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淺談如何做好現(xiàn)代檔案管理工作
摘要：檔案工作對一個(gè)企業(yè)文化的形成和企業(yè)歷史的積累起著很重要的作用，文章就如何將這些檔案的收集、管理與有效的利用做到最優(yōu)進(jìn)行了闡述。
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案;管理工作
當(dāng)一個(gè)企業(yè)成立，各種檔案就構(gòu)成了該企業(yè)的記錄，隨著時(shí)間的推移，所有的檔案將成為歷史，當(dāng)經(jīng)歷實(shí)踐的檢驗(yàn)后，而有些檔案內(nèi)容就成為了一種企業(yè)專屬文化，所以檔案工作對一個(gè)企業(yè)文化的形成和企業(yè)歷史的積累起著很重要的作用。而做為一名基層檔案工作者來說，如何將這些檔案的收集、管理與有效的利用做到最優(yōu)，下面就筆者的工作經(jīng)驗(yàn)結(jié)合實(shí)際進(jìn)行闡述。
一、健全的制度以及受到領(lǐng)導(dǎo)的重視
第一，一個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)不僅要在抓好各項(xiàng)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營的同時(shí)，還要做到統(tǒng)籌兼?zhèn)洌仨毎褭n案管理的工作作為一項(xiàng)最基本的工作，并且要列入日常工作的管理目標(biāo);第二，建立一套相應(yīng)的管理制度，把責(zé)任制度分配到個(gè)人;第三，通過檔案管理業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)來提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，學(xué)習(xí)最新的工作經(jīng)驗(yàn)，并且熟練掌握本專業(yè)的相關(guān)知識(shí)，逐漸完善檔案的管理工作;第四，通過定期或者不定期的檢查工作實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化及系統(tǒng)化。
二、不斷提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力
檔案資料歸集、管理和利用之間的矛盾隨著檔案內(nèi)容的豐富、信息載體的日益多樣性、管理手段的不斷完善以及數(shù)量的不斷增加而顯得尤為突出。根據(jù)適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求，要培養(yǎng)一
些不僅懂得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而且還要懂得信息檔案的管理的綜合型人才，以便為檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供人才的保證以及技術(shù)上的支持。
第一，檔案人員的內(nèi)在要求是要具備良好的政治素質(zhì)。檔案工作者要學(xué)習(xí)黨的路線方針政策，使自己的業(yè)務(wù)工作保持正確的方向，應(yīng)該具備較強(qiáng)的組織紀(jì)律性，遵守章程，杜絕一切泄密、失密的現(xiàn)象發(fā)生。把檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)作為重點(diǎn)的同時(shí)，還要把信息化建設(shè)當(dāng)做專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育的內(nèi)容列入培訓(xùn)的最基本科目;使能否掌握檔案信息技術(shù)作為專業(yè)水平衡量的標(biāo)準(zhǔn)，而且要列入檔案人員的考核范圍。
第二，提高加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在人員的繼續(xù)教育中，不僅要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，而且要提高對計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)，把網(wǎng)絡(luò)教育重視起來，確保能夠適應(yīng)現(xiàn)在對于檔案工作的需要。檔案工作人員的基本素質(zhì)取決于繼續(xù)教育的水平，同時(shí)也在不同程度上決定著檔案事業(yè)的整體水平。就目前的檔案事業(yè)發(fā)展情況看，以往的檔案理論和管理經(jīng)驗(yàn)在不斷地完善，同時(shí)，檔案管理人員也要不斷創(chuàng)新，不斷探索研究新型載體的檔案所產(chǎn)生的問題。
第三，對檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)的加強(qiáng)。主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和默默奉獻(xiàn)的精神要在工作中不斷體現(xiàn)，除了要堅(jiān)持原則，還要具備改革創(chuàng)新的精神能力。把“給多少”改為“收多少”、“給什么”改為“缺什么”、“等材料”改為“收集材料”，只有這樣，才可以提高工作的效率，并且樹立良好的形象。
