淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文（通用13篇）
在現(xiàn)實的學習、工作中，大家都不可避免地會接觸到論文吧，通過論文寫作可以培養(yǎng)我們的科學研究能力。寫論文的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編精心整理的淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文，希望對大家有所幫助。
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇1
【摘要】
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著時代的發(fā)展與改革的深化，企業(yè)的檔案管理也顯得十分重要，因為檔案是企業(yè)信息的重要載體，它記載著企業(yè)在過去期間運行留下的痕跡，它可以為企業(yè)在今天的人力、物力、財力的管理上助上一臂之力，在激烈的競爭中求得發(fā)展與生存。但是有的企業(yè)檔案管理工作瑣碎、凌亂，再加上其他原因使企業(yè)的檔案管理工作中存在著諸多的問題，已經(jīng)阻礙了企業(yè)向現(xiàn)代化管理邁進的步伐，所以找出上述問題存在的原因并加以解決在實際工作中具有十分重要的現(xiàn)實意義。
【關鍵詞】
企業(yè)檔案;管理;問題及對策
一、當前我國企業(yè)檔案管理存在的問題
1、檔案管理意識薄弱
首先是主要領導不給予重視。大家都知道，企業(yè)是生產(chǎn)經(jīng)營活動的場所，所以單位的主要領導對內(nèi)最關心的就是企業(yè)的安全生產(chǎn);對外最關心的就是抓住機遇，占領市場，他們認為這樣就為企業(yè)的良性循環(huán)持續(xù)發(fā)展注入了新鮮的血液。至于企業(yè)的檔案管理工作就是收集、整理、保存各個部門暫時不用的資料而已。其性質(zhì)好比管理員看好倉庫一樣的簡單，單位設立此部門就是為了應付上邊的檢查而已。其次是相關工作人員缺乏主觀能動性。在領導的不重視下，相關業(yè)務人員也就沒有了工作激情，他們認為這個崗位的工作是無法與財務科、經(jīng)營辦、人力資源部相比的，無論怎樣工作都是徒勞的，是沒有業(yè)績的。所以就 “當一天和尚撞一天鐘”的工作態(tài)度，由于上述的原因，檔案管理工作成了重形式輕內(nèi)容，大部分工作內(nèi)容都是為上級的聯(lián)查工作而工作。
2、檔案的管理力量薄弱
在上述理念下，檔案室成了提前退休的“療養(yǎng)”室，這里的人員一部分是機關科室要退休的轉(zhuǎn)崗人員，還有一部分是辦公室及后勤人員轉(zhuǎn)入，由于馬上要退休，所以人員頻換變動;由于綜合素質(zhì)低下，所以不具有專業(yè)技術(shù)水平。有了上述原因就出現(xiàn)了各種檔案管理期限混擾不清、編號索引不全等管理混亂狀態(tài)。這樣年久的檔案無法找到，近年度的檔案也時常丟失，總之不能很好地為企業(yè)服務。因為檔案的管理質(zhì)量提高不上去，最終導致檔案的使用價值也無法體現(xiàn)，這樣現(xiàn)象嚴重地阻礙了企業(yè)的發(fā)展。
3、檔案的管理與利用相分離
企業(yè)的檔案管理應該是為企業(yè)后續(xù)的各種服務而工作的，但是現(xiàn)在許多企業(yè)的檔案管理是為應付形式而管理的。沒有發(fā)揮出檔案管理應起的作用，其一是由于歷史原因和人為因素，使檔案管理不善，部分檔案管理資源流失，使個別檔案存在斷代現(xiàn)象，讓檔案失去原有的價值。另一個主要原因是部分基層管理者認為企業(yè)為了適應當今激烈競爭的挑戰(zhàn)，就應該分析現(xiàn)在的各種市場因素，不愿意浪費時間去翻閱檔案，喪失或降低了檔案為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動服務的功能。這樣導致企業(yè)喪失挖掘新資源的潛力與機遇，同時也造成大量信息資源閑置。
二、針對當前我國企業(yè)檔案管理工作存在的問題應采取的措施
1、強化檔案管理意識
首先單位負責人應該對本單位的檔案管理工作給予高度重視，這是做好企業(yè)檔案管理工作的前提條件，讓他們從本質(zhì)上認識到檔案管理工作可以為企業(yè)的重大決策與措施提供科學有效的依據(jù)。其次讓相關工作人員放下包袱，努力學習，積極參加培訓與講座。認真地學習工作流程，嚴格把好接收、整理、歸檔、入庫、上架等各個工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量關，同時及時地錄入微機，企業(yè)應該定期派業(yè)務骨干向兄弟單位去學習，并使之結(jié)合自己的實際工作經(jīng)驗，真正地做到理論聯(lián)系實際。同時企業(yè)也應該面向社會招聘一些有專業(yè)理論知識和業(yè)務技能的專業(yè)人員，使檔案管理人員的業(yè)務水平迅速提高。最后做好全體檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，這是檔案管理人員不斷開拓視野，了解檔案管理領域新動態(tài)、新情況使之與外界接軌的最好途徑。同時也是檔案管理人員提高自身素質(zhì)，努力鉆研業(yè)務，實現(xiàn)檔案管理工作的單一型向復合型轉(zhuǎn)化的有效措施。
2、調(diào)動工作人員的工作積極性
針對企業(yè)檔案管理人員工作激情不高，管理力量薄弱這一特點，企業(yè)應該打破“療養(yǎng)科室”這一鐵飯碗現(xiàn)象，積極地推行公平競爭上崗、擇優(yōu)上崗這一理念，真正地做到能者上、庸者下的管理機制。對在崗員工進行各個方面的綜合業(yè)務素質(zhì)考評，對優(yōu)秀者給予獎勵，對合格者給予鼓勵，對考核不達標者給予待崗接受繼續(xù)教育或轉(zhuǎn)崗，同時鼓勵在崗人員積極發(fā)揮個人的主觀能動性，發(fā)揮個人的潛力，激勵他們開拓創(chuàng)新。同時，企業(yè)也應該拿出一定的經(jīng)費，與相關業(yè)務人員的崗資、獎金掛鉤，這也是鼓勵他們學好業(yè)務，專研業(yè)務的有效手段。
3、檔案管理應與企業(yè)的信息化管理相結(jié)合
傳統(tǒng)的檔案管理工作業(yè)務量大，差錯率高，效率低，保密性差，并使一些不法分子有可趁之危。隨著社會的發(fā)展，企業(yè)在現(xiàn)代化管理體制下，檔案管理也應該一改過去的“看攤、手蹲、倉庫保管”等現(xiàn)象，檔案管理工作也應該適應現(xiàn)代化管理的要求，進行信息化管理，充分實現(xiàn)檔案的輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化手段，它可以使繁瑣的工作瞬間完成并能達到信息共享，同時為企業(yè)提供迅速、準確、全方位的檔案信息奠定基礎，也為企業(yè)的正常良性循環(huán)起到一定的作用。
三、結(jié)語
總之，企業(yè)實行現(xiàn)代化管理不是局部的，應該是全方位、全領域的，檔案管理工作是現(xiàn)代化管理的重要標準，所以企業(yè)應該加大檔案管理的基礎設施的建設與投入，逐步使檔案管理工作電子信息化，同時也注重專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)培養(yǎng)，最終使檔案管理工作有助于企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。
參考文獻：
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[2]萬曉慧.做好基礎檔案管理工作之我見[J].科技創(chuàng)新與應用，2012(15)
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇2
一、企業(yè)人事檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理操作程序不規(guī)范，交接不嚴密
我國企業(yè)人事檔案管理大多是非專業(yè)人員，缺乏培訓，他們對管理的程序不熟悉，對制度不了解，導致該收集歸檔的沒檔，該簽字的不簽字，該檢查的沒檢查，交接工作前后脫節(jié)，檔案中存在的問題責任不清。再加上人事檔案管理是不透明不公開的，建檔對象沒有知情權(quán)，即使有的關健時間填錯了，名字寫錯了，自己卻不知道，檔案出現(xiàn)問題也無法維護自己的權(quán)益。
�。ǘ┯布O施解決落實差
由于人事檔案管理不重視，我國企業(yè)在設備上采取“因陋就簡”的原則，人事檔案就放于辦公室保存在木柜里，防火、防盜、防潮的硬件設施較低。有的單位“因地制宜”把檔案室設在最低層或最高層，最低層檔案容易受潮，而最高層溫度太高，都不適宜放置檔案。
二、企業(yè)人事檔案管理對策
�。ㄒ唬┨岣吖芾砣藛T素質(zhì)，規(guī)范管理程序
盡管檔案室是存放的倉庫，但檔案管理人員并不是倉庫管理員，檔案管理是一項政策性和業(yè)務性較強的工作，它集保密與服務于一體，因此，應注意加強人事檔案的工作隊伍建設，選擇政治可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案工作。提高他們的素質(zhì)，對他們進行專業(yè)化的崗前培訓，強化他們的職業(yè)道德與職業(yè)技能。同時，企業(yè)要加強軟硬件設施的建設，建立檔案管理的信息儲存和檢索系統(tǒng)，規(guī)范管理程序，保證人事檔案材料的及時、準確歸檔。
（二）加快信息化進程，完善管理方法
利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息儲存和檢索，實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理。通過該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，檔案管理人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫的同時，對相關人員設定使用權(quán)限，實現(xiàn)檔案管理的公開化、透明化，在一定程度上實現(xiàn)資源共享，提高檔案管理的利用率與時效性。
�。ㄈ⿺U大資料收集范圍
收集材料是人事檔案工作的基礎，針對新時期我國企業(yè)對人事檔案的需求擴大資料收集的范圍，做到人事檔案不僅要反應個人的學歷、思想，還要能夠反應其職業(yè)技能、業(yè)務能力、工作成績、職業(yè)道德以及個人的優(yōu)缺點，為企業(yè)選聘、考核員工提供全面、有效的參考。
�。ㄋ模┘訌姍n案硬件設施建設
人事檔案管理部門應向領導提出困難和要求，爭取領導支持，配置專用的鐵質(zhì)檔案柜，做到辦公室和檔案分開，辦公室設置鋼門、鋼窗，配備先進的計算機管理設備。人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，它為企業(yè)人事工作的決策提供了積極的線索和科學的依據(jù)，企業(yè)要沖破原有的思路和模式，實現(xiàn)人事檔案管理價值的最大化。
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇3
一、企業(yè)科技檔案管理工作存在的問題及現(xiàn)狀分析
1.前端控制不到位
企業(yè)不重視科技檔案資料的收集，從而導致資料不全，且很多科技人員并沒有檔案意識，從而導致很多科技工作者在科研過程中，未對過程資料進行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價值，認為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術(shù)資料需要保密為理由，在科研過程、科技獎勵之后，不愿意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時也做不到每個項目都能做到前端控制。
2.企業(yè)科技檔案制度不健全，全程控制不到位
科技檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒有真正實行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務下達應該同步、文件材料形成與檢查進度應該同步、驗收鑒定技術(shù)與驗收鑒定成果應該同步、檔案管理部門出具歸檔材料證明與上報科技成果評獎應該同步。由于“四同步”沒有真正的實現(xiàn)，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導致了科技檔案管理工作中的主動性不足。
3.未對科技檔案實施信息化管理
計算機信息化管理的主要內(nèi)容是將科技檔案信息用數(shù)字的方式保留，并以網(wǎng)絡為紐帶進行集中管理，因此，其具有多種優(yōu)勢，比如收藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡化以及資源共享化等。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展。我國對科技檔案進行計算機管理的模式已經(jīng)逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術(shù)的應用直接說明對科技檔案管理的數(shù)字化趨勢已經(jīng)無法改變。不過，在現(xiàn)實中，部分企業(yè)對科技檔案進行管理的過程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計算機管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問題，比如建設數(shù)據(jù)庫或者網(wǎng)絡環(huán)境的觀念比較落后，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標準等。
4.科技檔案的利用率較低
