如何建設(shè)信息化的全面預(yù)算管理體系

[摘 要] 本文對企業(yè)在實施BRP項目時，構(gòu)建在ERP系統(tǒng)平臺上的信息化的全面預(yù)算管理體系的必要性、目標(biāo)、條件、原則、規(guī)劃設(shè)計等進行了探討。　　[關(guān)鍵詞] 全面預(yù)算管理；BRP；企業(yè)信息化
　　　在用信息技術(shù)支持企業(yè)管理時，最重要是要選擇一種先進的管理思想和方法。因為，先進的管理理論與先進的管理手段相結(jié)合才能產(chǎn)生出巨大的管理效益�？疾煳鞣狡髽I(yè)發(fā)展所走過的歷程會發(fā)現(xiàn)，企業(yè)管理會計系統(tǒng)的設(shè)計與利用，對降低企業(yè)組織成本起著至關(guān)重要的作用，而全面預(yù)算管理則是這一系統(tǒng)設(shè)計的核心。企業(yè)全面預(yù)算管理是在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的指引下，通過預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、考評與激勵等一系列活動，全面提高企業(yè)管理水平和經(jīng)營效率，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的一種管理方法。而信息化的全面預(yù)算管理體系則是指在ERP系統(tǒng)平臺上構(gòu)建的企業(yè)全面預(yù)算管理子系統(tǒng)以及相應(yīng)的組織機構(gòu)和管理制度等，它和以前的企業(yè)預(yù)算管理體系相比有著新的顯著的特點和不同。
　　1．在我國許多企業(yè)當(dāng)中，全面預(yù)算管理體系作用的缺失
　　在我國企業(yè)當(dāng)中能夠充分發(fā)揮全面預(yù)算管理體系作用的企業(yè)并不多見，在實際工作中企業(yè)預(yù)算管理水平低下常表現(xiàn)為：
　　(1)缺乏全面預(yù)算管理的組織機構(gòu)，以及體制不健全：許多企業(yè)沒有專門和機構(gòu)人員規(guī)劃、制定、實施、控制企業(yè)的全面預(yù)算管理。(2)預(yù)算管理的覆蓋范圍還不全面：如企業(yè)中有的項目投資就沒有編預(yù)算，僅憑簡單的估算就確定投資金額，缺乏科學(xué)合理的投資預(yù)算方案。(3)預(yù)算考核工作做的不全面：如有的企業(yè)收入預(yù)算和項目投資預(yù)算，都沒有進行預(yù)算考核。(4)預(yù)算考核不嚴(yán)格：即使在有預(yù)算考核的項目中普遍也存在不嚴(yán)格，不精確的情況，考核過程中人為干擾考核的情況時有發(fā)生，最終使許多考核工作流于形式。(5)預(yù)算指標(biāo)制定的準(zhǔn)確性有時難以保證：企業(yè)制定預(yù)算指標(biāo)時，往往依據(jù)的是歷史的數(shù)據(jù)和資料，由于企業(yè)的情況是經(jīng)常變化的，而且歷史的數(shù)據(jù)和資料本身的科學(xué)性，合理性和準(zhǔn)確性也難以保證，這導(dǎo)致預(yù)算指標(biāo)制定不準(zhǔn)，而對新的項目的預(yù)算指標(biāo)，又人為主觀臆斷的成分較多，這也會使預(yù)算指標(biāo)不準(zhǔn)。而預(yù)算指標(biāo)的不準(zhǔn)確，又使企業(yè)在考核部門業(yè)績時，對部門的積極性帶來負面影響，對企業(yè)生產(chǎn)造成不利因素。
　　2．企業(yè)實施信息化的全面預(yù)算管理的必要性
　　一個企業(yè)特別是大中型企業(yè)，生產(chǎn)經(jīng)營范圍廣，操作人員眾多，生產(chǎn)崗位的情況復(fù)雜，企業(yè)的外部環(huán)境經(jīng)常變化，國內(nèi)外原材料市場和產(chǎn)品市場更是每天都在波動。如果沒有全面預(yù)算管理這一戰(zhàn)略性舉措，企業(yè)就不能在正確預(yù)測的基礎(chǔ)上，通過優(yōu)化配置企業(yè)資源來適應(yīng)市場的變化，增強企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)高效持續(xù)發(fā)展。
　　但企業(yè)中全面預(yù)算管理往往效果不理想，如上所述企業(yè)中全面預(yù)算管理存在著諸多問題，其關(guān)鍵原因之一，就是企業(yè)對信息資源的管理滯后，導(dǎo)致大量預(yù)算管理信息不能及時處理，信息傳遞速度緩慢，信息資源不能共享，也無法對預(yù)算項目的資金進行及時跟蹤、控制，對預(yù)算的分析無法全面及時地進行，預(yù)算偏差不能及時發(fā)現(xiàn)、調(diào)節(jié)和糾正。企業(yè)在實施ERP項目中，及時推行信息化的全面預(yù)算管理，為解決全面預(yù)算管理中的這些“瓶頸”問題創(chuàng)造了客觀條件，在ERP系統(tǒng)平臺上，企業(yè)可以構(gòu)建新的信息化的全面預(yù)算管理體系，并制定新的全面預(yù)算管理戰(zhàn)略，對預(yù)算業(yè)務(wù)中的各個環(huán)節(jié)和監(jiān)控點，重新進行規(guī)劃、管理、控制。從而極大地發(fā)揮信息化的全面預(yù)算管理體系的作用。
　　3．構(gòu)建信息化的全面預(yù)管理體系的條件
