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加強醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理探討
摘要：如何管理并利用醫(yī)院專業(yè)技術人員檔案資源，是檔案管理工作者的重要課題。隨著科技的日新月異，以計算機和網(wǎng)絡為載體的現(xiàn)代檔案管理正以不可阻擋之勢沖擊檔案界。用現(xiàn)代化的手段做好新時期的工作，這既是新時期的專業(yè)技術檔案工作的需要，也是信息化工作的必然要求。
關鍵詞：醫(yī)院 管理探討 專業(yè)技術檔案
一、建立專業(yè)技術檔案的意義
醫(yī)院專業(yè)技術檔案工作是衡量醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和管理水平的一個重要標志。它是醫(yī)院管理專業(yè)人員的重要工具，為醫(yī)院選人用人提供基礎保障。建立專業(yè)技術檔案，一方面可為醫(yī)院培養(yǎng)高層次醫(yī)學人才，提高教學醫(yī)院的臨床水平、科研能力以及促進醫(yī)院的學科建設，發(fā)揮了至關重要的作用。另一方面，也為醫(yī)院全面、準確、多方位地掌握各類專業(yè)技術人才信息，這對醫(yī)院人力資源的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用 。
二、專業(yè)技術檔案的構成
我院是一所集醫(yī)療、科研、教學、預防保健、社區(qū)服務與康復為一體的省級腫瘤防治研究機構和三級甲等�？漆t(yī)院，是廣西醫(yī)科大學的碩士、博士點、臨床醫(yī)學博士后科研流動站的單位。因此，技術檔案是專業(yè)技術人員在醫(yī)療、科研、教學和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，是醫(yī)院諸方面綜合能力的具體體現(xiàn)，是醫(yī)院的無形資產(chǎn)，對促進醫(yī)院的各項工作開展具有十分重要的意義。然而，專業(yè)技術檔案是一個不斷變化的有機體，具有動態(tài)性，其伴隨著專業(yè)技術人員的基本信息，學歷學位情況，專業(yè)技術資格情況，參加學術團體及社會兼職情況，獎懲情況，國內(nèi)外學習、培訓、進修情況，教學工作情況，科研課題及成果情況，著作論文情況，工作總結，工作業(yè)績，繼續(xù)教育培訓，技術工作報告等不斷形成而變化，因此需要我們及時加以收集和補充完善。
三、目前專業(yè)技術檔案管理存在的問題
1、檔案意識薄弱，缺乏足夠的重視，在收集專業(yè)技術人員的科研與論文、考核獎懲、到基層單位工作考核情況等信息過程中，專業(yè)技術人員存在檔案意識薄弱，對檔案的作用認識模糊，認為材料放在自己身邊安全、保險，用起來方便，存在個人檔案資料( 如有關證件、證書等)自己保管，不及時歸檔。
2、檔案信息不規(guī)范，有些職能部門仍然停留在主要通過紙質(zhì)來記錄和保存資料，處于一種無序、零散存放狀態(tài)，經(jīng)常會出現(xiàn)丟失現(xiàn)象;有的雖已通過電子載體記錄和保存信息，但缺乏信息格式的統(tǒng)一;這些因素嚴重影響專業(yè)技術檔案的質(zhì)量，難以充分發(fā)揮它的作用，特別是檔案系統(tǒng)不能及時進行整合數(shù)據(jù)時，不利于提高工作效率，也不能保證數(shù)據(jù)材料的真實和完整。
3、管理制度有待“廢、改、立”。檔案管理制度存在不健全，有些已經(jīng)不能用于管理現(xiàn)狀工作，導致工作積極性不高，存在收集歸檔材料及信息整理過程緩慢，對檔案信息深層次的開發(fā)利用不夠。由于醫(yī)院的人員類別和崗位性質(zhì)繁多，檔案資料管理分散，存在多個部門收集和管理，如人事部門、醫(yī)務科、科研科、教務科、護理部、質(zhì)控科、病案室等分別管理專業(yè)技術人員的部分檔案資料，多部門管理且范圍不明確，內(nèi)容界定不清，人事部門收集檔案存在一定的困難，收集的材料質(zhì)量不高，不能及時更新檔案數(shù)據(jù)。
四、加強專業(yè)技術檔案的管理及工作思路