對于企業(yè)檔案而言，科技檔案處于核心地位，它通過記錄企業(yè)的建設及生產(chǎn)情況，如實反映了單位的具體活動。因此，科學合理的利用科技檔案，可以為企業(yè)創(chuàng)造出無形生產(chǎn)力。對此，科技檔案需要進一步強化其資源的利用與開發(fā)力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務于企業(yè)的改革和發(fā)展。而現(xiàn)階段，對科技檔案的可發(fā)與利用中，還存在比較多的問題，如思想落后、服務過于被動、未對靜態(tài)檔案進行深入挖掘等，很難在根本上滿足企業(yè)各個部門之間的需求。
二、加強企業(yè)科技檔案管理工作
1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序
科技檔案是科研課題研究的全過程的反映，因此要實現(xiàn)科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要緊密結(jié)合科技檔案管理工作與計劃管理、成果管理、課題管理之間的關系，歸檔程序要合理化，對科技檔案管理工作的規(guī)律進行掌握，實現(xiàn)對科技檔案的全程管理原則。
2.提高企業(yè)科技人員的科技檔案歸檔意識
科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門要不定期為科技人員進行科技檔案工作培訓，通過培訓強調(diào)科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過程中遇到的問題，宣傳科技檔案管理最新規(guī)章制度，將科技檔案的管理走上規(guī)范化、科學化的良性循環(huán)軌道。
3.徹底落實科技檔案的數(shù)字化管理
要想使科技檔案的管理模式由最為傳統(tǒng)的方式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代管理，最為有效的方法則是實施數(shù)字化管理，而且數(shù)字化管理也可以使檔案管理部門脫離傳統(tǒng)的庫房式管理方式。數(shù)字化管理通過采用高科技的數(shù)字化存儲及時，可以提高信息存儲量，從而在一定程度上減少存儲空間。因此，要使計算機管理實現(xiàn)高水平，就需要進一步增強科技檔案管理的硬件及軟件設備，結(jié)合現(xiàn)有的多媒體技術(shù)，對科技檔案進行綜合管理，從而提高工作效率。要實現(xiàn)檔案格式標準化，就要保證其標準程度和國家標準相一致，備份數(shù)據(jù)庫、采用正版軟件以及限制用戶權(quán)限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計算機知識，可以準確收集并分析原始資料。在上述情況下，企業(yè)只有多引進適合形式發(fā)展的檔案專業(yè)人才，才能確保科技檔案數(shù)字化管理工作更加完善。
4.完善企業(yè)檔案編研工作
對科技檔案進行管理，就要適應市場經(jīng)濟對其的實際要求，檔案管理人員需要結(jié)合工作內(nèi)容編制相應的檢索工具。近年來，社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，使檔案種類及內(nèi)容等變得逐漸多樣化、豐富化。對于使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，采用相應的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿足檔案利用的實際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化，能夠全面反映相關情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，并使用戶在檔案利用的過程中實現(xiàn)其作用，并將各種意見及要求如實反映給檔案部門，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。
5.提高科技檔案的利用率
對科技檔案進行管理的過程中，務必要考慮其開發(fā)利用問題。對于企業(yè)而言，檔案如何開發(fā)利用，具有一定的意義及價值。當前情況下，我國的檔案管理工作大多處于傳統(tǒng)手工階段，并沒有充分結(jié)合日益先進的信息技術(shù)，因此在管理、查閱的過程中耗時耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進了計算機管理設備，但適用范圍狹窄，檔案數(shù)字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落后，檔案的利用率較低。因此，在實際工作中，只有將檔案網(wǎng)站的作用真正的發(fā)揮出來，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因為企業(yè)科技檔案管理中，包含諸多學術(shù)成果，信息含量較大，存在眾多的知識產(chǎn)權(quán)，由此說明，企業(yè)科技檔案管理總，對科技檔案的利用有特殊性。對企業(yè)科技檔案進行利用的過程中，要注意保護他人的知識產(chǎn)權(quán)與勞動成果，防止侵權(quán)現(xiàn)象發(fā)生，這樣才能做到正確利用科技檔案。
三、結(jié)論
企業(yè)應注意日常工作中各種科技文件材料的形成、積累，把握好科技檔案管理原則，并按照規(guī)范化標準化的要求進行科學管理，充分利用科技信息手段，提高工作效率，不斷提高企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)水平，提高科技檔案現(xiàn)代化管理力度，從而使科技檔案為科研工作發(fā)揮其應有的作用，獲得更多的科研成果。
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇4
【摘 要】
隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案也越來越豐富，它見證了企業(yè)的發(fā)展，承載了企業(yè)歷史文化，是企業(yè)常穩(wěn)發(fā)展不可忽視的一部分。本文圍繞著企業(yè)檔案管理，列出了當今企業(yè)管理中常見的問題，并就此提出了改進措施，為檔案管理著提供參考。
【關鍵詞】
企業(yè)檔案;問題;措施
在企業(yè)管理中，檔案管理也是其中的一個不可忽視的組成部分�？茖W合理的檔案管理必須與時代同步，適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，才能不斷地提升企業(yè)管理水平，起到帶動企業(yè)發(fā)展和促進社會進步的作用。如何改進現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理，以及如何合理地利用信息化技術(shù)，成為了現(xiàn)在提升企業(yè)競爭力的關鍵。
1.檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用
當今，隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營機制的進一步轉(zhuǎn)換，企業(yè)檔案在企業(yè)管理中的應用越來越廣泛，企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟效益的貢獻也越來越顯得重要。從根本上來說，企業(yè)檔案涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全部內(nèi)容，包括企業(yè)研究、技術(shù)、商標、采購、生產(chǎn)、財務、人事、營銷、經(jīng)營決策等各個方面，為研究本企業(yè)的經(jīng)營方向和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析、經(jīng)驗總結(jié)、制定發(fā)展方向的好教材。如果能把檔案管理工作做好了，不僅能為企業(yè)領導及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)，而且有利于社會各方認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關部門進行有益合作奠定堅實的基礎[1]。另外，檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中需要進行不斷的鞏固和強化，進而在一定程度上有利于企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的未來發(fā)展，對于實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。
2.當今企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
2.1重視度不足
目前由于處于市場經(jīng)濟體制下，企業(yè)處于激烈的市場競爭當中，企業(yè)為了增強自己的競爭優(yōu)勢，將主要精力都放在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營方面，雖然檔案具有重要意義，但檔案管理工卻一直默默無聞，檔案管理工作的政績性質(zhì)不高，對此一些部門對于檔案管理工作常常較為忽視，僅簡單的認為只要將檔案保管好，能夠應對時常的檢查、翻閱即可，相關人員在認識出現(xiàn)誤區(qū)是忽視檔案管理工作的主要原因之一，在這種情況下，對檔案管理工作的投入存在嚴重的不足，對于資金的投入更是少之又少，檔案管理部門一直以管理國家所有的檔案為己任，而對企業(yè)檔案管理工作的認識不充分、不深刻，存在“管不好、管不了”的思想，工作缺乏主動性和創(chuàng)造性，對企業(yè)檔案管理工作采取了放任自流的態(tài)度[2]。進而在一定程度上導致檔案管理的手段嚴重滯后，并且管理企業(yè)檔案的設施也不健全，保存企業(yè)檔案的條件也比較簡陋，導致檔案管理、檔案丟失、泄露等情況頻繁發(fā)生。
2.2缺乏保管檔案的專業(yè)人員
企業(yè)檔案管理是一項政策性、規(guī)范性、技術(shù)性很強的工作，在政治素質(zhì)和技術(shù)業(yè)務能力方面對檔案管理工作人員要求比較高。當前，不同于專業(yè)的檔案館、檔案局的人員，企業(yè)檔案管理人員，往往待遇不高又身兼數(shù)職，且多為非檔案專業(yè)出身，對檔案的重要性認識不足，缺乏足夠的責任心和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，企業(yè)檔案工作被認為可有可無，加之，大多數(shù)企業(yè)領導認為單獨配備專業(yè)的檔案管理人員沒必要，而且還增加企業(yè)的開支，所以企業(yè)檔案管理人員大多數(shù)都是兼職，缺乏專門檔案管理人才。
2.3信息化管理方法落伍
科學技術(shù)在發(fā)展，而檔案技術(shù)卻落后，國內(nèi)大多企業(yè)的檔案管理仍采取手工作業(yè)的方式。在檔案信息化建設方面，由于企業(yè)領導缺乏足夠的認識，在企業(yè)信息化整體規(guī)劃中沒有納入檔案信息化建設，進而使得檔案信息化建設缺乏資金的支持。所以，中國目前建造的檔案信息，沿用至今的傳統(tǒng)管理體制，使信息技術(shù)和記錄管理文件相分離，以致檔案管理沒有受到信息化管理帶來的高效性與科學性，仍使用落后的人工管檔的方法，嚴重造成了人力與物力的浪費，信息化技術(shù)融入到檔案管理中，將有效的改善以往查找資料困難等問題。
3.落實企業(yè)檔案管理工作
3.1提高人員的重視度
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入，檔案載體由可視記錄識別型轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C器識別的代碼型(電子檔案)，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式、單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式發(fā)展到知識管理模式，并隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。因此企業(yè)領導和相關的管理人員必須加強檔案管理的意識。企業(yè)領導要提高對企業(yè)檔案管理工作的重視，應改變對企業(yè)檔案管理工作的不正確認識，把企業(yè)檔案管理工作放在重要位置，并關心企業(yè)檔案管理工作的進行情況，要求檔案管理部門定期進行工作匯報和工作總結(jié)，提出存在問題和困難。要真正重視、關心企業(yè)檔案管理工作，為檔案工作配齊人員、設施、設備，切實幫助檔案部門解決一些自身難以解決的實際困難，并從企業(yè)經(jīng)營活動的大局出發(fā)，定期提出要求，及時給予工作指導[3]。對于檔案管理人員，要充分認識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。
3.2提高檔案管理人員的專業(yè)水平
長期以來我國的檔案從業(yè)人員專業(yè)性都不強，真正的專業(yè)性人才很少，隨著檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，對專業(yè)的檔案人才有了更多的需求，檔案行業(yè)的人員需要從雜業(yè)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，才能適應檔案現(xiàn)代化管理工作發(fā)展的需求。并不斷的對檔案管理工作的隊伍建設進行加強，選擇政治過硬、作風廉正、責任心強的中共黨員進行檔案管理工作的。并重視對其的教育培養(yǎng)工作，不定期的舉行檔案管理業(yè)務培訓講座或極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務培訓，堅持“學用結(jié)合、按需施教”的方針，為檔案管理人員提供全面、系統(tǒng)的學習機會，做到與時俱進，使相關人員對先進的檔案管理理念進行掌握，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務指導能力，提使檔案管理人員提高專業(yè)水平。
