- 相關(guān)推薦
淺談企業(yè)電子檔案的整理與保護(hù)
【摘要】在辦公自動(dòng)化的今天,企業(yè)檔案管理離不開(kāi)電子文檔,懂得電子文檔的處理、整理與保護(hù),就成為企業(yè)工作人員必須掌握的技能。電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶。為了做好這項(xiàng)工作,應(yīng)當(dāng)按檔案種類(lèi)分別整理組盤(pán)。軟磁盤(pán)和光盤(pán)的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn),必須制定保護(hù)措施。【關(guān)鍵詞】電子檔案 整理 保護(hù)
企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要,檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路,開(kāi)拓檔案管理的各項(xiàng)功能,掌握探索電子檔案的整理與保護(hù)新方法。目前,電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶,為了做好這項(xiàng)工作,應(yīng)按檔案種類(lèi)分別整理組盤(pán)。
一、電子檔案的整理
目前,電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶,為了做好這項(xiàng)工作,應(yīng)按檔案種類(lèi)分別整理組盤(pán)。
1.文書(shū)電子檔案整理
(1)內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。一是按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。二是將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成,組盤(pán)后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄,便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找。(2)外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理,掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握,處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據(jù)文件的重要性,確定密級(jí)和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門(mén),檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)等,然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢(xún),則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢(xún)。
2.科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類(lèi)較多,可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類(lèi)管理,然后再按項(xiàng)目歸檔。(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái),使終端用戶(hù)直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí),外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì),而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí),應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。
3.會(huì)計(jì)電子文件整理
(1)工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí),應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱(chēng)、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時(shí)還應(yīng)附移交清單,作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。
(2)賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件,計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。 二、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤(pán)保存。光盤(pán)作為新型的存貯載體,比磁盤(pán)有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存,因此,提倡檔案部門(mén)配備光盤(pán)刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。但是,刻錄儀一時(shí)還難以普及,所以,軟磁盤(pán)和光盤(pán)的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn),必須制定保護(hù)措施。
1.軟磁盤(pán)的保護(hù)
(1)統(tǒng)一軟盤(pán)的規(guī)格,使用3.5寸高密盤(pán)保存。
(2)把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到1年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購(gòu)軟磁盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。
(4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè),確保保存電子文件的磁盤(pán)不帶病毒,并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。
(5)對(duì)加密盤(pán)的管理。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這類(lèi)文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
(6)在條件允許時(shí),及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán),便于長(zhǎng)久保存。
2.光盤(pán)的保護(hù)
(1)規(guī)范排放和使用。光盤(pán)的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤(pán)翹曲,在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化,潮濕會(huì)使光盤(pán)片基霉變。為此光盤(pán)存放的溫度宜控制在14-24℃,相對(duì)濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤(pán)材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感,陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤(pán)過(guò)早老化。因此,光盤(pán)要十分注意避光。不管磁盤(pán)還是光盤(pán),定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施,磁盤(pán)每2年,光盤(pán)每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次,轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。
三、確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念
在當(dāng)今瞬息萬(wàn)變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,記錄著未公開(kāi)的、未申請(qǐng)專(zhuān)利的知識(shí)和技術(shù),如各種設(shè)計(jì)資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。
辦公自動(dòng)化后,出現(xiàn)了無(wú)紙辦公,企業(yè)每個(gè)崗位都能形成電子文檔,這就要求每個(gè)員工懂得文書(shū)處理和歸檔的一整套程序,了解電子文檔的整理與保護(hù)。檔案部門(mén)要發(fā)揮信息中心的作用,對(duì)信息的利用和保密等問(wèn)題,通過(guò)新的管理制度和管理方法解決好。
【淺談企業(yè)電子檔案的整理與保護(hù)】相關(guān)文章：
淺談企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策論文（通用13篇）05-26
淺談企業(yè)的薪酬管理06-03
淺談企業(yè)的物流成本管理05-16
淺談企業(yè)采購(gòu)管理創(chuàng)新09-30
淺談企業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用04-22
淺談企業(yè)虛擬營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)略探討06-14
淺談企業(yè)員工責(zé)任感06-03
淺談企業(yè)文化建設(shè)08-04
淺談供電企業(yè)文化建設(shè)05-12