　　(1)實現(xiàn)信息化全面預(yù)算管理，要有明確的戰(zhàn)略目標(biāo)，堅持正確的戰(zhàn)略導(dǎo)向，這是構(gòu)建信息化全面預(yù)算管理體系的基礎(chǔ)和依據(jù)。(2)企業(yè)信息化建設(shè)的成功，如ERP項目的實施，是企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)信息化全面預(yù)算管理的技術(shù)保障和基礎(chǔ)，只有實現(xiàn)了信息流對資金流、物流的協(xié)調(diào)控制，才有真正意義上的信息化的全面預(yù)算管理。(3)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、全面，歷史資料應(yīng)盡可能齊全。(4)要建立一個專門的高效的預(yù)算管理組織職能機構(gòu)和一套行之有效的科學(xué)管理制度。(5)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須帶頭遵守預(yù)算管理的各項制度，不搞特殊，不亂開口子，減少人為干擾，使各項預(yù)算處在可控狀態(tài)，保證企業(yè)的各項預(yù)算的落實。
　　4．在科學(xué)的發(fā)展觀指導(dǎo)之下，制定企業(yè)的信息化全面預(yù)算管理體系戰(zhàn)略目標(biāo)
　　推行信息化的全面預(yù)算管理體系戰(zhàn)略，首先要轉(zhuǎn)變那種認為企業(yè)過去沒有信息化全面預(yù)算管理，企業(yè)也照樣發(fā)展的錯誤觀念。許多企業(yè)正是因為沒有信息化的全面預(yù)算管理，使預(yù)算預(yù)測不準(zhǔn)，控制不嚴(yán)，導(dǎo)致企業(yè)存在著固定資產(chǎn)投資超資、流動資產(chǎn)超儲、損失浪費嚴(yán)重的現(xiàn)象，錯過了很多發(fā)展的機會，削弱了企業(yè)的競爭力。在我國企業(yè)中，信息化的企業(yè)全面預(yù)算管理目標(biāo)，一般為以下幾個方面：
　　(1)在科學(xué)正確的發(fā)展觀指導(dǎo)下，優(yōu)化企業(yè)資源配置，有效控制經(jīng)營活動的各項支出，追求企業(yè)利潤最大化，保障企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。
　　(2)建立信息化的科學(xué)合理的確實可行的預(yù)算規(guī)劃、編制，控制、分析、考核體系。
　　(3)為各生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)設(shè)定科學(xué)、合理、先進的業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)，將責(zé)任落實到每個員工身上，通過全面標(biāo)準(zhǔn)的提高和完善，優(yōu)化公司目標(biāo)管理，提高全公司的生產(chǎn)經(jīng)營效益，強化企業(yè)競爭力。
　　(4)建立和完善以流程和預(yù)算為基礎(chǔ)的績效考核體系，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。
　　(5)通過公司預(yù)算管理工作的信息化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、提高員工素質(zhì)，創(chuàng)建優(yōu)秀的企業(yè)文化，提升企業(yè)形象。
　　5．在ERP系統(tǒng)平臺上，構(gòu)建信息化的全面預(yù)算管理體系
　　(1)構(gòu)建和企業(yè)實際情況相適應(yīng)的全面預(yù)算管理模型。全面預(yù)算管理是由一系列預(yù)算構(gòu)成的體系，各項預(yù)算之間相互聯(lián)系，關(guān)系比較復(fù)雜，構(gòu)建信息化全面預(yù)算管理體系，首先是要規(guī)劃好建立在跚系統(tǒng)平臺上的預(yù)算管理模型。預(yù)算管理模型必須與企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)、計劃系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)等和預(yù)算管理體系密切相關(guān)的子系統(tǒng)相匹配，并結(jié)合企業(yè)自身的情況，在對預(yù)算管理流程進行深入調(diào)查分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)用業(yè)務(wù)流程重組等先進的理論和方法來設(shè)計信息化的全面預(yù)算管理模型。預(yù)算管理信息系統(tǒng)劃分為兩部分：第一部分是全面預(yù)算管理編制系統(tǒng)，重在期初預(yù)算的編制及定期預(yù)算數(shù)據(jù)的動態(tài)調(diào)整；第二部分是全面預(yù)算管理控制系統(tǒng)，重在預(yù)算指標(biāo)體系的考核、預(yù)算數(shù)據(jù)的監(jiān)控、經(jīng)理查詢等內(nèi)容，目的是配合預(yù)算管理委員會，對預(yù)算管理中的具體工作進行計算機管理和控制。