3.3加強檔案信息化管理
隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中得以廣泛的應用，為各行業(yè)在發(fā)展中帶來了技術(shù)性的革命，對各行業(yè)水平的提高和快速發(fā)展起到了重要的推動作用。根據(jù)企業(yè)檔案管理信息化建設的需要，企業(yè)檔案管理信息化應納入企業(yè)現(xiàn)代化建設的總體布局，推進企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設同步進行。結(jié)合單位能力自主進行檔案管理軟件的研發(fā)，并將單位相關信息材料全部納入軟件中，構(gòu)建單位中的局域網(wǎng)絡共享，使檔案管理得到更高效快捷的優(yōu)勢，使檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)規(guī)范化、電子化、信息化，使傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)化為脫離紙張的無紙化辦公及現(xiàn)代化的管理體制。實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，推進企業(yè)檔案管理信息化標準體系，基本實現(xiàn)檔案管理信息利用服務網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化。
結(jié)語
本文就現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，指出了它的重要性，并給出了相應了改善方法。企業(yè)檔案對于企業(yè)的長遠發(fā)展非常重要，相應的檔案管理工作者必須重視，并且不斷地創(chuàng)新，切實地將工作落實到實處，唯有此才能促進我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
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淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇5
市場環(huán)境瞬息萬變，競爭日常激烈，競爭范圍也從單純的產(chǎn)品競爭轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)品牌與文化之間的競爭，優(yōu)秀的企業(yè)文化有利于塑造良好的企業(yè)品牌，好的企業(yè)品牌又可以帶動企業(yè)經(jīng)濟效益的增長，所以說，企業(yè)文化的建設對企業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要組成部分，是企業(yè)各種數(shù)據(jù)和材料的具體表現(xiàn)形式，企業(yè)文化建設離不開企業(yè)檔案的有效管理。
一、企業(yè)檔案和企業(yè)文化的關系
企業(yè)檔案記載著一個企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)各項活動的基礎依據(jù)和展現(xiàn)，是企業(yè)管理中基礎且重要的一環(huán)，同時也是企業(yè)文化建設的基石和積淀、企業(yè)文化的記載者和傳遞者。因此，有效的企業(yè)檔案管理有利于塑造良好的企業(yè)文化。企業(yè)檔案是以實物的形式存在的，而企業(yè)文化則是以精神形式存在的，兩者相輔相成，在企業(yè)的發(fā)展建設中缺一不可。通過有效的檔案管理，企業(yè)可以了解自身的形式和特點，進而形成符合自身形象的企業(yè)文化，推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
二、企業(yè)檔案管理對企業(yè)文化塑造的意義
（一）提供決策參考。
每個企業(yè)都有自身的優(yōu)勢和特點，企業(yè)領導在確立了企業(yè)的發(fā)展方向和政策后，會組織和倡導企業(yè)文化的建設，這就需要企業(yè)領導對企業(yè)的各項投資經(jīng)營數(shù)據(jù)，企業(yè)制度以及員工思想動態(tài)等都有一個直觀的了解，而企業(yè)的檔案管理就承擔著這一任務——為企業(yè)領導提供有效的參考數(shù)據(jù)，為領導的決策提供有效的來源。通過這些數(shù)據(jù)、依據(jù)，企業(yè)領導可以引導形成富有企業(yè)特色的文化，得到企業(yè)員工的認同。
（二）使企業(yè)文化更具針對性。
企業(yè)檔案猶如企業(yè)發(fā)展的足跡，詳細記載了企業(yè)各階段各時期的發(fā)展情況，是一部明確的企業(yè)發(fā)展史，通過翻閱企業(yè)檔案，可以總結(jié)出企業(yè)自身的情況和特點，從而找到適合自身企業(yè)的文化類型，在企業(yè)文化建設過程中就會更加準確和具有針對性，也更容易引起員工的共鳴，促進企業(yè)的發(fā)展。
（三）對企業(yè)員工起教育作用。
優(yōu)秀的企業(yè)文化可以激發(fā)員工的工作積極性和責任心，讓員工有一種家的感覺，保證員工的穩(wěn)定性，由此可見企業(yè)文化對員工起著一定的教育和引導作用。另外，通過查閱企業(yè)檔案，企業(yè)員工可以了解和熟悉企業(yè)的發(fā)展歷史以及重大事件，激發(fā)進取心和使命感，從而和領導上下一心，風雨同舟，共創(chuàng)企業(yè)新的輝煌。無論是企業(yè)的檔案管理還是企業(yè)文化建設，都是為員工服務，以人為本，對企業(yè)員工起著重要的教育作用。
三、如何發(fā)揮企業(yè)檔案管理在企業(yè)文化建設中的作用
�。ㄒ唬n案的積累與收集是基礎。
企業(yè)檔案的積累和收集是非常重要的，而且越詳細越具體越好，只有這樣，企業(yè)領導在倡導企業(yè)文化建設時才會具有企業(yè)自身的個性和特色，對企業(yè)文化的建設起到良好的促進作用。
�。ǘ┨岣邫n案的開發(fā)與利用效率。
檔案的管理不是簡單的收集、儲藏和記錄，而是在檔案的整理過程中，篩選出有價值的信息，并對這些信息進行分析和研究，摒棄不好的，總結(jié)有用的，不斷總結(jié)經(jīng)驗，推陳出新，提高檔案的有效利用率和價值性。還能通過這些檔案信息對企業(yè)未來的發(fā)展以及企業(yè)文化的建設給出指導和參考，提高檔案的延伸價值。由此可見，提高檔案的開發(fā)和利用效率有利于企業(yè)文化的建設。
（三）強化檔案管理人員的文化意識。
企業(yè)管理人員一方面要加大企業(yè)檔案建設力度，拓寬檔案部門的職能范疇，增加檔案建設在文化建設中的比重。另一方面要強化檔案工作人員的文化意識，明確檔案管理在文化建設中的重要意義和作用，逐步形成檔案管理服務于文化建設，而良好的文化建設又能在企業(yè)的檔案管理中不斷地得到升華。（四）引進專業(yè)檔案人才。一方面可以從外面引進具有高素質(zhì)和專業(yè)性的檔案管理人才，另一方面也要注重企業(yè)內(nèi)部員工的培養(yǎng)，從內(nèi)部提拔，加強檔案管理人員的業(yè)務培訓和職業(yè)素質(zhì)，開拓新思路，培養(yǎng)一批訓練有素的專業(yè)檔案管理人員。
四、結(jié)語
在知識型經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，企業(yè)文化代表著企業(yè)的精神，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，而企業(yè)檔案又是企業(yè)發(fā)展歷史的記載者，同時也是企業(yè)文化建設的重要依據(jù)和傳遞者，屬于企業(yè)文化建設的一部分，兩者之間相互聯(lián)系，都是企業(yè)的無形資產(chǎn)。因此，從長遠發(fā)展角度來說，加強企業(yè)的檔案管理，提高企業(yè)檔案管理人員的水平和素質(zhì)，都有利于建立良好的、具有代表性的企業(yè)文化，對企業(yè)的長遠健康發(fā)展非常有利。
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇6
一、企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義
尊老愛幼是我國中華民族的傳統(tǒng)美德，尤其是尊敬老人更是重中之重的首要，很多老年人可謂是從年輕時代就嘔心瀝血投身到社會的建設和發(fā)展的大潮中來，一直勤勤懇懇直到白發(fā)蒼蒼，對社會得發(fā)展起到了一定的重要性，尤其是那些退休的工作人員更是值得我們尊敬。最近這幾年隨著城鎮(zhèn)人口得相對增多，老齡化的不斷提前，使得我國退休人員越來越多，很多單位和企業(yè)都在進一步的改革退休年齡的問題，進而使得退休老人的檔案和一些列的服務業(yè)漸漸被忽略，得不到隨著他們的退休他們的檔案和服務也越來越得不到重視。當我們一味的呵護祖國的希望，未來的花朵的同時，更不能忘記我們的退休人員，他們都曾經(jīng)為為國家的經(jīng)濟的建設做出過很大的貢獻，是黨和國家的一支不容忽視的專業(yè)力量更是國家的“國寶”，因此，這期間以企業(yè)的退休人員最為突出，他們檔案的管理和后續(xù)服務工作更是十分值得我們是重視的。
二、我國企業(yè)退休人員檔案管理現(xiàn)狀分析
我國的社會主義現(xiàn)代化建設自進入21世紀后直線上升，迅速發(fā)展，人們生活質(zhì)量提高的同時對人身權(quán)益保障、社會保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業(yè)退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。
�。ㄒ唬┕芾碇贫扔写欢ǖ耐晟�
雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是仍有部分退休人員人事檔案管理制度管理不完善，存在一些弊端和有待處理的問題，主要表現(xiàn)為：檔案標準不夠統(tǒng)一，檔案管理發(fā)展不夠平衡，細節(jié)事項規(guī)定不夠明確等等，而且大城市、發(fā)達地區(qū)的狀況與不發(fā)達地區(qū)的成鮮明的對比，而一些小縣城、農(nóng)村和落后地區(qū)對于社保機構(gòu)的建設和管理更是微乎極微，沒有建立相應的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發(fā)展。
�。ǘ┙唤庸芾砣藛T的專業(yè)性有待提高
由于管理交接的檔案管理人員的專業(yè)存在一定的不足，大部分企業(yè)的人事檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，在對于企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理時處理比較混亂，甚至有些企業(yè)隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些非專業(yè)人員甚至對國家的相關法律規(guī)定、社會保險內(nèi)容及注意事項等等很多問題都根本不了解，以致形成檔案隨意堆放，無法分類整理、材料殘缺不齊等等的現(xiàn)象出現(xiàn)。更嚴重者甚至導致企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理混亂問題而造成許多民事訴訟案件的發(fā)生。
（三）意識比較淡薄
企業(yè)把更多的經(jīng)歷投放在經(jīng)濟效益和財務管理方面，對于企業(yè)退休人員人事檔案管理重視度不夠，甚至有些企業(yè)認為人事檔案只是企業(yè)與員工雇傭關系的材料，對于退休人員不會耗費精力去管理，或者只是應付管理。而退休人員由于對自身權(quán)益不夠了解，法律保護意識淡薄，沒有把人事檔案同自身利益關聯(lián)，不了解它的價值，沒有對企業(yè)的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
三、新時期企業(yè)退休人員檔案管理完善性分析
（一）建立健全的企業(yè)退休人員檔案管理體制
現(xiàn)代企業(yè)應建立一個專門的退休人員檔案管理機構(gòu)部門，要想確保各項檔案管理工作順利的開展進行，離不開科學、完善的企業(yè)退休人員檔案管理機制，專門負責企業(yè)退休人員檔案管理工作。
�。ǘ┙F(xiàn)代化的檔案目錄以及檔案檢索
進一步加快檔案管理的現(xiàn)代化建設，是現(xiàn)代檔案管理的重點行動目標，現(xiàn)代企業(yè)退休人員的檔案管理應該一改以往傳統(tǒng)的手動記錄管理的模式，應該建立健全的計算機控制系統(tǒng)，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現(xiàn)代化管理程度，以統(tǒng)一的文字、圖形等方式將退休人員的相關資料信息進行更為嚴格的統(tǒng)一管理，直接輸入近電腦系統(tǒng)中，逐漸形成一個標準、規(guī)范、嚴格的系統(tǒng)管理模式、輸入到電腦中保存應在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進的現(xiàn)代化管理手段，提高退休人員檔案利用效率。
�。ㄈ┺D(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，進一步完善檔案管理措施
