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學(xué)校檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用

時(shí)間:2020-08-13 18:00:34 電子信息工程畢業(yè)論文 我要投稿

學(xué)校檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用

  目前,我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和進(jìn)步,特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,有力地推動(dòng)著社會(huì)和經(jīng)濟(jì) 的發(fā)展,深刻影響著人們工作和生活的方方面面.下面是小編搜集整理的相關(guān)內(nèi)容的論文,歡迎大家閱讀參考。

學(xué)校檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用

  摘要:信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都得到廣泛應(yīng)用,智能化發(fā)展已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)的主流發(fā)展。特別對(duì)于學(xué)校的檔案管理工作來說,利用信息化技術(shù)能促進(jìn)學(xué)校管理模式以及教學(xué)模式的效率性。因此本文以信息技術(shù)為依托,對(duì)傳統(tǒng)性的學(xué)校檔案管理進(jìn)行分析,闡述信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的意義,并提出有效決策予以解決。

  關(guān)鍵詞:信息技術(shù);學(xué)校;檔案管理

  應(yīng)用學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料,是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教學(xué)科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料,也是學(xué)校歷史發(fā)展的真實(shí)寫照。在信息技術(shù)背景下,學(xué)校檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化以及智能化,不僅能提高檔案管理制度以及工作效率,還能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的完整性,以促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

  一、學(xué)校檔案管理在傳統(tǒng)方式中產(chǎn)生的問題

  傳統(tǒng)的檔案管理方式主要產(chǎn)生的問題體現(xiàn)在三個(gè)方面。其一,檔案管理更新工作難度比較大。目前,學(xué)校的檔案管理工作多數(shù)呈現(xiàn)卷宗式的檔案保存,由于檔案保存的時(shí)間比較久、檔案數(shù)量多,學(xué)校在對(duì)檔案管理期間,就會(huì)形成較大難度。而且,學(xué)校保存的檔案一般為紙質(zhì)性的,長(zhǎng)久保存會(huì)容易出現(xiàn)腐爛等現(xiàn)象,從而為學(xué)校的檔案管理與更新工作帶來較大難度。其二,檔案管理的保密性相對(duì)較低。因?yàn)閷W(xué)校的檔案管理工作都是人為操作的,不僅人員流動(dòng)性比較大,在檔案管理工作中還會(huì)發(fā)生一些意外事故,特別是信息泄露事件時(shí)常發(fā)生,從而降低了檔案管理工作的安全性。其三,對(duì)檔案的查找方式也比較復(fù)雜,降低了實(shí)際的工作效率。主要是由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度不夠,在一定程度上抑制了學(xué)校的積極發(fā)展,而且,也不利于學(xué)校對(duì)師生思想管理、生活管理以及學(xué)校實(shí)際情況的管理。學(xué)校檔案管理工作受較多因素的`制約,在對(duì)資料進(jìn)行查找期間,主要是利用人工進(jìn)行操作的,面對(duì)大量的卷宗材料,不僅降低了實(shí)際的工作效率,也降低了檔案管理工作的質(zhì)量。

  二、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的意義

  高校檔案的內(nèi)容在一般情況下,主要包括為:學(xué)生的就業(yè)通知書,學(xué)生的畢業(yè)登記表以及與學(xué)生相關(guān)的成績(jī)單等。對(duì)于一些師范院校的學(xué)生,還具有的專業(yè)的教師資格證。對(duì)于醫(yī)學(xué)類的學(xué)生,還會(huì)增加學(xué)生的實(shí)習(xí)檔案等。由于學(xué)生的專業(yè)不同,相關(guān)的檔案信息也不同。因此,高校檔案內(nèi)容呈現(xiàn)較大復(fù)雜性,在管理工作中具有重要意義。

  1.科學(xué)決策的合理性

  信息技術(shù)在學(xué)校檔案中的應(yīng)用能夠?yàn)閷W(xué)校做出有利的決策。因?yàn)閷W(xué)校制定的決策與學(xué)校的事業(yè)發(fā)展形成直接關(guān)系,所以,管理層制定的決策與學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展具有緊密聯(lián)系。學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的重要材料,其中掌握著學(xué)校發(fā)展的各種信息,根據(jù)信息內(nèi)容作出正確的發(fā)展決策,能夠有利于學(xué)校的積極發(fā)展。因此,實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化,提高信息的利用效率,不僅能為學(xué)校增加信息支撐,還能保證決策的合理性、科學(xué)性。

  2.社會(huì)需求的時(shí)代性

  當(dāng)今時(shí)代屬于信息、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,信息技術(shù)在世界各國領(lǐng)域都得到廣泛應(yīng)用。無論在社會(huì)需求發(fā)展、各國商業(yè)領(lǐng)域以及教育行業(yè)等都得到廣泛應(yīng)用。在教育活動(dòng)中,信息技術(shù)實(shí)施的主要手段是利用多媒體、辦公自動(dòng)化等技術(shù)實(shí)施教學(xué)的,在一定程度上,促進(jìn)了學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展歷程。學(xué)校的檔案管理能夠發(fā)揮學(xué)校的整體性,只有將信息技術(shù)應(yīng)用在學(xué)校檔案管理工作中,才能使學(xué)校適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。

