企業(yè)職工檔案管理中存在的問題和對策

【摘 要】企業(yè)職工檔案記錄著職工錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔、任用、業(yè)務(wù)技能、工作表現(xiàn)以及工作變動等過程中形成的信息資料,是企業(yè)發(fā)展和職工活動的真實記錄,是國家檔案的重要組成部分。本文分析了企業(yè)職工檔案管理中存在的問題并提出了對策。
　　【關(guān)鍵詞】企業(yè)職工 檔案管理 規(guī)范化
　　
　　一、部分企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)狀
　　
　　1.企業(yè)沒有建立規(guī)范的職工檔案,職工合法權(quán)益得不到保障。目前我街道新開工或擴建的規(guī)模以上企業(yè)民營、外資企業(yè)達500多家,當?shù)�、外來職工人�?shù)已達20多萬,由于多種原因,近一半的企業(yè)沒有建立職工檔案,新進職工與離職職工沒有記載,職工技術(shù)職稱及技能不能確定,因沒有文字記錄,也就沒有企業(yè)來管理,養(yǎng)老醫(yī)療等應(yīng)享受的待遇使職工不能享受。
　　2.部分企業(yè)職工檔案資料收集不規(guī)范。有四個方面的原因:一是企業(yè)在招用職工時,沒有立即為其建立檔案,故沒有招工登記表等資料。二是企業(yè)雖然建立了職工檔案,但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等資料歸檔,至使不少個人資料遺漏遺失。三是國有、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))企業(yè)改制后,不與職工簽定勞動合同,對辭退的老職工也沒有終止或解除合同,致使檔案中沒有《勞動合同書》或《解除勞動合同證明書》。四是企業(yè)對職工檔案管理混亂,造成職工檔案遺漏遺失嚴重。
　　
　　二、職工檔案管理中存在的主要問題
　　
　　1.現(xiàn)行檔案管理體制與經(jīng)濟發(fā)展不相適應(yīng)。企業(yè)職工檔案由企業(yè)多個中層部門管理,部門分工交叉重迭。如當?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案室管理當?shù)�、外地大中專畢業(yè)生職工檔案,企業(yè)人事部門管理著固定工身份、合同制身份和臨時身份的職工檔案。這種管理方式,有悖于企業(yè)實行的全員勞動合同制,給企業(yè)的職工管理帶來諸多麻煩,不利于維護職工個人利益和勞動力合理有序流動。企業(yè)改制后,沒有了上級主管部門,企業(yè)對檔案管理的重視程度逐漸減弱,職工檔案或有或無的責(zé)任問題無部門追究,對已建好的職工檔案,因人員變動等原因得不到妥善保管而丟失,職工在調(diào)動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里的現(xiàn)象也很多,部分企業(yè)為達到控制職工的目的,扣押職工檔案,使調(diào)離的職工辦不成調(diào)動手續(xù),造成人走多年,檔案還在原單位的情況。這些問題的出現(xiàn),影響了職工檔案管理的規(guī)范和安全,同時也侵害了職工的個人利益。
　　2.企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)低,不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。由于部分企業(yè)沒有認真負責(zé)地填寫職工檔案材料,致使檔案錯漏百出,給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、養(yǎng)老、退休等手續(xù)增加了很多難度。
　　3.檔案保管條件太差,影響了檔案的安全。檔案管理的軟硬件建設(shè)配備較差,檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過,責(zé)任意識不強,檔案業(yè)務(wù)不熟悉,年復(fù)一年,檔案管理形成了惡性循環(huán),出現(xiàn)了檔案越管越差,越管越少的現(xiàn)象。 　　三、職工檔案規(guī)范化管理的有效措施
　　
　　1.依法治檔,加大對企業(yè)職工檔案的管理力度。地方檔案行政部門要突出抓好對企業(yè)依法治檔的嚴肅性和規(guī)范性,力求在檔案法制建設(shè)上有新的進展。依法治檔是促進企業(yè)職工檔案全面、規(guī)范的根本保證。地方檔案行政部門要行使行政執(zhí)法能力,提早介入企業(yè)職工檔案的規(guī)范化管理進程,完善檔案執(zhí)法監(jiān)督機制,推進依法治檔水平。要加大對企業(yè)檔案法規(guī)的宣傳教育,著重提高全社會特別是各級企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的檔案法制意識,在企業(yè)職工建檔問題上,地方檔案行政部門一定要按照《檔案法》的要求,嚴格標準,嚴格執(zhí)法,嚴格監(jiān)督,不當老好人,不去應(yīng)付或有差不多就行的意識,更不能把《檔案法》當作一種軟法去執(zhí)行。