三、關(guān)于檔案的管理
3.1 收集檔案
檔案的收集看似是一個(gè)簡單的工作環(huán)節(jié)，但為了保全檔案的完整性以及實(shí)用性，需要很認(rèn)真的態(tài)度，以及全員參與的狀態(tài)。首先，要大力宣傳檔案的相關(guān)知識(shí)，提高大家的檔案收集意識(shí)，幫助相關(guān)部門涉及產(chǎn)生檔案崗位人員，提高檔案鑒別能力。
其次，實(shí)行檔案收集與管理的規(guī)范化。由于工作人員的日常工作比較繁忙，形成的文件是零碎的，這就很容易使文件丟失及堆積，為工作人員以后的各項(xiàng)管理工作都帶來了很大的麻煩，很大程度上影響了工作的效率。所以檔案工作的各個(gè)部門要把平時(shí)工作中材料、文件及圖片等相關(guān)材料進(jìn)行及時(shí)的整理歸檔，并且要按照要求進(jìn)行完善。等到資料準(zhǔn)備完整，交給檔案管理人員進(jìn)行集中管理，從而為檔案文件的年終歸檔打下良好的基礎(chǔ)。
第三，嚴(yán)格執(zhí)行接收規(guī)定。為了確保檔案的完整性，檔案管理人員在接收各種檔案時(shí)都要進(jìn)行認(rèn)真詳細(xì)的記錄工作，為今后查借閱提供保障。
3.2 整理檔案，并進(jìn)行分類及歸檔
把初步形成的、齊全的第一手資料按照要求進(jìn)行有規(guī)律的預(yù)裝及整理。檔案的工作人員要按照檔案歸檔的規(guī)范進(jìn)行檔案歸檔，并且掌握管理檔案的案卷構(gòu)成和檔案分類方案，把移交的材料進(jìn)行整理，按照要求進(jìn)行管理，做到分類立卷準(zhǔn)確無誤，內(nèi)容真實(shí)有效。對于不確定的要向經(jīng)驗(yàn)豐富的同時(shí)及時(shí)確認(rèn)，保證檔案資料的準(zhǔn)確及完整，與此同時(shí)，也要吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。
檔案的存在是為了企業(yè)更好的利用。在現(xiàn)階段檔案資料數(shù)字化是有效利用檔案信息資源的有效舉措，這樣能使大家快速查閱到想要的檔案資料。電子檔案已成了檔案管理的重要形式。但有效的利用計(jì)算機(jī)的前提是必須錄入準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，否則會(huì)導(dǎo)致整個(gè)計(jì)算機(jī)檔案管理陷入混亂之中。所以要加強(qiáng)檔案資料前期處理的基礎(chǔ)階段，包括輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理及錄入階段，在錄入檢索信息時(shí)，一定要遵循簡潔、明了、關(guān)鍵、便于查找的原則。
檔案信息是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的原始記錄，是歷史的結(jié)晶。因此，注重計(jì)算機(jī)中檔案信息的安全性尤為重要。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案資料數(shù)據(jù)庫要具備建立入侵性病毒監(jiān)控體系、擁護(hù)權(quán)限的控制、數(shù)據(jù)庫的加密以及安全漏洞的檢查等。決絕網(wǎng)絡(luò)安全的重要措施是配置防火墻，用戶權(quán)限管理是對用戶身份的驗(yàn)證，加密是保護(hù)機(jī)密性的關(guān)鍵。而作為檔案工作人員就要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)，樹立檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，職業(yè)道德水平，強(qiáng)化保密意識(shí)，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，避免出現(xiàn)一些工作失誤，能夠更好地適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的需要。要讓電子檔案管理在高效統(tǒng)一的環(huán)境下運(yùn)作，更好為企業(yè)服務(wù)。
3.3 關(guān)于檔案資料的保管及存放
按照規(guī)格進(jìn)行檔案資料的立卷裝訂，做到符合要求。在檔案柜中要有條理的按照類別進(jìn)行檔案的存放，檔案信息與檔案存放地址一致，方便以后實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的持久性。同時(shí)也要對已經(jīng)存檔的檔案資料進(jìn)行定期的安檢，達(dá)到防水、防火、防盜、防蟲所規(guī)定的要求。有些就算是不經(jīng)常使用的檔案資料也要經(jīng)常地進(jìn)行維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施補(bǔ)救。
總之，如果從事檔案的管理工作，只有做到熱愛這份工作，并且充分了解這份工作，同時(shí)也要不斷完善檔案管理工作，才能夠激起檔案工作者的工作熱情，從而使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路，形成良好的企業(yè)文化，更好地為企業(yè)服務(wù)。
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