在退休人員檔案管理過程中，現(xiàn)代企業(yè)應根據(jù)自身發(fā)展情況以及退休人員的管理情況建立較為科學、完善的退休人員管理制度，同時應以一定的技術(shù)管理控制，進而使退休人員的檔案管理起到一定的有效性，應時時遵循歸類處理原則不斷的改進和提高企業(yè)退休人員檔案管理的針對性。對于社會化管理而言，企業(yè)及相關經(jīng)辦機構(gòu)應建立完善的檔案管理制度，不斷完善檔案管理措施，提高企業(yè)退休人員檔案管理服務水平。
四、現(xiàn)階段企業(yè)退休人員檔案信息話建設分析
首先，嚴格接程序建立企業(yè)退休人員電子檔案，以方便檔案的查閱、管理，盡量做到當天接收，當天錄入整理完畢，當天上架可查。建立電子檔案時要求本著服務查詢的原則，按掃描要件整理排序，結(jié)合對外服務工作中遇到的新情況，適時增減掃描內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，提高了電子檔案的利用率。其次，嚴格按照檔案管理的有關規(guī)定對整理好的數(shù)據(jù)備份以及檔案盤點，對于重要的移交表、協(xié)議書等資料一定要進行專門裝訂存放，并對錄入的資料進行嚴格的檢查保存和備份。以此保證基礎數(shù)據(jù)安全。為規(guī)范庫房管理，還要定期對庫存檔案進行盤點檢查，做到無誤差。最后，依據(jù)電子檔案的性質(zhì)，有針對性地做好安全防范工作，對于企業(yè)退休人員人事檔案信息的內(nèi)容一律嚴格管理，設定一定的查看權(quán)限，沒有權(quán)限的人員不得隨意查看有關退休人員的養(yǎng)老金調(diào)整以及發(fā)放、生存認證、醫(yī)療等等有關涉及個人隱私的信息，檔案的電子化信息庫，應有專門隔絕外網(wǎng)的計算機系統(tǒng)統(tǒng)一管理。總而言之，企業(yè)中的退休人員，曾經(jīng)都是企業(yè)的核心力量和中流砥柱，為企業(yè)的發(fā)貢獻出了自己畢生的力量。然而，現(xiàn)階段我國企業(yè)對退休人員檔案管理尚不完善，很多工作都流于形式。這為企業(yè)退休人員帶來了不必要的麻煩和生活上的阻礙。因此，我們應當正視到這個問題，將如何完善和發(fā)展我國企業(yè)退休人員檔案管理事業(yè)當作目前的一個重點問題來研究。
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇7
摘 要：
本文通過對基建檔案管理工作現(xiàn)狀分析，結(jié)合基建檔案工作實際，提出基建檔案管理的具體措施和辦法，主要是加強領導，建立檔案組織。建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則。加強對有關人員的培訓。把依法治檔工作落到實處。
關鍵詞：
檔案管理；企業(yè)；基建
基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，是建設過程的真實反映和記錄。一個完整的基建工程項目要經(jīng)過立項、設計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位、監(jiān)理單位等好多部門�；n案具有成套性、現(xiàn)實性、專業(yè)性等要求。因此，在現(xiàn)實工作中基建檔案管理有很多困難，就此對基建檔案管理談幾點粗淺的認識。
一、加強領導，建立檔案組織
抓好基建檔案工作，首先要提高認識，從思想上重視基建檔案管理工作。分管領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化。建立一套有機聯(lián)系的相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部要協(xié)調(diào)各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；企業(yè)外部要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與設計、施工、監(jiān)理等參建單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織，不僅僅是是管理職能，而且是一項必須做好的基礎性工作。因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作列入工程條款，以法律形式約定下來。作為檔案人員應列出需歸檔資料名目，要求檔案管理人員自立項開始，就積極介入，深入現(xiàn)場。
二、建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則
建章立制，用制度來管理基建檔案工作。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如它所包括基建工程的規(guī)劃、設計檔案、基建施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細則，細則應主要明確基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求�；n案有了制度、規(guī)章、標準，就更好操作了。
資料要齊全，內(nèi)容要完整。應該特別重視資料的收集工作，按照檔案管理規(guī)范要求，堅持工程項目建檔工作與工程建設、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務文件、監(jiān)理文件等的分類工作，齊抓共管，能進一步做好基建竣工歸檔工作。
管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng)，就要保證基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結(jié)、驗收等各個環(huán)節(jié)同步進行，做到工程進度到哪，檔案管理工作就跟蹤到哪。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，組卷做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
三、加強對有關人員的培訓
一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。針對某些領導和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與基建負責人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進度等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將基建檔案工作列入工程條款，將基建檔案工作以法律形式進行約定。自項目建設開始，應該組織其學習、貫徹國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規(guī)及辦法，要求做到統(tǒng)一的要求、標準與格式，嚴把檔案質(zhì)量關，要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統(tǒng)掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側(cè)重點。二是要組織本單位檔案人員及其相關人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務能力，自覺增強責任意識。
四、把依法治檔工作落到實處
缺乏有力的檔案執(zhí)法機制是一個比較突出的問題。在基建檔案未形成時，存有檔案資料散落在各科技人員及合同管理人員或是一些領導手中的現(xiàn)象，應根據(jù)實際情況，把檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內(nèi)容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監(jiān)督指導功能，特別是主管部門和業(yè)務指導部門，既要做好執(zhí)法檢查和業(yè)務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結(jié)合、跟蹤督辦。形成有法必依、執(zhí)法必嚴的局面，推動檔案工作向規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇8
一、信息技術(shù)應用深刻影響著企業(yè)檔案管理工作
1.1電子商務中檔案工作內(nèi)容發(fā)生了變化
電子商務是指商品貿(mào)易的整個過程都通過電子手段來完成。它強調(diào)的是利用計算機網(wǎng)絡把賣家、買家、合作方和廠商在企業(yè)外部網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和因特網(wǎng)相結(jié)合的應用。貿(mào)易活動是通過網(wǎng)絡來進行的，如查詢原材料、定購、展示產(chǎn)品、成品儲運和電子支付等活動，其核心內(nèi)容是互相交流和溝通信息。隨著新計算機網(wǎng)絡的發(fā)展和應用，為企業(yè)檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要保管和收集好企業(yè)檔案資源，還要了解更多的企業(yè)需求，設法使服務內(nèi)容擴大。第一，要構(gòu)建企業(yè)信息資料庫，通過選取一些有價值的信息資源上網(wǎng)，該資源既能樹立企業(yè)形象，又能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢，來展示和宣傳自己，從而達到占領市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構(gòu)建一套高效的、科學的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系，為企業(yè)的領導決策、經(jīng)營生產(chǎn)全程主動地提供多層次的信息服務。
1.2企業(yè)檔案載體發(fā)生變化
企業(yè)信息技術(shù)的應用，使信息數(shù)據(jù)的遠近交換、傳遞、處理得到了適時的實現(xiàn)，企業(yè)在經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等各項活動中形成的紙質(zhì)文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現(xiàn)，其優(yōu)勢也是手工繪制所無可比擬的。計算機輔助設計能夠?qū)Ξa(chǎn)品圖紙的設計進行隨意修改、查詢和存儲，既方便又快捷。比如開發(fā)或生產(chǎn)一項相對較大的產(chǎn)品項目可能需要產(chǎn)生上萬份圖紙，同時有些還要繼承原產(chǎn)品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統(tǒng)的檔案管理模式。
1.3企業(yè)檔案分類發(fā)生變化
企業(yè)電子文件的大量出現(xiàn)，大大沖擊了傳統(tǒng)的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產(chǎn)品檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業(yè)信息化集成系統(tǒng)流程的設置、各個管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計算機依據(jù)工作需要隨時進行調(diào)整或設立相應類目，雖然不同企業(yè)檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計算機的管理使檔案分類與企業(yè)的管理、經(jīng)營、生產(chǎn)等各種狀況更加貼近，具有更加規(guī)范、科學和詳細的檔案分類。
1.4檔案信息利用方式發(fā)生變化
為了使企業(yè)信息化和電子商務進一步發(fā)展，構(gòu)建企業(yè)完善的信息管理系統(tǒng)，必須加強企業(yè)信息資源的開發(fā)利用，在企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)充分開發(fā)和利用信息資源，使企業(yè)經(jīng)濟效益和競爭能力增強。檔案既是企業(yè)的無形資產(chǎn)，又是重要的企業(yè)信息，應充分利用信息技術(shù)，加大資源開發(fā)力度，來滿足企業(yè)各方面的需要。企業(yè)檔案工作人員要始終圍繞企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)這個中心，及時把握信息開發(fā)和集成系統(tǒng)中的產(chǎn)品信息，找準檔案服務企業(yè)的切入點，實現(xiàn)正確信息的正確傳遞，使檔案信息達到高層次的處理要求。
二、基于電子信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理
2.1檔案數(shù)字化做好統(tǒng)籌規(guī)劃
要實現(xiàn)大量檔案信息技術(shù)化、數(shù)字化，就必須做好統(tǒng)籌規(guī)劃。首先對館藏情況進行詳細調(diào)查，如檔案的信息利用狀況、館藏數(shù)量、檔案的類型、載體狀態(tài)等基本情況。然后制訂科學規(guī)劃，包括數(shù)字化處理規(guī)劃、硬件的購置計劃等。檔案數(shù)字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應從實際出發(fā)制度一個長遠計劃和打算，無論是購置硬件設施，還是數(shù)字化過程，都是如此，要使其擁有較強的擴展能力和支撐能力。檔案數(shù)字化處理規(guī)劃的制定應遵循“重點突出，分步進行”的原則，先數(shù)字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點，盡早使大多數(shù)利用者的需求獲得滿足。
