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電子賬務(wù)處理中輔助賬的設(shè)置與應(yīng)用論文
摘要:隨著社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步,現(xiàn)在企業(yè)中的各項(xiàng)工作都在使用計(jì)算機(jī)輔助來(lái)完成,會(huì)計(jì)核算工作也不例外。在現(xiàn)代企業(yè)中很多會(huì)計(jì)科目的共組都要借助計(jì)算機(jī)輔助才能夠順利完成,傳統(tǒng)的方法也可以完成,但是效率以及準(zhǔn)確率低下,還會(huì)耗費(fèi)大量人力。以計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)作為依托電子賬務(wù)處理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生,電子賬務(wù)處理系統(tǒng)大大提高了會(huì)計(jì)核算工作的速度以及準(zhǔn)確率。但是現(xiàn)實(shí)當(dāng)中的會(huì)計(jì)核算工作總有一些賬務(wù)不能夠被全部記錄,這是因?yàn)闃I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)過(guò)于煩瑣,為了對(duì)這些不能夠被記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄在電子賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)置了輔助賬,解決了這些數(shù)據(jù)不能夠被全部記錄的問(wèn)題。本文對(duì)電子賬務(wù)處理系統(tǒng)中輔助賬的設(shè)置和應(yīng)用進(jìn)行了分析。
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)核算;電子賬務(wù)處理系統(tǒng)化;輔助賬
會(huì)計(jì)科目按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則組織和管理數(shù)據(jù),它本質(zhì)上是一種業(yè)務(wù)歸類的標(biāo)準(zhǔn);以輔助核算作為基礎(chǔ),單位可以根據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)的實(shí)際需求,將數(shù)據(jù)按照會(huì)計(jì)科目進(jìn)行分類,對(duì)數(shù)據(jù)按照單位制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行二次匯集,通過(guò)這種方法使單位得到自己所需要的信息。電子賬務(wù)處理系統(tǒng)中的輔助賬可以讓單位的核算變得簡(jiǎn)單,以便向單位提供更為直觀的信息,除此之外輔助賬還可以將會(huì)計(jì)科目簡(jiǎn)單化,使數(shù)據(jù)的管理更加方便[1],F(xiàn)階段財(cái)務(wù)軟件的核算類型開(kāi)始發(fā)生轉(zhuǎn)變,已經(jīng)由管理型過(guò)渡到了管理型,現(xiàn)在很多財(cái)務(wù)管理軟件的總賬系統(tǒng)都已經(jīng)增加了輔助核算模塊,輔助核算模塊的增加主要是為了滿足企業(yè)在核算以及管理方面的具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要,F(xiàn)階段財(cái)務(wù)管理軟件輔助核算模塊的增加,使得輔助核算的內(nèi)容逐漸從明細(xì)賬以及總賬中分離出來(lái),核算的形式也開(kāi)始變得靈活多變,管理可以通過(guò)這些靈活多變的核算形式和統(tǒng)計(jì)方法得到更為直觀、準(zhǔn)確和全面的信息,這對(duì)管理者的科學(xué)決策具有很大的輔助作用。輔助賬在本質(zhì)上只是起到輔助作用,輔助賬記錄的主要是總賬以及序時(shí)賬中沒(méi)有進(jìn)行記錄的內(nèi)容,一般來(lái)說(shuō)核算單位會(huì)準(zhǔn)備很多種輔助賬簿,對(duì)于一些有固定資產(chǎn)的企業(yè)一般會(huì)設(shè)置固定資產(chǎn)二級(jí)科目的輔助賬,對(duì)于一些使用復(fù)雜原料的單位還設(shè)有原材料輔助賬。電子賬務(wù)處理總賬系統(tǒng)除了具有核算功能外還具有強(qiáng)大的查詢功能,并且在能夠查詢總賬、明細(xì)賬以及日記賬的同時(shí)還能夠?qū)o助賬進(jìn)行查詢和管理。管理和查詢輔助賬的功能主要有不僅對(duì)部門、個(gè)人往來(lái)以及項(xiàng)目核算等一些賬簿的總賬以及明細(xì)賬進(jìn)行查詢與輸出,還能夠?qū)Ω鱾(gè)部門的收支分析以及醒目統(tǒng)計(jì)表能行查詢與輸出。如果說(shuō)在總賬系統(tǒng)對(duì)客戶往來(lái)以及供應(yīng)商往來(lái)的各種款項(xiàng)進(jìn)行了核算,那么在總賬系統(tǒng)中就可以對(duì)客戶往來(lái)以及供應(yīng)商往來(lái)科目的明細(xì)賬以及余額表進(jìn)行查詢等。
