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檔案信息化中電子文件的信息安全問題研究論文
檔案管理最重要的工作就是對(duì)信息的保護(hù)，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化也主要出于對(duì)信息保護(hù)這個(gè)目的，但在檔案管理信息化的前提下，電子文件的信息安全依然存在著問題，一旦被不法分子竊取將會(huì)有不可估量的損失，無論是對(duì)企業(yè)還是個(gè)人都是不可挽回的。本文主要通過對(duì)檔案信息化中電子文件信息存在的安全問題的分析以及對(duì)檔案信息化中電子文件風(fēng)險(xiǎn)因素的概述，進(jìn)而探討了檔案信息化中電子文件信息安全防護(hù)的有效途徑，希望為有關(guān)單位提供參考和借鑒。
經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步使得檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，這樣有利于提高檔案管理工作的效率，從而減輕了檔案管理工作人員的工作量，但是在檔案管理信息化的前提下，對(duì)檔案管理信息中電子文件的信息安全又提出了新的要求，相關(guān)人員必須重視這個(gè)問題。接下來，筆者就檔案信息化中電子文件的信息安全的相關(guān)問題就具體的研究。
1、檔案信息化中電子文件的信息存在的安全問題
檔案管理信息化中電子文件的信息安全是非常重要的問題，接下來筆者就具體的介紹一下檔案信息化中電子文件信息存在哪些安全問題，主要體現(xiàn)在以下幾方面：
首先，由于電子文件有一定的使用周期，相應(yīng)的電子文件技術(shù)發(fā)展得很迅速，使得很多的企業(yè)沒有來得及更新?lián)Q代，這樣就非常容易導(dǎo)致電子文件讀取困難，甚至無法讀取，這對(duì)電子文件信息來說就是一種損失;其次，計(jì)算機(jī)是電子文件生存的載體，如果計(jì)算機(jī)本身存在著安全漏洞，那么就直接威脅到電子文件信息的安全;最后，相關(guān)的檔案管理人員對(duì)電子文件信息安全的重視程度不足，很多檔案管理人員并非專業(yè)計(jì)算機(jī)人員，使得很多的檔案管理人員并不知道如何來進(jìn)行電子文件信息安全的防護(hù)，這就給檔案信息化中電子文件的信息安全埋下了隱患。
2、檔案信息化中電子文件風(fēng)險(xiǎn)因素解析
上文中筆者主要向我們介紹了檔案管理信息化中電子文件信息存在的安全問題，我們對(duì)檔案管理信息化中電子文件的信息安全問題已有了初步的了解，那么針對(duì)這些存在的安全問題，筆者又該如何進(jìn)行解析呢?接下來筆者就檔案信息化中電子文件風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行詳細(xì)的分析。
2.1 信息化中電子文件的載體的安全保護(hù)。
在電子文件安全保護(hù)中，不得不提到，電子文件賴以生存的載體，與傳統(tǒng)文件相比，電子文件的出現(xiàn)使得新型載體材料得到人們的重視。由于電子文件的存儲(chǔ)載體種類多樣，性能不一，針對(duì)電子文件保存的存儲(chǔ)載體，應(yīng)該依據(jù)下列因素進(jìn)行選擇：優(yōu)先選擇符合標(biāo)準(zhǔn)的載體;使用有市場(chǎng)前景的載體，構(gòu)筑其軟硬件的供應(yīng)渠道不應(yīng)受限;采用業(yè)界公認(rèn)的性能穩(wěn)定、耐久的載體;采用易維護(hù)的載體，要易于確定載體對(duì)溫濕度變化、污染物等的影響，以有效實(shí)施維護(hù);采用生命周期成本較低的載體，即獲得、利用和更新載體以及配套的軟硬件設(shè)備等一切成本綜合起來應(yīng)達(dá)到合理;選用易于檢測(cè)其質(zhì)變現(xiàn)象的載體，及時(shí)探測(cè)到載體的微小變化，以便在變化之初將儲(chǔ)存的信息復(fù)制至新的載體中。
2.2 信息化中電子文件內(nèi)容信息的安全保護(hù)。
2.2.1自身因素。電子文件不穩(wěn)定性使得電子文件不是像紙質(zhì)文件一樣固定在客觀的實(shí)物上。在電子文件生成，運(yùn)轉(zhuǎn)，利用的過程中，它的每次信息運(yùn)動(dòng)都要經(jīng)過很多不確定性的因素影響，而紙質(zhì)文件一旦列入保護(hù)程序就會(huì)比較固定，不確定性因素影響較少，電子文件的不確定性造成的結(jié)果使得最初的文件格式，形式等都發(fā)生了變化，比較常見的便是電子文件可能讀不出來，以及因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)環(huán)境的因素?zé)o法正確讀出。
