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事業(yè)單位檔案信息化建設的現(xiàn)狀及對策
摘 要:隨著網(wǎng)絡技術和信息技術的不斷發(fā)展,社會逐漸走向信息化,在這樣的背景下,加強事業(yè)單位檔案信息資源的建設,實現(xiàn)檔案的信息化管理將成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢,也是提高檔案管理工作質(zhì)量與服務水平的主要途徑。本文主要闡述了新形式下事業(yè)單位檔案信息資源建設的現(xiàn)狀及存在的問題,并提出了幾點改進措施,希望能夠促進我國事業(yè)單位檔案管理信息化進程的快速發(fā)展。
關鍵詞:檔案信息化建設;事業(yè)單位;問題;對策;
引言
隨著社會主義市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展和改革開放的不斷深入,檔案信息資源越來越多樣化和復雜化,社會公眾對于檔案信息資源的需求也越來越多,因此在新時期加強檔案信息資源建設對于提高我國檔案管理水平,強化檔案服務工作,保障社會穩(wěn)定具有十分重要的意義。
檔案管理工作是保證事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的基礎,對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。目前,就事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀來看,還存在很多問題,檔案工作資金投入不足,檔案管理工作人員專業(yè)水平低下等等,從很大程度上制約了事業(yè)單位的有效發(fā)展。為此,作為事業(yè)單位的檔案管理工作人員,一定要適應當前形勢和任務的需要,積極探索創(chuàng)新檔案管理。因此,新形勢下如何加快事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用,促進事業(yè)單位的發(fā)展,使之融入社會發(fā)展的需要,從而更好地為社會公眾服務是現(xiàn)階段檔案工作者需要考慮和解決的關鍵問題。
一、事業(yè)單位檔案信息資源建設的現(xiàn)狀及存在的問題
(一)資金投入不足,設備配置不能滿足服務需要
檔案信息資源建設工作是一項具體而復雜的工作,需要嚴格的技術支撐和完備的軟硬件設施,完善的軟硬件設備是加強檔案信息資源建設、實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎。然而,由于檔案信息資源建設對所需的數(shù)字環(huán)境和必要的網(wǎng)絡設備性能要求相對比較高,價格昂貴,但是檔案部門的經(jīng)費有限,再加上檔案信息資源建設不能立刻看到成效,因而也就不能引起相關部門和領導的重視,對于檔案信息資源建設的資金投入也就大大削減,嚴重阻礙了檔案管理信息化進程的加快。
(二)檔案管理工作人員專業(yè)水平不高
檔案信息化管理作為現(xiàn)代化的管理方式,對相關技術和專業(yè)知識的要求很高,但是目前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員不能達到這個要求,專業(yè)的檔案管理知識不夠豐富,計算機技術應用水平不到位,不能滿足工作要求。目前的人才整體素質(zhì)不理想,留不住高素質(zhì)人才,也吸引不來好的人才,難以適應信息化管理的要求。檔案管理工作是一種不斷更新、不斷發(fā)展的知識性的管理工作,這就對檔案管理工作人員的專業(yè)水平提出了更高的要求,才能適應新時代的發(fā)展需求。
(三)檔案信息資源建設存在安全隱患
在實現(xiàn)檔案信息資源建設的過程中要對檔案原件進行必要的加工、處理。在這一過程中,一旦處理不當,就會對檔案造成損壞。還有許多檔案原件由于保存年限較長,載體比較脆弱,很容易損壞。此外,有些事業(yè)單位檔案部門將自己單位的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作委托專業(yè)的信息化公司來管理,但是這些公司的安全意識相對比較薄弱,給單位的檔案信息資源建設到來極大的安全隱患,很有可能造成檔案的損壞。
(四)檔案管理工作不夠規(guī)范
檔案管理工作流程的規(guī)范化與標準化是檔案管理工作高效開展的重要前提,但是,目前一些事業(yè)單位檔案管理部門片面的認為配備電腦、在工作中應用管理軟件就是實現(xiàn)了檔案管理信息化,并沒有將信息化管理理念滲透到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)當中,嚴重阻礙了檔案管理信息化工作的進程。
二、新時期加強事業(yè)單位檔案信息化管理的幾點對策
(一)加大投入力度,加強軟硬件設施建設
檔案信息資源建設工作是一項具體的管理工作,需要嚴格的技術支撐和完備的軟硬件設施。因此,事業(yè)單位應加大對檔案信息化管理的投入力度,配備檔案信息資源建設所需的完善的軟硬件設施。只有完善了與檔案信息資源建設相配套的設備儀器和軟件系統(tǒng),才能為實現(xiàn)檔案管理的信息化提供很好的基礎保障設施,才能實現(xiàn)全方位、多層次的檔案管理,才能更好的為公眾提供檔案服務。
(二)提高事業(yè)單位人員技術水平
檔案信息化管理工作離不開現(xiàn)代化的計算機技術作為支撐,在檔案信息化管理中要需要很強的技術性建設基礎,才能保證檔案管理信息化工作的順利推進。通常,檔案信息化管理工作要在開放式的網(wǎng)絡環(huán)境下立足,才能實現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會化服務,只有提高了相關技術水平,才能排除檔案信息在網(wǎng)絡環(huán)境中的潛在威脅,實現(xiàn)檔案信息的智能化檢索,保證檔案的保密性和安全性。
(三)強化檔案信息資源安全管理
首先,要提高對檔案內(nèi)容、載體的安全性認識,對重要的檔案進行加工整理時,一定要規(guī)范操作流程,并嚴格記錄操作過程,防止因為操作不當導致的檔案損壞的現(xiàn)象發(fā)生。其次,要提高檔案管理工作人員的檔案意識和安全意識,在進行檔案信息資源建設的過程中一定要規(guī)范操作,提高責任感。然后,要提高檔案管理信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全性,并定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份,做好必要的安全防護措施,防止由于系統(tǒng)故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。
(四)建立完善的信息化管理制度
檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)化工作,檔案管理人員不僅要負責檔案信息的收集,還要對信息進行加工處理,工作量相對較大。因此,為了保障檔案管理工作的順利進行,有必要建立完善的檔案信息化管理制度,根據(jù)信息化的需要對各項管理流程進行有效的規(guī)范和控制。此外,還要建立檔案信息化安全管理制度,防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。同時,還要不斷落實檔案管理人員的責任,增強他們的檔案安全意識和責任意識,從而提高檔案管理工作的有效性。
綜上所述,在信息技術高速發(fā)展的今天,檔案管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)。檔案管理現(xiàn)狀已不能適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要,必須進行改革。事業(yè)單位檔案信息化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向,也是提高檔案管理服務水平的有效措施。做好檔案信息資源建設工作對于實現(xiàn)檔案信息化建設具有重要的推動作用,因此,檔案工作者應充分認識到目前檔案信息資源建設存在的問題和困難,并采取積極有效的措施,加大對檔案信息資源建設的投入力度,提高檔案工作者的素質(zhì),提高檔案信息資源建設工作的效率,最終實現(xiàn)我國檔案管理的信息化,從而更好的為公眾服務。
參考文獻:
[1]彭曉丹.事業(yè)單位檔案信息化建設對策研究[J].黑龍江檔案,2015,02:100.
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