一、輔助賬的概念
會(huì)計(jì)核算原理名詞。企業(yè)一般都有多種輔助賬簿。例固定資產(chǎn)較多的企業(yè)一般設(shè)有固定資產(chǎn)二級(jí)科目的輔助賬,原材料較復(fù)雜的設(shè)有原材料輔助賬等。會(huì)計(jì)輔助賬只是在總賬和序時(shí)賬中沒(méi)有記錄的內(nèi)容所作的輔助記錄賬,格式、內(nèi)容可以靈活處理;與明細(xì)賬的區(qū)別就在于他沒(méi)有特定規(guī)范[2]。
二、輔助賬的作用和優(yōu)點(diǎn)
在現(xiàn)實(shí)生活的日記賬簿以及分類賬簿中存在一些無(wú)法記載或者是不能夠完全記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),要想對(duì)這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記載就需要制定一些輔助措施,輔助賬就在這種情況下產(chǎn)生了,對(duì)這些不好記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記載的輔助賬通常被作為備查賬保存。以手工和電算化作為基礎(chǔ),輔助賬的主要功能是能夠在用戶進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)往來(lái)款以及收入支出時(shí)為用戶提供方便,同時(shí)可以將會(huì)計(jì)在參與經(jīng)濟(jì)管理和決策時(shí)的職能進(jìn)行充分發(fā)揮,這就說(shuō)明輔助記賬和正常記賬功能是一樣的本質(zhì)并沒(méi)有發(fā)生改變。目前手工方式輔助的核算存在是相對(duì)于分類核算而言的,分類賬和輔助賬是相互獨(dú)立的。對(duì)于分類賬而言需要將全部的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行登記,而輔助賬只需要登記部分經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。如果單位進(jìn)行兩次登賬會(huì)使工作量加大,并且在登賬過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)重復(fù)登賬,這樣不僅會(huì)影響到登賬的準(zhǔn)確率,也會(huì)增加核算工作的難度。以電算化環(huán)境作為條件,電子賬務(wù)系統(tǒng)除了具備基本的功能能夠滿足財(cái)政部門會(huì)計(jì)制度的規(guī)定以外還具有輔助核算的功能。填制一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑證的同時(shí)能夠?qū)⒃摻?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的交易信息以及一些事項(xiàng)的基本信息和輔助核算的信息進(jìn)行記錄;電子賬務(wù)的賬務(wù)管理系統(tǒng)在處理賬務(wù)時(shí)也會(huì)將分類賬等一些正式賬簿以及各種輔助賬簿進(jìn)行登記。電子賬務(wù)處理系統(tǒng)在電算化環(huán)境下自動(dòng)完成記賬,并且可以將分類賬以及輔助核算賬進(jìn)行分別記錄,減少了工作量,提高了準(zhǔn)確率,使統(tǒng)計(jì)和分析變得更加便利。
三、輔助賬設(shè)置需注意的問(wèn)題
輔助賬在設(shè)置時(shí)應(yīng)該注意以下幾個(gè)問(wèn)題:第一個(gè)應(yīng)該注意的問(wèn)題是輔助賬應(yīng)該在末級(jí)科目上設(shè)置標(biāo)識(shí),對(duì)于上級(jí)科目設(shè)置了輔助賬,而末級(jí)科目沒(méi)有設(shè)置的,電子賬務(wù)處理系統(tǒng)不能夠主動(dòng)進(jìn)行確認(rèn);第二個(gè)應(yīng)該注意的問(wèn)題是可以將輔助賬進(jìn)行交叉設(shè)置。并且對(duì)同一個(gè)科目能夠同時(shí)設(shè)置多項(xiàng)輔助核算類型,舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)對(duì)于單位的應(yīng)收賬款,既可以將應(yīng)收賬款分不同的部門進(jìn)行核算,也可以將應(yīng)收賬款同時(shí)設(shè)置為往來(lái)核算;第三個(gè)應(yīng)該注意的問(wèn)題是對(duì)于已經(jīng)設(shè)置好并且已經(jīng)定義和使用的輔助賬科目不能夠隨意更改,這種做法是為了防止賬簿數(shù)據(jù)出現(xiàn)混亂。
四、電子賬務(wù)處理系統(tǒng)下輔助賬的設(shè)置與應(yīng)用