  3.信息資源的共享性

  信息技術(shù)在檔案管理工作中的利用,能實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,不僅檔案管理工作內(nèi)容比較多,實(shí)際利用的手段也比較復(fù)雜。而利用信息技術(shù)能打破時(shí)間與空間的限制,促進(jìn)用戶在不同時(shí)間、不同空間能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享、交流,從而創(chuàng)建了信息交流的共享平臺(tái)。在這種信息技術(shù)平臺(tái)建立下,不僅保證了學(xué)校檔案管理的安全性,通過信息資源的有利共享,在更大條件上,提高了檔案的利用效率。

  4.檔案管理的效率性

  在學(xué)校的日常教學(xué)活動(dòng)中,形成的各種教學(xué)任務(wù)、學(xué)籍管理以及相關(guān)的教學(xué)活動(dòng)都存在較多的檔案信息,其中具有較高利用價(jià)值以及保存價(jià)值。因此,學(xué)校實(shí)現(xiàn)的信息化管理模式應(yīng)優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式,不僅要提高檔案管理的工作效益,還要提升檔案管理工作的效率水平。

  三、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理的重要舉措

  1.建立信息化辦公系統(tǒng)信息技術(shù)

  在學(xué)校中的利用能夠建立信息化辦公系統(tǒng),因?yàn)閷W(xué)校的檔案管理工作并不是單純的對(duì)檔案進(jìn)行管理,還要對(duì)檔案信息進(jìn)行采集,明確相應(yīng)的工作職責(zé)。信息化辦公系統(tǒng)的建立能夠?yàn)楦鱾(gè)部門提供有利信息,并能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行收集、整理以及歸檔等,從而保證檔案信息在管理期間的全面化發(fā)展。這種系統(tǒng)的建立,不僅能加強(qiáng)各個(gè)部門之間的信息共享以及交流、溝通,還能提升學(xué)校整體的辦公效率。而且,學(xué)校在傳統(tǒng)管理方式中,各個(gè)部門是獨(dú)立發(fā)展的,而信息技術(shù)的利用正是打破了該現(xiàn)象,使學(xué)校在真正意義上實(shí)現(xiàn)了多媒體的信息化檔案管理方式。

  2.加大領(lǐng)導(dǎo)的重視

  要發(fā)揮檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化發(fā)展,要加大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識(shí)與重視。學(xué)校管理者以及檔案管理人員都應(yīng)充分理解信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的重要性,認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)的應(yīng)用價(jià)值。根據(jù)學(xué)校在檔案管理中的實(shí)際發(fā)展情況,不僅要對(duì)各個(gè)階段的信息發(fā)展情況進(jìn)行記錄,完善學(xué)校的教育活動(dòng),還要促進(jìn)教學(xué)研究以及教學(xué)改革發(fā)展的積極形式。而且,將檔案管理工作中的信息技術(shù)與學(xué)校的管理形式有效結(jié)合,能夠?yàn)闄n案管理工作形成有效的績(jī)效考評(píng)方式。

  3.規(guī)范檔案信息的收錄與整理

  在信息技術(shù)利用形式下,對(duì)檔案工作進(jìn)行管理能夠?qū)崿F(xiàn)整體性以及持續(xù)性的發(fā)展情況。信息技術(shù)的有效利用將學(xué)校的檔案管理工作由傳統(tǒng)的整理、收錄形式發(fā)展為自動(dòng)化的信息管理方向。利用信息技術(shù),檔案管理人員能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案進(jìn)行保存、歸檔,然后利用網(wǎng)絡(luò)形式對(duì)檔案資料進(jìn)行審核、傳閱,最后實(shí)現(xiàn)歸檔形式。根據(jù)信息技術(shù)的整理、歸檔形式,不僅保證了信息收錄的完整化,還促進(jìn)了校園發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化形式。利用校園網(wǎng)促進(jìn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化,不僅提高了檔案管理工作的質(zhì)量,還提升了檔案管理工作效率。

  4.提高人員素養(yǎng)

  提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng),主要對(duì)檔案管理人員在工作中的實(shí)際情況進(jìn)行考核,特別是工作人員掌握的計(jì)算機(jī)知識(shí)、掌握的信息技術(shù)基礎(chǔ)進(jìn)行考評(píng),還要具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)以及組織意識(shí),培養(yǎng)工作人員掌握的知識(shí)能力、創(chuàng)新能力以及信息的整理能力等,不僅提升了工作人員的真實(shí)管理,信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用楊東燕德宏職業(yè)學(xué)院還促進(jìn)了管理人員綜合素質(zhì)水平的有效提升。綜上所述,學(xué)校已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的主體部分,利用信息技術(shù)能夠促進(jìn)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。在學(xué)校管理中,利用信息技術(shù)對(duì)檔案工作進(jìn)行管理,不僅優(yōu)化了系統(tǒng)的檔案管理模式,還發(fā)揮了檔案管理的時(shí)效性,從而為社會(huì)發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)效益水平的提升創(chuàng)造有利條件。

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