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加強(qiáng)人事檔案管理的措施研究
[摘 要]在目前的人事代理制度下，作為單位重要檔案組成部分的人事檔案，主要由本單位以及地方人才交流中心同時進(jìn)行管理。但是，人才交流中心對檔案管理有一定的限制，疾控機(jī)構(gòu)人事檔案某些方面材料很難納入人才交流中心代管檔案范圍內(nèi);另一方面，人才交流中心對人事檔案的辦理也有周期限制，需要調(diào)用時，辦理手續(xù)也比較繁瑣。因此筆者認(rèn)為，為適應(yīng)平時的工作需求，結(jié)合實際情況，應(yīng)對人事代理制度下的人事檔案管理做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
[關(guān)鍵詞]人才交流中心;人事檔案;疾控;檔案管理
1 建立具有較強(qiáng)專業(yè)性的人事信息數(shù)據(jù)庫
要建立一個專門管理疾控工作人員的信息數(shù)據(jù)庫，將全部疾控中心工作人員的基本情況、工資構(gòu)成、學(xué)歷水平、擅長技術(shù)、培訓(xùn)記錄等錄入數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)的正確性，并使之隨人事變動進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)修改。為最大限度的支持疾控工作，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)結(jié)合實際情況采集信息。信息采集是數(shù)據(jù)庫建立中最重要的環(huán)節(jié)之一，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是所有工作的出發(fā)點。為保證信息的準(zhǔn)確性，經(jīng)過不斷研究并結(jié)合實際情況，制定了信息審核制度、信息采集制度及保密制度，由專門的工作人員進(jìn)行信息采集，仔細(xì)審核。
如果信息采集過程中出現(xiàn)差錯，會導(dǎo)致建立的數(shù)據(jù)庫沒有意義，甚至還會給疾控工作帶來不必要的損失，因此信息采集人員一定要有強(qiáng)大的責(zé)任心，認(rèn)真工作，保證數(shù)據(jù)的正確性。
2 發(fā)揮疾控人事數(shù)據(jù)庫的作用
通過上文所述，可以把數(shù)據(jù)庫建立起來，用以管理疾控部門的檔案信息。在遇到突發(fā)事件時，通過查詢數(shù)據(jù)庫，能快速獲得處理突發(fā)事件的合適人選，最大限度的調(diào)動資源，使損失最小化。標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崿F(xiàn)信息自由檢索，很大程度上減少了工作量，提高了工作效率， 簡化辦事流程，避免疾控工作中由于信息不準(zhǔn)確帶來的失誤。
如何最大化充分利用疾控檔案數(shù)據(jù)庫，對疾控檔案的工作人員來說仍具有一定的挑戰(zhàn)性。首先，必須要懂得建庫工作重在應(yīng)用，得不到應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫毫無價值，同時要不斷升級數(shù)據(jù)庫，逐漸完善軟件的各項功能。在輸入數(shù)據(jù)時，可根據(jù)系統(tǒng)提供的視圖、列表、模板等多種方式逐項錄入所需的信息;在工資管理方面，利用系統(tǒng)預(yù)置的國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位工資標(biāo)準(zhǔn)體系，自動完成工資晉級、定級、晉職、晉檔等各項數(shù)據(jù)的調(diào)整。為進(jìn)一步驗證數(shù)據(jù)庫的可靠性，可先利用系統(tǒng)對一部分信息進(jìn)行操作，然后再采用人工辦法對相同的數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，比較兩個結(jié)果，若結(jié)果一致，則進(jìn)一步說明了系統(tǒng)的可用性。通過錄入詳細(xì)的檔案信息，所有復(fù)雜的統(tǒng)計工作均由系統(tǒng)自動完成，并按照設(shè)置好的格式生成報表，這在很大程度上提高了工作效率，節(jié)約勞動成本，并能保證信息的準(zhǔn)確性，及生成的各種表格、報表的正確性，為工作提供了極大的方便。此外，利用數(shù)據(jù)庫可以快速生成各種表格，如人員基本情況登記表、干部任免審批表、工資套改登記表、工資異動審批表、社會保險申報表等。利用計算機(jī)讀取數(shù)據(jù)，直接產(chǎn)生各種相應(yīng)表格，提高了疾控部門的工作效率。在干部選拔時，通過對各種數(shù)據(jù)的讀取，短時間內(nèi)就能理清候選人信息，做出相應(yīng)報告，為上級領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供正確依據(jù)，提高決策精準(zhǔn)度。使用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理疾控中心的人事檔案，能有效保證疾控部門人事信息的正確性與安全性，降低人為因素的干擾，大大提高信息利用率，提高工作效率。
3 拓寬專業(yè)性強(qiáng)的干部人事數(shù)據(jù)庫服務(wù)范圍
在專業(yè)性較強(qiáng)的事業(yè)單位，專業(yè)技術(shù)人員的流動比較頻繁。過去，人員的調(diào)動、轉(zhuǎn)崗、退休手續(xù)極為復(fù)雜，現(xiàn)在只要輕輕敲打鍵盤，所需資料幾分鐘就能辦妥。要充分發(fā)揮干部人事數(shù)據(jù)庫的作用，使軟件中的格式隨形勢變化而變化，并使文字保持與時俱進(jìn)。
利用計算機(jī)管理干部人事檔案，逐步開發(fā)檔案信息為干部人事工作服務(wù)的層面�？赏ㄟ^中心內(nèi)部局域網(wǎng)實現(xiàn)干部檔案信息資源共享，使組織領(lǐng)導(dǎo)能夠直觀快捷地了解和掌握各級干部隊伍狀況，有效地提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值，為各業(yè)務(wù)科室快速提供人事信息服務(wù)打下基礎(chǔ)。在搞好干部人事檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和開發(fā)利用工作的同時，改變傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式，實現(xiàn)檔案編目、檔案轉(zhuǎn)遞、材料收集等多項基礎(chǔ)登記工作的計算機(jī)管理，逐步把干部人事檔案管理從手工操作方式中解脫出來。
4 結(jié) 語
人事檔案作為單位人事管理的重要組成部分，其管理水平對人事制度的改革有重大影響。努力開發(fā)并高效利用檔案信息資源，為疾控工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是疾控檔案工作的立足點和出發(fā)點，是權(quán)衡疾控檔案工作好壞的基本標(biāo)準(zhǔn)。實現(xiàn)疾控人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化管理，是信息快速發(fā)展的必然趨勢，是政務(wù)電子化發(fā)展的最終選擇。在信息化快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的疾控檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)前形勢，要結(jié)合疾控工作的需要，盡快開展疾控檔案信息化的工作。
參考文獻(xiàn)：
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