2.2檔案數(shù)字化必須做好選擇
館藏的檔案資源數(shù)不勝數(shù)，達到件件數(shù)字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應該依據(jù)一定的原則進行劃分和選擇，分清需要數(shù)字化的檔案和不需要數(shù)字化的檔案以及需要優(yōu)先數(shù)字化的檔案，然后再進行數(shù)字化�，F(xiàn)實工作中，常常對以下檔案首先進行優(yōu)先數(shù)字化，如特色檔案、重點檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數(shù)字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標準、有序、有特色、高價值的信息資源。
2.3優(yōu)化設置掃描參數(shù)，提高數(shù)字化質(zhì)量
數(shù)字影像質(zhì)量的高低與掃描儀掃描參數(shù)的確定和選擇有關，其中掃描文件的清晰度和效果直接受掃描分辨率的影響。要想使掃描文件很清晰就必須把掃描分辨率選高，而同時其存儲空間和掃描時間就會相應增加；相反若把分辨率選低，文件的質(zhì)量就低。所以，我們應綜合考慮分辨率的選擇，如依據(jù)實際需要全面考慮掃描文件的輸出打印質(zhì)量、存儲空間、可閱讀性等。
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇9
【摘要】
檔案工作作為一項基礎性工作，在煤炭企業(yè)發(fā)展歷程中起著非常重要的作用。如何在嚴峻的形勢下做好企業(yè)的檔案管理和服務工作，這是本文研究的課題。
【關鍵詞】
煤炭市場；煤炭企業(yè)；檔案管理
煤炭企業(yè)檔案管理的重要職責是保管、開發(fā)和利用所管理的檔案信息資源。隨著數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化的不斷深入，以及現(xiàn)代煤炭企業(yè)制度的建立，需要檔案管理部門創(chuàng)新檔案管理理念、模式和體制，為煤炭企業(yè)決策提供服務。
一、檔案服務創(chuàng)新的必要性
�。ㄒ唬n案創(chuàng)新更有利于企業(yè)的各項工作開展
科學技術(shù)的發(fā)展和進步，如今煤炭企業(yè)檔案種類從文書檔案，發(fā)展到專業(yè)檔案、視聽檔案、科學檔案和物理檔案等檔案資料。隨著文件類型的增加，訪問文件和信息的時間增加，這就要求提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式根本無法適應社會的快速發(fā)展。因此，積極主動負責礦山安全管理服務和生產(chǎn)經(jīng)營服務工作，全面建立和諧的煤礦服務機制，創(chuàng)新檔案和服務手段，不僅是形勢發(fā)展的要求，也是檔案工作中重要的一部分。
�。ǘn案創(chuàng)新可滿足擴大資料收藏和管理范圍的需求
現(xiàn)代能源礦井檔案的來源和細節(jié)內(nèi)容復雜廣泛。檔案工作帶來的安全效益和經(jīng)濟效益相對較高。在礦區(qū)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，每天都有大量的紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案的不確定性和存儲量不斷增加，使得檔案的收集整理不得不提高效率，通過檔案業(yè)務的創(chuàng)新，有針對性地解決這個問題。
二、煤炭企業(yè)檔案管理創(chuàng)新途徑
�。ㄒ唬┓e極推進檔案管理制度建設
1.加強組織領導。及時調(diào)整充實檔案工作組織領導小組成員。公司由一名主要領導親自抓檔案工作，并建立由各科室負責人組成的檔案工作領導小組，使檔案工作做到橫向有人抓，縱向責任明，進一步保障了檔案各項任務的完成。2.確立奮進目標。公司加大對檔案工作的力度，明確提出了檔案工作要與礦井建設同步發(fā)展的目標和要求，擬定利用兩至三年時間使檔案工作在集團乃至同行業(yè)處于領先地位。3.加強制度建設。為適應現(xiàn)代化檔案管理的需要，堅持以制度建設為保障，針對以往檔案管理存在的問題，進一步修改和完善了《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》《檔案安全管理制》《檔案保密制度》《電子檔案管理制度》等檔案管理制度，確保了檔案管理的制度化、科學化、規(guī)范化。制訂檔案管理人員崗位說明書，完善崗位責任制和檔案工作流程。健全檔案管理工作責任鏈管理體系，進一步明確了責任。制定檔案考核管理機制和考核標準，將檔案管理情況與工作人員績效考評掛鉤。建立定期調(diào)度、匯報制度。每月政工例會上匯報檔案工作情況；在經(jīng)理辦公會上，對于重大工程和重大活動都對檔案工作提出要求，并安排檔案室工作人員參加活動，提高各級人員對檔案管理工作的重視程度，檔案管理工作不斷向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展。
�。ǘ┘訌姍n案工作人員隊伍建設
檔案工作要跟上企業(yè)改革的步伐。為適應新時期社會發(fā)展的需要，檔案工作者需要提高工作質(zhì)量和工作能力。企業(yè)需要加強對檔案工作人員的培訓和引導。1.對檔案工作人員進行定期的技能知識培訓。在培養(yǎng)檔案員的工作中要相互留意，不脫離中國傳統(tǒng)檔案的特點，同時要學會借鑒國外先進的管理經(jīng)驗，理論與實踐相結(jié)合，培養(yǎng)一支多功能的綜合檔案管理人才隊伍。企業(yè)應該組織和計劃選拔優(yōu)秀的檔案工作者到大學、國外進行深造。企業(yè)向檔案管理人員提出新目標、新定位，從而提升檔案管理的整體水平。在教育培訓領域，要有計劃、有步驟地實施長期繼續(xù)教育培訓，著力培育檔案管理行業(yè)的領導者，創(chuàng)造條件來鼓勵他們走在前列。2.創(chuàng)新檔案工作。隨著社會的不斷發(fā)展和變化，煤炭企業(yè)的體制結(jié)構(gòu)也在不斷地改革。企業(yè)更加注重細化的發(fā)展，員工數(shù)量的需求大大減少。但是，對工作的復雜性要求越來越高。檔案的收集、整理、保管已經(jīng)從原來的手工操作變成了如今的計算機管理模式，文件使用模式向網(wǎng)絡發(fā)展，所以檔案管理方式和使用檔案管理方式比以前有了較大的差別，這是檔案管理工作的一個新的再次測試。只有不斷創(chuàng)新才能經(jīng)受考驗，如何進行煤炭企業(yè)檔案的創(chuàng)新與發(fā)展，提出以下建議：為了創(chuàng)新檔案工作的方法和手段，首先要提高檔案工作者的檔案工作者意識。有關工作人員必須意識到互聯(lián)網(wǎng)時代帶來的'便利，并將其與檔案工作相結(jié)合，促進檔案管理工作的順利進行。檔案工作人員不僅需要不斷自我檢查、自學，不斷充實自己的工作，還要懂得理論與實踐相結(jié)合，使他們不落后于適用型人才的腳步。檔案工作者要不斷培養(yǎng)自己的創(chuàng)新意識，增強服務創(chuàng)新能力，適應企業(yè)的快速發(fā)展。
�。ㄈ﹦�(chuàng)新煤炭企業(yè)檔案服務模式
創(chuàng)新服務手段，不斷拓寬煤炭企業(yè)檔案服務新領域。第一，建立健全煤炭企業(yè)檔案館（室）官方網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上檔案查詢服務。加快煤炭企業(yè)電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理。第二，開展在線服務功能，在網(wǎng)頁設置檔案數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱、在線解答等功能，便于網(wǎng)上信息交流，提供檔案實時在線查詢服務。第三是建立檔案信息系統(tǒng)，在企業(yè)內(nèi)部之間要實現(xiàn)檔案信息資源共享，通過建立聯(lián)合目錄等形式，將企業(yè)所掌握的檔案資源進行集中式、數(shù)字化管理，更好地滿足煤炭企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要。
三、總結(jié)
總之，煤炭企業(yè)的檔案工作需要每個人的努力，形勢越是嚴峻，檔案工作就越要抓嚴、抓細。只有這樣，才能為煤炭企業(yè)戰(zhàn)危機、渡難關提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務保障。
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淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇10
一、現(xiàn)階段企業(yè)科技檔案管理存在的問題分析
1.管理模式?jīng)]有得到及時的更新。當前，有很多企業(yè)在檔案管理方面，管理模式都還比較滯后，我國建筑企業(yè)的檔案管理也不例外。建筑企業(yè)檔案部門在科技檔案管理方面僅僅注重在科技檔案實體方面的收集、整理以及保管等工作，很少能涉及到關于檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡化方面的管理，同時，管理人員也沒能真正的認識到科技檔案管理信息化的重要性，導致了企業(yè)科技檔案管理一直很難向著科技化的方面發(fā)展起來。
2.企業(yè)的服務手段不發(fā)達。當前，盡管很多工程施工企業(yè)的檔案管理都已經(jīng)應用了先進的計算機，網(wǎng)絡以及掃面儀等，但是，很多時候卻沒有被充分的而利用起來，尤其在我國建筑企業(yè)檔案管理方面，很多時候管理人員僅僅編制一些科技檔案案卷目錄以及專題目錄，無法有效的應用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術(shù)等，對建筑企業(yè)檔案進行科技成果轉(zhuǎn)讓與信息的交流，給企業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)與利用帶來了嚴重的消極的影響。
3.企業(yè)科技檔案管理服務方式缺少主動因素。很多時候，在工程施工企業(yè)中，企業(yè)的檔案部門服務都嚴重的缺少主動因素，往往都是被動的、按照規(guī)定進行服務，服務內(nèi)容與范圍等都比較狹窄，并且這種不夠主動的服務方式也比較單一，不夠多樣化，同時，服務的對象也會存有一定的局限性。更多的時候是為企業(yè)內(nèi)部提供一些借閱以及復制等方面的服務，很少都會與外界溝通與交流，這對企業(yè)管理而言是很大的缺失。
4.企業(yè)科技檔案管理人員短缺。當前，由于企業(yè)的競爭力都不斷的增加，為了能夠更好的發(fā)展，企業(yè)都開始步入內(nèi)部改革的路程，但是，在改革的過程中，企業(yè)檔案管理部門通常夠會受到很大的沖擊，很多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員隨著改革會越來越少，甚至有的企業(yè)在企業(yè)檔案管理上僅僅有一名工作人員，一身多職，為此，該員工只能在日常工作當中主要收集資料與整理資料等，其他工作根本沒有辦法顧及，那么對于科技檔案信息管理就很難再次進行加工管理。
5.企業(yè)科技檔案交檔不及時、不齊全。目前，建筑承包企業(yè)施工項目多，分散廣泛，項目人員歸檔責任意識不強，項目完工后遲遲不交資料，經(jīng)多次督促，交來的資料大多不齊全、不規(guī)范。
二、工程施工企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新分析
在新的形勢之下，企業(yè)檔案管理必須要進行創(chuàng)新管理，改變以往的思想觀念，創(chuàng)新服務方式與手段等，只有在這樣，企業(yè)科技檔案管理才能夠更加的有效。工程施工企業(yè)之所以要建立有效的科技檔案管理制度，其目的在于，能夠為施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以及后期發(fā)展中所存在的缺陷等實施修復服務。
1.創(chuàng)新檔案管理的思想觀念。要創(chuàng)新管理，首先就要在檔案管理方面給予高度的重視，為此，企業(yè)的領導人員必須要支持企業(yè)科技檔案發(fā)展，用科技手段管理檔案信息，并且要將制定好的檔案科技管理規(guī)劃納入企業(yè)總體規(guī)劃當中，并且要把檔案工作與其他工作同規(guī)劃、同部署、同落實、做到全面覆蓋。同時，企業(yè)檔案部門要從思想上解放，轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，確保做到有組織、有計劃以及有安排的進行。
2.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理組織機構(gòu)。企業(yè)在檔案機構(gòu)的建設上，要設置專門的綜合檔案室，確保檔案的規(guī)放有序性與安全性。同時，在檔案室內(nèi)，還要配備一些具備專業(yè)知識的人員進行管理，建立企業(yè)檔案規(guī)章制度、各類檔案實施細則及各類檔案分類方案，確保能夠?qū)⑵髽I(yè)科技檔案管理作為企業(yè)管理工作中的一項重要任務，確保管理內(nèi)容的合理性與科學性。除此之外，企業(yè)在檔案管理人員隊伍建設上要加大管理力度，引進大量的相關專業(yè)管理人才，尤其是要接收檔案專業(yè)畢業(yè)的大學生來充實企業(yè)所屬單位的檔案管理創(chuàng)新能力，與時俱進；加強對企業(yè)內(nèi)部科技檔案管理人員的教育工作，開展計算機工作培訓，確保每一名檔案管理人員都具備操作計算機的基本能力，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)與業(yè)務水平能力，確保企業(yè)科技檔案管理能夠真正的實現(xiàn)信息化、技術(shù)化。