我院1999年首次申報“三甲”醫(yī)院時就建立了專業(yè)技術檔案，當時檔案基本是紙質(zhì)資料，日積月累，材料堆積如山，除了檔案資料難以保管外，還需人員、經(jīng)費、庫房、設備各方面給予保證，才能完成日常工作。隨著時代的發(fā)展，借助計算機進行輔助管理，仍無法滿足需求信息大、提供數(shù)據(jù)快捷、準確等多方面的要求;隨著社會信息化程度越來越高，檔案的管理內(nèi)涵和外延均發(fā)生了很大的變化，提出了醫(yī)院專業(yè)技術檔案信息化的建設，現(xiàn)結合醫(yī)院實際情況，交流探討一些做法。
1、加快完善醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理系統(tǒng)的建設，構建完備的信息資料，整合和優(yōu)化現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，對檔案事務實現(xiàn)電子化，隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，電化教學的普及，管理自動化程度的提高，聲像載體檔案如照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、光盤等不同載體的文件材料越來越多，應加強計算機技術的應用，將技術人員的技術檔案全部信息化，并利用計算機的檢索功能，獲取各種信息，滿足各方面的需要。
2、建立一套完整的檔案管理制度，如檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法，以及檔案的保密、對檔案人員的相應要求，檔案統(tǒng)計制度，檔案的利用制度，崗位責任制度等，由人事部門檔案管理員負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計醫(yī)院各類專業(yè)技術檔案。
3、以使用目的為導向，結合實體，完善專業(yè)技術檔案電子基本信息的構成，要求檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施，檔案材料必須標準化、規(guī)范化。有效預防、及時處理和解決檔案管理工作中的突發(fā)事件，達到快速有效救援，減少損失，確保檔案資源安全。
4、檔案管理人員的素質(zhì)要求。檔案管理人員需忠于職守，認真學習檔案專業(yè)知識及管理知識，還要學習自然科學、社會科學方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務，以保證工作的順利進行，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力，提高服務水平。
5、專業(yè)技術檔案的建立與管理并不是一時或短期的任務，在工作中，確保專業(yè)技術檔案的真實、準確、完整，提高信息使用過程中的信度與效度，醫(yī)院將專業(yè)技術檔案的各項管理工作納入制度化管理軌道，通過有序、高效、高質(zhì)量的管理，為檔案管理工作的開展，提供良好的條件和環(huán)境。
五、對醫(yī)院專業(yè)技術檔案系統(tǒng)的總體要求
通過建設專業(yè)技術檔案信息系統(tǒng)，全面管理各級專業(yè)技術人員的技術檔案，加強完善檔案管理制度，使檔案管理工作更具條理性和可操作性，以保障檔案資料的質(zhì)量和完整、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，實現(xiàn)醫(yī)院專業(yè)技術檔案資料的信息化管理，涵蓋人事、醫(yī)務、護理、科教、醫(yī)德醫(yī)風、干部履歷等信息，從根本上解決檔案資料利用效率不高、管理分散、重復工作等諸多問題，實現(xiàn)檔案信息“協(xié)同、共享”的信息化、標準化管理模式。
綜上所述，醫(yī)院專業(yè)技術檔案通過規(guī)范化、科學化、信息化管理，充分發(fā)揮其的作用，我們要用發(fā)展的理念，長遠的眼光，齊抓共管，加快完善各項工作，跟上時代的步伐，使專業(yè)技術檔案管理水平上新臺階，更好地為醫(yī)院服務。
參考文獻
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