　　(2)構(gòu)建信息化的全面預(yù)算編制系統(tǒng)。企業(yè)ERP中的預(yù)算編制系統(tǒng)是建立在預(yù)算管理模型基礎(chǔ)之上的，是一個相對靜態(tài)的系統(tǒng)，企業(yè)主要在每年期末編制第二年預(yù)算時使用�？煞譃榻�(jīng)營預(yù)算、投資預(yù)算和財務(wù)預(yù)算。經(jīng)營預(yù)算包括銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、生產(chǎn)成本預(yù)算、生產(chǎn)單位成本預(yù)算、銷售及管理費用預(yù)算等；投資預(yù)算包括固定資產(chǎn)購置、擴建、改造及修理等；財務(wù)預(yù)算包括現(xiàn)金預(yù)算、預(yù)計利潤表、預(yù)計資產(chǎn)負債表等。
　　(3)構(gòu)建信息化的全面預(yù)算管理控制系統(tǒng)。用計算機進行全面預(yù)算管理，不單單體現(xiàn)在預(yù)算的編制中，更重要的是對預(yù)算進行控制和管理，它包括：責(zé)任中心考核體系的建立與管理、預(yù)算指標(biāo)體系的控制與調(diào)整、預(yù)算對比與分析、經(jīng)理查詢等幾個部分，在ERP中構(gòu)建全面預(yù)算管理體系要特別突出ERP對信息處理量大，處理速度快和數(shù)據(jù)集中處理的特點，強調(diào)面向企業(yè)運作流程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)—財務(wù)一體化，取消手工單據(jù)和手工報表的編制和傳遞，在業(yè)務(wù)處理同時自動產(chǎn)生會計信息，提高信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時性，工作重點由簡單的記錄、統(tǒng)計轉(zhuǎn)向預(yù)測、監(jiān)控、分析等管理方面，真正實現(xiàn)信息流、資金流和業(yè)務(wù)流程的集成統(tǒng)
　　(4)建立對信息化的全面預(yù)算管理體系負責(zé)的專職部門。在ERP系統(tǒng)中要使預(yù)算管理體系能發(fā)揮其作用，還要對組織機構(gòu)的職能部門進行結(jié)構(gòu)重組，建立新的全面預(yù)算管理體系負責(zé)的專職部門，賦予相應(yīng)權(quán)力并實施新的預(yù)算管理制度。其步驟如下：
　�、僭鲈O(shè)預(yù)算管理委員會，由各法人代表、各部主要負責(zé)人及財務(wù)負責(zé)人組成，由總裁擔(dān)任主任。②實行與會計 “集中核算”模式相適應(yīng)的“集中預(yù)算”的企業(yè)預(yù)算管理模式，并由指定的財務(wù)系統(tǒng)某一職能部門具體統(tǒng)一管理。
　　6．建設(shè)信息化的全面預(yù)算管理體系實踐經(jīng)驗總結(jié)
　　在建設(shè)信息化的全面預(yù)算管理體系時，要達到既定的效果，應(yīng)在以下幾個方面加以關(guān)注：
　　(1)全面預(yù)算管理要與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合；企業(yè)全面預(yù)算管理要服從于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，并且是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的保障體系。
　　(2)全面預(yù)算管理要突出重點：全面預(yù)算管理強調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和投資活動全過程管理，但不能不分主次，要對影響企業(yè)利潤目標(biāo)和戰(zhàn)略發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點過程實行重點管理。
　　(3)遵循先易后難，分步實施的原則：許多企業(yè)由于員工和管理者的觀念和素質(zhì)有待改變和提高，基礎(chǔ)資料不全，生產(chǎn)經(jīng)營過程復(fù)雜，信息量大，因此，信息化的全面預(yù)算管理在企業(yè)實施必須先從容易做的開始，循序漸進不斷完善。
　　(4)堅持全過程控制的原則：對在企業(yè)實施了ERP以后，為進行全過程控制提供了條件和可能，要加強事前和事中控制的力度，將控制的重點前移，以達到更加主動控制預(yù)算資金的效果。
　　(5)堅持責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則：努力做到責(zé)任明晰，權(quán)、責(zé)對等，并與經(jīng)濟利益掛鉤，獎罰分明。
　　(6)堅持客觀真實的原則：對預(yù)算指標(biāo)定得不準(zhǔn)，或者因外部原因造成原來預(yù)定的指標(biāo)無法完成時，應(yīng)及時調(diào)整糾正，使全面預(yù)算管理體系更加科學(xué)合理。
　　7．結(jié)束語
　　企業(yè)在ERP系統(tǒng)平臺上，構(gòu)建信息化的全面預(yù)算管理體系是一項全新的系統(tǒng)工程，它突出的特點是處理預(yù)算信息準(zhǔn)確快捷、效率高、面向生產(chǎn)運作流程、數(shù)據(jù)集中處理、覆蓋面廣，這是企業(yè)預(yù)算管理的發(fā)展方向。

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