3.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式。在企業(yè)管理制度上，要落實好總經(jīng)理負責、總工程師分管以及檔案部門等多個部門管理制度。在企業(yè)檔案管理方式上，要確保其規(guī)范化、表轉(zhuǎn)化以及科學化的管理，加強科技檔案信息化的建設，充分的利用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術(shù)，處理檔案管理中的信息資源以及實施更好的檔案管理服務，實現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案管理實體保管轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實體數(shù)字化、信息化等管理，以保證各企業(yè)檔案管理更加的科學合理。制訂完善實用的企業(yè)科技檔案管理辦法，與所屬各項目簽訂交檔承諾書及需交檔案資料明白紙，項目經(jīng)理、總工程師及兼職檔案員必須全部簽字，并將項目交檔情況納入項目考核范疇。除此之外，要加大開發(fā)力度，要“放活”檔案。在建筑企業(yè)當中，有很多的檔案存儲都只重視保密以及儲藏等，忽視了檔案的利用，也存在著偶爾被動使用的現(xiàn)象。如果要保證建筑企業(yè)檔案能夠發(fā)揮其價值，就需要將“死檔案”變成“活資源”，把“檔案庫”變成“科技庫”，充分的將其利用起來。
4.創(chuàng)新檔案科技管理方法。在如今企業(yè)科檔案管理當中，盡管已經(jīng)應用信息手段進行管理，但是，由于建筑企業(yè)檔案管理方面應用信息手段管理的時間較短，在管理中還存在著很多的缺陷，為此，需要不斷的完善與發(fā)展。首先就要選用與建筑企業(yè)相適應的檔案管理軟件，并在體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能以及適用網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)等方面要與當前的檔案建設信息管理要求相符和。其次，要做好科技檔案案卷收集、文件級目錄數(shù)據(jù)庫及文檔的錄入工作等，有效的實現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學化、規(guī)范化以及信息化。
5.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理服務。要創(chuàng)新企業(yè)檔案管理服務，首先就要通過局域網(wǎng)為本單位的各個部門提供科技檔案查詢服務等。那么需要在企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)上設置“企業(yè)檔案信息網(wǎng)”為主頁，然后由組織機構(gòu)、檔案法規(guī)以及業(yè)務建設等構(gòu)成欄目的設置，確保企業(yè)科技檔案服務多樣化，合理化。
三、結(jié)語
近年來，隨著社會的發(fā)展，我國市場上各大企業(yè)不斷的建立，長期以來，工程施工企業(yè)在市場上一直都占據(jù)著主導地位。可是，工程施工單位在科技檔案管理方面還存在著很多問題，這些問題給企業(yè)更好的發(fā)展帶來了一定的想消極的影響，為此，企業(yè)必須要采取有效的措施進行改革，改進企業(yè)科技檔案管理方式，確保企業(yè)能夠在擁有合理檔案管理制度的前提之下，更好的發(fā)展。
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇11
一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式面對的問題
1.企業(yè)檔案鼎新緩慢
隨著改革開放播下種子的不斷生長，傳統(tǒng)的檔案管理制度已滯后。與此同時，新的檔案管理制度還沒有形成，這就限制了檔案管理工作的發(fā)展。在我國的現(xiàn)有經(jīng)濟體制下，第一是因為國有企業(yè)是國民經(jīng)濟的主宰者，是以，決定著經(jīng)濟的成長，第二是因為非公有制也在不斷成長。因此，國有企業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)，即如何適應新的經(jīng)濟制度的發(fā)展，如何建立滿足現(xiàn)代企業(yè)的管理制度；非公有制的企業(yè)都希望建立新的檔案管理制度，根據(jù)各自的特點建立適合自身企業(yè)的管理制度，從而提升企業(yè)的競爭力。新制度和舊制度處于交替的階段，檔案的管理工作也在觀察，等待，不知道如何行動。
2.企業(yè)檔案看法的落伍
檔案管理不僅僅是技能，也是看法的表現(xiàn)。但是，從現(xiàn)在的技術(shù)程度來說，檔案管理還是不能達到較為理想的程度，因此，還是要憑借人的智慧和能動性，和員工的積極參與。但是企業(yè)當中的很多員工，甚至包括比較高級的管理人員，對于檔案的認識還是十分落后，不能做到與時俱進，沒有充分認識企業(yè)的知識資源。所謂的檔案，不僅僅是要記錄檔案的歷史知識，還要對現(xiàn)實的情況有所借鑒。除了紙質(zhì)的檔案，現(xiàn)在還有電子檔案一說，可以說現(xiàn)在的檔案已經(jīng)出現(xiàn)數(shù)字化的趨勢。
3.企業(yè)檔案機構(gòu)的職位低下
因為很多企業(yè)領導人員對于檔案管理這一問題的忽視，所以，檔案管理機構(gòu)一直處于被忽視的狀態(tài)。和財務部門相比，檔案管理部門不受企業(yè)重視，企業(yè)往往不給予經(jīng)費支持。所以，檔案管理這一機構(gòu)經(jīng)常被一些企業(yè)撤掉。
4.企業(yè)檔案管理落后
很多企業(yè)都知道了信息化的內(nèi)涵，因此，通過建立信息管理，客戶管理等系統(tǒng)，加速信息化的進度，所以，企業(yè)也開始頻繁的產(chǎn)生數(shù)字信息，但是傳統(tǒng)的檔案管理卻不能與時俱進；還由于企業(yè)信息的發(fā)成長，檔案管理人員的本質(zhì)有待進步，致使檔案管理失當。
5.企業(yè)檔案信息缺少辦理
很多企業(yè)的管理和存檔沒有集中的管理，而且檔案的信息也沒有做到透明化，共享化，資料整合欠缺，所以，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。對于這些問題所提出的挑戰(zhàn)，如果檔案管理部門不能做到很好地改革的話，就很難適應現(xiàn)在的發(fā)展。所以，我們要以知識管理作為指導思想，建立新的檔案管理制度，才能做到適應市場的發(fā)展，適應未來企業(yè)的發(fā)展。
二、常識辦理和企業(yè)檔案辦理
1.常識辦理的解說
知識管理是以提高競爭力為目的，從而綜合各種信息，收集資料，并且做到合理的應用，鼓勵創(chuàng)新，實現(xiàn)了價值。知識管理并不是簡單的綜合信息，而是處理信息的良好手段，也是增強企業(yè)對環(huán)境適應力的良好方法。
2.常識辦理的內(nèi)在常識辦理的內(nèi)在，首要包羅以下內(nèi)容：
�。�1）知識管理是處理企業(yè)在運行過程中所產(chǎn)生知識的有效手段，每個職員都能做到有效的利用這些資源，方便自己尋找到所需要的內(nèi)容，提高自己的工作能力，提高效率；企業(yè)也可以制止出錯，以求得本錢最小化，利潤最大化。
（2）常識辦理只是本領，將這些常識運用到實際工作中去才是目標。以是辦理人員要能實現(xiàn)高效的辦理，才能讓企業(yè)取得上風。企業(yè)的上風就是在常識的不竭發(fā)生和利用的時刻，不竭產(chǎn)生的。
3.檔案辦理在常識辦理之中的影響
因為環(huán)境的不斷改變，傳統(tǒng)的檔案管理工作要解決問題，只是做到小改動已經(jīng)不能解決根本問題了，只有從根本上進行改革才可以。可是從基層開始鼎新，就要有進步的的頭腦作為基礎。這類想法要順應時代成長。在新的常識時期，要能指點辦理工作的模式便是常識辦理。常識辦理適應了時期需求，可以從分歧層面給辦理工作注入思維活氣。
�。�1）常識辦理順應時代經(jīng)濟發(fā)展以常識和信息為主，順應了時期成長的需求的經(jīng)濟，便是常識經(jīng)濟。它的本色展現(xiàn)在全部生產(chǎn)體系之中，常識產(chǎn)物也起著主導作用。可謂經(jīng)濟資源。由于知識經(jīng)濟和傳統(tǒng)的工業(yè)經(jīng)濟分歧，因而必要一種全新的思維和管理方法。常識辦理便是經(jīng)由過程立異思維，發(fā)揮了常識在日常之中的影響。以求順應時代成長，這也是辦理的必經(jīng)之路。
�。�2）常識辦理鞭策檔案辦理的立異知識管理是將常用的技術(shù)經(jīng)過組合，創(chuàng)新，從而創(chuàng)造出適合自己的管理模式，提升競爭力。這是經(jīng)濟時代的新辦理模式，常識辦理也為檔案辦理工作供給了新的思維方式。常識辦理對檔案辦理的立異在于：
第一，知識管理以知識作為出發(fā)點，它可以促進企業(yè)人員更新對檔案價值的認識：檔案不是簡單的記錄資料，還是未來的展望，是企業(yè)的資源。
第二，常識辦理要以晉升企業(yè)在市場當中的其競爭力作為目標。它使人們對檔案管理的目標重新認識：檔案管理應該以開發(fā)利用檔案為主，而不僅僅是搜集信息；檔案管理是為了給以后的檔案管理工作提供借鑒，而不是以保存資料，重復歷史為主；檔案管理應該以企業(yè)的內(nèi)涵為主，給企業(yè)提供最大利潤，不是單一的任務。
第三，常識辦理以構(gòu)造常識作為內(nèi)容。它使得人們對檔案管理工作重新審視：檔案管理應將檔案當中的信息存檔，了解其中透出的道理和內(nèi)涵，為以后的工作提供怎樣的借鑒，而不是單單的管理檔案；收集檔案的時候，也應當留意隱含的知識，而不是歸檔文件就可以了；在整理檔案的時候，應當做到分門別類，根據(jù)自己的喜好和搜索習慣，對檔案內(nèi)容歸類，便于檢索；鑒定檔案的時候，應當以信息的價值作為標尺，而不是僅僅注重它是否可以保存。
第四，常識辦理以現(xiàn)代科學技術(shù)作為支持。它使得我們重新思考檔案管理的方式是否可靠。檔案管理應該引進新的技術(shù)，而不是單純使用傳統(tǒng)的人工操作方法。檔案管理的指導理念是知識管理，它發(fā)掘著檔案的價值，給企業(yè)締造新的價值，讓企業(yè)在市場中立于不敗之地；憑借新的科學技術(shù)，順應市場之間的劇烈競爭；總而言之，知識管理可以適應環(huán)境變遷，從而解決現(xiàn)在所面臨的難題。
三、知識管理背景之下的檔案辦理模式的創(chuàng)造
1.檔案辦理中實行常識辦理的需要社會從工業(yè)時期進步到了常識時期。所謂的常識時期，就憑借常識作為依靠，從而產(chǎn)生的經(jīng)濟價值。各個企業(yè)都在試圖著讓自己融入到這場經(jīng)濟潮流當中。不可否認的是，知識管理是是知識時代的檔案管理所應用的方式，要從容的應對挑戰(zhàn)，檔案管理只有促進經(jīng)濟發(fā)展，為知識經(jīng)濟做出貢獻，才能促使檔案管理模式的的快速更新，發(fā)揮檔案管理工作在知識時代的潛能。
2.檔案管理中管理知識資本的方針
�。�1）檔案更加信息化，所以，管理人員應當將各種類型的檔案都按照管理知識的方式進行信息化整理。如此才成為企業(yè)的資本。將以往的資料看做知識，當成資源進行分類和共享；將將來的信息，設置網(wǎng)上處置的體例，將信息轉(zhuǎn)化成常識，依照資本再處置。
�。�2）常識支撐著工作人員的進修。將常識和工作人員的進修融合在一起，供給進修的空間。同時，將資源和操作人員的事情融匯在一起，讓常識在分歧的關鍵上也輕易取得。
3.檔案常識管理模式的創(chuàng)建
（1）需強化進修思想，讓常識在企業(yè)之中同享。知識庫是否完備，決定著工作人員能否繼續(xù)學習和更新自我的知識。以是，對操作人員培訓，在供給當今的教誨。工作人員也可以感受到濃厚的學習氛圍，企業(yè)的前景也會十分廣闊。
（2）管理知識也是必要的，所以要樹立平臺。對于信息，特別是局域網(wǎng)，專家咨詢等系統(tǒng)，都要提供適時的技術(shù)支撐。只有企業(yè)具有良好的知識管理系統(tǒng)，員工才會不受其限制，可以隨時了解知識庫當中的知識，遇到情況也方便和專家聯(lián)系，解決難題。
�。�3）制度應當完善。檔案管理的理念和制度，都和企業(yè)的生存息息相關。建立獎賞制度，鼓勵員工參與，鼓勵著管理者為人民服務，成立穩(wěn)妥的檔案管理體系。按照檔案知識管理系統(tǒng)促進檔案的建設，制度應當包括：資源整理，資源建設，資源管理，規(guī)范知識等內(nèi)容。四、結(jié)論管理常識是檔案管理的改革方向，是以，建立合適常識時期的新的檔案管理模式，是順應時代潮流，也是檔案管理的必經(jīng)趨向。它可以讓企業(yè)在市場中立于不敗之地，在企業(yè)生產(chǎn)中發(fā)揮著強大的影響。
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇12
一、企業(yè)科技檔案的重要作用
1.是實現(xiàn)企業(yè)科學技術(shù)研究可持續(xù)發(fā)展的基石。以中海油為例，科技檔案是中海油的重要信息資產(chǎn)，是企業(yè)各項活動的真實記錄、依據(jù)和憑證。這些珍貴的科技檔案資源，能夠直接產(chǎn)生和轉(zhuǎn)化為科技、經(jīng)濟價值，間接生成文化與社會價值，體現(xiàn)出中海油企業(yè)的文化積淀，是其歷史文化血脈的延續(xù)。