一般來(lái)說(shuō)輔助賬主要包括銀行賬、往來(lái)核算賬、部門輔助賬、項(xiàng)目輔助賬、日記輔助賬等。在建立會(huì)計(jì)項(xiàng)目核算體系時(shí),如果有的科目有輔助核算要求,則應(yīng)該對(duì)其設(shè)置相應(yīng)的輔助核算標(biāo)識(shí),這主要是為了方便在以后的憑證輸入中對(duì)于有輔助核算要求的輸入科目,電子賬務(wù)處理系統(tǒng)能夠?qū)Σ僮鬟@些要求輸入相關(guān)的業(yè)務(wù)信息。
1.往來(lái)核算輔助賬
個(gè)人往來(lái)賬款核算主要包括個(gè)人往來(lái)核算賬以及單位往來(lái)核算賬。一般來(lái)說(shuō)個(gè)人往來(lái)指的是企業(yè)與單位內(nèi)部職工之間在工作過(guò)程中產(chǎn)生的往來(lái)業(yè)務(wù),單位的往來(lái)指的是企業(yè)與外單位之間出現(xiàn)的各種各樣的債權(quán)債務(wù)業(yè)務(wù)。往來(lái)業(yè)務(wù)的核算方式主要有兩種,分別為傳統(tǒng)核算方式和往來(lái)輔助核算方式。如果對(duì)各往來(lái)科目進(jìn)行管理那么只能采取核算管理方式中的一種核算方式[3]。電子賬務(wù)處理系統(tǒng)中,個(gè)人往來(lái)輔助賬主要對(duì)企業(yè)職工個(gè)人和企業(yè)之間發(fā)生的往來(lái)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算,對(duì)于企業(yè)職工個(gè)人和企業(yè)之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的其他應(yīng)收款以及應(yīng)付款都涉及會(huì)計(jì)科目。企業(yè)如果想借助輔助賬來(lái)對(duì)個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理,就應(yīng)該在基礎(chǔ)設(shè)置窗口中錄入職員的檔案資料,同時(shí)在設(shè)置其他應(yīng)收款以及應(yīng)付款科目的時(shí)候要在個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的復(fù)選框中進(jìn)行打鉤。這樣做就可以讓電子賬務(wù)處理系統(tǒng)自動(dòng)記錄個(gè)人往來(lái)輔助賬總賬以及明細(xì)賬,達(dá)到輔助核算個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的目的。在賬務(wù)人員錄入有關(guān)記賬憑證的過(guò)程中,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)要求錄入個(gè)人往來(lái)的詳細(xì)信息,并且將記賬憑證錄入之后可以通過(guò)賬簿窗口查詢總賬以及明細(xì)賬,個(gè)人往來(lái)催款單以及個(gè)人往來(lái)賬齡分析表會(huì)在輔助賬窗口勾對(duì)以及清理個(gè)人往來(lái)業(yè)務(wù)的過(guò)程中自動(dòng)生成。
2.部門輔助賬
對(duì)于單位的分部門核算以及管理的問(wèn)題在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中會(huì)經(jīng)常遇到,比如說(shuō)在進(jìn)行費(fèi)用核算時(shí)在核算某項(xiàng)費(fèi)用在某會(huì)計(jì)期發(fā)生總額的同時(shí)還要進(jìn)一步核算該項(xiàng)目費(fèi)用在單位每一個(gè)部門的發(fā)生情況,這樣做可以對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行有效控制;再舉一個(gè)例子:在進(jìn)行產(chǎn)品銷售收入的核算時(shí)在要求核算總收入以及各項(xiàng)產(chǎn)品分項(xiàng)收入的同時(shí)還要對(duì)各個(gè)部門的總收入以及各個(gè)部門的分項(xiàng)收入進(jìn)行核算和管理,這也是考核各個(gè)部門經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的需要。對(duì)上述核算工作的完成從理論意義上來(lái)講手工核算與計(jì)算機(jī)核算都往可以。如果進(jìn)行的手工核算的話,核算人員的工作量就會(huì)大幅度增加,并且在實(shí)際的核算過(guò)程中還會(huì)遇到很大的困難。電子賬務(wù)處理系統(tǒng)設(shè)置的部門核算功能在為費(fèi)用、收入等的分項(xiàng)核算提供方便的同時(shí)還可以為收入以及費(fèi)用等分部門的管理以及查詢手段提供更加快速方便的管理信息資料。
3.日記輔助賬