　　2.建立與社會經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代職工管理體制。管理方式應(yīng)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和勞動力市場發(fā)展需要,企業(yè)職工檔案由現(xiàn)在的多級分散管理要逐步過渡為集中統(tǒng)一管理,有條件的企業(yè)獨立管理職工檔案,條件不具備的企業(yè)可以讓地方勞動人事服務(wù)中心代為管理。養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險等檔案也可以由地方勞動人事服務(wù)中心代為管理,這樣既能有效地保障了職工的個人利益,方便了企業(yè)對職工或職工檔案的管理,避免不利于職工檔案保管和利用等現(xiàn)象的發(fā)生,積極發(fā)揮勞動保障部門的服務(wù)職能,提高了辦事效率。
　　3.做好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作。企業(yè)應(yīng)嚴格執(zhí)行《檔案法》的各項規(guī)定,健全檔案管理制度,認真負責(zé)地為職工記錄、整理、保管好檔案材料,定期督促、檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時整改,保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng),定期參加地方檔案行政部門組織知識培訓(xùn),加強檔案人員職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)教育,使檔案人員在執(zhí)行政策、規(guī)范操作上適應(yīng)企業(yè)需求,從而全面提高檔案管理水平。
　　4.加強企業(yè)職工檔案管理,實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理,確保企業(yè)職員的合法權(quán)益得到保障。為了地方經(jīng)濟發(fā)展,為了企業(yè)職工檔案規(guī)范化的管理,筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應(yīng)從實際出發(fā),是否聯(lián)合制定一個企業(yè)職工檔案管理的規(guī)定或?qū)嵤┮庖?不論企業(yè)規(guī)模的大小,都必須建立統(tǒng)一、標準和規(guī)范的職工檔案管理體系,有條件的企業(yè)可以進行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業(yè)進行一次嚴格的職工檔案執(zhí)法抽查,對職工檔案達不到要求的,要根據(jù)《檔案法》的要求進行相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。必須做到不手軟,不走過場,以法辦事。
　　大中專院校、技工學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)后,其檔案資料應(yīng)統(tǒng)一移交所在地勞動人事檔案服務(wù)中心檔案室實行綜合管理,當大中專院校、技工學(xué)校畢業(yè)生到企業(yè)工作后,勞動人事服務(wù)中心檔案室可根據(jù)企業(yè)自身管理情況,逐步地將職工檔案移交企業(yè)管理或繼續(xù)由勞動人事服務(wù)中心檔案室負責(zé)保管。
　　對于職工流動的檔案管理,筆者認為,檔案的移交保管方式有二種:一是職工與原單位解除或終止勞動合同后又到新單位工作的,若新單位具有檔案管理條件的,可以把檔案移交到新的單位管理,也可把檔案移交地方勞動人事服務(wù)中心檔案室保管。二是職工與原單位解除或終止勞動合同后,又重新就業(yè)的,若新單位沒有檔案管理條件,則應(yīng)把檔案移交到勞動人事服務(wù)中心檔案室。
　　嚴禁涂改或遺漏遺失檔案。企業(yè)或勞動人事服務(wù)中心檔案室,當發(fā)生涂改或遺漏遺失檔案資料時,要及時報告當?shù)貦n案行政管理部門或上級主管部門,應(yīng)及時采取補救措施到有關(guān)部門補辦有關(guān)資料,并追究有關(guān)部門或當事人的責(zé)任。

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