2.實現(xiàn)企業(yè)科技資源的信息服務，使企業(yè)資源不斷增值�？萍紮n案記錄著中海油高新技術(shù)的發(fā)展以及重大科技成果的應用研究，而現(xiàn)代知識經(jīng)濟與技術(shù)商品化的演變趨勢，不但增強了企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)保護意識，更讓具有成果直接轉(zhuǎn)化能力的科技檔案的珍貴價值得到了完整體現(xiàn)，例如企業(yè)的專利權(quán)、著作權(quán)、品牌價值、信息價值等等，企業(yè)靠技術(shù)創(chuàng)造的經(jīng)濟利益是無窮的，而這些資產(chǎn)的保存、保密、管理、共享、應用，無疑蘊藏著巨大的價值。
3.持續(xù)推動企業(yè)的科技創(chuàng)新�？萍紮n案對中海油企業(yè)科技創(chuàng)新有奠基作用。企業(yè)通過原始科技檔案能夠挖掘確立探索和研究的起點及方向，提高創(chuàng)新效率。而且，為科技人員創(chuàng)新靈感、創(chuàng)新思維的產(chǎn)生提供條件，為其科技創(chuàng)新提供科學判斷和決策依據(jù)，為知識轉(zhuǎn)化提供借鑒。更重要的是，科技檔案對科技人員的創(chuàng)新有持續(xù)激勵作用，因為“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索”，科技人員用奮勇拼搏、堅忍不拔的精神，去攻克難關、披荊斬棘，獲取最終的勝利。
4.提高企業(yè)經(jīng)濟和社會效益。作為中海油企業(yè)，其科技檔案能節(jié)約企業(yè)勞動，因其本身能被反復多次提供利用而本身卻無損耗，也就是提高科技檔案的復用率，這是其他物質(zhì)形態(tài)的財富無可比擬的。所謂復用科技檔案，就是在新設計中直接采用或套用設計現(xiàn)有的圖紙、資料，提高科技檔案的再利用、再實踐、再生產(chǎn)，能夠節(jié)省人力、物力，是提高經(jīng)濟效益的關鍵。
二、以中海油企業(yè)為例，剖析企業(yè)科技檔案管理的存在問題及原因簡析
1.傳統(tǒng)實體檔案是目前科技檔案保存的主要方式。目前，這種檔案管理方式主要存在以下弊端：人工整理、查閱、調(diào)卷工作量巨大，耗時費力，效率較低，無法快速滿足用戶需求；頻繁調(diào)閱、復印原始資料以及由于灰塵、溫濕度等負面影響，會對紙質(zhì)檔案造成自然損害；自然原因的污損、掉頁等，會造成其嚴重磨損和丟失；由于實體檔案逐年遞增，占用大量庫房空間，難以對其實行集中統(tǒng)一的權(quán)限管理；無法滿足多用戶同時共享檔案信息資源的需求。
2.隨著中海油企業(yè)的做強做大，企業(yè)國際國內(nèi)市場開拓的前景也越來越廣闊，隨著海外市場比如烏干達項目、伊拉克項目等市場的開辟及拓展，企業(yè)的社會與經(jīng)濟發(fā)展前景也越來越具有延展性，但是，隨之而來的則是帶給企業(yè)的巨大的經(jīng)營壓力與經(jīng)營指標，降本增效的巨大壓力必然會造成在科技檔案管理與保護方面投入資金有一定程度的短缺。
3.企業(yè)存在機構(gòu)職責不清、權(quán)責不分明、信息傳遞不流暢的現(xiàn)象，造成企業(yè)科技檔案資料管理的不規(guī)范。
4.企業(yè)科技檔案信息資源欠缺整合，需要建立完善科技檔案管理工作的標準規(guī)范與制度體系。
5.企業(yè)科技檔案集群化、產(chǎn)業(yè)化是市場經(jīng)濟發(fā)展的新需求。然而，科技檔案管理人員力量、專業(yè)素質(zhì)結(jié)構(gòu)、投入經(jīng)費與這一需求不相適應�？萍紮n案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案信息化技術(shù)發(fā)展水平欠缺，缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，極大制約了企業(yè)科技檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
三、還以中海油為例，針對以上問題，企業(yè)科技檔案需建立現(xiàn)代化管理模式
1.企業(yè)需清晰梳理科技檔案管理的工作流程與工作界面，建立流程化管理模式。流程化管理核心是以流程為導向建立組織模式，注重連貫性，建立全流程管理模式，通過合作管理保證目標高效達成。中海油企業(yè)需清晰梳理各級單位的科技檔案工作界面，劃分工作領域，明確工作接口，建立縱向橫向的聯(lián)合合作模式，明確決策層、管理層、參與者的對應責任和權(quán)限，實現(xiàn)效率“共贏”。流程化管理有很多優(yōu)勢，首先是統(tǒng)籌性，建立集中統(tǒng)一管理、分級負責的管理模式，便于內(nèi)部交流和外部共享；通過優(yōu)化流程，減少管理節(jié)點，而在每一環(huán)節(jié)，相關人員都能對資料的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行進行跟蹤和監(jiān)控，確保環(huán)節(jié)完整性和質(zhì)量后，再進入下一節(jié)點；通過細化每個節(jié)點中相關人員的權(quán)限和責任，減少管理者在不相關環(huán)節(jié)中責任和精力的牽扯，實現(xiàn)標準明確、職責清晰，責任和風險層層分解。而且，整個流程能夠?qū)崿F(xiàn)溯源性及痕跡式管理，當某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，便于追溯，然后進行提醒和監(jiān)督，對后期績效與責任管理提供很大便利，從而能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的精確管理、精準執(zhí)行的現(xiàn)代化管理理念。
2.企業(yè)需明確信息傳遞的準確性與有效性，建立源頭管理模式。一是需要積極配合公司科技檔案管理人員梳理科技檔案的歸檔范圍，分階段收集齊全需要歸檔的科技項目資料，確保各級單位歸檔科技檔案資料的齊全、完整、系統(tǒng)、準確。二是為了便于進行科技檔案文件級管理，各級單位在科研項目開題之初即要檔案管理人員前置，實施前端控制，使科研人員明確對于科研項目不同階段形成的不同資料應作為單件資料分開保存、裝訂、存檔，不宜作為合訂本在一起存檔。三是要求科技管理人員對于科研項目中的商務合同應單獨作為合同類檔案存檔，不宜放在科研項目資料中合并存檔。四是科技檔案管理人員需持續(xù)加強與公司科技管理部門及科研人員的溝通與交流，對科研項目資料形成情況予以詳細了解，按照階段性或是科研項目結(jié)題后的時間，提醒與督促科技檔案資料及時歸檔。
3.企業(yè)需增強市場意識，與市場經(jīng)濟接軌，規(guī)劃科技檔案數(shù)字資源建設工作，根據(jù)信息市場需求優(yōu)化服務手段，充分開發(fā)科技檔案信息資源。
（1）以中海油現(xiàn)有的資源建設項目為契機，專業(yè)資料電子化項目、勘探資源建設項目運行流轉(zhuǎn)過程為借鑒，積極推進科技檔案資源信息化的高速發(fā)展。
�。�2）在科技檔案實體管理較為完善的基礎上，積極開展數(shù)字資源基礎建設，集群科技檔案數(shù)字資源，整合科技檔案信息資源，根據(jù)需求進行特殊功能的信息采集和數(shù)據(jù)深度加工，注重保護相關的知識產(chǎn)權(quán)，逐步向科技檔案數(shù)字檔案館的方向發(fā)展。
�。�3）積極開展科技檔案數(shù)字化信息應用研究，提升科技檔案開發(fā)應用的管理手段與技術(shù)水平，促進科技檔案開發(fā)利用工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉菍嶓w的、面向用戶的信息資源服務。集成數(shù)字檔案安全管理技術(shù)，在技術(shù)運用成熟后逐步推廣與拓展；同時深入探討，加強研究，對科技檔案信息化成果數(shù)據(jù)進行專業(yè)管理、維護、保密、統(tǒng)計等；調(diào)查了解、分析研究用戶新需求，改進服務方式，提高服務工作的針對性、有效性；注重信息“反饋”，深層次開發(fā)科技檔案信息資源，增進服務模式科學化。
�。�4）積極開展科技檔案數(shù)字資源標準體系建設，以中海油現(xiàn)有科技檔案管理標準為基礎，結(jié)合實際積極編寫修訂各項科技檔案技術(shù)標準，不斷拓寬標準編寫的深度與廣度，進一步建立數(shù)字科技檔案資源所需的技術(shù)標準與規(guī)范體系。
�。�5）是加強部門橫向聯(lián)合，建立集科技檔案、科技資料、科技圖書情報信息一體化的科技檔案管理網(wǎng)絡體系。拓展現(xiàn)有的科技檔案管理網(wǎng)絡平臺，集成現(xiàn)有的圖書及其他情報信息資源；加強對館藏科技檔案信息的收集，建立科技檔案、圖書、情報聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫，拓寬用戶獲得科技信息資源的范圍（知識、信息、情報），實現(xiàn)資源共享；形成科技檔案信息服務網(wǎng)絡，建立以科技檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的應用體系。
4.企業(yè)需加強科技檔案人才隊伍的建設�？萍紮n案人才需具備較高的職業(yè)倫理、職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能，因為檔案工作環(huán)環(huán)相扣、細致瑣碎，所以更加要求科技檔案工作者們樹立“把簡單的事做好就是不簡單，把平凡的事做好就是不平凡”的職業(yè)態(tài)度，與時俱進，以開拓的精神和戰(zhàn)略的眼光拓展自身的職能，才能在瞬息萬變的信息時代獲取和擴展自身的生存空間。企業(yè)應該怎么做呢？一是企業(yè)建立再培訓機制：采取在職崗位培訓、業(yè)務交流、檔案學術(shù)研究、參觀考察等多種形式，推動科技檔案人員知識結(jié)構(gòu)多元化，成為掌握網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)處理和信息管理的知識復合型人才。二是建立吸引優(yōu)秀人才的機制：拓寬渠道，可通過職稱晉升、技術(shù)等級評定、學術(shù)交流等多種形式吸引和留住優(yōu)秀人才。三是充分發(fā)揮老員工的傳、幫、帶作用，利用已有的檔案人才儲備，加速年輕檔案人才的培養(yǎng)，形成人才梯隊。四是建立激勵競爭機制，建立健全檔案人才聘用制、任期考核制，適當采取時機建立優(yōu)秀人才破格任用制度。“萬丈高樓平地起”，企業(yè)科技檔案的管理也非一時一日之功，需要企業(yè)各級人員都重視起來，縱橫捭闔，前后呼應，共同推進企業(yè)科技檔案的科學、有序、可持續(xù)發(fā)展。
淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策論文 篇13
企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。它關系到職工職稱評定、失業(yè)保險、養(yǎng)老保險等許多方面，是職工享受各項社會保險待遇和辦理退休手續(xù)的主要依據(jù)，是國家檔案的組成部分。因此，有效地管理和利用企業(yè)職工檔案，對落實科學發(fā)展觀、維護企業(yè)職工利益，維護社會穩(wěn)定，完善勞動力市場，構(gòu)建社會主義和諧社會具有十分重要的意義。
一、當前企業(yè)職工檔案工作存在的問題
原勞動部、國家檔案行政部門于1992年頒布的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，已經(jīng)不能適應新的形勢發(fā)展需要，隨著市場經(jīng)濟體制改革進一步深入，企業(yè)實行改制、破產(chǎn)已進入掃尾階段，原有的企業(yè)職工檔案歸用人單位或主管單位管理已不再存在，現(xiàn)在企業(yè)職工檔案工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。目前主要存在以下四個方面的問題：
�。ㄒ唬┕芾頇C制滯后
1、現(xiàn)行檔案管理體制與市場經(jīng)濟發(fā)展不相適應�，F(xiàn)在企業(yè)職工檔案由多個部門管理，職責分工交叉重迭。人事部門管理干部身份的職工檔案，勞動和社會保障部門管理改制、破產(chǎn)和下崗分流人員職工檔案，其中內(nèi)退和退休由養(yǎng)老保險所屬經(jīng)辦機構(gòu)管理。這種管理方式，有悖于企業(yè)實行的全員勞動合同制，給企業(yè)的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益，促進勞動力合理有序流動，建設科學、規(guī)范的勞動力市場。
2、改制、破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案走向不清。改制、破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案歸市勞動和社會保障行政部門的技術(shù)工人交流中心管理，而有些改制企業(yè)的職工檔案，最近則歸其主管單位市經(jīng)貿(mào)委管理，有的職工檔案暫歸留守處管理，造成管理混亂，查找困難。企業(yè)的職工到退休或落實有關優(yōu)惠政策時，只知道都到勞動和社會保障行政部門找，時常有找不到的情況發(fā)生，給職工帶來極大的不便。
3、職工檔案管理的利益與責任關系不明。企業(yè)改制時，由于接收職工檔案有一筆費用，有些主管單位就爭著要接收被改制企業(yè)的職工檔案。待費用用完之后，又覺得這些檔案是累贅，想移交給勞動和社會保障行政部門的技術(shù)工人交流中心，可技術(shù)工人交流中心又是自收自支的單位，不交費用則拒絕免費管理檔案。
4、解除勞動關系人員檔案轉(zhuǎn)移不明確。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的導入，改制、破產(chǎn)企業(yè)逐步增多，解除勞動關系人員的檔案后續(xù)問題日益呈現(xiàn)，解除勞動關系人員在與企業(yè)解除勞動關系時，企業(yè)給予員工一次性經(jīng)濟補償金，在得到經(jīng)濟補償金后，員工的檔案能否轉(zhuǎn)移沒有明確的政策性文件。
