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文書(shū)檔案治理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用
[摘要] 文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分,它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程,客觀地反映著題目處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。本文探討了文書(shū)檔案治理辦公自動(dòng)化應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)和存在的題目及應(yīng)對(duì)方法。?[關(guān)健詞]文書(shū)檔案 辦公自動(dòng)化應(yīng)用 存在題目 應(yīng)對(duì)方法
文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分,它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程,客觀地反映著題目處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展,如何進(jìn)步文書(shū)檔案治理水平,及時(shí)、正確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息,以滿足各方面的需求,適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì),這是文書(shū)檔案工作的新課題,從而文書(shū)檔案治理的自動(dòng)化為檔案工作揭開(kāi)了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案治理題目談一點(diǎn)粗淺的熟悉。
一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案治理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅進(jìn)步
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案治理工作中,工作職員過(guò)多地依靠于手工操縱,要求收集完整、齊全,避免漏寫(xiě)、漏抄;用筆規(guī)范、耐用,字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁正確無(wú)誤,結(jié)果又費(fèi)時(shí),又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后,使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞,都變得簡(jiǎn)單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操縱治理中,企事業(yè)單位由于不能做到信息共享,使得大量信息閑置在文件柜中,不僅造成資金和資源的浪費(fèi),還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行治理后,檔案治理由案卷級(jí)深進(jìn)到文件級(jí),由單途徑治理發(fā)展為體系治理,由對(duì)檔案外部特征(目錄)治理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并治理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用,可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián),提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄,從而極大地進(jìn)步檔案利用工作的質(zhì)量和效率,可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理,可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率,可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái),了解其他檔案工作部分概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案治理信息動(dòng)態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì),纖維素在一定的條件下輕易受到破壞:如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下,可發(fā)生水解和氧化反應(yīng),在檔案工作過(guò)程中稍不留意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同,隨著電子技術(shù)日新月異,貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟,我們可以根據(jù)不同的需要,選擇不同的電子載體,如VCD、DVD光碟,小容量的閃存U盤(pán),大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷,易于傳遞,且貯存時(shí)間長(zhǎng),受外部環(huán)境影響小,不易損壞,具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.進(jìn)步了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中,辦理職員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生,文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受間隔是非的限制。同時(shí),文件還可能由于其他原因造成丟失或延誤,給檔案職員回檔和其他職員檢索利用造成很大不便,在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下,直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞,大大進(jìn)步了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案治理存在的題目
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化,而且失往了固定的形式,使得文件保密性變?nèi)酢k娮游募子谛薷,而且改?dòng)后可以不留任何痕跡,固然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多,從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出,無(wú)法從字跡上分辨其原始性,而且不能為每一份電子文件蓋印或親身簽名,也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判定一份電子文件是否為原件。以上的種種題目都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)重的考驗(yàn),隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善,進(jìn)進(jìn)網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到盡對(duì)保密。 2.對(duì)檔案綜合治理職員要求高
對(duì)電子文件、電子文件回檔及其回檔后形成電子檔案的治理,盡不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案治理理論、原則、方法和技術(shù)的治理職員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通訊技術(shù)的職員所能勝任的。這就對(duì)治理職員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化,首先要有現(xiàn)代化的人,治理職員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操縱水平,從目前看,很多檔案部分缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案職員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊,就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō),利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中碰到的一些題目,筆者提幾點(diǎn)方法。
1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間,設(shè)置物理隔離,以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?梢允紫绕帘嗡械腎P地址,然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制,無(wú)論何種類型防火墻,從總體上看,都應(yīng)具有以下五大基本功能:過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);治理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng);對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.進(jìn)步檔案職員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投進(jìn)上下功夫,不斷改善硬環(huán)境,進(jìn)步檔案職員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證實(shí)只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投進(jìn)的基礎(chǔ)上,檔案職員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備(施)的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、進(jìn)步治理水平的效果。二是以“自學(xué)為主,培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制,保障檔案職員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷進(jìn)步。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是進(jìn)步素質(zhì)的根本途徑,要對(duì)本單位的檔案職員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制,把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部分間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度,要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流,多學(xué)習(xí)兄弟單位和科(室)利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn),運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段,不斷增加檔案部分和檔案職員的信息源和創(chuàng)新思維。?
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