限的檔案,要開(kāi)放,必須先進(jìn)行劃密解密,把未解密的列入控制使用的范圍。過(guò)去,許多檔案館,對(duì)其所保管的注有密級(jí)的檔案,沒(méi)有定期解密,影響了檔案的開(kāi)放利用。對(duì)劃密檔案進(jìn)行解密工作,應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定,即:“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的,原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。”?《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第16條?。這也就是說(shuō),解密是由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。
3、做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。開(kāi)放檔案首先要做好檔案開(kāi)放的基礎(chǔ)工作,即:?1?提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ),進(jìn)行系統(tǒng)整理,達(dá)到分類、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。?2?建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開(kāi)放后檢索與管理的要求。?3?編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具,如《開(kāi)放檔案目錄》;二是骨干性檢索工具,如《開(kāi)放檔案卡片目錄》;三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具,如《開(kāi)放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等,使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主,以基礎(chǔ)性檢索工具為輔,以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系,實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。?4?準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案,應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制,搞好檔案副本。
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