2.2.2外部條件。電子文件和客觀存在的事物一樣，會(huì)受到周圍環(huán)境的影響，由此可知，保護(hù)電子文件必須聯(lián)系當(dāng)前情況。雖然電子文件以代碼的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的硬盤上，但是計(jì)算機(jī)是實(shí)體存在的;另外除了這種類型的電子文件，以光盤或者磁盤為存儲(chǔ)載體的電子文件，受載體的客觀形態(tài)限制，會(huì)受環(huán)境的影響
3、檔案信息化中電子文件安全防護(hù)的有效途徑
上文中筆者主要向我們解析了檔案信息化中電子文件存在的安全問題，那么針對(duì)這些安全問題，有哪些解決途徑呢?接下來筆者針對(duì)檔案信息化中電子文件安全防護(hù)的有效途徑做具體的分析，主要途徑如下：
3.1 做好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作
相關(guān)企業(yè)應(yīng)該做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其跟上時(shí)代的發(fā)展。在檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的進(jìn)程中，出現(xiàn)很了很多的新問題新挑戰(zhàn)，這些問題與挑戰(zhàn)都需要相關(guān)的專業(yè)人員去解決，只有做好定期的培訓(xùn)工作，才能使其具備解決問題的能力。
3.2轉(zhuǎn)變電子文件信息的保護(hù)方式。在檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的過程中，很多的單位都存在著重技術(shù)而輕管理的現(xiàn)象。因?yàn)闄n案管理信息化計(jì)算機(jī)是重要的載體，所以很多的單位都注重相關(guān)專業(yè)人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)，而忽略了管理方面的要求，這就使其在管理上存在著很大的漏洞，因?yàn)橄嚓P(guān)單位應(yīng)該轉(zhuǎn)變電子信息的保護(hù)的方式，不能單純的依靠技術(shù)，更要做好管理工作。
3.3建立健全電子文件安全保護(hù)管理規(guī)范。電子文件安全保護(hù)管理規(guī)范包含很多方面，其中擺在首位便是崗位職責(zé)制，有了崗位分工，能有效避免職能錯(cuò)位，無論對(duì)電子文件的查閱，利用，還是對(duì)它的安全管理來說，都可以做到從源頭上保證電子文件的使用權(quán)限，從而也能有效避免電子文件遭受惡意破壞與利用;第二，施行電子文件利用比占，實(shí)時(shí)記錄電子文件整個(gè)管理過程，做到何時(shí)何地都確保利用文件的權(quán)限，這樣能及時(shí)跟蹤電子文件，做到“心中有數(shù)”;第三，及時(shí)完善電子文件的背景信息，也是做好電子文件安全的一項(xiàng)重要措施。通過背景信息，可以通過計(jì)算機(jī)內(nèi)容的磁盤記錄來查看，這樣對(duì)電子文件管理情況則更加準(zhǔn)確。
3.4健全電子文件安全保護(hù)的法律法規(guī)體系。電子文件作為檔案事業(yè)發(fā)展的新型管理對(duì)象，安全問題是管理的重中之重。目前有《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《網(wǎng)絡(luò)安全法》、《中華人民共和國(guó)電子簽名法》等，這些雖然是基本性的原則法規(guī)，并不完全適用于檔案信息化中的電子文件安全保護(hù)，但是可以提供參考作用，所以，檔案工作人員必須結(jié)合本機(jī)構(gòu)實(shí)際，規(guī)劃出適用的原則。這樣才能最大程度的保護(hù)本單位電子文件的安全。
4、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，我們知道在檔案管理信息中對(duì)電子文件的信息安全進(jìn)行防護(hù)是非常重要的，只有充分地考慮到電子文件的信息安全才能切實(shí)提高檔案信息的管理水平。雖然就目前的情況來說，檔案信息化中電子文件的信息安全還存在著很多的問題，但是時(shí)代的發(fā)展、科技的進(jìn)步這些問題都會(huì)得到妥善解決。本文是筆者根據(jù)自己多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來的，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位提供借鑒，也希望能為我國(guó)檔案管理信息化中電子文件的信息安全防護(hù)提供參考。
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