一般情況下現(xiàn)金以及銀行存款是企業(yè)必須要設(shè)置日記賬進(jìn)行核算的科目,對(duì)于其他需要進(jìn)行日記賬核算的科目,企業(yè)可以根據(jù)自身的核算情況對(duì)這些科目設(shè)置日記輔助賬。電子賬務(wù)處理系統(tǒng)會(huì)把在會(huì)計(jì)科目的設(shè)置中被描述為日記賬的需要進(jìn)行日記賬核算科目的賬類認(rèn)為該科目需要進(jìn)行日記賬核算。如果說(shuō)該科目發(fā)生了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),在記賬的時(shí)候,電子賬務(wù)處理系統(tǒng)會(huì)將該科目的發(fā)生額自動(dòng)計(jì)入總賬、明細(xì)賬以及相應(yīng)的日記賬。在日常生活進(jìn)行賬簿查詢時(shí)可以使用兩種方法進(jìn)行查詢,可以以總賬、明細(xì)賬的形式對(duì)該科目進(jìn)行查詢,也可以以日記賬的形式對(duì)該科目進(jìn)行查詢和管理,這就是說(shuō)采用這種方法可以對(duì)企業(yè)的貨幣、資金進(jìn)行進(jìn)一步的控制和管理。
4.銀行輔助賬
單位在與銀行進(jìn)行結(jié)算以及待核銀行賬時(shí),對(duì)于專用的會(huì)計(jì)科目就是銀行輔助賬。一般來(lái)說(shuō),銀行輔助賬內(nèi)容包含的是銀行存款所屬的所有的明細(xì)科目。如果該類科目發(fā)生了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)并且需要填制記賬憑證的時(shí)候,電子賬務(wù)處理系統(tǒng)在銀行輔助賬中記錄該筆業(yè)務(wù)的結(jié)算號(hào)、結(jié)算方式以及業(yè)務(wù)日期等內(nèi)容的同時(shí)還會(huì)要求一些相關(guān)的賬務(wù)操作員輸入結(jié)算號(hào)結(jié)算方式,電子賬務(wù)處理系統(tǒng)在記賬的時(shí)候也會(huì)在總賬以及明細(xì)賬中對(duì)該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄。電子賬務(wù)處理系統(tǒng)可以根據(jù)給定的條件在賬務(wù)操作人員在系統(tǒng)中錄入了開(kāi)戶銀行的對(duì)賬單后對(duì)銀行輔助賬以及對(duì)賬單上相同的業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)勾對(duì),與此同時(shí),電子賬務(wù)處理系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。通過(guò)這種方法可以減輕賬務(wù)操作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,也能夠有效提高銀行存款對(duì)賬工作的質(zhì)量和效率。
5.項(xiàng)目輔助賬
一般情況下項(xiàng)目指的是專門的經(jīng)營(yíng)對(duì)象以及核算對(duì)象,對(duì)于項(xiàng)目核算而言主要是圍繞著一個(gè)專門的對(duì)象。將各種收支以項(xiàng)目輔助賬的形式將其歸集在這個(gè)專門的對(duì)象身上。舉例來(lái)說(shuō),以項(xiàng)目核算方式進(jìn)行的建筑工程。以電算化條件作為基礎(chǔ)原來(lái)手工科目體系中的一些具體產(chǎn)品的名稱會(huì)在項(xiàng)目目錄庫(kù)中以記錄的形式存在。如果該項(xiàng)目發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制憑證,電子賬務(wù)處理系統(tǒng)就會(huì)要求用于確定一些輔助信息,比如說(shuō)該筆業(yè)務(wù)需要發(fā)生在哪個(gè)項(xiàng)目上。電子賬務(wù)處理系統(tǒng)在記賬時(shí)會(huì)在記錄該筆業(yè)務(wù)的發(fā)生額記錄總分類賬以及明細(xì)賬的同時(shí)也將項(xiàng)目輔助賬以及明細(xì)賬自動(dòng)記錄在內(nèi),在這一過(guò)程中可以將輔助核算的目的進(jìn)一步進(jìn)行落實(shí)。除此之外項(xiàng)目輔助賬還有另外一個(gè)功能是編制現(xiàn)金流量表,也就是說(shuō)對(duì)于現(xiàn)金流量表中的各個(gè)欄目可以用一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目進(jìn)行概括,然后對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行核算時(shí)采用項(xiàng)目合算的原理進(jìn)行核算,在此過(guò)程賬目產(chǎn)生的數(shù)據(jù)能夠幫助我們進(jìn)行現(xiàn)金流量表的編制。
五、電子系統(tǒng)輔助下的現(xiàn)代采購(gòu)
系統(tǒng)管理的主要功能是對(duì)用友普及型ERP-T6的各個(gè)產(chǎn)品進(jìn)行統(tǒng)一操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù),具體包括以下幾個(gè)方面:
、儋~套管理;
、谀甓荣~管理;
、巯到y(tǒng)用戶及操作權(quán)限的集中管理;
、茉O(shè)立統(tǒng)一的安全機(jī)制。
當(dāng)前企業(yè)應(yīng)該加快進(jìn)行信息化建設(shè),企業(yè)可以通過(guò)建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)并且使用ERP-T6系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的進(jìn)貨、銷貨以及存貨和生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃進(jìn)行管理,通過(guò)ERP-T6輔助系統(tǒng)將企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)聯(lián)系起來(lái),通過(guò)ERP-T6系統(tǒng)將網(wǎng)絡(luò)延伸到企業(yè)外部并且與電子采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合,這樣才能夠使企業(yè)成為電子化采購(gòu)的真正受益者。企業(yè)順利使用電子采購(gòu)系統(tǒng)的前提是要把企業(yè)的人力資源、會(huì)計(jì)總賬以及發(fā)票支付和固定資產(chǎn)以及庫(kù)存等進(jìn)行統(tǒng)一管理,F(xiàn)階段通過(guò)電子采購(gòu)技術(shù)可以將企業(yè)過(guò)去的手工或者是半手工式的業(yè)務(wù)管理方式進(jìn)行取代,電子采購(gòu)系統(tǒng)與過(guò)去的手工方式相比畢竟存在很大優(yōu)越性。企業(yè)在電子采購(gòu)系統(tǒng)的輔助下可以大大提高自身的管理效率,將采購(gòu)周期縮短,而且還能夠提高企業(yè)的采購(gòu)質(zhì)量。T6系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)能適合計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn),促使對(duì)現(xiàn)行的業(yè)務(wù)操作流程、管理制度和其他相關(guān)基礎(chǔ)管理工作進(jìn)行必要的修改、完善與補(bǔ)充,使之更為合理化、科學(xué)化和系統(tǒng)化。
六、總結(jié)
通過(guò)上文分析我們清楚了在電算化條件下,通過(guò)電子賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行輔助核算賬簿的設(shè)置能夠幫助我們減少會(huì)計(jì)科目的數(shù)量,可以簡(jiǎn)化科目結(jié)構(gòu),減少會(huì)計(jì)人員的數(shù)量以及進(jìn)行的重復(fù)性勞動(dòng),這樣可以使會(huì)計(jì)處理的準(zhǔn)確性得到提高,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享,這樣可以電子賬務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)越性得到體現(xiàn)。最重要的一點(diǎn)是電子賬務(wù)處理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠使會(huì)計(jì)核算功能得到進(jìn)一步加強(qiáng),可以對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行更好地管理和控制,這樣也可以為企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中進(jìn)行預(yù)測(cè)以及決策提供依據(jù)。電子賬務(wù)處理系統(tǒng)在單位的會(huì)計(jì)核算中應(yīng)用越來(lái)越廣泛,電子賬務(wù)處理系統(tǒng)在會(huì)計(jì)核算工作所起到的作用也越來(lái)越明顯,會(huì)計(jì)核算操作人員已經(jīng)習(xí)慣了這種工作模式,離開(kāi)了電子賬務(wù)處理系統(tǒng),會(huì)計(jì)核算人員的工作量會(huì)大大增加,這不僅會(huì)影響到會(huì)計(jì)核算人員的工作效率,還會(huì)影響單位的經(jīng)營(yíng)效率,在相同的時(shí)間內(nèi)企業(yè)完成的工作量就會(huì)減少。因此,各個(gè)單位應(yīng)該對(duì)電子賬務(wù)處理系統(tǒng)的應(yīng)用予以高度重視。
參考文獻(xiàn)
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農(nóng)業(yè)中的電子信息技術(shù)應(yīng)用論文(精選6篇)02-09