（二）領導管理檔案意識淡薄
1、重視程度不夠。企業(yè)是以營利為目的從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的社會經(jīng)濟組織，受習慣定式的影響，有些單位的領導和部分同志認為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應有的位置，檔案所需經(jīng)費短缺、發(fā)展后勁不足，導致了檔案工作處于被動應付局面，難以高質(zhì)量地完成職工檔案工作。隨著改革的全面深化，企業(yè)精簡人員編制，檔案管理體制受到?jīng)_擊，有的被削弱，有的被精簡，檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象較為普遍，不能集中精力開展檔案工作。
2、檔案意識逐漸淡化。由于企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革進程的不斷加快，其中大部分企業(yè)改制成非公有制企業(yè)，企業(yè)人事檔案管理工作遇到了前所未有的新問題。保留在留守處或老廠人員檔案雖然名義上有主管單位，但受方方面面因素的影響，這些單位的檔案多數(shù)被遺忘在角落，甚至丟失；而無留守處的單位，則企業(yè)職工提著檔案回家，自己拿著檔案回家涂改。改制企業(yè)中，有的片面地認為，企業(yè)經(jīng)營者與員工是“雇傭關系”，用的是職工現(xiàn)有的勞動力，花功夫、費財力抓職工檔案管理沒有必要，因而，不能把職工檔案管理工作列入工作日程，造成了職工檔案收集、整理、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)問題倍出，嚴重影響了工作的正常開展。甚至有的企業(yè)負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調(diào)動手續(xù)。這些問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴肅性，更侵害了職工個人利益。
�。ㄈ┕芾矸椒浜�
職工檔案管理的軟硬件不適應形勢發(fā)展的需要。多數(shù)企業(yè)檔案室設備陳舊，管理手段落后，檔案管理“八防”達不到標準。職工檔案管理停留在傳統(tǒng)的手工管理方式，只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子。在運用先進的計算機和網(wǎng)絡技術(shù)等現(xiàn)代化手段，充分利用檔案資源，提高隊伍素質(zhì)，促進企業(yè)發(fā)展方面下功夫不夠。
（四）檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
二、解決企業(yè)職工檔案工作存在問題的對策
要解決企業(yè)職工檔案工作存在問題，必須貫徹落實科學發(fā)展觀，堅持以人為本，以創(chuàng)新為動力，以檔案信息化建設為手段，以服務為方向，促進企業(yè)職工檔案工作向科學化、規(guī)范化發(fā)展。
(一)建立與市場經(jīng)濟發(fā)展相適應的現(xiàn)代管理體制
1、要明確檔案的管理機構(gòu)。當?shù)卣畱贫ū镜亍镀髽I(yè)職工檔案管理辦法》，明確規(guī)定檔案管理者，一是經(jīng)當?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T認定后，具備保管條件的的用人單位，二是當?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T的技術(shù)工人交流中心。嚴禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務機構(gòu)也不得保存職工檔案。
2、要明確改制、破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的流向和歸屬。企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后，對有單位接收的人員應及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的技術(shù)工人交流中心管理，待落實單位后，辦理轉(zhuǎn)遞；對解除勞動關系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的技術(shù)工人交流中心管理；對下崗人員的檔案，應及時轉(zhuǎn)遞到勞動和社會保障行政部門的技術(shù)工人交流中心保存，以便再就業(yè)時使用。
3、管理方式應適應企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展和新型勞動力市場發(fā)展的需要，由現(xiàn)在的多級分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。有條件的大中型企業(yè)由勞動和社會保障行政部門、檔案行政部門指導，獨立管理職工檔案，小型企業(yè)和私營、個體、外資企業(yè)的職工檔案由當?shù)貏趧颖Ｕ暇值募夹g(shù)工人交流中心管理。應用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，建立個人檔案與養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、再就業(yè)等一條龍管理體系，這樣既能有效地保障職工個人利益，方便企業(yè)的職工管理工作，杜絕檔案管理中不良現(xiàn)象的發(fā)展，又能充分發(fā)揮勞動和社會保障行政部門的服務職能，提高辦事效率。今后將逐步過渡到對本地區(qū)企業(yè)職工檔案實行由當?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T集中統(tǒng)一保管，由當?shù)貦n案行政部門統(tǒng)一進行監(jiān)督和業(yè)務指導，將職工的檔案劃分為在職、失業(yè)和勞動事務代理三個部分，實行統(tǒng)一化、規(guī)范化的管理，查閱取證制度化、網(wǎng)絡化。此舉可避免職工檔案在企業(yè)的隨意性和職工流動、再就業(yè)等統(tǒng)計查詢的不穩(wěn)定因素，為當前的下崗、失業(yè)人員再就業(yè)以及職工辦理退休等提供方便。
�。ǘ⿵娀瘷n案意識，提高企業(yè)職工檔案工作地位
加強宣傳，提高企業(yè)領導的檔案意識。一是充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關勞動保障法規(guī)的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉(zhuǎn)變企業(yè)領導不重視職工檔案的現(xiàn)狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和企業(yè)計劃中占據(jù)一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓形式，使企業(yè)職工檔案工作的性質(zhì)、任務和作用，最大限度地被企業(yè)領導了解和認識，工作實踐中自覺地形成利用檔案、關心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經(jīng)費投入，使職工檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機地結(jié)合起來，促進企業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。
�。ㄈ┘訌姽芾�，形成科學完善的管理機制
1、加強宏觀指導。勞動和保障行政部門對企業(yè)職工檔案工作進行領導與指導，檔案行政部門對企業(yè)職工檔案工作進行監(jiān)督、指導。
2、提高檔案工作的規(guī)范化程度。為了使檔案管理程序化、規(guī)范化、科學化，必須結(jié)合職工檔案工作實際建立健全各項制度，并嚴格執(zhí)行制度，檢查落實制度，切實做到有法必依，有章可循。企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
3、做好檔案管理的基礎工作。檔案管理單位應嚴格執(zhí)行《勞動法》和《檔案法》，健全檔案管理制度，認真負責地為每一個職工記錄、收集、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，保證職工檔案的完整、真實、精煉、實用。
4、提高檔案管理現(xiàn)代化水平。隨著檔案現(xiàn)代化管理的深入，隨著信息時代的到來，各種現(xiàn)代化設施以迅雷不及掩耳之勢襲來，使計算機技術(shù)為核心的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)生了新的變革，正邁向信息化、網(wǎng)絡化的時代。我國傳統(tǒng)的職工檔案管理應由控制性、分散性管理轉(zhuǎn)向服務性、集中性管理，網(wǎng)絡技術(shù)為我們提供了發(fā)展的契機。要不斷強化檔案管理人員現(xiàn)代化管理意識，對他們進行現(xiàn)代化微機知識培訓，并熟練掌握有關知識。要重視運用現(xiàn)代設備手段，對職工人事檔案信息進行篩選、整理、加工，形成人事檔案的信息精品，充分發(fā)揮現(xiàn)代化工具的作用。
�。ㄋ模┘訌婈犖榻ㄔO，提高檔案管理人員的素質(zhì)
人才是事業(yè)發(fā)展的關鍵，把檔案干部培養(yǎng)成學習型、創(chuàng)新型人才是新形勢下做好企業(yè)職工檔案工作，開創(chuàng)新局面的前提和保證。要從促進事業(yè)發(fā)展出發(fā)，堅持以人為本，積極實施人才工程，努力構(gòu)造一個發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、使用人才、儲備人才的良好機制，建立一支業(yè)務素質(zhì)較高的職工檔案管理隊伍。
1、要嚴把選人關。檔案工作是一項政策性很強的工作，根據(jù)新形勢檔案工作的需要，選配檔案管理人員時，要注重選拔思想政治素質(zhì)高，年紀輕、學歷高、擅長計算機操作，有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。
2、要強化培訓，優(yōu)化檔案管理隊伍素質(zhì)。注重實用性，以整代訓。分期分批集中檔案管理人員學習業(yè)務知識，圍繞疑難問題進行研究探討，以達到取長補短，共同提高的目的。同時積極鼓勵檔案管理人員在職自學，并加強自學情況檢查和督促，從業(yè)務能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開改制企業(yè)職工檔案工作座談會、研討會，交流改制企業(yè)職工檔案管理經(jīng)驗，解決疑難問題，研究新的發(fā)展思路，提升工作水平。
3、要健全目標管理。把檔案管理人員的工作成績納入崗位目標管理，并與年終考核相結(jié)合，從而促進檔案管理人員素質(zhì)的提高。
4、要引入競爭，形成有效激勵機制。檔案管理的核心就是將人力資源當中蘊藏的一切力量都挖掘和發(fā)揮出來。在這一過程中有效利用激勵機制是調(diào)動人的積極性和創(chuàng)造性的重要手段。一是人性激勵。注重從政治待遇、生活待遇等各方面關心愛護檔案管理人員，大力調(diào)動檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性。二是知識激勵。在創(chuàng)造條件對檔案管理人員進行業(yè)務培訓的同時，鼓勵他們自學成才和參加各種繼續(xù)教育活動，對自學成才者重新量才使用。三是目標激勵。根據(jù)工作任務科學、合理地制定目標及目標完成與否的獎懲制度，從而激勵每一位檔案工作者為完成這些目標去發(fā)揮聰明才智，使一切有利于檔案事業(yè)發(fā)展的有生力量盡情地迸發(fā)出來。
�。ㄎ澹┳⒅貦n案資源利用，發(fā)揮檔案的實際效能
充分發(fā)揮職工檔案的社會功能，是堅持以人為本、促進人的全面發(fā)展的重要內(nèi)容。在市場經(jīng)濟體制下，個體已經(jīng)由傳統(tǒng)的“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)變，人才的流動日漸頻繁，勞動力市場已逐步形成，工作崗位與職工檔案的依附關系逐漸減弱，職工檔案發(fā)揮的是一定的參考依據(jù)的憑證作用，開始著重于服務功能。加強企業(yè)職工檔案的管理，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化，最終目的是為了更好地利用檔案，發(fā)揮檔案效能，為職工提供優(yōu)質(zhì)服務，把社會保障這個民心工程落到實處。只有使用好檔案，才能增強全社會對檔案工作的認識，讓全社會都來支持檔案工作。為此，企業(yè)職工檔案管理人員要有社會意識和服務意識，按照“三個代表”重要思想和科學發(fā)展觀的要求，牢牢把握貼近中心、貼近社會、貼近群眾的服務方向，大力推進檔案利用服務社會化，增強職工檔案現(xiàn)實的社會服務功能。要充分利用職工檔案信息，開發(fā)檔案信息資源，提高服務質(zhì)量，千方百計地做好檔案的利用工作。檔案管理人員要認真負責地接待各單位前來查閱檔案的同志，為企業(yè)招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作服務，確保企業(yè)更合理地開發(fā)使用人才，最大限度地發(fā)揮人才的潛能，使職工檔案真正發(fā)揮其應有的作用，有效地維護公民以及社會組織的合法權(quán)益，從而更好實現(xiàn)廣大人民群眾的經(jīng)濟、政治、文化利益。
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